Di norma ogni membro di una casella condivisa vede tutte le sue email. È quello che serve quasi sempre, ma non sempre. L’istruttrice di un club ha bisogno delle email sui corsi, non di quelle sulle buste paga. Un volontario che gestisce le iscrizioni non ha motivo di leggere gli scambi con la banca.
Gli ambiti servono a questo. Crei per esempio un ambito Corsi, ci inserisci le conversazioni che riguardano i corsi, e limiti l’istruttrice a quell’ambito: da quel momento vede solo quelle conversazioni.
Finché non crei nessun ambito, non cambia nulla: tutti vedono tutta la casella, e Trupeo non mostra niente al riguardo.
Il principio
- «Tutta la casella» è il punto di partenza per tutti. Un membro impostato su «Tutta la casella» vede tutto, come prima. Il proprietario della casella vede sempre tutto: un proprietario non può essere limitato.
- Un ambito è un gruppo di conversazioni, con un nome che scegli tu: Corsi, Iscrizioni, Contabilità. C’è un solo livello: nessun ambito dentro un ambito.
- Una conversazione può stare in più ambiti contemporaneamente, o in nessuno. Una conversazione che non è in nessun ambito è visibile solo alle persone che vedono tutta la casella.
- Un membro limitato può essere limitato a uno o più ambiti. Vede tutte le conversazioni inserite in almeno uno di essi, e nient’altro.
Pensa agli ambiti come a dei cerchi: tutta la casella, e al suo interno cerchi più piccoli che possono sovrapporsi.
Creare un ambito
Gli ambiti si gestiscono nelle impostazioni della casella, nella pagina «Membri», nella sezione «Ambiti», sotto la lista delle persone. Solo un proprietario può crearli e modificarli: vedi Invita il tuo team e scegli un ruolo per arrivarci da un computer o da un telefono.
Finché la casella non ne ha nessuno, la sezione propone un campo «Nuovo ambito»: scrivi un nome, poi «Crea». Da quel momento ogni ambito compare su una riga che indica i membri limitati a quell’ambito, oppure dice «Nessun membro limitato a questo ambito», con due pulsanti; «Nuovo ambito» ne aggiunge un altro.
- «Rinomina» rende modificabile il nome nella sua riga; «Salva» cambia il nome senza toccare le conversazioni né i membri.
- «Elimina» chiede una conferma. Le conversazioni restano nella casella, e le persone che vedono tutta la casella continuano a vederle. I membri limitati a quell’ambito invece non le vedono più, e un’email di cui si occupava uno di loro torna in «Da assegnare».
Due ambiti non possono avere lo stesso nome.
Limitare un membro
Appena la casella ha un ambito, la lista «Chi ha accesso» lo mostra: sotto il nome di un membro limitato, un piccolo lucchetto e i suoi ambiti, per esempio «Solo Corsi», oppure «Nessun ambito, non vede nulla».
Per cambiare ciò che vede un membro, apri il pulsante del suo ruolo, in fondo alla sua riga (sul telefono, tocca la sua riga: si apre un pannello in basso sullo schermo), e scegli «Accesso…». La finestra, per esempio «Cosa vede Marie», propone due scelte:
- «Tutta la casella»: vede tutte le conversazioni.
- «Solo alcuni ambiti»: spunta gli ambiti che deve vedere.
Poi «Salva». La modifica ha effetto subito.
Il menu di un proprietario non propone «Accesso…»: un proprietario vede sempre tutta la casella. Rendere proprietario un membro limitato gli ridà quindi tutta la casella.
Un membro limitato rimasto senza nessun ambito, per esempio perché l’unico che aveva è stato eliminato, non vede più nessuna conversazione. Conserva il suo accesso alla casella: dagli un ambito o «Tutta la casella» perché ritrovi le sue email.
Invitare qualcuno direttamente in un ambito
Il modulo che si apre con «Invita» propone la stessa scelta appena la casella ha un ambito, sotto gli indirizzi, nella parte «Accesso». «Tutta la casella» è scelto per impostazione predefinita. Scegli «Solo alcuni ambiti» e spuntane almeno uno: la persona arriva limitata a quegli ambiti appena accetta l’invito, senza aver mai visto il resto della casella.
In «Chi ha accesso», la riga di un invito in attesa ricorda l’accesso che darà. Se un ambito previsto viene eliminato prima che la persona accetti, arriva comunque limitata, mai con tutta la casella: dovrai poi darle un ambito.
Gli inviti mandati durante i primi passi della casella danno accesso a tutta la casella. È logico: a quel punto la casella non ha ancora nessun ambito.
Inserire una conversazione in un ambito
Apri un’email. Una volta inserita, il suo ambito compare sotto l’oggetto, in fondo alla riga di stato, con un piccolo lucchetto: cliccaci sopra per spuntare o togliere la spunta agli ambiti. Finché non è in nessuno, scegli «Scegli un ambito…» nel menu «⋯» in fondo alla barra dell’email. Sul telefono, l’ambito è subito sotto la riga di stato, con le etichette, e nel menu «⋯».
Le nuove email arrivano senza ambito: non c’è ancora un inserimento automatico. Quindi è una persona che vede tutta la casella a inserire le nuove email negli ambiti, così come indica chi se ne occupa. Una volta inserita una conversazione, le risposte che arrivano in quella conversazione restano nei suoi ambiti: non serve inserirla di nuovo.
Un’email che scrivi tu può nascere direttamente in un ambito. Nella finestra «Nuova email», il campo «Ambito» propone «Tutta la casella», scelto per impostazione predefinita, e ciascuno degli ambiti della casella. Scrivi ai genitori a proposito dei corsi e scegli Corsi: l’istruttrice vede la loro risposta appena arriva.
Chi può inserire cosa:
- Una persona che vede tutta la casella inserisce in qualsiasi ambito.
- Un membro limitato vede nella lista solo i propri ambiti, e può inserire solo in quelli. Se toglie dalla conversazione l’ultimo dei suoi ambiti, Trupeo lo avvisa: «Se togli qui il tuo ultimo ambito, non vedrai più questa conversazione.» La conversazione scompare allora dalla sua vista, ma non dalla casella, e Trupeo mostra «Non vedi più questa email».
Gli ambiti esistono solo in Trupeo. Non creano nessuna cartella né etichetta in Gmail, Outlook o nel tuo servizio email IMAP, e non cambiano nulla per chi apre la casella direttamente dal servizio email.
Cosa vede un membro limitato
Dopo il nome di ogni vista, un piccolo lucchetto e i nomi dei suoi ambiti gli ricordano che non vede tutta la casella, oppure «Nessun ambito» se non ne ha più. Nelle impostazioni della casella, la pagina «Generale» lo ripete, sulla riga «Cosa vedi». Tutto ciò che in Trupeo parla di email segue la stessa regola: vede solo le conversazioni dei suoi ambiti, come se le altre non esistessero.
- Le viste e i loro numeri: «Per me», «Da assegnare», «Tutte», il Cestino e lo Spam contengono, e contano, solo le sue conversazioni.
- La ricerca cerca solo nelle sue conversazioni.
- Le notifiche: riceve notifiche solo per le conversazioni che vede, e il riepilogo del mattino conta solo quelle.
- I contatti: vede i contatti che il team ha aggiunto alla rubrica, e le persone con cui ha almeno una conversazione visibile. La cronologia di un contatto mostra solo le sue conversazioni, e lo stesso vale per il numero di scambi.
- Un link a un’altra conversazione, ricevuto per esempio da un membro, si apre come se la conversazione non esistesse.
Quando scrive una nuova email, la conversazione nasce per forza in uno dei suoi ambiti, altrimenti la perderebbe di vista inviandola, e la finestra lo dice («Questa conversazione sarà inserita nell’ambito «Corsi».»). Con più ambiti, sceglie quello dell’email prima di inviarla. Senza nessun ambito, non può iniziare una conversazione, e la finestra glielo dice. Un’email inoltrata apre una conversazione che riprende gli ambiti di quella originale.
Affidare un’email quando ci sono degli ambiti
Un’email si affida solo a qualcuno che la vede. La lista «Affida a…» propone solo quelle persone, e lo stesso vale per le menzioni nelle note per il team. Vedi Dire chi si occupa di un’email.
Se un’email esce dalla vista della persona che se ne occupa (viene tolta dall’ambito, l’ambito viene eliminato, oppure cambia l’accesso della persona), torna in «Da assegnare». Sotto l’oggetto, la riga di stato dice per esempio «Paul non ha più accesso a questa email», e nella conversazione compare «Questa email è di nuovo da assegnare: la persona che se ne occupava non può più vederla». Così nessuno resta a occuparsi di un’email che non può aprire.
Quando affidi più email insieme, «Affida a…» indica accanto a ogni nome quante delle email spuntate quella persona può vedere. Le vengono affidate solo quelle che vede; le altre restano spuntate, e il messaggio spiega perché.
E la fattura?
Un membro limitato conta come qualsiasi altra persona con accesso alla casella: il prezzo dipende dal numero di persone, non da ciò che vede ciascuna. Vedi Prova, abbonamento e prezzi ridotti.