Tutto avviene nelle impostazioni della casella, nella pagina «Fatturazione», nel gruppo «Questa casella». Solo i proprietari la modificano. Un membro può aprirla per leggerla: gli dice se la casella è aperta o in pausa, e chi sono i proprietari, le persone a cui chiedere. Quando la casella è in pausa, un pulsante come «Avvisa Marie» lo fa sapere ai proprietari.
In cima alla pagina, una frase ricorda la regola: ogni casella si paga a parte, al mese, IVA esclusa.
La prova: trenta giorni, senza carta
La prova dura trenta giorni e parte quando la casella viene collegata. Per iniziarla non serve nessuna carta.
La casella condivisa, invece, non ha limiti: l’arrivo delle nuove email, «Me ne occupo io», le note per il team, gli invii, gli inviti, tutto funziona come con un abbonamento a pagamento. In cima alla pagina «Fatturazione», la sezione «A che punto sei» mostra «Prova gratuita», quanti giorni restano e la data di fine, per esempio «Ancora 3 giorni, fino al venerdì 13 marzo», poi il piano che si applicherà dopo e il suo prezzo.
Durante la prova una sola cosa resta fissa, e i tuoi destinatari la vedono: la piccola riga Inviato con Trupeo in fondo alle tue email resta attiva. Il suo interruttore è nella pagina «Invio», sezione «Dicitura Trupeo», acceso e non modificabile finché non ti abboni, con la nota «Puoi disattivarla con un piano a pagamento.»
Negli ultimi sette giorni, e solo se non è salvato nessun metodo di pagamento, in cima alla casella compare una riga: «La tua prova finisce tra 3 giorni.», poi «Senza un metodo di pagamento, il team non vedrà più le email in Trupeo.», con il link «Aggiungi metodo di pagamento». Negli ultimi tre giorni, sempre solo senza metodo di pagamento, il proprietario riceve anche un promemoria via email e una notifica.
Cosa succede alla fine
Con un metodo di pagamento salvato, l’abbonamento parte da solo alla fine dei trenta giorni e la prima fattura viene emessa in quella data. Non devi fare nulla.
Senza metodo di pagamento, l’abbonamento va in pausa, e la casella anche. Al posto delle email, ogni vista mostra «Abbonamento non attivo». Il proprietario vede cosa è successo e un pulsante «Riattiva l’abbonamento». Un membro vede chi può riattivarlo, per esempio «Marie ha il ruolo di proprietario della casella e può riattivare l’abbonamento dalle sue impostazioni.», e un pulsante «Avvisa Marie» che le manda una notifica. «Nuova email» resta nella colonna, ma non si può usare. La pagina «Fatturazione» dice da quando, per esempio «Casella in pausa dal lunedì 5 ottobre: la prova è finita.», e la sua sezione «Riattiva la casella» propone «Aggiungi metodo di pagamento», sulla riga «Continua con Trupeo». Se deve pagare qualcun altro, un proprietario può affidargli la casella dalla pagina «Membri», nominandolo proprietario: vedi Invita il tuo team e scegli un ruolo.
Per due settimane, le conversazioni, le note e chi si occupa di cosa restano al loro posto, e l’accesso torna appena viene salvato un metodo di pagamento. Però le nuove email smettono di arrivare in Trupeo: nel frattempo aspettano presso il tuo servizio email, e da Trupeo non si può inviare nulla.
Senza un metodo di pagamento, la casella viene poi eliminata da Trupeo, 14 giorni dopo la fine della prova. Tre giorni dopo la fine della prova, ogni proprietario riceve un’email che dice quanti giorni restano; la casella non viene mai eliminata prima che quell’email sia partita, né meno di 11 giorni dopo. Viene eliminata la casella in Trupeo: le sue conversazioni, note, contatti e impostazioni, e l’accesso di Trupeo alla casella. Il tuo account Trupeo resta, e le tue email restano presso il tuo servizio email.
Se un pagamento non va a buon fine più avanti, la casella resta aperta mentre Stripe ritenta l’addebito: la pagina dice «Pagamento in ritardo», e il proprietario vede «Il pagamento del tuo abbonamento non è riuscito» in cima all’app, con «Cambia metodo di pagamento». Ogni proprietario viene avvisato anche con una notifica e via email. Se il pagamento non va mai a buon fine, la casella va in pausa («Casella in pausa: il pagamento non è andato a buon fine.»), e come dopo una prova che finisce senza carta, viene poi eliminata, non prima di 14 giorni.
Abbonarsi
In «A che punto sei», il pulsante «Aggiungi metodo di pagamento» apre il modulo di pagamento sicuro. Una carta bancaria funziona sempre. Il modulo può proporre anche l’addebito diretto SEPA, a seconda di cosa abbiamo attivato sul nostro account Stripe; se vedi solo i campi della carta, usa la carta.
Sopra i campi della carta, il modulo chiede il tuo «Paese di fatturazione», perché ne dipendono le imposte sulle tue fatture. Propone il paese dell’indirizzo che hai indicato, altrimenti quello che abbiamo dedotto dal tuo indirizzo IP quando hai collegato la casella, altrimenti la Francia, e lo segnala quando quel paese è solo dedotto, o un valore predefinito; cambialo se la tua organizzazione ha sede altrove. Negli Stati Uniti, a Porto Rico, in Canada e in India chiede anche un codice postale, da cui dipendono le imposte in quei paesi.
Il prezzo dipende da quante persone hanno accesso alla casella: 10 € IVA esclusa al mese per casella fino a due persone (piano Duo), 20 € IVA esclusa al mese per casella da tre persone (piano Team). Ogni piano comprende tutte le funzionalità. «A che punto sei» dice quale piano si applica, il suo prezzo e perché, per esempio «il piano Team, da 3 persone in su». A far cambiare piano sono le persone che entrano, non gli inviti mandati: passi al piano superiore quando una terza persona accetta, e torni a quello inferiore quando qualcuno viene rimosso, senza che tu debba fare nulla. I dettagli sono nella pagina dei prezzi.
Compila la sezione «Dati sulle fatture» prima della prima fattura, con «Modifica»: il nome sulla fattura e l’indirizzo. Un’azienda o un’associazione può indicare anche il proprio numero fiscale: il campo segue il paese, mostra il formato atteso e, per molti paesi, nomina il numero richiesto (Partita IVA UE nell’UE, Australian Business Number (ABN) in Australia). Nessuno viene rifiutato perché non ce l’ha. Per un’organizzazione con sede nell’UE fuori dalla Francia, una partita IVA UE valida permette l’inversione contabile; un’organizzazione con sede in Francia paga l’IVA francese.
Interrompere l’abbonamento
Si trova nella sezione «Zona pericolosa», in fondo alla pagina: «Interrompi l’abbonamento…» si apre sul posto. Trupeo fa prima una domanda facoltativa, cosa ti ha fatto decidere («Salta questa domanda» la salta), poi mostra, in ordine e con le date, cosa succederà. L’ultimo pulsante dice quando l’interruzione ha effetto, «Interrompi ora» o per esempio «Interrompi il 13 marzo». «Mantieni il mio abbonamento» chiude tutto.
- Durante la prova, l’interruzione ha effetto il giorno stesso: la casella va in pausa, e il team non vede più le sue email in Trupeo.
- Un abbonamento in corso resta aperto fino alla fine del periodo pagato. Fino ad allora, «Riprendi l’abbonamento» annulla l’interruzione con un clic, senza che cambi nulla per il team, e una sezione come «Prima del 13 marzo» propone di esportare i dati della casella, con «Prepara l’esportazione».
Dopo, Trupeo cancella la casella: le note, la cronologia e le copie delle email, alla fine del periodo pagato, oppure 14 giorni dopo l’interruzione se questa data viene dopo. Le tue email restano presso il tuo servizio email. Fino ad allora, «Riattiva l’abbonamento» riporta tutto com’era.
Eliminare la casella (nella sua pagina «Generale») chiude anche il suo abbonamento, e questa volta vengono eliminate anche la casella e le sue conversazioni.
Prezzi per scuole e associazioni
Le scuole e le associazioni hanno uno sconto del 50% sul prezzo del loro piano. In pratica: una scuola di due persone paga 5 € IVA esclusa invece di 10 €, un’associazione di cinque persone paga 10 € IVA esclusa invece di 20 €.
Lo sconto non è automatico, va chiesto. In «Fatturazione», sezione «Sconto per associazioni o scuole»:
- Clicca su «Chiedi lo sconto»: il modulo si apre sul posto.
- Scegli la tua organizzazione, «Un’associazione» o «Una scuola».
- Allega un documento giustificativo, in PDF, JPEG o PNG, di 10 MB al massimo. Per un’associazione: lo statuto, o un documento ufficiale che ne attesti la registrazione (in Francia, la ricevuta della dichiarazione). Per una scuola o un istituto: una lettera su carta intestata.
- Clicca su «Invia la richiesta». Prima non parte nulla.
La richiesta viene esaminata dal team di Trupeo, non viene approvata automaticamente. Finché è in sospeso, la sezione mostra per esempio «Richiesta inviata il 2 ottobre», e ricevi un’email appena viene presa una decisione. Nel frattempo la prova continua. Una volta concesso lo sconto, il prezzo del piano si dimezza e la sezione scompare: sotto il prezzo, «A che punto sei» dice allora per esempio «Prezzo associazione, concesso il 3 ottobre.»
Se la richiesta viene rifiutata, la sezione lo dice, con la data, e propone «Invia un altro documento».
Conviene chiederlo durante la prova, così lo sconto è attivo prima della prima fattura. Se viene concesso quando hai già pagato, metà del mese in corso viene accreditata sul tuo account e scalata dalla prossima fattura.
Trovare le tue fatture
La sezione «Fatture» della stessa pagina. L’elenco riporta la data, l’importo e lo stato di ogni fattura, con «Scarica il PDF» su ogni riga. Ci sono le ultime dodici.
Durante la prova non c’è ancora nulla da scaricare. Con un metodo di pagamento salvato, la sezione dice quando arriverà la prima fattura.
Per sapere cosa ti verrà addebitato, e non cosa ti è già stato addebitato, guarda «A che punto sei»: la pagina annuncia la prima fattura o il prossimo addebito, con l’importo comprese le imposte e la data, per esempio Prossimo addebito: 12 € il 30 ottobre, di cui 2 € di imposte. Finché il nostro servizio di pagamento non ha risposto, indica solo la data: «Prossimo addebito il 30 ottobre.» Durante una prova senza metodo di pagamento, Stripe non emette nessuna fattura alla fine della prova: la pagina dice allora quale sarà la prima fattura se aggiungi un metodo di pagamento prima della fine della prova.