Decir quién se encarga de un correo es dejarlo por escrito para todo el equipo. Todo se hace desde la barra que hay bajo el último correo, o directamente desde la lista, y el resultado se ve en la fila del correo, sin abrirlo.
Toma el correo antes de responder
Abre un correo que nadie haya tomado y elige «Me encargo yo». Bajo el asunto, la línea de estado pasa de «Por asignar» a «Te encargas tú», y el botón deja paso a «Responder a Élodie», con el nombre de la persona que te escribió: así sabes que está hecho.
Responder no basta para que te encargues del correo. Si escribes sin elegir «Me encargo yo», se queda en «Por asignar» y un miembro puede responder justo después de ti. Mientras alguien escribe una respuesta, la línea de estado del correo abierto lo dice, por ejemplo «Camille está escribiendo una respuesta». Solo aparece desde el momento en que esa persona empieza a escribir: es una red de seguridad, no una forma de repartir el trabajo.
Pasa el correo a otra persona
«Asignar a…» abre la lista de los miembros que ven este correo, con su nombre, su dirección y su foto si han añadido una. La persona que ya se encarga aparece marcada. «Me encargo yo» encabeza la lista cuando no es ya el botón principal de la barra, y aparece un campo «Buscar un miembro» cuando el buzón tiene más de seis miembros. Si eres el único miembro y una invitación aún espera respuesta, la lista muestra «Ningún otro miembro por ahora.» y, para un propietario, «Invitar a un miembro» justo debajo.
Justo después, un mensaje dice por ejemplo «Se ha asignado el correo a Alex», con «Deshacer».
Para la persona elegida:
- el correo entra en su «Para mí»;
- sale del «Por asignar» de todo el mundo, y se queda en «Pendientes»;
- bajo el asunto se lee «Alex se encarga», con su nombre;
- recibe una notificación que dice «Alex te ha asignado un correo». En un ordenador, las notificaciones se abren desde «Notificaciones», en la columna de la izquierda; en un teléfono, desde la campana de la parte de arriba de la pantalla.
Nadie recibe aviso cuando tomas un correo para ti: la notificación solo sale cuando pasas el correo a otra persona.
En un buzón con ámbitos, la lista solo ofrece a las personas que pueden ver el correo: un miembro limitado al ámbito Cursos solo aparece en los correos clasificados en Cursos. Si más adelante un correo deja de estar a la vista de la persona que se encargaba, vuelve a «Por asignar», y la línea de estado dice «Paul ya no tiene acceso a este correo», con su nombre.
Devuelve un correo que no te toca
«Devolver a Por asignar» está en el menú «⋯», al final de la barra. El correo vuelve a «Por asignar» y ya nadie se encarga de él. Un mensaje «De nuevo en Por asignar» ofrece «Deshacer».
La acción solo se ofrece en un correo del que alguien se encarga. En un correo hecho, no aparece.
Adónde van los correos
Cada correo está en uno de tres estados: «Por asignar», «En curso» (alguien se encarga) o «Hecho». La columna de la izquierda los ordena así:
- Para mí: los correos de los que te encargas y que no están hechos.
- Por asignar: los correos de los que nadie se encarga todavía.
- Pendientes: todo lo que no está hecho, «Por asignar» y «En curso» juntos.
- Hechos: los correos marcados como hechos, fuera quien fuera la persona que se encargaba.
- Todos: el buzón entero, correos hechos incluidos.
Solo «Para mí» y «Por asignar» muestran un número.
En «Pendientes», «Todos», «Hechos» y los resultados de una búsqueda, cada fila dice quién se encarga del correo: la foto de la persona, o sus iniciales, y su nombre; «Tú» para los tuyos; un círculo de trazos y «Por asignar» cuando nadie se encarga. Fuera de «Hechos», un correo hecho lleva la palabra «Hecho».
En «Para mí», la fila solo dice lo que se sale de lo normal: «Has respondido», «Camille ha respondido», «Respondido desde Gmail» cuando la respuesta se escribió en Gmail, o «Camille está escribiendo» cuando otra persona está respondiendo.
Marca como hecho, y vuelve atrás
«Marcar como hecho» saca el correo de «Para mí» o de «Por asignar» y lo pasa a «Hechos». Aparece un mensaje «Pasado a Hechos» con «Deshacer». Se queda al menos diez segundos, y mientras tengas el ratón encima. Ctrl + Z (Cmd + Z en un Mac) también deshace, mientras el mensaje esté en pantalla. En un buzón de Gmail o de Outlook, «Marcar como hecho» también archiva el correo en Gmail o en Outlook: consulta Cómo llegan los correos a Trupeo.
En un ordenador, el panel del correo muestra entonces el siguiente de la lista, con «Abrir el siguiente» (o Intro) y «Cerrar». Nada se abre por sí solo. En un teléfono, vuelves a la lista.
Desde la lista, sin abrir el correo: en un ordenador, al pasar el puntero por una fila, «Marcar como hecho» y «Asignar a…» ocupan el lugar de la hora en «Para mí» y «Pendientes» («Me encargo yo» y «Asignar a…» en «Por asignar»); un clic derecho abre el menú de la fila. En un teléfono, desliza la fila hacia la izquierda para «Marcar como hecho», hacia la derecha para «Me encargo yo».
En un correo hecho, la línea de estado dice por ejemplo «Hecho por Alex», seguido de cuándo se hizo, y la barra ofrece «Marcar como pendiente». El correo vuelve a «En curso» con la misma persona, o a «Por asignar» si nadie se encargaba.
Otros tres gestos hacen que un correo hecho vuelva a estar pendiente sin ese botón:
- Una nueva respuesta de la persona que te escribió. El correo vuelve con la persona que se encargaba, o a «Por asignar».
- Una respuesta enviada con «Enviar» en lugar de «Enviar y marcar como hecho». El correo vuelve a estar pendiente. Consulta Responder, reenviar, escribir.
- Pasárselo a alguien. «Me encargo yo» o «Asignar a…» lo vuelven a dejar pendiente para la persona elegida.
Cada uno de estos gestos deja una línea en la conversación, en su lugar entre los correos, por ejemplo «Ha llegado una respuesta: este correo vuelve a estar pendiente».
Varios correos a la vez
Selecciona varios correos en la lista: en un ordenador, la casilla aparece al pasar el puntero por una fila; en un teléfono, una pulsación larga en una fila la selecciona, y luego cada toque selecciona otra. La barra de selección ocupa entonces el lugar del título de la vista: una casilla que selecciona toda la página, el número de correos seleccionados y después las acciones, cada una con un icono cuyo nombre aparece bajo el puntero.
- En un ordenador: «Me encargo yo», «Asignar a…», «Marcar como hecho», «Etiqueta» en un buzón que tiene etiquetas (consulta Etiquetas), «Mover a…» en un buzón con carpetas propias (consulta Carpetas), y luego el menú «⋯» («Más acciones»), que contiene «Devolver a Por asignar» y «Eliminar».
- En un teléfono: la barra conserva «Me encargo yo», «Marcar como hecho» y «⋯», que abre el resto, cada acción con su nombre.
Una acción que no tiene sentido en la vista no se ofrece: no hay «Me encargo yo» en «Para mí», ni «Marcar como hecho» en «Hechos». La cruz al final de la barra, «Deseleccionar todo», o Esc, quita la selección.
En esa barra, «Asignar a…» se titula «Las personas que ven estos correos» y dice, junto a cada nombre, cuántos de los correos seleccionados ve esa persona. Un correo que no ve sigue seleccionado, y el mensaje explica por qué.
Hasta cincuenta correos, las filas salen de la lista enseguida y un mensaje dice lo que se ha hecho, por ejemplo «3 correos pasados a Hechos», con «Deshacer». Por encima de esa cifra, Trupeo ejecuta la acción en segundo plano y muestra cuántos correos se están procesando: entonces no hay nada que deshacer.
Cuando alguien deja el equipo
Quitar a una persona del buzón libera sus correos. Los correos de los que se encargaba y que no estaban hechos vuelven a «Por asignar», y la conversación anota «Este correo vuelve a estar en Por asignar: la persona que se encargaba ha dejado el buzón». Retómalos desde ahí, de uno en uno o varios a la vez desde la lista. Los correos ya hechos conservan su nombre. Consulta Invitar a tu equipo y elegir un rol.