Tout se passe dans les paramètres de la boîte, onglet « Facturation ». Cet onglet est réservé aux propriétaires : un membre qui l’ouvre voit « Seul le propriétaire de la boîte peut gérer la facturation. »
L’essai : trente jours, sans carte
L’essai dure trente jours et démarre à la connexion de la boîte mail. Aucune carte n’est demandée pour le lancer.
La boîte partagée, elle, n’est pas bridée : la synchronisation, les assignations, les notes internes, les envois, les invitations, tout fonctionne comme sur un abonnement payant. L’onglet « Facturation » affiche le statut « En essai » et la date de fin, sous la forme « Votre essai se termine dans X jours. »
Une seule chose est figée pendant l’essai, et elle se voit de vos destinataires : la petite ligne « Envoyé avec Trupeo » en bas de vos e-mails reste affichée. Son interrupteur est dans l’onglet « Général », section « Footer Trupeo », grisé tant que vous n’êtes pas abonné, avec la mention « Désactivable une fois en formule payante. »
Dans les sept derniers jours, et seulement si aucun moyen de paiement n’est enregistré, un bandeau s’affiche tout en haut de l’application : « Votre essai se termine dans X jours. Ajoutez un moyen de paiement pour conserver votre boîte. » Il vient avec un bouton qui ouvre directement le formulaire.
Ce qui se passe à la fin
Avec un moyen de paiement enregistré, l’abonnement démarre tout seul à la fin des trente jours et la première facture part à cette date. Vous n’avez rien à faire.
Sans moyen de paiement, l’abonnement se met en pause et la boîte se verrouille. Trupeo affiche « Abonnement requis » et « Votre essai est terminé ou votre abonnement est inactif. Ajoutez un moyen de paiement pour débloquer votre boîte. » Vos collègues, eux, lisent « Cette boîte est bloquée car son abonnement est inactif. Demandez au propriétaire de la boîte de le réactiver. »
Rien n’est supprimé. Les conversations, les notes et les assignations restent en place, et l’accès revient dès qu’un moyen de paiement est enregistré. En revanche, la synchronisation s’arrête : les nouveaux messages restent chez votre fournisseur en attendant.
S’abonner
Dans « Facturation », section « Moyen de paiement », le bouton « Ajouter un moyen de paiement » ouvre le formulaire de paiement sécurisé. La carte bancaire y fonctionne toujours. Le formulaire peut aussi proposer le prélèvement SEPA, selon ce que nous avons activé sur notre compte Stripe ; si vous ne voyez que les champs de carte, passez par la carte.
Le tarif dépend du nombre de personnes qui ont accès à la boîte : 10 € HT par mois et par boîte à une ou deux personnes, 20 € HT par mois et par boîte à partir de trois. Ce qui fait bouger le forfait, ce sont les arrivées, pas les invitations envoyées : vous changez de palier quand une troisième personne accepte, et vous revenez en arrière quand quelqu’un est retiré, sans manipulation de votre part. Le détail est sur la page Tarifs.
Renseignez vos coordonnées dans « Coordonnées de facturation » avant la première facture : nom sur la facture, adresse, et numéro de TVA intracommunautaire si vous en avez un. Ce numéro active l’auto-liquidation pour les abonnements B2B intra-UE.
La section « Annulation » sert à arrêter. Annuler pendant l’essai verrouille la boîte tout de suite ; annuler un abonnement en cours le laisse actif jusqu’à la fin de la période payée, puis verrouille. Dans les deux cas, rien n’est supprimé et un bouton « Réactiver » reste disponible.
Les tarifs réduits école et association
Les écoles et les associations bénéficient de 50 % de remise sur le tarif de leur forfait. Concrètement : une école de deux personnes paie 5 € HT au lieu de 10 €, une association de cinq personnes paie 10 € HT au lieu de 20 €.
La remise n’est pas automatique, elle se demande. Dans « Facturation », section « Demander une réduction » :
- Choisissez le type de structure, « Association » ou « École ».
- Joignez un justificatif, au format PDF, JPEG ou PNG. Pour une association : les statuts ou le récépissé de déclaration. Pour une école ou un établissement : une attestation sur papier en-tête.
- Cliquez sur « Demander la réduction ».
La demande est examinée par notre équipe, elle n’est pas validée automatiquement. Tant qu’elle est en cours, la section affiche « Votre demande de réduction est en cours d’examen » avec la date d’envoi, et vous recevez un email dès qu’une décision est prise. Une fois accordée, elle affiche « Réduction -50% appliquée. » et le tarif barré apparaît à côté du prix.
Le mieux est de faire la demande pendant l’essai, pour que la remise soit en place avant la première facture.
Retrouver vos factures
Section « Factures » du même onglet. Le tableau donne la date, le montant et le statut de chaque facture, avec un lien « Télécharger le PDF » sur chaque ligne. Les douze dernières y figurent.
Pendant l’essai, il n’y a rien à télécharger et Trupeo affiche « Aucune facture pendant l’essai. »
Pour savoir ce qui va être prélevé plutôt que ce qui l’a été, regardez la section « Statut » du même onglet : elle annonce la « Première facture » ou le « Prochain prélèvement », montant TTC et date compris.