Festzuhalten, wer sich um eine E-Mail kümmert, heißt, es für das ganze Team sichtbar aufzuschreiben. Alles geschieht über die Leiste unter der letzten E-Mail oder direkt aus der Liste, und das Ergebnis steht in der Zeile der E-Mail, ohne dass Sie die E-Mail öffnen müssen.
Die E-Mail übernehmen, bevor Sie antworten
Öffnen Sie eine E-Mail, die noch niemand übernommen hat, und wählen Sie „Ich übernehme“. Unter dem Betreff wechselt die Statuszeile von „Zu vergeben“ zu „Sie kümmern sich darum“, und der Button macht Platz für „Élodie antworten“, mit dem Vornamen der Person, die Ihnen geschrieben hat: Daran erkennen Sie, dass es geklappt hat.
Antworten allein macht Sie nicht zu der Person, die sich um die E-Mail kümmert. Wenn Sie schreiben, ohne „Ich übernehme“ zu wählen, bleibt die E-Mail in „Zu vergeben“, und ein Mitglied kann direkt nach Ihnen antworten. Während jemand eine Antwort schreibt, zeigt die Statuszeile der geöffneten E-Mail das an, zum Beispiel „Camille schreibt eine Antwort“. Der Hinweis erscheint erst, sobald diese Person zu schreiben beginnt: Er ist ein Sicherheitsnetz, kein Mittel, die Arbeit aufzuteilen.
Die E-Mail an jemand anderen übergeben
„Übergeben an…“ öffnet die Liste der Mitglieder, die diese E-Mail sehen, mit Name, Adresse und Foto, falls die Person eines hinzugefügt hat. Wer sich schon darum kümmert, ist angehakt. „Ich übernehme“ steht oben in der Liste, wenn es nicht schon der Hauptbutton der Leiste ist, und ein Feld „Mitglied suchen“ erscheint, wenn das gemeinsame Postfach mehr als sechs Mitglieder hat. Wenn Sie das einzige Mitglied sind und eine Einladung noch auf Antwort wartet, zeigt die Liste „Noch kein anderes Mitglied.“ und direkt darunter, wenn Sie Inhaber sind, „Mitglied einladen“.
Gleich danach erscheint eine Meldung, zum Beispiel „E-Mail an Alex übergeben“, mit „Rückgängig“.
Für die gewählte Person gilt:
- die E-Mail landet bei ihr in „Für mich“;
- die E-Mail verschwindet für alle aus „Zu vergeben“ und bleibt in „Noch offen“;
- unter dem Betreff steht „Alex kümmert sich darum“, mit dem Namen der Person;
- die Person erhält eine Benachrichtigung: „Alex hat Ihnen eine E-Mail übergeben“. Am Computer öffnen sich die Benachrichtigungen über „Benachrichtigungen“ in der linken Spalte; am Handy über die Glocke oben auf dem Bildschirm.
Niemand wird benachrichtigt, wenn Sie eine E-Mail selbst übernehmen: Die Benachrichtigung geht nur hinaus, wenn Sie die E-Mail an jemand anderen übergeben.
In einem Postfach mit Bereichen bietet die Liste nur die Personen an, die die E-Mail sehen: Ein Mitglied, das auf den Bereich Kurse beschränkt ist, erscheint nur bei E-Mails, die in Kurse abgelegt sind. Kann die Person, die sich um eine E-Mail kümmert, diese E-Mail später nicht mehr sehen, geht die E-Mail zurück in „Zu vergeben“, und die Statuszeile zeigt „Paul hat keinen Zugang mehr zu dieser E-Mail“, mit dem Namen der Person.
Eine E-Mail zurückgeben, die nicht für Sie ist
„Zurück in „Zu vergeben““ steht im Menü „⋯“ am Ende der Leiste. Die E-Mail geht zurück in „Zu vergeben“, und niemand kümmert sich mehr darum. Eine Meldung „Zurück in „Zu vergeben““ bietet „Rückgängig“ an.
Die Aktion wird nur bei einer E-Mail angeboten, um die sich jemand kümmert. Bei einer erledigten E-Mail fehlt die Aktion.
Wohin die E-Mails gehen
Jede E-Mail hat einen von drei Zuständen: „Zu vergeben“, „In Bearbeitung“ (jemand kümmert sich darum) oder „Erledigt“. Die linke Spalte ordnet die E-Mails so:
- Für mich: die E-Mails, um die Sie sich kümmern und die nicht erledigt sind.
- Zu vergeben: die E-Mails, um die sich noch niemand kümmert.
- Noch offen: alles, was nicht erledigt ist, „Zu vergeben“ und „In Bearbeitung“ zusammen.
- Erledigt: die als erledigt markierten E-Mails, egal wer sich darum gekümmert hat.
- Alle: das ganze Postfach, erledigte E-Mails eingeschlossen.
Nur „Für mich“ und „Zu vergeben“ zeigen eine Zahl.
In „Noch offen“, „Alle“, „Erledigt“ und in den Suchergebnissen zeigt jede Zeile, wer sich um die E-Mail kümmert: das Foto der Person oder ihre Initialen, und ihren Vornamen; „Sie“ bei Ihren eigenen; einen gestrichelten Kreis und „Zu vergeben“, wenn sich niemand darum kümmert. Außerhalb von „Erledigt“ trägt eine erledigte E-Mail das Wort „Erledigt“.
In „Für mich“ zeigt die Zeile nur, was aus dem Rahmen fällt: „Sie haben geantwortet“, „Camille hat geantwortet“, „Aus Gmail beantwortet“, wenn die Antwort in Gmail geschrieben wurde, oder „Camille schreibt“, wenn jemand anderes gerade antwortet.
Als erledigt markieren und wieder öffnen
„Als erledigt markieren“ nimmt die E-Mail aus „Für mich“ oder „Zu vergeben“ und verschiebt sie nach „Erledigt“. Eine Meldung „Nach „Erledigt“ verschoben“ erscheint mit „Rückgängig“. Die Meldung bleibt mindestens zehn Sekunden sichtbar, und so lange, wie Ihr Mauszeiger darauf steht. Strg + Z (Cmd + Z auf dem Mac) macht die Aktion ebenfalls rückgängig, solange die Meldung zu sehen ist. In einem Gmail- oder Outlook-Postfach archiviert „Als erledigt markieren“ die E-Mail auch in Gmail oder Outlook: siehe Wie E-Mails in Trupeo ankommen.
Am Computer zeigt der Bereich der E-Mail danach die nächste aus der Liste an, mit „Nächste öffnen“ (oder der Eingabetaste) und „Schließen“. Nichts öffnet sich von selbst. Am Handy kehren Sie zur Liste zurück.
Aus der Liste, ohne die E-Mail zu öffnen: Am Computer ersetzen „Als erledigt markieren“ und „Übergeben an…“ die Uhrzeit, wenn Sie mit der Maus auf eine Zeile in „Für mich“ und „Noch offen“ zeigen („Ich übernehme“ und „Übergeben an…“ in „Zu vergeben“); ein Rechtsklick öffnet das Menü der Zeile. Am Handy wischen Sie die Zeile nach links für „Als erledigt markieren“, nach rechts für „Ich übernehme“.
Bei einer erledigten E-Mail zeigt die Statuszeile zum Beispiel „Erledigt von Alex“, gefolgt vom Zeitpunkt, und die Leiste bietet „Wieder öffnen“ an. Die E-Mail geht zurück in „In Bearbeitung“, mit derselben Person, oder in „Zu vergeben“, wenn sich niemand darum gekümmert hat.
Drei weitere Dinge öffnen eine erledigte E-Mail wieder, auch ohne diesen Button:
- Eine neue Antwort der Person, die Ihnen geschrieben hat. Die E-Mail kommt zurück zu der Person, die sich darum gekümmert hat, oder nach „Zu vergeben“.
- Eine Antwort, die mit „Senden“ statt mit „Senden und erledigen“ verschickt wurde. Die E-Mail ist wieder offen. Siehe Antworten, weiterleiten, schreiben.
- Die Übergabe an jemanden. „Ich übernehme“ oder „Übergeben an…“ machen die E-Mail für die gewählte Person wieder offen.
Jedes davon hinterlässt eine Zeile in der Konversation, an ihrer Stelle zwischen den E-Mails, zum Beispiel „Eine Antwort ist eingegangen: Diese E-Mail ist wieder offen“.
Mehrere E-Mails auf einmal
Haken Sie mehrere E-Mails in der Liste an: Am Computer erscheint das Kästchen, wenn Sie auf eine Zeile zeigen; am Handy halten Sie eine Zeile gedrückt, um sie anzuhaken, danach hakt jedes Tippen eine weitere an. Die Auswahlleiste tritt dann an die Stelle des Titels der Ansicht: ein Kästchen, das die ganze Seite anhakt, die Zahl der angehakten E-Mails, dann die Aktionen, jede als Symbol, dessen Name unter dem Mauszeiger erscheint.
- Am Computer: „Ich übernehme“, „Übergeben an…“, „Als erledigt markieren“, „Label“ in einem Postfach mit Labels (siehe Labels), „Verschieben…“ in einem Postfach mit eigenen Ordnern (siehe Ordner), dann das Menü „⋯“ („Weitere Aktionen“), das „Zurück in „Zu vergeben““ und „Löschen“ enthält.
- Am Handy: Die Leiste behält „Ich übernehme“, „Als erledigt markieren“ und „⋯“, das den Rest öffnet, jede Aktion mit ihrem Namen.
Eine Aktion, die in der Ansicht keinen Sinn ergibt, wird nicht angeboten: kein „Ich übernehme“ in „Für mich“, kein „Als erledigt markieren“ in „Erledigt“. Das Kreuz am Ende der Leiste, „Auswahl aufheben“, oder Esc hebt die Auswahl auf.
In dieser Leiste trägt „Übergeben an…“ den Titel „Die Personen, die diese E-Mails sehen“ und zeigt neben jedem Namen, wie viele der angehakten E-Mails diese Person sieht. Eine E-Mail, die die Person nicht sieht, bleibt angehakt, und die Meldung sagt, warum.
Bei bis zu fünfzig E-Mails verschwinden die Zeilen sofort aus der Liste, und eine Meldung sagt, was getan wurde, zum Beispiel „3 E-Mails nach „Erledigt“ verschoben“, mit „Rückgängig“. Bei mehr E-Mails führt Trupeo die Aktion im Hintergrund aus und zeigt, wie viele E-Mails gerade verarbeitet werden: Dann gibt es nichts rückgängig zu machen.
Wenn jemand das Team verlässt
Wird eine Person aus dem Postfach entfernt, werden ihre E-Mails frei. Die E-Mails, um die sich die Person gekümmert hat und die nicht erledigt waren, gehen zurück in „Zu vergeben“, und die Konversation vermerkt „Diese E-Mail ist wieder in „Zu vergeben“: Die Person, die sich darum gekümmert hat, hat das Postfach verlassen“. Übernehmen Sie diese E-Mails von dort, einzeln oder mehrere auf einmal aus der Liste. Bereits erledigte E-Mails behalten den Namen der Person. Siehe Ihr Team einladen und eine Rolle wählen.