Das gemeinsame Adressbuch

Ein Adressbuch müssen Sie nicht anlegen. Trupeo leitet es aus Ihren E-Mails ab: Wer dem gemeinsamen Postfach schreibt oder vom Postfach eine E-Mail bekommt, erscheint darin.

Am Computer steht „Kontakte“ oben in der linken Spalte, direkt unter „Benachrichtigungen“. Auf dem Handy steht es als Erstes unter „Mehr“, direkt unter dem Postfach.

Zwei Stufen und die Regel, die sie trennt

Die Kontakte sind auf zwei Listen verteilt, und der Unterschied hat nichts damit zu tun, ob jemand für wichtig erklärt wurde:

• Kontakte: die Personen, denen Sie geschrieben haben.
• Weitere Kontakte: die Personen, die Ihnen geschrieben und nie eine Antwort bekommen haben.

Das ist die ganze Regel. Wenn Sie jemandem antworten, wechselt die Person automatisch in „Kontakte“. Diese Sortierung erledigt die Arbeit, die niemand von Hand machen will: Jemand, mit dem Sie seit zwei Jahren zu tun haben, landet von selbst auf einer anderen Liste als der Absender eines Newsletters.

Der Tab „Alle“ zeigt beide Listen zusammen. Drei Sortierungen: Neueste, Häufigste, A-Z. Das Feld „Kontakte durchsuchen“ filtert die Liste.

Die erste Befüllung

Wenn ein Postfach verbunden wird, geht Trupeo die älteren E-Mails durch und zeigt ein Banner, das die bisher gelesenen E-Mails zählt, zum Beispiel „Import läuft: 1.250 frühere E-Mails gelesen.“ Die Kontakte erscheinen nach und nach, Sie müssen also auf nichts warten.

Die Kontaktkarte

Eine Kontaktkarte enthält, was Trupeo selbst ermittelt hat und was Sie ergänzen: Name, Organisation, Position, eine oder mehrere Telefonnummern, eine Notiz und die Liste der Konversationen mit der Person (Betreff, Vorschau, Datum). Wenn es viele sind, findet „Alle Konversationen ansehen“ sie im Postfach.

Die Kontaktkarte liest sich wie eine Visitenkarte. Jeder Teil (Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Postanschriften…) hat einen eigenen Button „Bearbeiten“, der nur diesen Teil öffnet: „Speichern“ behält Ihre Änderungen, „Abbrechen“ verwirft sie. Was die Kontaktkarte noch nicht enthält (Vor- und Nachname, Geburtstag, Postanschrift, Website), fügen Sie mit dem Button „Hinzufügen“ hinzu, oben auf der Kontaktkarte neben „Neue E-Mail“.

Die Notiz ist gemeinsam. Nach 17 Uhr zurückrufen, nicht mehr nachfassen, läuft immer über seinen Steuerberater: Ein Mitglied sieht die Notiz, wenn es die Kontaktkarte öffnet, und auch oben in jeder Konversation mit dieser Person. Das ist dasselbe Prinzip wie eine Notiz fürs Team, nur für eine Person statt für eine E-Mail.

Eine Person kann mehrere Adressen haben. „E-Mail-Adresse hinzufügen“ sammelt sie auf einer Kontaktkarte, und „Zur Hauptadresse machen“ wählt die Adresse, die angezeigt wird. Ein Kontakt behält immer mindestens eine Adresse.

„Neue E-Mail“ oben auf der Kontaktkarte öffnet eine neue E-Mail, die schon an diese Person adressiert ist, an ihre Hauptadresse. „Schreiben“ neben jeder Adresse öffnet eine neue E-Mail an genau diese Adresse.

In einer Konversation

In einer geöffneten E-Mail öffnen der Name der Person, die sie geschrieben hat, und jede Adresse unter diesem Namen eine Vorschau ihrer Kontaktkarte: Position und Organisation, wenn Sie sie eingetragen haben, die Adresse, wie viele Konversationen Sie mit der Person hatten, die Notiz der Kontaktkarte und „Kontakt ansehen“ für die ganze Kontaktkarte. Alle Empfänger stehen unter dem Namen, und jeder öffnet sich auf dieselbe Weise. Die Adresse eines Kontakts ist gepunktet unterstrichen: Ein Klick öffnet die Vorschau, mit gedrückter Maustaste markieren Sie die Adresse, um sie zu kopieren.

Mit der Maus erscheint die Vorschau, wenn der Mauszeiger einen Moment auf dem Namen ruht, und verschwindet, wenn Sie ihn wegbewegen; ein Klick hält die Vorschau offen, die Esc-Taste schließt sie. Mit der Tastatur erscheint die Vorschau, wenn der Name den Fokus hat, und die Eingabetaste führt hinein. Auf dem Handy öffnet ein Tippen auf einen Namen dieselbe Vorschau unten auf dem Bildschirm.

Jemand, den Sie aus dem Adressbuch entfernt hatten, erscheint dort mit einem Button „Zu den Kontakten“.

Jemanden von Hand hinzufügen

„Neuer Kontakt“ ist für den Fall, dass Sie die Kontaktkarte schon vor dem ersten Austausch brauchen: ein Interessent, den Sie auf einer Messe getroffen haben, ein Lieferant, der Ihnen seine Visitenkarte gegeben hat. E-Mail-Adresse erforderlich, Name optional. Steht die Adresse schon im Adressbuch, wechselt diese Kontaktkarte in „Kontakte“.

Aufräumen

Drei Aktionen auf einer Kontaktkarte. Die erste ist ein Button, die beiden anderen stehen im Menü „Weitere Aktionen“ (die drei Punkte):

• „Zu den Kontakten“ holt jemanden aus „Weitere Kontakte“, ohne dass Sie der Person erst schreiben müssen.
• „Kontakt entfernen“ nimmt die Person nach Ihrer Bestätigung aus dem gemeinsamen Adressbuch. Die Person bleibt 30 Tage in „Entfernte Kontakte“, wo „Wiederherstellen“ sie zurückholt, und Sie können sie auch aus jeder ihrer Konversationen wieder hinzufügen, mit „Zu den Kontakten“.
• „Zusammenführen…“ vereint zwei Kontaktkarten derselben Person, was immer dann vorkommt, wenn jemand die Adresse wechselt. Starten Sie es auf der Kontaktkarte, die bleiben soll, und suchen Sie dann die andere. Bevor etwas gespeichert wird, zeigt Trupeo, was die zusammengeführte Kontaktkarte behält, und wo sich die beiden Kontaktkarten widersprechen, wählen Sie den Wert, der bleibt. Das ist endgültig, anders als das Entfernen.

Trupeo schlägt außerdem die Kontaktkarten vor, die anscheinend zur selben Person gehören, in „Duplikate zum Zusammenführen“. Die Vorschläge, das Zusammenführen, die 30 Tage der entfernten Kontakte und den Import oder Export des Adressbuchs als Datei finden Sie unter Das Adressbuch aufräumen.

An eine Kontaktgruppe schreiben

Eine Kontaktgruppe vereint Personen, denen Sie gemeinsam schreiben: den Vorstand eines Vereins, die Eltern einer Mannschaft, die Mitglieder eines Clubs. Alle Mitglieder des Postfachs teilen die Gruppe, wie den Rest des Adressbuchs. Wenn Sie bisher Google Kontakte genutzt haben: Was Google ein „Label“ nennt, ist hier eine Gruppe; in Outlook ist es eine Kategorie auf den Kontakten.

Eine Gruppe erstellen. In „Kontakte“ hat der Abschnitt „Gruppen“ der Liste einen Button „Neue Gruppe“. Geben Sie einen Namen ein („Name der Gruppe“) und wählen Sie dann „Gruppe erstellen“. Zwei Gruppen können nicht denselben Namen haben.

Kontakte hinzufügen. In der Gruppe öffnet „Kontakte hinzufügen“ die Suche. In der Liste haken Sie mehrere Kontakte an und wählen dann „Zu einer Gruppe hinzufügen“. Eine Kontaktkarte zeigt auch ihre Gruppen, mit derselben Aktion. Personen, die Sie einer Gruppe hinzufügen, kommen zu Ihren Kontakten, auch wenn Sie ihnen nie geschrieben haben. „Aus der Gruppe entfernen“ nimmt jemanden aus der Gruppe, ohne die Person aus dem Adressbuch zu löschen, und „Gruppe löschen“ löscht die Gruppe: Die Kontakte der Gruppe bleiben in Ihrem Adressbuch.

An die Gruppe schreiben. In „Neue E-Mail“ oder in einer Antwort tippen Sie den Namen der Gruppe in An, Cc oder Bcc und wählen ihn aus den Vorschlägen. Die Gruppe erscheint als ein einziger Empfänger, mit ihrem Namen und der Zahl ihrer Kontakte. Das Menü der Gruppe bietet „Adressen anzeigen“, um jede Adresse zu sehen, und „In „An“ verschieben“, „In „Cc“ verschieben“ und „In „Bcc“ verschieben“, um die Gruppe zu verschieben. „Gruppe Vorstand entfernen“ (mit dem Namen der Gruppe, hier Vorstand) nimmt die Gruppe aus der E-Mail.

Warum standardmäßig Bcc. Eine Gruppe in An oder Cc würde jedem die Adressen aller anderen zeigen, und die will niemand zwanzig oder dreißig Fremden geben. Trupeo setzt die Gruppe deshalb in Bcc und sagt es: „Gruppe in Bcc hinzugefügt: Niemand sieht die Adressen der anderen“. Die Wahl bleibt bei Ihnen, mit „In „An“ verschieben“ oder „In „Cc“ verschieben“.

Die Grenzen. Eine E-Mail hat höchstens 500 Empfänger bei Gmail und Microsoft, 100 bei anderen E-Mail-Anbietern, An, Cc und Bcc zusammengezählt. Wenn Sie sich der Grenze nähern, erscheint ein Zähler („450 von 500 Empfängern“); darüber verweigert Trupeo das Senden. Für eine größere Gruppe verteilen Sie die Empfänger auf mehrere E-Mails.

In der Konversation hält der Verlauf das Senden fest: „an die Gruppe Vorstand (12) gesendet“, mit der Zahl der Kontakte, die die Gruppe in diesem Moment hatte.

Kontakte mit Google Kontakte oder Outlook aktuell halten

Ist das Postfach eine Adresse bei Gmail oder Google Workspace, hält Trupeo sein Adressbuch und das in Google Kontakte auf demselben Stand, in beide Richtungen, ab der Verbindung. Bei einer Adresse bei Outlook oder Microsoft 365 ist es das Adressbuch in Outlook. Beim Verbinden des Postfachs fragt Google oder Microsoft nach der Berechtigung, die dafür nötig ist: die Kontakte des Kontos lesen und ändern. Der Inhaber findet die Einstellung in den Einstellungen des Postfachs, auf der Seite „Kontakte“: „Kontakte mit Google Kontakte aktuell halten“ (oder „Kontakte mit Outlook aktuell halten“). Mitglieder sehen nur die Zeile „Mit Google Kontakte aktuell“ (oder „Mit Outlook aktuell“) unter dem Titel des Adressbuchs.

Ein früher verbundenes Postfach. Wurde das Postfach verbunden, bevor Trupeo beim Verbinden nach den Kontakten fragte, sieht der Inhaber oben im Adressbuch eine Einladung: „Halten Sie diese Kontakte mit Google Kontakte aktuell.“ (oder „Halten Sie diese Kontakte mit Outlook aktuell.“), mit „Erlauben“ und „Nicht jetzt“. „Erlauben“ führt zur Seite von Google oder Microsoft, um die Berechtigung zu geben, und dann zurück zum Adressbuch. Solange der Inhaber nicht geantwortet hat, fragt auch das nächste Neuverbinden des Postfachs, durch den Inhaber oder durch ein Mitglied, nach den Kontakten. „Nicht jetzt“ legt die Einladung endgültig weg, und ein Neuverbinden fragt dann auch nicht nach den Kontakten; der Schalter in den Einstellungen bleibt da. Mitglieder sehen die Einladung nicht.

• Was übertragen wird: die Kontakte, die Sie bewusst hinzugefügt oder behalten haben, nicht jede Person, der das Postfach je geschrieben hat. Ein Kontakt, der auf einer Seite hinzugefügt oder geändert wird, kommt auf der anderen an.
• Gruppen: Eine Kontaktgruppe in Trupeo wird zu einem Label in Google Kontakte oder zu einer Kategorie auf den Kontakten in Outlook, und umgekehrt.
• Einen Kontakt entfernen: Wenn Sie ihn in Trupeo entfernen, wird er auch in Google Kontakte oder in Outlook gelöscht, und umgekehrt. Google Kontakte behält einen gelöschten Kontakt 30 Tage im Papierkorb, Outlook im Ordner Gelöschte Elemente: Dort können Sie ihn zurückholen. Eine Gruppe zu löschen löscht die Gruppe auf beiden Seiten, nicht die Kontakte, die sie vereint hat.
• Beenden: derselbe Schalter, mit einer Bestätigung. Trupeo hört dann ganz auf, die Kontakte zu lesen und zu schreiben. Die Kontakte bleiben auf beiden Seiten; sie werden nur nicht mehr gleich gehalten. Trupeo merkt sich das Beenden: Ein Neuverbinden des Postfachs schaltet es nicht wieder ein.

Lässt der Inhaber beim Verbinden des Postfachs das Kästchen für die Kontakte auf der Seite von Google leer, versteht Trupeo das als Nein: Die Einstellung bleibt aus, und ein Neuverbinden des Postfachs fragt nicht noch einmal. Hat der Inhaber die Einstellung hier eingeschaltet und Google oder Microsoft danach keinen Zugriff auf die Kontakte gegeben, sagt der Abschnitt das und bietet einen neuen Versuch an. Muss das Postfach neu verbunden werden, geht das Aktualisieren weiter, sobald das geschehen ist. Kann das Postfach das nicht mehr, sagt der Abschnitt, warum und bietet nur noch „Beenden“ an.

Drei weitere Punkte, alle zu Outlook:

• Gemeinsame oder delegierte Adressen sind nicht abgedeckt. Eine Adresse, die ein anderes Microsoft-365-Konto für Sie öffnet, hat keinen Abschnitt „Kontakte“: Trupeo kann ihre Kontakte nicht aktuell halten, auch wenn Microsoft beim Verbinden die Berechtigung für Kontakte angezeigt hat.
• Outlook hat weniger Platz als Trupeo. Outlook behält drei E-Mail-Adressen ohne ihren Typ, eine Mobilnummer, zwei geschäftliche und zwei private Nummern, eine private, eine geschäftliche und eine weitere Postanschrift, eine Website und einen Geburtstag nur mit Jahr. Eine Nummer eines anderen Typs nimmt einen freien geschäftlichen oder privaten Platz ein, und Outlook ordnet sie diesem Typ zu. Felder und weitere Angaben gehen ebenfalls an Outlook, das sie für Trupeo aufbewahrt, ohne sie anzuzeigen. Was nicht passt, bleibt in Trupeo, ohne gelöscht zu werden, und die Kontaktkarte sagt es: oben „Outlook behält nur einen Teil dieses Kontakts“, dann eine Zeile unter jedem betroffenen Wert, zum Beispiel „In Outlook als geschäftliche Nummer übernommen“ oder „Nicht in Outlook übernommen: kein Platz mehr“. Trupeo liest nur den Hauptordner der Kontakte.
• Eine Kategorie kann auch eine E-Mail-Kategorie sein. Tragen E-Mails die Kategorie einer Gruppe, entfernt das Löschen oder Umbenennen dieser Gruppe in Trupeo die Kategorie von den Kontakten, lässt sie aber auf diesen E-Mails und in der Kategorienliste von Outlook.

Felder und weitere Angaben

Ein Verein will wissen, wer den Jahresbeitrag bezahlt hat, wer im Vorstand sitzt, welche Lizenznummer jede Person hat. Statt das in die Notiz zu schreiben, nach der niemand filtern kann, hat die Kontaktkarte zwei Stellen dafür.

Felder für das ganze Postfach. Der Inhaber legt sie einmal fest, und jeder Kontakt hat sie. Die Felder stehen in den Einstellungen des Postfachs, auf der Seite „Kontakte“, im Abschnitt „Kontaktfelder“, und „Neues Feld“ legt eines an: ein Name, dann ein Typ, der sich danach nicht mehr ändern lässt. Die Typen sind „Text“, „Zahl“, „Datum“, „Einzelauswahl“, „Mehrfachauswahl“, „Link“ und „Ja / nein“. Ein Postfach hat bis zu 50 Felder, und der Abschnitt sagt, wie viele noch übrig sind, bevor die Grenze erreicht ist.

Jedes Feld hat seine Buttons: „Nach oben“ und „Nach unten“ ändern seinen Platz auf der Kontaktkarte, „Umbenennen“ ändert seinen Namen, „Optionen bearbeiten“ fügt Optionen hinzu oder entfernt sie (das Fenster sagt, wie viele Kontakte eine Option haben, bevor sie entfernt wird), und „Löschen“ entfernt das Feld. Beim Löschen eines Felds geht nichts verloren: Jeder Wert wird zu einer Angabe seines Kontakts, unter dem Namen des Felds, und die Bestätigung sagt, wie viele.

Auf der Kontaktkarte stehen die Felder im Abschnitt „Felder“, und jedes Mitglied füllt sie aus, nicht nur der Inhaber. Ein leeres Feld ist eine unauffällige Zeile, die sich mit einem Klick öffnet; nach sechs leeren Feldern warten die übrigen hinter „4 weitere Felder“ (zum Beispiel).

Weitere Angaben für einen Kontakt. Im Abschnitt „Weitere Angaben“ der Kontaktkarte fügt jedes Mitglied einen Namen und einen Wert hinzu, ohne etwas einzurichten. Ein Name, der schon zu einem Feld gehört, wird abgelehnt, und die Kontaktkarte führt zum Feld.

Zum Feld machen. Wenn mehrere Kontakte dieselbe Angabe haben, kann der Inhaber sie in ein Feld umwandeln. Unter der Liste der Felder zeigt „Angaben bei Kontakten“ die am häufigsten verwendeten Namen; „Zum Feld machen“ öffnet ein Fenster, das einen Typ vorschlägt, sagt, wie viele Werte dazu passen, und sie dann in das Feld überträgt. Ein Wert, der nicht zum Typ passt, geht nicht verloren: Er bleibt eine Angabe des Kontakts, auf seiner Kontaktkarte markiert mit „Passt nicht zum Feldtyp“, und der Bericht verlinkt jede dieser Kontaktkarten.

Die Liste filtern. Hat das Postfach ein Auswahlfeld oder ein Feld „Ja / nein“, bietet die Kontaktliste „Nach Feld filtern“: eine Antwort, zum Beispiel Kassenwart für die Rolle, oder „Nicht ausgefüllt“. Der Filter bleibt in der Adresse der Seite, und „Filter entfernen“ hebt ihn auf. Wenn niemand passt, sagt die Liste „Kein Kontakt passt zu diesem Filter“.

Was geteilt wird und was nicht

Das Adressbuch gehört zum Postfach, nicht zu Ihnen. Jedes Mitglied sieht dieselben Kontakte, dieselben Notizen, dieselben Nummern. Wenn Sie zwei Postfächer verbunden haben, hat jedes sein eigenes Adressbuch: Die Kontakte der Kontaktadresse mischen sich nicht mit denen der Bewerbungsadresse.

Nächster Schritt

Wie Sie einem Kontakt von seiner Kontaktkarte aus schreiben, lesen Sie in Antworten, weiterleiten, schreiben.