Tout se passe dans les paramètres de la boîte mail, page « Facturation », dans le groupe « Cette boîte mail ». Seuls les propriétaires la règlent. Un membre peut l’ouvrir pour la lire : elle lui dit si la boîte mail est ouverte ou en pause, et qui sont les propriétaires à qui poser ses questions. Quand la boîte mail est en pause, un bouton comme « Prévenir Marie » prévient les propriétaires.
En haut de la page, une phrase rappelle la règle : chaque boîte mail est payée à part, par mois, hors TVA.
L’essai : trente jours, sans carte
L’essai dure trente jours et démarre à la connexion de la boîte mail. Aucune carte n’est demandée pour le lancer.
La boîte mail partagée, elle, n’est pas bridée : l’arrivée des mails, « Je m’en occupe », les notes pour l’équipe, les envois, les invitations, tout fonctionne comme sur un abonnement payant. En haut de la page « Facturation », la section « Où vous en êtes » affiche « Essai gratuit », le nombre de jours qui restent et la date de fin, par exemple « Encore 3 jours, jusqu’au vendredi 13 mars », puis la formule qui s’appliquera ensuite et son prix.
Une seule chose est figée pendant l’essai, et elle se voit de vos destinataires : la petite ligne Envoyé avec Trupeo en bas de vos mails reste affichée. Son interrupteur est sur la page « Envoi », section « Mention Trupeo », allumé et inactif tant que vous n’êtes pas abonné, avec la mention « Désactivable une fois en formule payante. »
Dans les sept derniers jours, et seulement si aucun moyen de paiement n’est enregistré, une ligne s’affiche en haut de la boîte mail : « Votre essai se termine dans 3 jours. », puis « Sans moyen de paiement, l’équipe ne verra plus les mails dans Trupeo. », avec le lien « Ajouter un moyen de paiement ». Dans les trois derniers jours, toujours seulement sans moyen de paiement, le propriétaire reçoit aussi un rappel par mail et une notification.
Ce qui se passe à la fin
Avec un moyen de paiement enregistré, l’abonnement démarre tout seul à la fin des trente jours et la première facture part à cette date. Vous n’avez rien à faire.
Sans moyen de paiement, l’abonnement se met en pause et la boîte mail aussi. À la place des mails, chaque vue affiche « Abonnement inactif ». Le propriétaire lit ce qui s’est passé et un bouton « Réactiver l’abonnement ». Un membre lit qui peut le réactiver, par exemple « Marie, propriétaire de la boîte mail, peut le réactiver depuis ses paramètres. », et un bouton « Prévenir Marie » qui lui envoie une notification. « Nouveau mail » reste dans la colonne, mais inactif. La page « Facturation » dit depuis quand, par exemple « Boîte mail en pause depuis le lundi 5 octobre : l’essai est terminé. », et sa section « Réactiver la boîte mail » propose « Ajouter un moyen de paiement », sur la ligne « Continuer avec Trupeo ». Si c’est quelqu’un d’autre qui doit payer, un propriétaire peut lui confier la boîte mail depuis la page « Membres », en le nommant propriétaire : voir Inviter votre équipe et choisir un rôle.
Pendant deux semaines, les conversations, les notes et qui s’occupe de quoi restent en place, et l’accès revient dès qu’un moyen de paiement est enregistré. En revanche, les nouveaux mails n’arrivent plus dans Trupeo : ils restent chez votre service mail en attendant, et rien ne peut être envoyé depuis Trupeo.
Sans moyen de paiement, la boîte mail est ensuite supprimée de Trupeo, 14 jours après la fin de l’essai. Trois jours après la fin de l’essai, chaque propriétaire reçoit un mail qui dit combien de jours il reste ; la boîte mail n’est jamais supprimée avant que ce mail soit parti, ni moins de 11 jours après. Ce qui est supprimé, c’est la boîte mail dans Trupeo : ses conversations, ses notes, ses contacts et ses réglages, et l’accès de Trupeo à la boîte mail. Votre compte Trupeo reste, et vos mails restent chez votre service mail.
Si un paiement échoue plus tard, la boîte mail reste ouverte pendant que Stripe retente le prélèvement : la page dit « Paiement en retard », et le propriétaire voit « Le paiement de votre abonnement a échoué » en haut de l’application, avec « Changer de moyen de paiement ». Chaque propriétaire en est aussi prévenu par une notification et par un mail. Si le paiement n’aboutit jamais, la boîte mail se met en pause (« Boîte mail en pause : le paiement n’est pas passé. »), et comme après un essai qui se termine sans carte, elle est ensuite supprimée 14 jours plus tard au plus tôt.
S’abonner
Dans « Où vous en êtes », le bouton « Ajouter un moyen de paiement » ouvre le formulaire de paiement sécurisé. La carte bancaire y fonctionne toujours. Le formulaire peut aussi proposer le prélèvement SEPA, selon ce que nous avons activé sur notre compte Stripe ; si vous ne voyez que les champs de carte, passez par la carte.
Au-dessus des champs de carte, le formulaire demande votre « Pays de facturation », parce que les taxes de vos factures en dépendent. Il part du pays de l’adresse que vous avez indiquée, sinon du pays que nous avons déduit de votre adresse IP au moment de connecter la boîte mail, sinon de la France, et il précise quand ce pays n’est qu’une déduction, ou a été mis faute de mieux ; modifiez-le si votre structure est établie ailleurs. Aux États-Unis, à Porto Rico, au Canada et en Inde, il demande aussi un code postal, dont dépendent les taxes dans ces pays.
Le tarif dépend du nombre de personnes qui ont accès à la boîte mail : 10 € HT par mois et par boîte mail jusqu’à deux personnes (formule Duo), 20 € HT par mois et par boîte mail à partir de trois (formule Équipe). Chaque formule comprend toutes les fonctionnalités. « Où vous en êtes » indique la formule qui s’applique, son prix et pourquoi, par exemple « la formule Équipe, à partir de 3 personnes ». Ce qui fait changer la formule, ce sont les arrivées, pas les invitations envoyées : vous changez de formule quand une troisième personne accepte, et vous revenez en arrière quand quelqu’un est retiré, sans manipulation de votre part. Le détail est sur la page Tarifs.
Renseignez la section « Coordonnées sur les factures » avant la première facture, avec « Modifier » : nom sur la facture et adresse. Une entreprise ou une association peut aussi indiquer son numéro fiscal : le champ suit le pays, montre le format attendu et, pour de nombreux pays, nomme le numéro demandé (Numéro de TVA intracommunautaire dans l’UE, Numéro d’entreprise australien (ABN) en Australie). Personne n’est refusé faute d’en avoir un. Pour une structure établie dans l’UE hors de France, un numéro de TVA intracommunautaire valide permet l’auto-liquidation ; une structure établie en France paie la TVA française.
Arrêter l’abonnement
C’est dans la section « Zone de danger », tout en bas de la page : « Arrêter l’abonnement… » s’ouvre sur place. Trupeo pose d’abord une question facultative, ce qui vous a décidé (« Passer cette question » la saute), puis montre, dans l’ordre et avec les dates, ce qui va se passer. Le dernier bouton dit quand l’arrêt prend effet, « Arrêter maintenant » ou par exemple « Arrêter le 13 mars ». « Garder mon abonnement » referme le tout.
- Pendant l’essai, l’arrêt prend effet le jour même : la boîte mail se met en pause, l’équipe ne voit plus ses mails dans Trupeo.
- Un abonnement en cours reste ouvert jusqu’à la fin de la période payée. D’ici là, « Reprendre l’abonnement » annule l’arrêt d’un clic, sans rien changer pour l’équipe, et une section comme « Avant le 13 mars » propose d’exporter les données de la boîte mail, avec « Préparer l’export ».
Ensuite, Trupeo efface la boîte mail : les notes, l’historique et les copies des mails, à la fin de la période payée, ou 14 jours après l’arrêt si cette date est plus tardive. Vos mails, eux, restent chez votre service mail. D’ici là, « Réactiver l’abonnement » remet tout en place.
Supprimer la boîte mail (sur sa page « Général ») met aussi fin à son abonnement, et cette fois la boîte mail et ses conversations sont supprimées avec lui.
Les tarifs réduits école et association
Les écoles et les associations bénéficient d’une réduction de 50 % sur le prix de leur formule. Concrètement : une école de deux personnes paie 5 € HT au lieu de 10 €, une association de cinq personnes paie 10 € HT au lieu de 20 €.
La réduction n’est pas automatique, elle se demande. Dans « Facturation », section « Réduction association ou école » :
- Cliquez sur « Demander la réduction » : le formulaire s’ouvre sur place.
- Choisissez votre structure, « Une association » ou « Une école ».
- Joignez un justificatif, au format PDF, JPEG ou PNG, de 10 Mo au plus. Pour une association : les statuts, ou une preuve officielle d’enregistrement (en France, le récépissé de déclaration). Pour une école ou un établissement : une attestation sur papier à en-tête.
- Cliquez sur « Envoyer la demande ». Rien ne part avant.
La demande est examinée par notre équipe, elle n’est pas validée automatiquement. Tant qu’elle est en cours, la section affiche par exemple « Demande envoyée le 2 octobre », et vous recevez un mail dès qu’une décision est prise. L’essai continue pendant ce temps. Une fois accordée, le prix de la formule est réduit de moitié et la section disparaît : sous le prix, « Où vous en êtes » dit alors par exemple « Prix association, accordé le 3 octobre. »
Si la demande est refusée, la section l’indique, avec la date, et propose « Envoyer un autre justificatif ».
Le mieux est de faire la demande pendant l’essai, pour que la réduction soit en place avant la première facture. Si elle est accordée alors que vous avez déjà payé, la moitié du mois en cours est créditée sur votre compte et déduite de votre prochaine facture.
Retrouver vos factures
Section « Factures » de la même page. La liste donne la date, le montant et le statut de chaque facture, avec « Télécharger le PDF » sur chaque ligne. Les douze dernières y figurent.
Pendant l’essai, il n’y a encore rien à télécharger. Avec un moyen de paiement enregistré, la section dit quand la première facture arrivera.
Pour savoir ce qui va être prélevé plutôt que ce qui l’a été, regardez « Où vous en êtes » : la page annonce la première facture ou le prochain prélèvement, montant TTC et date compris, par exemple Prochain prélèvement : 12 € TTC le 30 octobre (dont 2 € de taxes). Tant que notre service de paiement n’a pas répondu, elle donne seulement la date : « Prochain prélèvement le 30 octobre. » Pendant un essai sans moyen de paiement, Stripe n’émet pas de facture à la fin de l’essai : la page indique alors ce que sera la première facture si vous ajoutez un moyen de paiement d’ici là.