Une boîte mail partagée ne sert à rien si personne ne l’ouvre. Les notifications de Trupeo existent pour une seule raison : vous prévenir quand quelque chose vous attend, sans vous prévenir le reste du temps.
Le centre de notifications
Sur ordinateur, « Notifications » est dans la colonne de gauche, sous « Nouveau mail » ; un point et un nombre disent combien sont nouvelles. Sur téléphone, c’est la cloche en haut de l’écran. Cliquez : la page des notifications s’ouvre, les plus récentes en haut, chaque ligne avec sa date au bout, comme dans la liste des mails (l’heure aujourd’hui, puis hier, puis le jour).
Cliquez sur une ligne : elle s’ouvre à côté de la liste et passe en lue. Une ligne qui concerne un mail affiche ce mail, avec tout ce qu’on y fait d’habitude : répondre, « Je m’en occupe », « Marquer traité ». Le rappel des mails qui attendent depuis trop longtemps, une ligne comme 4 personnes attendent depuis 2 jours, propose d’ouvrir la vue « Reste à faire », et un problème de compte mène à la page où il se règle : la reconnexion de la boîte mail, ou la facturation. Sur téléphone, la ligne ouverte prend tout l’écran ; « Notifications », en haut, ramène à la liste.
Sous le titre, les filtres montrent « Tout », les « Non lues », les « Mentions » ou les mails « Confiés » ; « Plus » ajoute les réponses, les mails en attente, le compte et « Suivis », ce qui s’est passé sur les mails que vous suivez. Sur un écran étroit, un téléphone par exemple, « Tout » et « Non lues » restent sur la ligne et tous les autres filtres sont dans « Plus ». Le point à gauche d’une ligne non lue, ou le rond qui le remplace sur une ligne lue (sous la souris, sur ordinateur), marque la ligne comme lue ou non lue sans l’ouvrir. « Tout marquer comme lu » vide le compteur d’un coup.
Une fois une notification traitée, supprimez-la : la corbeille au bout de sa ligne (sous la souris, sur ordinateur ; toujours visible sur téléphone) la retire de votre liste, et « Notification supprimée » s’affiche avec « Annuler » pendant quelques secondes. Le « ⋯ » à côté de « Tout marquer comme lu » (au bout de la ligne des filtres, sur téléphone) propose « Supprimer les notifications lues », qui le fait pour toutes les lignes déjà lues. Supprimer une notification ne touche que votre liste : le mail dont elle parle, et les notifications des autres membres, restent comme ils sont.
Au clavier, Tab passe d’une ligne à l’autre, Entrée ouvre la ligne, Espace la marque comme lue ou non lue, Suppr la supprime, et Échap referme ce qui est ouvert.
Quand plusieurs événements concernent la même conversation, ils sont réunis sur une seule ligne plutôt qu’empilés : trois réponses d’affilée sur la même conversation ne font pas trois lignes.
Ouvrir un mail dans Trupeo marque aussi ses notifications comme lues, exactement comme l’ouvrir depuis « Notifications ».
Les cas
Voici tout ce que Trupeo peut vous signaler.
- Quelqu’un me confie un mail. Un membre vous a confié un mail.
- Quelqu’un me mentionne dans une note. Un membre a écrit votre nom avec
@dans une note pour l’équipe. - Une réponse arrive sur un mail dont je m’occupe. Un mail dont vous vous occupez a reçu une réponse.
- Personne ne s’occupe d’un mail. Un nouveau mail est resté dix minutes dans « À attribuer » sans que personne l’ouvre, le prenne ou y réponde. Toute l’équipe est prévenue, et la notification porte un bouton « Je m’en occupe ». Si quelqu’un a été plus rapide, le bouton laisse la place à son nom (« Sam s’en occupe ») et rien ne lui est retiré.
- Quelqu’un attend une réponse depuis trop longtemps. Une fois par jour, les mails où quelqu’un attend depuis plus d’une journée.
- La boîte mail est coupée ou un paiement échoue. Une boîte mail qui ne reçoit plus, un paiement qui a échoué, un essai qui se termine. Le problème de boîte mail est signalé à tous les membres, les problèmes de facturation aux propriétaires. Le plus urgent s’affiche aussi en bandeau en haut de l’application, jusqu’à ce qu’il soit réglé.
- Il se passe quelque chose sur un mail que je suis. Un nouveau mail, une note de l’équipe, un mail traité ou rouvert, quelqu’un qui le prend ou le passe, un mail envoyé par l’équipe. Voir plus bas la section sur le suivi d’un mail.
Suivre un mail
Pour garder un œil sur un mail dont un autre membre s’occupe, sans le prendre, ouvrez-le et choisissez « Suivre » dans « ⋯ », la première entrée du menu. Sous l’objet, la ligne d’état dit alors « Vous suivez ce mail », et « Suivre » devient « Ne plus suivre ». Un message le confirme, avec « Annuler ».
Suivre ne change rien pour l’équipe : personne ne voit qui suit un mail, celui qui s’en occupe reste le même, et rien ne bouge dans Gmail, Outlook ou votre logiciel de mail. Plusieurs membres peuvent suivre le même mail. Seul le bouton « Suivre » fait suivre : répondre, écrire une note ou confier un mail ne vous fait jamais suivre.
Les mails que vous suivez sont dans la vue « Suivis », dans la colonne de gauche avec « Traités » et « Tous » (sur téléphone, dans « Autres vues »), quel que soit leur état, traités compris. Un mail mis à la Corbeille en sort et y revient s’il est restauré.
Sur un mail que vous suivez, vous êtes prévenu quand un nouveau mail arrive, quand l’équipe laisse une note, quand il est traité ou rouvert, quand quelqu’un le prend, le passe ou le remet dans « À attribuer », et quand l’équipe envoie un mail, depuis Trupeo ou depuis Gmail, Outlook ou votre logiciel de mail. Jamais pour ce que vous faites vous-même, et jamais deux fois : si vous vous occupez du mail, la réponse arrive déjà par « Une réponse arrive sur un mail dont je m’occupe » ; si une note vous mentionne, vous recevez la mention ; si on vous confie le mail, vous recevez « Quelqu’un me confie un mail ». Les nouveaux mails d’un même fil se regroupent sur une seule ligne, le reste fait une ligne chacun. Les réglages sont sous « Sur un mail que je suis », en bas de la page « Notifications ».
Si vous ne voyez plus un mail (un propriétaire a changé vos périmètres) ou si vous quittez la boîte mail, vous ne le suivez plus.
Comment vous êtes prévenu
Ouvrez « Paramètres », puis, dans le groupe « Votre compte », la page « Notifications ».
Ces réglages ne valent que pour vous. Ce que vous cochez ou décochez ne change rien pour les autres membres de la boîte mail : chacun règle ses propres notifications. La page pose deux questions.
« Comment vous prévenir » :
- Notifications sur cet appareil : une notification sur votre téléphone ou votre ordinateur, au moment où ça arrive. La ligne dit si elles sont activées, pas encore activées (avec « Activer »), ou bloquées par le navigateur (avec « Comment les autoriser »).
- Mails : un mail à votre adresse, si vous n’avez pas ouvert le mail dans Trupeo dans les quinze minutes.
- Résumé du matin : un seul mail le matin, s’il reste quelque chose que vous n’avez pas ouvert.
« Quand vous prévenir » : une ligne par cas, et sur chaque ligne une case par façon de vous prévenir : « Dans l’app », « Notification », « Mail », « Résumé du matin ». Sur ordinateur, les cases s’alignent sous ces quatre mots ; sur téléphone, elles sont sous le nom du cas, chacune avec son mot. Cochez ce que vous voulez pour chaque cas : les mentions par mail et le reste seulement par notification, par exemple.
« Dans l’app » est la case du centre de notifications de Trupeo. Décochée, le cas ne crée plus de notification pour vous : rien dans votre liste, rien dans le compteur. La notification sur votre appareil, le mail et la ligne du résumé du matin partent tous de cette notification, donc ils s’arrêtent avec elle : leurs cases passent en gris, décochées, et la ligne le dit. Recochez « Dans l’app » et elles reviennent comme vous les aviez laissées. Une exception : le résumé du matin compte toujours les mails qui attendent depuis trop longtemps, même avec « Quelqu’un attend une réponse depuis trop longtemps » décoché dans l’app, parce que ce nombre vient des mails eux-mêmes. Décocher ne retire pas les notifications déjà reçues : supprimez-les de la liste (voir plus haut). La ligne du compte, plus bas, n’a pas de case « Dans l’app ».
Au départ, « Dans l’app » est cochée pour chaque cas, et :
- « Quelqu’un me confie un mail », « Quelqu’un me mentionne dans une note » et « Une réponse arrive sur un mail dont je m’occupe » vous préviennent par une notification et par mail ;
- « Personne ne s’occupe d’un mail » vous prévient seulement par une notification, au bout de dix minutes sans personne ;
- « Quelqu’un attend une réponse depuis trop longtemps » vous prévient seulement dans le résumé du matin, au bout de vingt-quatre heures depuis son dernier mail.
La dernière ligne, « La boîte mail est coupée ou un paiement échoue », dit « Toujours », sans case : ce cas arrive toujours dans l’app et vous prévient toujours par notification et par mail, parce que sans cela l’équipe cesserait de voir les mails sans le savoir. Quand une boîte mail cesse de recevoir, chaque membre reçoit un mail ; quand un paiement échoue, chaque propriétaire en reçoit un. Un seul mail par problème, pas un par jour, et vous le recevez même si vous vous êtes désabonné des autres mails de Trupeo. Ce cas ne passe pas par le résumé du matin.
En dessous, sous l’intertitre « Sur un mail que je suis », une ligne par cas : « Un nouveau mail arrive », « L’équipe laisse une note », « Il est traité ou rouvert », « Quelqu’un le prend ou le passe » et « L’équipe envoie un mail ». Chacune vous prévient dans l’app, par une notification et par mail, et n’a pas de case « Résumé du matin ». Décochez ce qui ne vous sert pas.
Chaque case s’enregistre toute seule, et « Enregistré » s’affiche sur sa ligne avec « Annuler ». Une case ne change que son cas.
Deux mails sont volontairement absents au départ. « Personne ne s’occupe d’un mail » peut se déclencher plusieurs fois par matinée dans une équipe qui ne dit pas qui s’en occupe : en notification c’est un rappel, dans cinq boîtes mail personnelles c’est une deuxième boîte mail partagée. Et « Quelqu’un attend une réponse depuis trop longtemps » est déjà dans le résumé du matin : un mail en plus, ce serait recevoir deux mails le même matin pour le même fait.
Les notifications sur cet appareil
Elles demandent une autorisation, donnée une fois par téléphone ou par ordinateur : « Activer », sur la ligne « Notifications sur cet appareil ». La page des notifications propose la même chose : « Être prévenu sur cet appareil quand quelque chose vous attend ». Sur téléphone, dès qu’un mail vous est confié, « Pour moi » vous pose aussi la question : « Recevoir une notification sur ce téléphone quand un mail vous est confié ? », avec « Activer » et « Pas maintenant ».
Sur iPhone, ajoutez d’abord Trupeo à votre écran d’accueil, puis activez les notifications : Safari ne les autorise pas autrement. La ligne le dit, avec « Comment installer Trupeo ». Voir Installer Trupeo sur votre téléphone.
Les mails ont leurs propres cases, pour que plus aucune notification ne veuille jamais dire plus aucun moyen de me joindre.
Si votre navigateur bloque les notifications
La ligne dit alors « Bloquées par ce navigateur. Trupeo ne peut pas les réactiver à votre place. », et « Comment les autoriser » mène à cette page. C’est le navigateur qui décide, et lui seul peut lever le blocage :
- Sur ordinateur : cliquez sur l’icône à gauche de l’adresse, dans la barre du navigateur, ouvrez les autorisations du site, et passez les notifications sur Autoriser. Rechargez Trupeo, puis revenez sur la page « Notifications ».
- Sur téléphone : ouvrez les réglages du téléphone, trouvez Trupeo (ou votre navigateur, si Trupeo n’est pas installé) dans la liste des applications, et autorisez ses notifications.
Quand un mail part vraiment
Un mail n’est jamais immédiat. Trupeo attend quinze minutes, puis regarde si vous avez vu la notification entre-temps : mail ouvert dans Trupeo, ligne cliquée dans le centre de notifications, ou notification touchée sur le téléphone. Si oui, le mail ne part pas.
Autrement dit : si vous travaillez dans Trupeo, vous ne recevez presque aucun mail de notification. Ils sont là pour les moments où vous n’y êtes pas.
Le résumé du matin
Il arrive une fois par jour, en matinée, dans le fuseau horaire réglé sur la page « Profil » de votre compte, ligne « Fuseau horaire ». Il reprend, pour chaque cas qui passe par le résumé, ce que vous n’avez pas encore ouvert :
- les mails qui vous ont été confiés ;
- les notes qui vous mentionnent ;
- les réponses arrivées sur les mails dont vous vous occupez ;
- les mails que personne n’a encore pris ;
- le nombre de mails qui attendent une réponse depuis plus d’une journée, pour l’équipe et pour vous.
Il ne part que s’il a quelque chose à dire : un matin où tout est ouvert ou traité, il ne part pas. Et il ne part pas du tout si aucun cas n’a sa case « Résumé du matin » cochée.
Ce qui a déjà fait l’objet d’un mail peut y figurer de nouveau si vous ne l’avez toujours pas ouvert : le mail dit ça vient d’arriver, le résumé dit c’est encore là ce matin.
La suite
Pour comprendre pourquoi Trupeo insiste autant sur les mails que personne n’a pris, voir Comprendre la vue À attribuer.