Una casella condivisa con una sola persona dentro non serve a molto. Per invitare i membri che rispondono con te basta un minuto, e ognuno tiene il proprio accesso: nessuno si passa una password.
È proprio questo il senso di invitare invece di distribuire le credenziali. Quanto costa davvero una password che gira è spiegato in come condividere una casella del team senza condividere la password.
Dove invitare
Durante i primi passi della casella, il quarto passaggio, «Team», chiede «Chi legge questa casella con te?». In ogni riga metti un indirizzo e un ruolo, «Membro» o «Proprietario»; puoi anche incollare più indirizzi in una volta. Il pulsante dice quanti inviti partono, per esempio «Invia 2 inviti». «Nessun altro legge questa casella» salta il passaggio. Intanto le email continuano ad arrivare.
In seguito, nelle impostazioni della casella, alla pagina «Membri»:
- Sul computer: fai clic su «Impostazioni», in fondo alla colonna a sinistra. Le impostazioni si aprono su «Generale»; nella colonna, il gruppo «Questa casella» contiene «Membri».
- Sul telefono: «Altro», poi «Impostazioni». Nell’elenco che si apre c’è un gruppo «Questa casella», che contiene «Membri».
Solo un proprietario può invitare e cambiare le impostazioni della casella. Un membro può leggere le quattro pagine del gruppo, «Generale», «Invio», «Membri» e «Fatturazione», senza cambiare nulla: ognuna gli dice chi sono i proprietari, le persone a cui chiedere una modifica.
Da un’email, quando un invito è partito ma nessuno è ancora entrato nella casella: il menu «Affida a…» dice «Per ora nessun altro membro.» e propone a un proprietario «Invita un membro», che apre subito il modulo qui sotto. Finché sei da solo nella casella senza nessun invito in attesa, le email non hanno «Affida a…»: non c’è nessuno a cui passarle.
In cima alla pagina «Membri», «Invita» apre lì stesso il modulo «Invita un membro». Scrivi uno o più indirizzi in «Indirizzi email», separati da una virgola, poi «Invia l’invito» (o «Invia i 3 inviti»). Il modulo dice anche quale piano si applicherà una volta accettati gli inviti. Se un indirizzo ha già un invito in attesa, Trupeo te lo dice invece di mandarne un secondo: reinvialo dall’elenco.
Appena la casella ha un ambito, il modulo chiede anche cosa vedrà la persona, nella parte «Accesso»: «Tutta la casella», selezionata di default, oppure «Solo alcuni ambiti», per invitarla direttamente negli ambiti che spunti. Vedi Ambiti: mostrare a un membro solo le email che lo riguardano.
Cosa riceve la persona invitata
Un’email che la invita a entrare nella tua casella condivisa, con un pulsante che la porta su Trupeo. L’email è scritta nella lingua di chi la manda, quella impostata nelle impostazioni del suo account, alla pagina «Profilo»: da un account in italiano il pulsante dice Entra nella casella, da un account in inglese Join the mailbox. Reinviare l’invito lo riscrive nella lingua della persona che fa clic.
Il pulsante apre la pagina «Entra nella casella del team», che dice chi la invita, quale casella leggerà e con quale ruolo. Crea il proprio account Trupeo se non ne ha ancora uno, oppure entra con «Accedi». Viene poi aggiunta alla casella e si ritrova subito dentro.
Tre cose da sapere prima di mandare l’invito:
- L’indirizzo deve corrispondere. L’invito viene accettato solo da un account il cui indirizzo email è esattamente quello che hai invitato. Se la persona ha fatto l’accesso con un altro indirizzo, Trupeo mostra «Questo invito è per un altro indirizzo», con i due indirizzi, «Esci e continua», e un pulsante che ti chiede di invitare il suo indirizzo. Invita l’indirizzo che userà davvero.
- L’indirizzo deve essere confermato. Per entrare in una casella condivisa serve un indirizzo confermato. Chi crea il proprio account con un indirizzo email e una password riceve prima via email un codice a sei cifre, da inserire nella pagina «Inserisci il codice ricevuto via email». Una volta confermato l’indirizzo, entra nel team.
- L’invito vale quattordici giorni. Dopo, la riga dell’invito in «Chi ha accesso» dice che è scaduto, e la persona che apre il link legge «Questo invito è scaduto», con «Chiedi un nuovo invito»: ricevi un’email, e puoi invitarla di nuovo con un clic. «Reinvia» dà altri quattordici giorni con un nuovo link, «Ritira» lo elimina.
Finché l’invito non è accettato, la sua riga resta in «Chi ha accesso», con la data in cui è stato mandato e la data fino a cui vale. Una volta accettato, la persona compare lì con il suo ruolo.
I due ruoli
Trupeo ha solo due ruoli: Proprietario e Membro. In «Chi ha accesso», sul computer, il ruolo di ognuno è un pulsante in fondo alla sua riga. Sul telefono, il ruolo è scritto sotto il nome: tocca la riga della persona, e in basso sullo schermo si apre un pannello con le stesse scelte del pulsante.
Chi viene invitato dalla pagina «Membri» arriva come Membro. Durante i primi passi, ogni riga sceglie il proprio ruolo. Il ruolo si può cambiare dopo.
Un membro lavora nella casella: legge le email, risponde, affida le email, lascia note per il team, segna le email come fatte, elimina, mette etichette alle email e le sposta nelle cartelle, e può creare, rinominare o eliminare un’etichetta. Di default vede tutte le conversazioni; un proprietario può limitarlo ad alcuni ambiti, così vede solo le email che lo riguardano (vedi Ambiti).
Un proprietario può fare tutto questo, e in più gestisce la casella:
- invitare, reinviare e ritirare gli inviti;
- rimuovere un membro;
- cambiare i ruoli, e limitare un membro ad alcuni ambiti;
- la fatturazione: vedi Prova, abbonamento e prezzi ridotti;
- la pagina «Generale»: il collegamento della casella, l’esportazione dei suoi dati e l’eliminazione della casella;
- la pagina «Invio»: il nome del mittente, la firma della casella condivisa e la riga Inviato con Trupeo.
Per cambiare un ruolo, apri il pulsante del ruolo (sul telefono, tocca la riga): il menu propone «Membro» («Legge, risponde e mette in ordine.») e «Proprietario» («Configura anche la casella, invita e paga.»). Una casella deve tenere almeno un proprietario: finché ce n’è uno solo, «Membro» è disattivato sulla sua riga, con «Una casella ha bisogno di almeno un proprietario.»
In pratica, nomina due proprietari appena siete più di due: il giorno in cui uno è in ferie, l’altro può invitare un sostituto o sistemare la fatturazione.
Rimuovere qualcuno
Apri il pulsante del ruolo della persona (sul telefono, tocca la sua riga), poi «Rimuovi dalla casella». La sua riga dice «Rimozione…», con «Annulla», e un messaggio ricorda che perderà l’accesso e che le email di cui si occupa torneranno in Da assegnare. Per una decina di secondi puoi ancora tenerla con «Annulla»; poi la rimozione diventa effettiva. Per rimuovere un proprietario, rendilo prima Membro.
La persona perde allora l’accesso alla casella condivisa. Il suo account Trupeo esiste ancora: è l’accesso a questa casella che viene tolto, non l’account.
Le email di cui si occupava tornano al team. Ogni email di cui si occupava e che non era fatta torna in «Da assegnare», e nella sua conversazione compare «Questa email è di nuovo da assegnare: la persona che se ne occupava ha lasciato la casella». Nessuno deve andarle a cercare: riprendile da «Da assegnare», come spiegato in Dire chi si occupa di un’email. Le email che aveva già gestito tengono il suo nome: dicono chi se n’è occupato.
Le sue notifiche per questa casella spariscono, e le notifiche o le email non ancora partite non le vengono mandate. Se la inviti di nuovo, le ritrova.
Un ultimo effetto, sulla fattura: il piano segue il numero di persone che hanno accesso alla casella. Passare da tre persone a due, o il contrario, cambia il piano automaticamente, senza che tu debba fare nulla.
Lasciare una casella
Un membro che non ha più niente da fare in una casella la lascia di sua iniziativa, senza aspettare di essere rimosso. Nelle impostazioni della casella, alla pagina «Generale», la sezione «Tu e questa casella» propone «Lascia la casella…». La finestra dice cosa succederà: «Lascia la casella» conferma, «Resta» la chiude.
Succede la stessa cosa che con una rimozione: le email di cui si occupava tornano in «Da assegnare», il suo account Trupeo esiste ancora, e per tornare serve un nuovo invito da un proprietario. Trupeo lo porta poi in un’altra delle sue caselle, o ai primi passi se non ne ha più.
Un proprietario non vede questa sezione. Per andarsene, passa prima al ruolo Membro, cosa possibile solo se resta un altro proprietario, poi lascia la casella.
Affidare una casella in pausa
Quando una casella è in pausa (una prova finita senza metodo di pagamento, o un pagamento non andato a buon fine), la pagina «Membri» lo dice: invitare, rimuovere qualcuno o cambiare un accesso tornano possibili quando riprende l’abbonamento.
Una cosa resta possibile: affidare la casella a un membro nominandolo proprietario, per esempio alla persona che si occuperà del pagamento. Scegli «Proprietario» nel menu del suo ruolo. La finestra «Affidare la casella a Marie?» dice cosa potrà fare quella persona, ricorda che resti proprietario, e che questa scelta non si può annullare finché la casella è in pausa. «Affida la casella» conferma, «Lascia com’è» la chiude.
Un membro di una casella in pausa non vede l’elenco delle persone: la pagina gli dice «L’elenco dei membri torna quando l’abbonamento riprende.» Per far ripartire la casella, vedi Prova, abbonamento e prezzi ridotti.