Assigner, c’est écrire noir sur blanc qui s’occupe d’un mail. Tout se fait depuis les boutons posés au-dessus du fil, et le résultat se voit depuis la liste, sans avoir à ouvrir quoi que ce soit.
Prenez le mail avant de répondre
Ouvrez une conversation. Le bouton « Pour moi » vous désigne comme responsable. La ligne sous le titre passe de « À répartir · Aucun responsable » à « En cours · Assigné à » suivi de votre nom, et le fil garde une trace lisible du geste.
Le bouton disparaît une fois que le mail est à vous : c’est comme cela que vous savez que c’est fait.
Répondre n’assigne rien tout seul. Si vous écrivez sans prendre le message, il reste dans « À répartir » et un collègue peut répondre juste après vous. Pendant que quelqu’un rédige une réponse, la conversation affiche un cadenas dans la liste et le message « Quelqu’un est en train de répondre » à l’ouverture. Les deux n’apparaissent qu’à partir du moment où cette personne place son curseur dans le champ de réponse : c’est un filet, pas une répartition.
Confier le mail à quelqu’un d’autre
Le bouton « Confier à » ouvre la liste des membres de la boîte, avec leur nom et leur adresse. Vous n’y figurez pas : pour vous, c’est « Pour moi ». Si vous êtes seul sur la boîte, la liste affiche « Aucun autre membre pour le moment. »
Du côté de la personne choisie :
- la conversation entre dans son « Pour moi » ;
- elle sort du « À répartir » de tout le monde et entre dans « En cours » ;
- le fil affiche « Alex s’occupe de ce mail », avec le nom ;
- elle reçoit une notification, visible sur la cloche en haut de l’application, intitulée « Alex vous a confié un message ».
Personne n’est notifié quand vous prenez un mail pour vous : la notification n’est envoyée que si vous confiez le mail à quelqu’un d’autre.
Rendre un mail qui n’est pas pour vous
« Remettre à répartir » se trouve dans le menu du bouton •••, à droite des
boutons de décision. Le mail retourne dans « À répartir », sans responsable,
et le fil note « Ce mail est de nouveau sans responsable ».
L’action n’est proposée que sur un mail ouvert et assigné. Sur un mail déjà marqué « C’est traité », elle n’apparaît pas.
Où vont les mails assignés
Le menu de gauche répond à la question « qui fait quoi » sans ouvrir un seul message. Chaque vue affiche son compteur :
- À répartir : les mails ouverts sans responsable.
- Pour moi : les mails ouverts qui vous sont assignés.
- En cours : les mails ouverts assignés à quelqu’un, vous ou un autre. Tout le monde peut l’ouvrir.
- Terminés : les mails marqués « C’est traité », quel que soit le responsable.
Dans la liste, un mail assigné porte une petite pastille ronde avec les initiales de la personne. C’est ce qui rend la répartition lisible d’un coup d’œil.
Reprendre un mail déjà traité
Assigner un mail marqué « C’est traité » le rouvre. Il repasse en ouvert, entre dans « En cours » et dans le « Pour moi » de la personne, et le fil note la reprise sous la forme « Alex reprend ce mail », avec le nom de la personne qui a fait le geste.
Sur un mail traité, le bouton « C’est traité » n’est plus affiché : ce sont « Pour moi » et « Confier à » qui servent à le reprendre.
Assigner plusieurs mails d’un coup
Cochez plusieurs conversations dans la liste : une barre d’actions apparaît, avec les mêmes gestes en boutons-icônes. Survolez-en un pour lire son nom.
Jusqu’à cinquante conversations, l’action est appliquée tout de suite et le message « Action terminée » propose « Annuler ». Au-delà, Trupeo l’exécute en arrière-plan et affiche le nombre de conversations en cours de traitement : il n’y a alors rien à annuler.
Quand quelqu’un quitte l’équipe
Retirer une personne de la boîte ne libère pas ses mails. Ils restent à son nom, donc dans « En cours » et hors de « À répartir ». Il faut les reprendre un par un, avec « Pour moi », « Confier à » ou « Remettre à répartir » : voir Inviter votre équipe et choisir un rôle.