En un buzón compartido, la pregunta que importa es sencilla: ¿de qué correo no se encarga nadie todavía? En Trupeo, la respuesta tiene su propia vista, «Por asignar».
Dónde encontrarla
En un ordenador, todo parte de la columna de la izquierda. Arriba, el nombre del buzón: haz clic en él para cambiar a otro buzón, añadir uno o abrir «Ajustes de este buzón». Debajo vienen «Buscar», «Nuevo correo» y «Notificaciones», y luego las tres vistas de todos los días:
- Para mí: los correos de los que te encargas tú.
- Por asignar: los correos de los que nadie se encarga aún.
- Pendientes: todo lo que aún no está hecho, esas dos juntas.
Solo «Para mí» y «Por asignar» llevan un número junto a su nombre: cuántos correos te esperan. Si buscas la antigua vista Por tratar, es «Pendientes».
Más abajo vienen «Hechos», «Todos», «Spam» y «Papelera», y luego la sección «Etiquetas» («Carpetas» en un buzón IMAP u Outlook), plegada al principio. Abajo del todo, «Novedades», «Ayuda», «Ajustes» y tu nombre, que abre el menú de tu cuenta: «Ajustes de la cuenta», «Añadir un buzón», «Contraer el menú», que reduce la columna a sus iconos, y «Cerrar sesión».
«Buscar», o la tecla /, busca en todo el buzón: consulta
Volver a encontrar un correo. «Notificaciones» abre
la página de lo que Trupeo te avisa, con el número de avisos nuevos: consulta
Configurar tus notificaciones. Justo debajo,
«Contactos» abre la agenda del buzón: consulta
La agenda compartida.
«Ayuda» te ofrece los artículos sobre la pantalla en la que estás, en «Para esta pantalla», con «Explorar el centro de ayuda» y «Escríbenos» para hacernos tu pregunta. «Ajustes» reparte los ajustes en dos grupos: «Este buzón», para lo que afecta a todo el equipo, y «Tu cuenta», para lo que solo te afecta a ti.
En un teléfono, la lista ocupa toda la pantalla. Arriba, el nombre de la vista y el del buzón (tócalo para cambiar de buzón), «Buscar» y la campana de las notificaciones. Abajo, una barra pasa de una vista a otra: «Para mí», «Por asignar» y «Pendientes», con los mismos números, y «Más», que abre el resto: primero «Contactos», y luego «Hechos», «Todos», «Spam», «Papelera», las etiquetas o carpetas, «Novedades», «Ayuda», «Ajustes» y tu cuenta. «Nuevo correo» está justo encima de la barra. Consulta también Instalar Trupeo en tu teléfono.
Trupeo se abre en «Para mí» en el buzón de un equipo. Cuando aún no tienes nada, «Para mí» te lo dice, cuenta los correos que esperan a alguien y te ofrece «Ver los correos por asignar». Un enlace a un correo concreto, desde una notificación por ejemplo, abre siempre ese correo. La vista de inicio ya no se elige en el perfil: todos los buzones se abren así.
Qué muestra la vista Por asignar
Arriba de la lista, el nombre de la vista y luego «Nadie se encarga aún de ellos». En cuanto alguien se encarga de un correo, o el correo se marca como hecho, sale de la vista para todo el equipo. Cuando no queda nada, Trupeo muestra «Alguien se encarga ya de cada correo.»
Cada fila muestra la persona, el asunto, el principio del correo, sus etiquetas, el número de notas para el equipo junto a una pequeña página, y la hora. Un punto en el margen, delante de la fila, y un nombre en negrita indican que ha llegado algo desde la última vez que abriste ese correo: un correo nuevo, o una nota escrita por un miembro. Tus propias respuestas y notas nunca cuentan. La marca es solo tuya: un miembro que abre el correo no la borra por ti.
Bajo la lista, una línea dice cuántos correos se han marcado como hechos hoy, y quién marcó el último.
Si la vista está llena de correos antiguos copiados al conectar el buzón, el propietario puede pasar a «Hechos» todo lo anterior a un día elegido, sin archivar nada en tu servicio de correo: consulta Cómo llegan los correos a Trupeo.
Por qué existe
En un buzón compartido corriente, todo el mundo ve los mismos correos y nadie sabe quién hace qué. Hay dos situaciones que se repiten: dos personas responden a la misma persona con diez minutos de diferencia, o cada una cree que se encarga la otra y el correo se queda sin respuesta durante tres días. Analizamos la primera en cómo evitar responder dos veces al mismo correo, si quieres el razonamiento que hay detrás de esta página.
Mientras un correo está en «Por asignar», no es de nadie. Es un estado que todo el equipo puede ver, no algo que está en la cabeza de un miembro.
El único hábito que hay que adquirir
Elige «Me encargo yo» antes de escribir tu respuesta.
Responder no hace, por sí solo, que te encargues del correo. Si respondes sin elegir «Me encargo yo», el correo se queda en «Por asignar» y un miembro puede responder justo después de ti sin saberlo.
Abre un correo desde la vista: ocupa el espacio a la derecha de la lista. Bajo su asunto, una línea dice en qué punto está, aquí «Por asignar». Bajo el último correo, una barra ofrece «Me encargo yo», «Responder», «Marcar como hecho» y «Asignar a…», y luego «⋯» («Otras acciones»), que reúne el resto. En un teléfono, el correo ocupa toda la pantalla y su barra se queda abajo, al alcance del pulgar: conserva «Me encargo yo» y «Asignar» («Me encargo yo» solo en un teléfono pequeño, y «Asignar a…» pasa entonces a «⋯»), «Marcar como hecho» pasa al menú «⋯», y «Responder a este correo» está en el menú propio de cada correo. «Me encargo yo» cuando tomas el correo, «Asignar a…» para elegir al miembro que se encargará, y «Marcar como hecho» cuando ya no queda nada por hacer.
Ninguno de estos botones te pide confirmación: aparece enseguida un mensaje con «Deshacer», para volver atrás si te has equivocado.
También puedes actuar desde la lista, sin abrir el correo:
- Pasa el puntero por una fila y dos botones ocupan el lugar de la hora: «Me encargo yo» y «Asignar a…».
- Un clic derecho en la fila abre su menú.
- Las casillas: marca varios correos y la barra de selección ocupa el lugar del título de la vista. Sus botones son iconos, y cada uno dice su nombre bajo el puntero: consulta Decir quién se encarga de un correo.
En un teléfono, desliza una fila hacia la derecha para «Me encargo yo», hacia la izquierda para «Marcar como hecho». Una pulsación larga en una fila la marca.
Con el teclado, en un ordenador, ↑ y ↓ pasan de un correo de la lista al
siguiente, Intro abre el correo, Espacio lo marca, Esc cierra el correo o quita
la selección, / abre la búsqueda, y Ctrl + Z (⌘ + Z en un Mac) deshace la
última acción mientras «Deshacer» está en pantalla. ? muestra la lista
completa, «Atajos de teclado». Ninguna letra sola hace nada: el teclado no hace
nada que no le hayas pedido.
Trupeo añade una red de seguridad: mientras alguien escribe una respuesta, el correo abierto lo dice bajo su asunto, por ejemplo «Marie está escribiendo una respuesta», y en «Para mí» la fila del correo dice «Marie está escribiendo». Eso solo aparece en el último momento. Quién se encarga de qué, en cambio, se ve en la lista.
Si nadie toma el correo
Un correo que se queda diez minutos en «Por asignar» sin que nadie lo abra ni lo tome avisa a todo el equipo. La notificación dice «Jean Dupont aún espera una respuesta». Abierto desde «Notificaciones», el correo aparece a su lado con su botón «Me encargo yo»: lo tomas sin salir de las notificaciones, y la notificación dice entonces quién se encarga.
El aviso se detiene solo en cuanto alguien actúa: basta con abrir el correo, en Trupeo o en Gmail u Outlook, o con tomarlo, responderlo o marcarlo como hecho. Nadie tiene que silenciarlo a mano.
Ese aviso es lo que hace que la vista Por asignar sea fiable incluso los días en que nadie la mira. Si tu equipo trabaja sin decir nunca quién se encarga de qué, también es el que más a menudo te llegará: se configura en tus notificaciones.
Qué pasa cuando alguien lo toma
El correo sale de «Por asignar» para todo el equipo. Entra en el «Para mí» de la persona elegida, y se queda en «Pendientes», donde todo el mundo lee su nombre en la fila. Bajo el asunto del correo abierto se lee «Alex se encarga».
Si te has equivocado, «Deshacer» lo devuelve a la vista Por asignar mientras el mensaje está en pantalla. Más tarde, «Devolver a Por asignar» hace lo mismo: está en el menú «⋯», al final de la barra del correo.
Un buzón con un solo miembro
Cuando estás solo en un buzón, sin ninguna invitación pendiente, no hay nadie a quien pasar un correo. Trupeo muestra entonces solo dos vistas, «Pendientes» y «Hechos», y se abre en «Pendientes». No hay «Para mí», ni «Por asignar», ni «Me encargo yo», ni «Asignar a…». En cuanto invitas a alguien, el buzón recupera las vistas de un equipo.
Lo que viene después
Para los detalles de estos gestos, cómo pasar un correo a un miembro y cómo retomar un correo que ya estaba hecho, consulta Decir quién se encarga de un correo. Para leer una conversación, sus correos, sus notas y lo que le ha pasado, consulta Cómo agrupa Trupeo los correos en conversaciones.