No hay ninguna agenda que montar. Trupeo la saca de tus correos: cualquier persona que escribe al buzón compartido, o a quien el buzón escribe, aparece en ella.
En un ordenador, «Contactos» está arriba en la columna de la izquierda, justo debajo de «Notificaciones». En un móvil, es lo primero en «Más», justo debajo del buzón.
Dos niveles, y la regla que los separa
Los contactos se ordenan en dos listas, y la diferencia no depende de una importancia que alguien haya decidido:
- Contactos: las personas a las que has escrito.
- Otros contactos: las personas que te escribieron y nunca recibieron respuesta.
Esa es toda la regla. Responder a alguien lo pasa a «Contactos» automáticamente. Esta clasificación hace el trabajo que nadie quiere hacer a mano: alguien con quien llevas dos años tratando se separa solo de quien te mandó un boletín.
La pestaña «Todos los contactos» muestra las dos listas juntas. Tres formas de ordenar: Recientes, Frecuentes, A-Z. El campo «Buscar contactos» filtra la lista.
Cómo se llena al principio
Cuando se conecta un buzón, Trupeo recorre los correos anteriores y muestra un aviso que cuenta los correos analizados hasta el momento, por ejemplo «Importación en curso: 1250 correos anteriores leídos.» Los contactos van apareciendo sobre la marcha, así que no hay nada que esperar.
La ficha
Una ficha reúne lo que Trupeo ha deducido y lo que añades tú: nombre, organización, cargo, uno o varios números de teléfono, una nota y la lista de sus conversaciones (asunto, vista previa, fecha). Cuando hay muchas, «Ver todas las conversaciones» las encuentra en el buzón.
La ficha se lee como una tarjeta de visita. Cada parte (teléfonos, direcciones de correo, direcciones postales…) tiene su propio botón «Editar», que abre solo esa parte: «Guardar» conserva tus cambios, «Cancelar» los descarta. Lo que la ficha todavía no tiene (nombre y apellidos, cumpleaños, dirección postal, sitio web) se añade con el botón «Añadir», arriba en la ficha, junto a «Nuevo correo».
La nota es compartida. Llamar después de las 17:00, no más seguimientos, siempre pasa por su gestor: un miembro la ve al abrir la ficha, y también arriba en cada conversación con esa persona. Es la misma idea que una nota para el equipo, aplicada a una persona en vez de a un correo.
Una persona puede tener varias direcciones. «Añadir una dirección de correo» las reúne en una sola ficha, y «Hacer principal» elige la que se muestra. Un contacto siempre conserva al menos una dirección.
«Nuevo correo», arriba en la ficha, abre un correo nuevo ya dirigido a esa persona, a su dirección principal. «Escribir», junto a cada dirección, abre un correo nuevo dirigido a esa dirección.
En una conversación
En un correo abierto, el nombre de la persona que lo escribió y cada dirección bajo ese nombre abren una vista previa de su ficha: su cargo y su organización si los has rellenado, su dirección, cuántas conversaciones has tenido con ella, la nota de la ficha y «Ver contacto» para la ficha completa. Cada destinatario aparece escrito bajo el nombre, y cada uno se abre de la misma forma. La dirección de un contacto tiene un subrayado de puntos: un clic abre la vista previa, y arrastrar el ratón la selecciona para copiarla.
Con el ratón, la vista previa aparece cuando el puntero se detiene un momento sobre el nombre, y se va cuando te alejas; un clic la mantiene abierta, Escape la cierra. Con el teclado, aparece cuando el nombre tiene el foco, y Intro entra en ella. En un móvil, tocar un nombre abre la misma vista previa en la parte de abajo de la pantalla.
Alguien a quien habías retirado de la agenda aparece ahí con un botón «Añadir a Contactos».
Añadir a alguien a mano
«Nuevo contacto» sirve para cuando quieres la ficha antes del intercambio: una persona que conociste en una feria, un proveedor que te dio su tarjeta. La dirección de correo es obligatoria, el nombre es opcional. Si la dirección ya está en la agenda, esa ficha pasa a «Contactos».
Poner orden
Tres acciones en una ficha. La primera es un botón, las otras dos están en el menú «Más acciones» (los tres puntos):
- «Añadir a Contactos» saca a alguien de «Otros contactos» sin esperar a que le escribas.
- «Retirar contacto» lo quita de la agenda compartida, después de que lo confirmes. Se queda 30 días en «Contactos retirados», donde «Restaurar» lo devuelve a su sitio, y también puedes volver a añadirlo desde cualquiera de sus conversaciones, con «Añadir a Contactos».
- «Combinar…» une dos fichas que son la misma persona, algo que pasa cada vez que alguien cambia de dirección. Empieza desde la ficha que quieres conservar y luego busca la otra. Antes de guardar nada, Trupeo muestra lo que conserva la ficha combinada, y donde las dos fichas no coinciden eliges el valor que se queda. Esto es definitivo, a diferencia de retirar.
Trupeo también te sugiere las fichas que parecen la misma persona, en «Duplicados por combinar». Las sugerencias, la combinación, los 30 días de los contactos retirados y la importación o exportación de la agenda en un archivo están en Ordenar la agenda.
Escribir a un grupo de contactos
Un grupo de contactos reúne a las personas a las que escribes a la vez: la junta de una asociación, los padres de un equipo, los socios de un mismo club. Todos los miembros del buzón lo comparten, como el resto de la agenda. Si vienes de Contactos de Google, lo que Google llama una «etiqueta» aquí es un grupo; en Outlook, es una categoría puesta en los contactos.
Crearlo. En «Contactos», la sección «Grupos» de la lista tiene un botón «Nuevo grupo». Ponle un nombre («Nombre del grupo») y luego «Crear el grupo». Dos grupos no pueden tener el mismo nombre.
Meter contactos. Dentro del grupo, «Añadir contactos» abre la búsqueda. Desde la lista, marca varios contactos y luego «Añadir a un grupo». La ficha de un contacto también muestra sus grupos, con la misma acción. Las personas añadidas a un grupo pasan a tus contactos, aunque nunca les hayas escrito. «Quitar del grupo» saca a alguien del grupo sin borrarlo de la agenda, y «Eliminar el grupo» elimina el grupo: sus contactos se quedan en tu agenda.
Escribirle. En «Nuevo correo» o en una respuesta, escribe el nombre del grupo en Para, Cc o CCO y elígelo en las sugerencias. Aparece como un solo destinatario, con su nombre y su número de contactos. Su menú ofrece «Ver direcciones» para ver cada dirección, y «Pasar a Para», «Pasar a Cc» y «Pasar a CCO» para moverlo. «Quitar el grupo» lo quita del correo.
Por qué en CCO por defecto. Un grupo puesto en Para o en Cc mostraría la dirección de cada persona a todas las demás, algo que nadie quiere dar a veinte o treinta desconocidos. Trupeo lo pone en CCO y lo dice: «Grupo añadido en CCO: nadie ve las direcciones de los demás». La decisión sigue siendo tuya, con «Pasar a Para» o «Pasar a Cc».
Los límites. Un correo admite como máximo 500 destinatarios con Gmail y Microsoft, 100 con los demás servicios de correo, contando Para, Cc y CCO juntos. Cuando te acercas, aparece un contador («450 de 500 destinatarios»); pasado el límite, Trupeo no deja enviar. Para un grupo más grande, escribe en varios correos.
En la conversación, el historial guarda una huella del envío: «enviado al grupo Junta (12)», con el número de contactos que tenía el grupo en ese momento.
Mantener los contactos al día con Contactos de Google o con Outlook
Si el buzón es de Gmail o de Google Workspace, Trupeo mantiene su agenda igual que la de Contactos de Google, en los dos sentidos, desde la conexión. Para un buzón de Outlook o Microsoft 365, es la de Outlook. Cuando el buzón se conecta, Google o Microsoft piden el permiso que hace falta para esto: leer y cambiar los contactos de la cuenta. El propietario encuentra el ajuste en los ajustes del buzón, en la página «Contactos»: «Mantener los contactos al día con Contactos de Google» (o «Mantener los contactos al día con Outlook»). Los miembros solo ven la línea «Al día con Contactos de Google» (o «Al día con Outlook») bajo el título de la agenda.
Un buzón conectado antes. Si el buzón se conectó antes de que Trupeo pidiera los contactos al conectar, su propietario ve una invitación arriba en la agenda: «Mantén estos contactos al día con Contactos de Google.» (o «Mantén estos contactos al día con Outlook.»), con «Permitir» y «Ahora no». «Permitir» lleva a la página de Google o de Microsoft para dar el permiso, y luego de vuelta a la agenda. Mientras el propietario no responda, la próxima vez que se reconecte el buzón, sea el propietario o un miembro quien lo haga, también se piden los contactos. «Ahora no» quita la invitación para siempre, y entonces al reconectar tampoco se piden los contactos; el interruptor de los ajustes sigue ahí. Los miembros no ven la invitación.
- Qué pasa de un lado a otro: los contactos que añadiste o conservaste a propósito, no todas las personas a las que el buzón ha escrito alguna vez. Un contacto añadido o cambiado en un lado llega al otro.
- Grupos: un grupo de contactos de Trupeo se convierte en una etiqueta en Contactos de Google, o en una categoría puesta en los contactos en Outlook, y al revés.
- Retirar un contacto: retirarlo en Trupeo también lo elimina en Contactos de Google o en Outlook, y al revés. Contactos de Google guarda un contacto eliminado en su papelera durante 30 días, Outlook en Elementos eliminados: puedes recuperarlo desde ahí. Eliminar un grupo elimina el grupo en los dos lados, no los contactos que reunía.
- Detener: el mismo interruptor, con una confirmación. Trupeo deja entonces de leer y de escribir los contactos. Los contactos se quedan en los dos lados; simplemente dejan de mantenerse iguales. Trupeo recuerda que lo detuviste: reconectar el buzón no lo vuelve a activar.
Si el propietario deja sin marcar la casilla de los contactos en la página de Google al conectar el buzón, Trupeo lo toma como un no: el ajuste sigue desactivado, y reconectar el buzón no lo vuelve a preguntar. Si el propietario lo activó aquí y luego Google o Microsoft no dieron acceso a los contactos, la sección lo dice y ofrece volver a intentarlo. Si hay que reconectar el buzón, las actualizaciones se reanudan en cuanto se reconecta. Si el buzón ya no puede hacerlo, la sección dice por qué y solo ofrece «Detener».
Tres cosas más que conviene saber, todas sobre Outlook:
- Las direcciones compartidas o delegadas no están incluidas. Una dirección que abres a través de otra cuenta de Microsoft 365 no tiene sección «Contactos»: Trupeo no puede mantener sus contactos al día, aunque Microsoft mostrara el permiso de los contactos al conectarla.
- Outlook tiene menos sitio que Trupeo. Guarda tres direcciones de correo sin su tipo, un número de móvil, dos números del trabajo y dos de casa, una dirección postal de casa, una del trabajo y otra más, un sitio web, y un cumpleaños solo con su año. Un número de otro tipo ocupa un hueco libre del trabajo o de casa, y Outlook lo guarda con ese tipo. Los campos y los otros datos también van a Outlook, que los guarda para Trupeo sin mostrarlos. Lo que no cabe se queda en Trupeo, sin borrarse, y la ficha lo dice: «Outlook solo guarda una parte de este contacto» arriba, y luego una línea bajo cada valor afectado, por ejemplo «Se guarda en Outlook como número del trabajo» o «No se guarda en Outlook: no queda sitio». Trupeo solo lee la carpeta principal de contactos.
- Una categoría también puede ser una categoría de correo. Si hay correos con la categoría de un grupo, eliminar o renombrar ese grupo en Trupeo la quita de los contactos, pero la deja en esos correos y en la lista de categorías de Outlook.
Campos y otros datos
Una asociación quiere saber quién ha pagado la cuota del año, quién forma parte de la junta, cuál es el número de licencia de cada persona. En lugar de escribirlo en la nota, que nadie puede filtrar, la ficha tiene dos sitios para eso.
Los campos, para todo el buzón. El propietario los define una vez, y todos los contactos los tienen. Están en los ajustes del buzón, en la página «Contactos», en la sección «Campos de los contactos», y «Nuevo campo» crea uno: un nombre y luego un tipo, que ya no puede cambiar. Los tipos son «Texto», «Número», «Fecha», «Opción única», «Opción múltiple», «Enlace» y «Sí / no». Un buzón admite hasta 50 campos, y la sección dice cuántos quedan antes de llegar al máximo.
Cada campo tiene sus botones: «Subir» y «Bajar» cambian su sitio en la ficha, «Renombrar» cambia su nombre, «Editar opciones» añade o quita opciones (la ventana dice cuántos contactos tienen una opción antes de quitarla) y «Eliminar» lo quita. Eliminar un campo no pierde nada: cada valor se convierte en un dato de su contacto, con el nombre del campo, y la confirmación dice cuántos.
En la ficha, los campos están en la sección «Campos», y cualquier miembro los rellena, no solo el propietario. Un campo vacío es una línea discreta que se abre con un clic; más allá de seis campos vacíos, los demás esperan detrás de «4 campos más» (por ejemplo).
Otros datos, para un solo contacto. En la sección «Otros datos» de la ficha, cualquier miembro añade un nombre y un valor, sin nada que configurar. Un nombre que ya es el de un campo se rechaza, y la ficha lleva al campo.
Convertirlo en campo. Cuando varios contactos tienen el mismo dato, el propietario puede convertirlo en un campo. Bajo la lista de campos, «Datos usados en los contactos» muestra los nombres más usados; «Convertir en campo» abre una ventana que propone un tipo, dice cuántos valores encajan con él y luego los pasa al campo. Un valor que no encaja con el tipo no se pierde: sigue siendo un dato del contacto, marcado «No encaja con el tipo del campo» en su ficha, y el informe enlaza con cada una de esas fichas.
Filtrar la lista. Si el buzón tiene un campo de opciones o un campo «Sí / no», la lista de contactos tiene «Filtrar por campo»: una respuesta, como Tesorero para el cargo, o «Sin rellenar». El filtro se queda en la dirección de la página, y «Quitar filtro» lo quita. Cuando nadie coincide, la lista dice «Ningún contacto coincide con este filtro».
Qué se comparte y qué no
La agenda pertenece al buzón, no a ti. Todos los miembros ven los mismos contactos, las mismas notas, los mismos números. Si tienes dos buzones conectados, cada uno tiene su agenda: los contactos de la dirección de contacto no se mezclan con los de la dirección de selección de personal.
Siguiente paso
Para escribir a un contacto desde su ficha, consulta Responder, reenviar, escribir.