Dire qui s’occupe d’un mail, c’est l’écrire noir sur blanc pour toute l’équipe. Tout se fait depuis la barre posée sous le dernier mail, ou directement depuis la liste, et le résultat se lit sur la ligne du mail, sans avoir à l’ouvrir.
Prenez le mail avant de répondre
Ouvrez un mail que personne n’a pris et choisissez « Je m’en occupe ». Sous l’objet, la ligne d’état passe de « À attribuer » à « Vous vous en occupez », et le bouton laisse sa place à « Répondre à Élodie », avec le prénom de la personne qui vous a écrit : c’est comme cela que vous savez que c’est fait.
Répondre ne vous met pas sur le mail tout seul. Si vous écrivez sans choisir « Je m’en occupe », il reste dans « À attribuer » et un membre peut répondre juste après vous. Pendant que quelqu’un écrit une réponse, la ligne d’état du mail ouvert le dit, par exemple « Camille écrit une réponse ». Cela n’apparaît qu’à partir du moment où cette personne commence à écrire : c’est un filet, pas une répartition.
Confier le mail à quelqu’un d’autre
« Confier à… » ouvre la liste des membres qui voient ce mail, avec leur nom, leur adresse et leur photo s’ils en ont ajouté une. La personne qui s’en occupe déjà y est cochée. « Je m’en occupe » figure en tête de la liste quand ce n’est pas déjà le bouton principal de la barre, et un champ « Chercher un membre » apparaît quand la boîte mail compte plus de six membres. Si vous êtes le seul membre et qu’une invitation attend encore une réponse, la liste affiche « Aucun autre membre pour le moment. », et, pour un propriétaire, « Inviter un membre » juste dessous.
Juste après, un message dit par exemple « Mail confié à Alex », avec « Annuler ».
Du côté de la personne choisie :
- le mail entre dans son « Pour moi » ;
- il sort du « À attribuer » de tout le monde, et reste dans « Reste à faire » ;
- sous l’objet, on lit « Alex s’en occupe », avec son nom ;
- elle reçoit une notification intitulée « Alex vous a confié un mail ». Sur ordinateur, les notifications s’ouvrent depuis « Notifications », dans la colonne de gauche ; sur téléphone, depuis la cloche en haut de l’écran.
Personne n’est prévenu quand vous prenez un mail pour vous : la notification n’est envoyée que si vous confiez le mail à quelqu’un d’autre.
Sur une boîte mail qui a des périmètres, la liste ne propose que les personnes qui voient le mail : un membre limité au périmètre Cours n’apparaît que sur les mails rangés dans Cours. Si un mail sort plus tard de la vue de la personne qui s’en occupait, il repasse dans « À attribuer », et la ligne d’état dit « Paul n’a plus accès à ce mail », avec son nom.
Rendre un mail qui n’est pas pour vous
« Remettre dans À attribuer » se trouve dans le menu « ⋯ », au bout de la barre. Le mail retourne dans « À attribuer » et plus personne ne s’en occupe. Un message « Remis dans À attribuer » propose « Annuler ».
L’action n’est proposée que sur un mail dont quelqu’un s’occupe. Sur un mail traité, elle n’apparaît pas.
Où vont les mails
Chaque mail a l’un de trois états : « À attribuer », « En cours » (quelqu’un s’en occupe) ou « Traité ». La colonne de gauche les range ainsi :
- Pour moi : les mails dont vous vous occupez et qui ne sont pas traités.
- À attribuer : les mails dont personne ne s’occupe encore.
- Reste à faire : tout ce qui n’est pas traité, « À attribuer » et « En cours » réunis.
- Traités : les mails marqués traités, quelle que soit la personne qui s’en occupait.
- Tous : toute la boîte mail, mails traités compris.
Seules « Pour moi » et « À attribuer » affichent un nombre.
Dans « Reste à faire », « Tous », « Traités » et les résultats d’une recherche, chaque ligne dit qui s’occupe du mail : la photo de la personne, ou ses initiales, et son prénom ; « Vous » pour les vôtres ; un cercle en pointillés et « À attribuer » quand personne ne s’en occupe. Hors de « Traités », un mail traité porte le mot « Traité ».
Dans « Pour moi », la ligne ne dit que ce qui sort de l’ordinaire : « Vous avez répondu », « Camille a répondu », « Répondu depuis Gmail » quand la réponse a été écrite dans Gmail, ou « Camille écrit » quand quelqu’un d’autre est en train de répondre.
Marquer traité, et revenir en arrière
« Marquer traité » sort le mail de « Pour moi » ou de « À attribuer » et le range dans « Traités ». Un message « Rangé dans Traités » s’affiche avec « Annuler ». Il reste au moins dix secondes, et tant que votre souris est dessus. Ctrl + Z (Cmd + Z sur Mac) annule aussi, tant que le message est à l’écran. Sur une boîte mail Gmail ou Outlook, « Marquer traité » archive aussi le mail chez Gmail ou Outlook : voir Comment les mails arrivent dans Trupeo.
Sur ordinateur, le volet du mail affiche ensuite le suivant de la liste, avec « Ouvrir le suivant » (ou Entrée) et « Fermer ». Rien ne s’ouvre tout seul. Sur téléphone, vous revenez à la liste.
Depuis la liste, sans ouvrir le mail : sur ordinateur, au survol d’une ligne, « Marquer traité » et « Confier à… » remplacent l’heure dans « Pour moi » et « Reste à faire » (« Je m’en occupe » et « Confier à… » dans « À attribuer ») ; un clic droit ouvre le menu de la ligne. Sur téléphone, faites glisser la ligne vers la gauche pour « Marquer traité », vers la droite pour « Je m’en occupe ».
Sur un mail traité, la ligne d’état dit par exemple « Traité par Alex », suivi du moment, et la barre propose « Remettre à faire ». Le mail retourne dans « En cours » avec la même personne, ou dans « À attribuer » si personne ne s’en occupait.
Trois autres gestes remettent un mail traité à faire sans ce bouton :
- Une nouvelle réponse de la personne qui vous a écrit. Le mail revient avec la personne qui s’en occupait, ou dans « À attribuer ».
- Une réponse envoyée avec « Envoyer » plutôt que « Envoyer et marquer traité ». Le mail revient à faire. Voir Répondre, transférer, écrire.
- Le confier à quelqu’un. « Je m’en occupe » ou « Confier à… » le remettent à faire pour la personne choisie.
Chacun de ces gestes laisse une ligne dans la conversation, à sa place entre les mails, par exemple « Une réponse est arrivée : ce mail est de nouveau à faire ».
Plusieurs mails d’un coup
Cochez plusieurs mails dans la liste : sur ordinateur, la case apparaît au survol d’une ligne ; sur téléphone, un appui long sur une ligne la coche, puis chaque appui en coche une autre. La barre de la sélection prend alors la place du titre de la vue : une case qui coche toute la page, le nombre de mails cochés, puis les actions, chacune en icône, dont le nom s’affiche sous la souris.
- Sur ordinateur : « Je m’en occupe », « Confier à… », « Marquer traité », « Libellé » sur une boîte mail qui en a (voir Libellés), « Déplacer vers… » sur une boîte mail qui a ses propres dossiers (voir Dossiers), puis le menu « ⋯ » (« Autres actions »), qui contient « Remettre dans À attribuer » et « Supprimer ».
- Sur téléphone : la barre garde « Je m’en occupe », « Marquer traité » et « ⋯ », qui ouvre le reste, chaque action avec son nom.
Une action qui n’a pas de sens dans la vue n’est pas proposée : pas de « Je m’en occupe » dans « Pour moi », pas de « Marquer traité » dans « Traités ». La croix au bout de la barre, « Tout désélectionner », ou Échap, défait la sélection.
Dans cette barre, « Confier à… » s’intitule « Les personnes qui voient ces mails » et dit, à côté de chaque nom, combien des mails cochés cette personne voit. Un mail qu’elle ne voit pas reste coché, et le message dit pourquoi.
Jusqu’à cinquante mails, les lignes quittent la liste tout de suite et un message dit ce qui a été fait, par exemple « 3 mails rangés dans Traités », avec « Annuler ». Au-delà, Trupeo exécute l’action en arrière-plan et affiche le nombre de mails en cours de traitement : il n’y a alors rien à annuler.
Quand quelqu’un quitte l’équipe
Retirer une personne de la boîte mail libère ses mails. Ceux dont elle s’occupait et qui n’étaient pas traités repassent dans « À attribuer », et la conversation note « Ce mail est de nouveau à attribuer : la personne qui s’en occupait a quitté la boîte mail ». Reprenez-les de là, un par un ou plusieurs à la fois depuis la liste. Les mails déjà traités gardent son nom. Voir Inviter votre équipe et choisir un rôle.