Un buzón compartido no sirve de nada si nadie lo abre. Las notificaciones de Trupeo existen por una sola razón: avisarte cuando algo te espera, y no molestarte el resto del tiempo.
El centro de notificaciones
En el ordenador, «Notificaciones» está en la columna de la izquierda, bajo «Nuevo correo»; un punto y un número dicen cuántas son nuevas. En el móvil, es la campana de la parte de arriba de la pantalla. Haz clic: se abre la página de notificaciones, las más recientes arriba, cada línea con su fecha al final, como en la lista de correos (la hora si es de hoy, luego ayer, luego el día).
Haz clic en una línea: se abre junto a la lista y pasa a leída. Una línea sobre un correo muestra ese correo, con todo lo que sueles hacer en él: responder, «Me encargo yo», «Marcar como hecho». El recordatorio de los correos que llevan demasiado tiempo esperando, una línea como 4 personas esperan desde hace 2 días, te propone abrir la vista «Pendientes», y un problema de cuenta te lleva a la página donde se arregla: volver a conectar el buzón, o la facturación. En el móvil, la línea abierta ocupa toda la pantalla; «Notificaciones», arriba, te devuelve a la lista.
Bajo el título, los filtros muestran «Todo», «Sin leer», «Menciones» o los correos de «Asignaciones»; «Más» añade las respuestas, los correos que esperan, la cuenta y «Seguidos», lo que ha pasado en los correos que sigues. En una pantalla estrecha, un móvil por ejemplo, «Todo» y «Sin leer» se quedan en la línea y todos los demás filtros están en «Más». El punto a la izquierda de una línea sin leer, o el círculo que ocupa su lugar en una línea leída (al pasar el ratón, en el ordenador), marca la línea como leída o sin leer sin abrirla. «Marcar todo como leído» vacía el contador de una vez.
Cuando ya te hayas ocupado de una notificación, elimínala: la papelera al final de su línea (al pasar el ratón, en el ordenador; siempre visible en el móvil) la quita de tu lista, y «Notificación eliminada» aparece con «Deshacer» durante unos segundos. El «⋯» junto a «Marcar todo como leído» (al final de la línea de los filtros, en el móvil) ofrece «Eliminar las notificaciones leídas», que lo hace con todas las líneas que ya has leído. Eliminar una notificación solo toca tu lista: el correo del que habla, y las notificaciones de los demás miembros, se quedan como están.
Con el teclado, Tab pasa de una línea a la siguiente, Intro la abre, Espacio la marca como leída o sin leer, Supr la elimina y Esc cierra lo que esté abierto.
Cuando varios eventos tienen que ver con la misma conversación, se reúnen en una sola línea en vez de apilarse: tres respuestas seguidas en la misma conversación no hacen tres líneas.
Abrir un correo en Trupeo también marca sus notificaciones como leídas, exactamente igual que abrirlo desde «Notificaciones».
Los casos
Estos son todos los casos de los que Trupeo puede avisarte.
- Alguien me asigna un correo. Un miembro te ha asignado un correo.
- Alguien me menciona en una nota. Un miembro ha escrito tu nombre con
@en una nota para el equipo. - Llega una respuesta a un correo del que me encargo. Un correo del que te encargas ha recibido una respuesta.
- Nadie se encarga de un correo. Un correo nuevo lleva diez minutos en «Por asignar» sin que nadie lo abra, lo tome ni lo conteste. Se avisa a todo el equipo, y la notificación lleva un botón «Me encargo yo». Si alguien se te adelantó, el botón da paso a su nombre («Sam se encarga») y no se le quita nada.
- Alguien lleva demasiado tiempo esperando respuesta. Una vez al día, los correos en los que alguien lleva más de un día esperando.
- El buzón queda cortado o falla un pago. Un buzón que ya no recibe, un pago que ha fallado, una prueba que termina. El problema del buzón se muestra a todos los miembros, los problemas de facturación a los propietarios. El más urgente también aparece como un aviso en la parte de arriba de la app hasta que se arregla.
- Pasa algo en un correo que sigo. Un correo nuevo, una nota para el equipo, un correo marcado como hecho o que vuelve a estar pendiente, alguien que lo toma o lo asigna a otra persona, un correo que envía el equipo. Consulta la sección sobre seguir un correo, más abajo.
Seguir un correo
Para no perder de vista un correo del que se encarga otro miembro, sin encargarte tú, ábrelo y elige «Seguir» en «⋯», la primera opción del menú. Bajo el asunto, la línea de estado dice entonces «Sigues este correo», y «Seguir» pasa a ser «Dejar de seguir». Un mensaje lo confirma, con «Deshacer».
Seguir no cambia nada para el equipo: nadie ve quién sigue un correo, quien se encarga sigue siendo el mismo, y nada se mueve en Gmail, Outlook o tu programa de correo. Varios miembros pueden seguir el mismo correo. Solo el botón «Seguir» hace que lo sigas: responder, escribir una nota o asignar un correo nunca lo hace.
Los correos que sigues están en la vista «Seguidos», en la columna de la izquierda junto a «Hechos» y «Todos» (en el móvil, en «Otras vistas»), sea cual sea su estado, hechos incluidos. Un correo que se mueve a la Papelera sale de esta vista, y vuelve si se restaura.
En un correo que sigues, se te avisa cuando llega un correo nuevo, cuando el equipo deja una nota, cuando se marca como hecho o vuelve a estar pendiente, cuando alguien lo toma, lo asigna a otra persona o lo devuelve a «Por asignar», y cuando el equipo envía un correo, desde Trupeo o desde Gmail, Outlook o tu programa de correo. Nunca por lo que haces tú, y nunca dos veces: si te encargas del correo, una respuesta ya te llega por «Llega una respuesta a un correo del que me encargo»; si una nota te menciona, recibes la mención; si te asignan el correo, recibes «Alguien me asigna un correo». Los correos nuevos de una misma conversación se reúnen en una sola línea, y todo lo demás tiene su propia línea. Los ajustes están en «En un correo que sigo», al final de la página «Notificaciones».
Si ya no puedes ver un correo (un propietario ha cambiado tus ámbitos) o dejas el buzón, dejas de seguirlo.
Cómo se te avisa
Abre «Ajustes» y luego, en el grupo «Tu cuenta», la página «Notificaciones».
Estos ajustes son solo tuyos. Lo que marques o desmarques no cambia nada para los demás miembros del buzón: cada miembro configura sus propias notificaciones. La página hace dos preguntas.
«Cómo avisarte»:
- Notificaciones en este dispositivo: una notificación en tu móvil o tu ordenador, en el momento en que pasa. La línea dice si están activadas, aún no activadas (con «Activar») o bloqueadas por el navegador (con «Cómo permitirlas»).
- Correos: un correo a tu dirección, si no has abierto el correo en Trupeo en quince minutos.
- Resumen de la mañana: un solo correo por la mañana, si queda algo sin abrir.
«Cuándo avisarte»: una línea por caso, y en cada línea una casilla por forma de avisarte: «En la app», «Notificación», «Correo», «Resumen de la mañana». En el ordenador, las casillas se alinean bajo esas cuatro palabras; en el móvil, están bajo el nombre del caso, cada una con su palabra. Marca lo que quieras para cada caso: las menciones por correo y el resto solo por notificación, por ejemplo.
«En la app» es la casilla del centro de notificaciones de Trupeo. Desmárcala y ese caso ya no crea ninguna notificación para ti: nada en tu lista, nada en el contador. La notificación en tu dispositivo, el correo y la línea del resumen de la mañana parten todos de esa notificación, así que se detienen con ella: sus casillas se vuelven grises y desmarcadas, y la línea lo dice. Vuelve a marcar «En la app» y vuelven tal como las dejaste. Una excepción: el resumen de la mañana sigue contando los correos que llevan demasiado tiempo esperando, aunque «Alguien lleva demasiado tiempo esperando respuesta» esté desmarcado en la app, porque ese número sale de los propios correos. Desmarcar no quita las notificaciones que ya tienes: elimínalas de la lista (ver más arriba). La línea de la cuenta, más abajo, no tiene casilla «En la app».
Al principio, «En la app» está marcada para todos los casos, y:
- «Alguien me asigna un correo», «Alguien me menciona en una nota» y «Llega una respuesta a un correo del que me encargo» te avisan por notificación y por correo;
- «Nadie se encarga de un correo» te avisa solo por notificación, tras diez minutos sin que nadie se encargue;
- «Alguien lleva demasiado tiempo esperando respuesta» te avisa solo en el resumen de la mañana, cuando han pasado veinticuatro horas desde su último correo.
La última línea, «El buzón queda cortado o falla un pago», no tiene casilla y dice «Siempre»: ese caso siempre llega a la app y te avisa por notificación y por correo, porque sin él el equipo dejaría de ver los correos sin saberlo. Cuando un buzón deja de recibir, cada miembro recibe un correo; cuando falla un pago, cada propietario recibe uno. Un solo correo por problema, no uno al día, y te llega aunque te hayas dado de baja de los demás correos de Trupeo. Este caso no pasa por el resumen de la mañana.
Debajo, bajo el subtítulo «En un correo que sigo», una línea por caso: «Llega un correo nuevo», «El equipo deja una nota», «Se marca como hecho o pendiente», «Alguien se encarga o lo asigna a otra persona» y «El equipo envía un correo». Cada una te avisa en la app, por notificación y por correo, y no tiene casilla «Resumen de la mañana». Desmarca lo que no te sirva.
Cada casilla se guarda sola, y «Guardado» aparece en su línea con «Deshacer». Una casilla solo cambia su caso.
Al principio faltan dos correos, a propósito. «Nadie se encarga de un correo» puede saltar varias veces en una mañana en un equipo que no dice quién se encarga de qué: como notificación es un recordatorio, en cinco buzones personales es un segundo buzón compartido. Y «Alguien lleva demasiado tiempo esperando respuesta» ya está en el resumen de la mañana: un correo aparte supondría dos correos la misma mañana por lo mismo.
Las notificaciones en este dispositivo
Necesitan un permiso, que se da una vez por móvil o por ordenador: «Activar», en la línea «Notificaciones en este dispositivo». La página de notificaciones ofrece lo mismo: «Recibe un aviso en este dispositivo cuando algo te espere». En el móvil, en cuanto te asignan un correo, «Para mí» también te lo pregunta: «¿Quieres recibir una notificación en este móvil cuando te asignen un correo?», con «Activar» y «Ahora no».
En un iPhone, añade primero Trupeo a tu pantalla de inicio y luego activa las notificaciones: Safari no las permite de otro modo. La línea lo dice, con «Cómo instalar Trupeo». Consulta Instalar Trupeo en tu móvil.
Los correos tienen sus propias casillas, para que sin notificaciones nunca quiera decir sin forma de localizarme.
Si tu navegador bloquea las notificaciones
La línea dice entonces «Bloqueadas por este navegador. Trupeo no puede volver a activarlas por ti.», y «Cómo permitirlas» lleva a esta página. Lo decide el navegador, y solo él puede quitar el bloqueo:
- En el ordenador: haz clic en el icono a la izquierda de la dirección, en la barra del navegador, abre los permisos del sitio y pon las notificaciones en Permitir. Recarga Trupeo y vuelve a la página «Notificaciones».
- En el móvil: abre los ajustes del móvil, busca Trupeo (o tu navegador, si Trupeo no está instalado) en la lista de aplicaciones y permite sus notificaciones.
Cuándo se envía de verdad un correo
Un correo nunca es inmediato. Trupeo espera quince minutos y luego comprueba si has visto la notificación mientras tanto: correo abierto en Trupeo, línea pulsada en el centro de notificaciones o notificación tocada en tu móvil. Si es así, el correo no se envía.
Dicho de otro modo: si trabajas en Trupeo, casi no recibes correos de notificación. Están ahí para los momentos en que no estás.
El resumen de la mañana
Llega una vez al día, por la mañana, en la zona horaria configurada en la página «Perfil» de tu cuenta, en la línea «Zona horaria». Para cada caso que pasa por el resumen, recoge lo que aún no has abierto:
- los correos que te han asignado;
- las notas que te mencionan;
- las respuestas que han llegado a los correos de los que te encargas;
- los correos que nadie ha tomado todavía;
- el número de correos que llevan más de un día esperando respuesta, para el equipo y para ti.
Solo se envía cuando tiene algo que contar: una mañana en la que todo está abierto o hecho, no se envía. Y no se envía nunca si ningún caso tiene marcada su casilla «Resumen de la mañana».
Algo que ya te llegó por correo puede aparecer otra vez si aún no lo has abierto: el correo dice esto acaba de llegar, el resumen dice esto sigue aquí esta mañana.
Lo siguiente
Para entender por qué Trupeo insiste tanto en los correos que nadie ha tomado, consulta Entender la vista Por asignar.