In einem gemeinsamen Postfach wirft eine Signatur eine Frage auf, der andere Werkzeuge ausweichen: Wer unterschreibt? Die Person, die schreibt, oder die Organisation? Trupeos Antwort: beide, untereinander.
Zwei Signaturen, nicht eine
Ihre kommt zuerst, direkt unter Ihrem Text. Die des Postfachs kommt darunter: die Organisation, die Adresse, die zentrale Telefonnummer, die Pflichtangaben. Beide werden an Antworten, Weiterleitungen und neue E-Mails angefügt.
Sie können von beiden mehrere haben, jede mit einem Namen, und aus jeder Liste wird eine standardmäßig verwendet. Sie können auch nur eine Ebene ausfüllen: Ein gemeinsames Postfach, in dem alle mit Das Team unterschreiben, braucht nur die des Postfachs, und in einer kleinen Organisation, in der eine einzige Person antwortet, kann diese Person alles in ihre eigene schreiben.
Ihre Signaturen
Öffnen Sie „Einstellungen“ und dann in der Gruppe „Ihr Konto“ die Seite „Signatur“. Unter „Meine Signaturen“ steht bei jeder Signatur ihr Name, und bei der standardmäßig verwendeten steht „Standard“. Ihr Menü „⋯“ bietet „Bearbeiten“, das sie direkt unter ihrer Zeile mit ihrem Namen und dem Editor öffnet, „Als Standard“, das ändert, welche verwendet wird, und „Löschen“; „Signatur speichern“ speichert sie. „Neue Signatur“ über der Liste fügt eine hinzu, zum Beispiel eine kurze für schnelle Antworten oder eine für den Urlaub. Wenn Sie die Standardsignatur löschen, fragt Trupeo, welche an ihre Stelle tritt. Niemand sonst kann Ihre Signaturen sehen oder ändern.
Nur für Sie in einem Postfach
Wenn Sie zu mehreren Postfächern gehören, möchten Sie vielleicht in einem mit Ihrem eigenen Namen unterschreiben und in einem anderen als Team. Öffnen Sie „Einstellungen“ und dann in der Gruppe „Nur für Sie in diesem Postfach“ die Seite „Ihre Einstellungen hier“: Die Seite ist nach der Adresse des Postfachs benannt. Jedes Mitglied hat diese Seite, ob Inhaber oder nicht.
- „Meine Standardsignatur hier“ legt fest, welche Signatur standardmäßig verwendet wird, wenn Sie aus diesem Postfach schreiben: Ihre Standardsignatur, eine andere Ihrer Signaturen oder „Keine persönliche Signatur hier“ (dann geht nur die Signatur des Postfachs hinaus). Wählen Sie eine Option und dann „Speichern“.
- „Meine Signaturen für dieses Postfach“ enthält Signaturen, die nur für dieses Postfach geschrieben sind: Trupeo bietet sie nirgendwo sonst an. Wenn Sie das Postfach verlassen, werden sie gelöscht.
Die Signaturen des Postfachs
Diese Signaturen stehen in den Einstellungen des Postfachs: Gruppe „Dieses Postfach“, Seite „Versand“, Bereich „Signaturen des Postfachs“. Die Inhaber legen sie an, benennen sie und wählen die Standardsignatur, genau wie bei Ihren; die anderen Mitglieder lesen sie dort. Jede Person unterschreibt mit der Standardsignatur, es sei denn, sie wählt in einer E-Mail eine andere.
Jede dieser Seiten endet mit einem Block „Was Ihre Empfänger sehen“, der eine E-Mail so zeigt, wie sie verschickt wird, mit ihren beiden Signaturen.
Ihre Gmail-Signatur übernehmen
Bei einem Gmail-Postfach bietet die Seite „Versand“ neben dem Titel der Signaturen des Postfachs „Die aus Gmail übernehmen“ an. Die Schaltfläche kopiert die Signatur, die Gmail für die Adresse des Postfachs hat, mit ihren Farben, Schriften und Bildern, in die Signatur, die Sie gerade bearbeiten, oder in eine neue, wenn keine geöffnet ist. Trupeo lädt die Bilder herunter und speichert sie selbst.
Dabei wird noch nichts gespeichert: Trupeo zeigt „Ihre Gmail-Signatur ist im Editor. Prüfen Sie sie und speichern Sie sie dann.“ Wenn Ihnen das Ergebnis nicht gefällt und im Editor schon eine Signatur stand, stellt „Zur vorherigen Signatur zurück“ diese wieder her.
Einige Sonderfälle:
- Wenn Gmail für diese Adresse keine Signatur hat, sagt Trupeo das und lässt den Editor unverändert.
- Ein Bild, das Trupeo nicht holen konnte, wird entfernt, und Trupeo sagt es Ihnen: Fügen Sie es mit „Logo einfügen“ wieder ein.
- Es ist eine einmalige Kopie. Wenn Sie Ihre Signatur später in Gmail ändern, bleibt die in Trupeo, wie sie ist: Übernehmen Sie sie erneut.
Bei einem Outlook-, Microsoft-365- oder IMAP-Postfach gibt es die Schaltfläche nicht: Microsoft gibt keinen Zugriff auf Signaturen, und ein IMAP-Server speichert keine. Kopieren Sie Ihre Signatur bei Ihrem E-Mail-Anbieter und fügen Sie sie in den Editor ein.
Der Editor
In der Leiste des Editors haben Sie Fett, Kursiv, Link und Bild griffbereit; „Mehr“ fügt Unterstreichen, Textfarbe und Textgröße hinzu, eine Schaltfläche zum Entfernen der Formatierung und „HTML“. Die Bild-Schaltfläche, „Logo einfügen“, fügt ein Bild ein (PNG, JPEG, GIF oder WebP, höchstens 1 MB): Wählen Sie die Datei, Trupeo speichert sie selbst, Sie müssen sie nirgendwo sonst online stellen.
Eine Signatur lässt sich einfügen: Die Tabellen, Farben, Schriften, Größen und Links einer aus Gmail, Outlook oder Word kopierten Signatur bleiben erhalten. Noch keine Signatur? Der kostenlose E-Mail-Signatur-Generator erstellt eine, die Sie hier einfügen. Ein eingefügtes Logo wird weiter von dort geladen, wo es gespeichert war; damit Trupeo es speichert, fügen Sie es stattdessen mit „Logo einfügen“ ein.
„HTML“ unter „Mehr“ wechselt zum Quellcode, praktisch, wenn Sie die Signatur als Code bekommen haben. „Editor“ kehrt zur normalen Ansicht zurück. Der Block „Was Ihre Empfänger sehen“ unten auf der Seite folgt dem, was Sie tippen, schon bevor Sie speichern.
Erst wenn Sie auf „Signatur speichern“ klicken, gilt die Änderung. „Abbrechen“ schließt die Signatur und behält die gespeicherte.
Die Signatur einer E-Mail wählen
Unter dem Editor einer Antwort, einer Weiterleitung oder einer neuen E-Mail zeigt eine Schaltfläche „Signatur:“, welche Signaturen verwendet werden, zum Beispiel Claire + Zollteam. Die Schaltfläche öffnet eine Liste in zwei Teilen: „Meine Signaturen“, Ihre und die für dieses Postfach, und „Signatur des Postfachs“, die des Postfachs. Jeder Teil bietet auch „Keine“ an. Ihre Wahl gilt sofort und nur für diese E-Mail; die nächste beginnt wieder mit den Standardsignaturen. Auf dem Handy öffnet sich die Liste im Vollbild.
Unter der Schaltfläche erscheinen die Signaturen so, wie sie aussehen werden, und ein Screenreader sagt in Worten, welche Signaturen verwendet werden, etwa „Signiert: Claire + Zollteam“, oder „Diese E-Mail wird ohne Signatur gesendet.“ Wenn eine in einem Entwurf gewählte Signatur inzwischen gelöscht wurde, sagt Trupeo das und setzt keine andere an ihre Stelle.
Es ist eine Vorschau, kein Feld. Die Signatur wird nicht in Ihren Text eingefügt: Trupeo fügt sie beim Senden der E-Mail an. Sie können sie also weder versehentlich mitlöschen, wenn Sie den ganzen Text markieren, noch für eine einzelne E-Mail nachbessern: Um eine Signatur zu ändern, gehen Sie über die Einstellungen. „Keine“ im Menü sendet die E-Mail ganz ohne Signatur: siehe Antworten, weiterleiten, schreiben.
Wenn Sie mit dem bisherigen Verlauf antworten, stehen die Signaturen direkt unter Ihrer Antwort, über der zitierten E-Mail, wie in einem gewöhnlichen E-Mail-Programm. Ihr Empfänger liest, was Sie geschrieben haben, dann, wer unterschreibt, dann den früheren Austausch.
Der Absendername
Auf derselben Seite „Versand“ legt der Bereich „Absendername“ den Namen fest, der bei Ihren Empfängern neben der Adresse des Postfachs erscheint, zum Beispiel den Namen Ihrer Organisation. Alle senden unter diesem Namen. „Ändern“ öffnet ihn in seiner Zeile. Lassen Sie ihn leer, um nur mit der Adresse zu senden: Die Zeile zeigt dann „Kein Absendername“. Trupeo zeigt Ihnen dort, was Ihre Empfänger lesen. Dieser Name ist auch der Name des Postfachs in Trupeo, oben in der Spalte und im Menü des Postfachs.
Bei einem Postfach, das über Microsoft sendet (Outlook, Microsoft 365), ist dieser Name nicht garantiert: Ihre Empfänger sehen womöglich stattdessen den Namen des Microsoft-Kontos, besonders Personen in Ihrer eigenen Microsoft-365-Organisation. Dieser Name wird im Microsoft 365 Admin Center geändert, oder bei einer Outlook.com-Adresse auf account.microsoft.com.
Die Zeile Gesendet mit Trupeo
Während der Testphase erscheint unter Ihren Signaturen eine Zeile: Gesendet mit Trupeo, dem gemeinsamen Postfach für kleine Teams · 30 Tage kostenlos testen, mit einem Link zur Website von Trupeo. Der Schalter dafür ist auf der Seite „Versand“, Bereich „Trupeo-Hinweis“. Während der Testphase bleibt er eingeschaltet und gesperrt, mit dem Hinweis „Lässt sich mit einem bezahlten Tarif ausschalten.“
Sobald das Abonnement aktiv ist, bleibt die Zeile, bis Sie sie ausschalten: Legen Sie den Schalter um. Die Änderung wird sofort gespeichert. Siehe Testphase, Abonnement und Rabatte.
Sobald das Abonnement aktiv ist, trägt der Link der Zeile auch den Empfehlungslink dieses Postfachs: Sobald ein Team, das sich darüber anmeldet, seinen ersten Monat bezahlt, bekommen dieses Postfach und dieses Team je einen Gratismonat.
Wie es weitergeht
Für alles Weitere, was in eine ausgehende E-Mail gehört, siehe Antworten, weiterleiten, schreiben.