Trois gestes, trois endroits. Répondre se fait au bas de la conversation. Transférer se fait depuis le menu du message. Écrire à quelqu’un qui ne vous a pas encore écrit se fait depuis le bouton en haut de la liste.
Répondre
Sous le fil, deux boutons : « Répondre » et « Note interne ». Le premier ouvre l’éditeur, déjà adressé à la personne qui vous a écrit en dernier.
Deux façons d’envoyer, et le choix compte :
- « Envoyer et marquer traité » : le message part et la conversation quitte votre liste. C’est le cas normal, quand l’échange est fini.
- « Envoyer et garder actif » : le message part et la conversation reste ouverte. À utiliser quand vous attendez une réponse.
Si le client répond plus tard à une conversation marquée traitée, elle revient toute seule. Vous n’avez pas à prévoir le coup.
Changer les destinataires ou l’objet
« Modifier les destinataires et l’objet » ouvre les champs À, Cc et Cci, et l’objet. Utile pour mettre un collègue en copie, ou pour corriger un objet qui ne veut plus rien dire trois semaines après.
Quand vous ajoutez quelqu’un qui n’était pas sur le fil, Trupeo vous prévient : « Un destinataire ajouté n’est pas sur ce fil, l’historique de la conversation sera inclus pour lui donner le contexte. » C’est voulu, la personne arrive en cours de route.
L’historique cité
La case « Inclure l’historique de la conversation » ajoute les messages précédents sous votre réponse. Cochée, votre destinataire retrouve le fil sans chercher.
Transférer
Le transfert reprend le message d’origine, ses images et ses pièces jointes, et vous laisse écrire un mot au-dessus.
Un transfert ne change rien à la conversation : elle garde son assignation et son statut. Vous pouvez transférer dix fois sans que personne dans l’équipe voie quoi que ce soit bouger.
Dix destinataires maximum, séparés par une virgule ou un point-virgule.
Écrire un nouveau message
Le bouton en haut de la liste ouvre une fenêtre de composition classique : À, Cc, Cci, objet, message. Le mail part depuis l’adresse partagée, pas depuis la vôtre, et la conversation créée apparaît dans la boîte comme les autres.
Joindre un fichier
Le trombone est présent dans les trois cas : réponse, transfert et nouveau message. Cliquez, choisissez vos fichiers, ils apparaissent en pastilles sous l’éditeur avec leur taille. La croix en retire un.
25 Mo au total, tous fichiers confondus. Au-delà, Trupeo refuse avant l’envoi plutôt que de laisser le fournisseur rejeter le mail.
Une limite à connaître : Microsoft 365 et Outlook plafonnent à 3 Mo par mail, bien en dessous des 25 Mo. Si votre boîte est chez Microsoft et que l’envoi est refusé pour cette raison, Trupeo vous le dit et rien n’est parti. Passez par un lien de partage pour les gros fichiers.
Une note interne n’accepte pas de pièce jointe : elle ne part nulle part, elle n’a pas d’enveloppe.
Ce qu’il faut savoir avant de fermer la fenêtre
Trupeo n’enregistre pas de brouillon. Si vous fermez l’éditeur ou changez de conversation, ce qui était écrit est perdu. Pour un long message, écrivez d’une traite ou préparez le texte ailleurs.
En revanche, si deux personnes ouvrent la même conversation, la seconde voit « Quelqu’un est déjà en train de répondre » et son texte est conservé. C’est le filet contre la double réponse, pas un brouillon.
Quand l’envoi échoue
Un envoi peut échouer pour deux raisons.
La boîte n’est plus connectée. Trupeo affiche « Cette boîte mail n’est plus connectée : le message n’a pas été envoyé » avec un lien pour la reconnecter. Le message n’est pas parti, rien n’est perdu, voir Reconnecter une boîte mail en pause.
Le fournisseur a refusé. Le message d’erreur vient de lui et « Réessayer » relance l’envoi tel quel.
Dans les deux cas, un mail affiché comme envoyé l’a bien été. Trupeo n’écrit la ligne dans le fil qu’après acceptation par le fournisseur.
La suite
Pour discuter d’un message sans que le client le voie, voir Laisser une note interne.