Alles geschieht in den Einstellungen des Postfachs, auf der Seite „Abrechnung“, in der Gruppe „Dieses Postfach“. Nur Inhaber ändern dort etwas. Ein Mitglied kann die Seite öffnen und lesen: Dort steht, ob das Postfach offen oder pausiert ist und wer die Inhaber sind, also die Personen, an die man sich wendet. Ist das Postfach pausiert, benachrichtigt ein Button wie „Marie Bescheid geben“ die Inhaber.
Oben auf der Seite erinnert ein Satz an die Regel: Jedes Postfach wird einzeln bezahlt, pro Monat, zzgl. MwSt.
Die Testphase: dreißig Tage, ohne Karte
Die Testphase dauert dreißig Tage und beginnt, sobald das Postfach verbunden ist. Um sie zu starten, wird keine Karte verlangt.
Das gemeinsame Postfach selbst ist nicht eingeschränkt: Neue E-Mails kommen an, „Ich übernehme“, Notizen fürs Team, Senden, Einladungen, alles funktioniert wie bei einem bezahlten Abonnement. Oben auf der Seite „Abrechnung“ zeigt der Abschnitt „Aktueller Stand“ die Angabe „Kostenlose Testphase“, wie viele Tage noch bleiben und das Enddatum, zum Beispiel „Noch 3 Tage, bis Freitag, 13. März“, dann den Tarif, der danach gilt, und seinen Preis.
Nur eines steht während der Testphase fest, und Ihre Empfänger sehen es: Die kleine Zeile Gesendet mit Trupeo am Ende Ihrer E-Mails bleibt eingeschaltet. Der Schalter dafür befindet sich auf der Seite „Versand“, im Abschnitt „Trupeo-Hinweis“: eingeschaltet und gesperrt, bis Sie ein Abonnement abschließen, mit dem Hinweis „Lässt sich mit einem bezahlten Tarif ausschalten.“
In den letzten sieben Tagen, und nur wenn keine Zahlungsmethode hinterlegt ist, erscheint oben im Postfach eine Zeile: „Ihre Testphase endet in 3 Tagen.“, dann „Ohne Zahlungsmethode sieht das Team die E-Mails in Trupeo nicht mehr.“, mit dem Link „Zahlungsmethode hinzufügen“. In den letzten drei Tagen, ebenfalls nur ohne Zahlungsmethode, erhält der Inhaber außerdem eine Erinnerung per E-Mail und eine Benachrichtigung.
Was am Ende passiert
Mit hinterlegter Zahlungsmethode beginnt das Abonnement am Ende der dreißig Tage von selbst, und die erste Rechnung wird an diesem Tag gestellt. Sie müssen nichts tun.
Ohne Zahlungsmethode wird das Abonnement pausiert und damit auch das Postfach. Statt der E-Mails zeigt jede Ansicht „Abonnement inaktiv“. Der Inhaber liest, was passiert ist, und sieht einen Button „Abonnement reaktivieren“. Ein Mitglied liest, wer das Abonnement reaktivieren kann, zum Beispiel „Marie hat die Rolle Inhaber und kann das Abonnement in den eigenen Einstellungen reaktivieren.“, und sieht einen Button „Marie Bescheid geben“, der ihr eine Benachrichtigung schickt. „Neue E-Mail“ bleibt in der Spalte, aber inaktiv. Die Seite „Abrechnung“ nennt, seit wann, zum Beispiel „Postfach seit Montag, 5. Oktober pausiert: Die Testphase ist vorbei.“, und im Abschnitt „Postfach reaktivieren“ steht in der Zeile „Mit Trupeo weitermachen“ der Button „Zahlungsmethode hinzufügen“. Soll jemand anderes bezahlen, kann ein Inhaber das Postfach auf der Seite „Mitglieder“ an diese Person übergeben, indem er sie zum Inhaber macht: Siehe Ihr Team einladen und eine Rolle wählen.
Zwei Wochen lang bleiben Konversationen, Notizen und wer sich worum kümmert erhalten, und der Zugang kommt zurück, sobald eine Zahlungsmethode hinterlegt ist. Neue E-Mails kommen in der Zwischenzeit allerdings nicht mehr in Trupeo an: Die E-Mails warten bei Ihrem E-Mail-Anbieter, und aus Trupeo lässt sich nichts senden.
Ohne Zahlungsmethode wird das Postfach danach aus Trupeo gelöscht, 14 Tage nach dem Ende der Testphase. Drei Tage nach dem Ende der Testphase erhält jeder Inhaber eine E-Mail, die sagt, wie viele Tage noch bleiben; gelöscht wird das Postfach nie, bevor diese E-Mail verschickt wurde, und nie früher als 11 Tage danach. Gelöscht wird das Postfach in Trupeo: seine Konversationen, Notizen, Kontakte und Einstellungen sowie der Zugriff von Trupeo darauf. Ihr Trupeo-Konto bleibt bestehen, und Ihre E-Mails bleiben bei Ihrem E-Mail-Anbieter.
Schlägt später eine Zahlung fehl, bleibt das Postfach offen, während Stripe die Abbuchung erneut versucht: Die Seite zeigt „Zahlung überfällig“, und der Inhaber sieht oben in der App „Zahlung für Ihr Abonnement fehlgeschlagen“, mit „Zahlungsmethode ändern“. Jeder Inhaber wird außerdem per Benachrichtigung und per E-Mail informiert. Geht die Zahlung nie durch, wird das Postfach pausiert („Postfach pausiert: Die Zahlung ist nicht durchgegangen.“), und wie nach einer Testphase, die ohne Karte endet, wird es dann frühestens 14 Tage später gelöscht.
Ein Abonnement abschließen
In „Aktueller Stand“ öffnet der Button „Zahlungsmethode hinzufügen“ das sichere Zahlungsformular. Eine Bankkarte funktioniert dort immer. Je nachdem, was wir in unserem Stripe-Konto aktiviert haben, kann das Formular auch das SEPA-Lastschriftverfahren anbieten; sehen Sie nur Kartenfelder, nehmen Sie eine Karte.
Über den Kartenfeldern fragt das Formular nach Ihrem „Rechnungsland“, weil die Steuern auf Ihren Rechnungen davon abhängen. Es geht vom Land der Adresse aus, die Sie angegeben haben, sonst von dem Land, das wir beim Verbinden des Postfachs aus Ihrer IP-Adresse abgeleitet haben, sonst von Frankreich, und es sagt dazu, wenn dieses Land nur abgeleitet oder ein Standardwert ist; ändern Sie es, wenn Ihre Organisation ihren Sitz anderswo hat. In den Vereinigten Staaten, Puerto Rico, Kanada und Indien fragt es außerdem nach einer Postleitzahl, von der die Steuern in diesen Ländern abhängen.
Der Preis hängt davon ab, wie viele Personen Zugang zum Postfach haben: 10 € zzgl. MwSt. pro Monat und Postfach für bis zu zwei Personen (Tarif Duo), 20 € zzgl. MwSt. pro Monat und Postfach ab drei Personen (Tarif Team). Jeder Tarif enthält alle Funktionen. „Aktueller Stand“ nennt den geltenden Tarif, seinen Preis und den Grund, zum Beispiel „der Tarif Team, ab 3 Personen“. Was den Tarif ändert, sind Personen, die dazukommen, nicht verschickte Einladungen: Sie wechseln in den höheren Tarif, wenn eine dritte Person die Einladung annimmt, und wieder zurück, wenn jemand entfernt wird, ohne dass Sie etwas tun müssen. Die Einzelheiten stehen auf der Preisseite.
Füllen Sie vor der ersten Rechnung über „Ändern“ den Abschnitt „Angaben auf den Rechnungen“ aus: den Namen auf der Rechnung und die Adresse. Ein Unternehmen oder ein Verein kann auch seine Steuernummer angeben: Das Feld richtet sich nach dem Land, zeigt das erwartete Format und nennt für viele Länder die verlangte Nummer (USt-IdNr. (EU) in der EU, Australian Business Number (ABN) in Australien). Niemand wird abgewiesen, weil er keine hat. Für eine Organisation mit Sitz in der EU außerhalb Frankreichs gilt mit einer gültigen USt-IdNr. das Reverse-Charge-Verfahren; eine Organisation mit Sitz in Frankreich zahlt französische Mehrwertsteuer.
Das Abonnement beenden
Das geschieht im Abschnitt „Gefahrenbereich“, ganz unten auf der Seite: „Abonnement beenden…“ öffnet sich an Ort und Stelle. Trupeo stellt zuerst eine freiwillige Frage, was Sie zu der Entscheidung gebracht hat („Frage überspringen“ überspringt sie), und zeigt dann der Reihe nach und jeweils mit Datum, was passieren wird. Der letzte Button sagt, wann das Ende wirksam wird, „Jetzt beenden“ oder zum Beispiel „Am 13. März beenden“. „Abonnement behalten“ schließt alles wieder.
- Während der Testphase wird das Ende noch am selben Tag wirksam: Das Postfach wird pausiert, und das Team sieht seine E-Mails in Trupeo nicht mehr.
- Ein laufendes Abonnement bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums offen. Bis dahin hebt „Abonnement fortsetzen“ das Ende mit einem Klick auf, ohne dass sich für das Team etwas ändert, und ein Abschnitt wie „Vor dem 13. März“ bietet an, die Daten des Postfachs zu exportieren, mit „Export vorbereiten“.
Danach löscht Trupeo das Postfach: die Notizen, den Verlauf und die Kopien der E-Mails, am Ende des bezahlten Zeitraums oder 14 Tage nach dem Ende, wenn dieses Datum später liegt. Ihre E-Mails selbst bleiben bei Ihrem E-Mail-Anbieter. Bis dahin holt „Abonnement reaktivieren“ alles zurück.
Wenn Sie das Postfach löschen (auf seiner Seite „Allgemein“), endet auch sein Abonnement, und diesmal werden das Postfach und seine Konversationen mit gelöscht.
Preise für Schulen und Vereine
Schulen und Vereine erhalten 50 % Rabatt auf den Preis ihres Tarifs. Konkret: Eine Schule mit zwei Personen zahlt 5 € zzgl. MwSt. statt 10 €, ein Verein mit fünf Personen zahlt 10 € zzgl. MwSt. statt 20 €.
Der Rabatt kommt nicht automatisch, Sie müssen ihn beantragen. Auf der Seite „Abrechnung“, im Abschnitt „Rabatt für Vereine und Schulen“:
- Klicken Sie auf „Rabatt beantragen“: Das Formular öffnet sich an Ort und Stelle.
- Wählen Sie Ihre Organisation, „Ein Verein“ oder „Eine Schule“.
- Hängen Sie einen Nachweis an, als PDF, JPEG oder PNG, höchstens 10 MB. Für einen Verein: seine Satzung oder einen amtlichen Nachweis der Eintragung (in Frankreich die Empfangsbestätigung der Anmeldung). Für eine Schule oder Einrichtung: ein Schreiben mit Briefkopf.
- Klicken Sie auf „Antrag senden“. Vorher wird nichts gesendet.
Der Antrag wird von unserem Team geprüft, er wird nicht automatisch bewilligt. Solange er offen ist, zeigt der Abschnitt zum Beispiel „Antrag gesendet am 2. Oktober“, und Sie erhalten eine E-Mail, sobald eine Entscheidung gefallen ist. Die Testphase läuft in der Zwischenzeit weiter. Sobald der Rabatt gewährt ist, wird der Preis des Tarifs halbiert und der Abschnitt verschwindet: Unter dem Preis steht in „Aktueller Stand“ dann zum Beispiel „Vereinspreis, gewährt am 3. Oktober.“
Wird der Antrag abgelehnt, sagt der Abschnitt das, mit dem Datum, und bietet „Anderen Nachweis senden“ an.
Am besten beantragen Sie den Rabatt während der Testphase, damit er vor der ersten Rechnung gilt. Wird er gewährt, nachdem Sie schon bezahlt haben, wird Ihrem Konto die Hälfte des laufenden Monats gutgeschrieben und von Ihrer nächsten Rechnung abgezogen.
Ihre Rechnungen finden
Im Abschnitt „Rechnungen“ derselben Seite. Die Liste nennt Datum, Betrag und Status jeder Rechnung, mit „PDF herunterladen“ in jeder Zeile. Die letzten zwölf stehen dort.
Während der Testphase gibt es noch nichts herunterzuladen. Ist eine Zahlungsmethode hinterlegt, sagt der Abschnitt, wann die erste Rechnung kommt.
Was abgebucht wird (und nicht, was schon abgebucht wurde), sehen Sie in „Aktueller Stand“: Die Seite kündigt die erste Rechnung oder die nächste Abbuchung an, mit dem Betrag inklusive Steuern und dem Datum, zum Beispiel Nächste Abbuchung: 12 € am 30. Oktober, davon 2 € Steuern. Bis unser Zahlungsdienst geantwortet hat, nennt sie nur das Datum: „Nächste Abbuchung am 30. Oktober.“ Während einer Testphase ohne Zahlungsmethode stellt Stripe am Ende der Testphase keine Rechnung: Die Seite sagt dann, wie die erste Rechnung aussehen wird, wenn Sie vorher eine Zahlungsmethode hinzufügen.