Par défaut, chaque membre d’une boîte mail partagée voit tous ses mails. C’est ce qu’il faut le plus souvent, mais pas toujours. La monitrice d’un club a besoin des mails sur les cours, pas de ceux sur la paie. Un bénévole qui gère les inscriptions n’a rien à faire dans les échanges avec la banque.
Les périmètres servent à cela. Vous créez par exemple un périmètre Cours, vous y rangez les conversations qui concernent les cours, et vous limitez la monitrice à ce périmètre : elle ne voit plus que ces conversations-là.
Tant que vous ne créez aucun périmètre, rien ne change : tout le monde voit toute la boîte mail, et Trupeo n’affiche rien à ce sujet.
Le principe
- « Toute la boîte mail » est le cas de départ. Un membre réglé sur « Toute la boîte mail » voit tout, comme avant. Le propriétaire de la boîte mail voit toujours tout : il ne peut pas être limité.
- Un périmètre est un groupe de conversations, avec un nom que vous choisissez : Cours, Inscriptions, Compta. Il n’y a qu’un niveau : pas de périmètre dans un périmètre.
- Une conversation peut être dans plusieurs périmètres à la fois, ou dans aucun. Une conversation qui n’est dans aucun périmètre n’est visible que des personnes qui voient toute la boîte mail.
- Un membre limité peut l’être à un ou plusieurs périmètres. Il voit toutes les conversations rangées dans au moins l’un d’eux, et rien d’autre.
Voyez les périmètres comme des cercles : la boîte mail entière, et à l’intérieur des cercles plus petits qui peuvent se recouper.
Créer un périmètre
Les périmètres se gèrent dans les paramètres de la boîte mail, page « Membres », section « Périmètres », sous la liste des personnes. Seul un propriétaire peut les créer et les changer : voir Inviter votre équipe et choisir un rôle pour y arriver depuis un ordinateur ou un téléphone.
Tant que la boîte mail n’en a aucun, la section propose un champ « Nouveau périmètre » : saisissez un nom, puis « Créer ». Ensuite, chaque périmètre apparaît sur une ligne qui nomme les membres limités à ce périmètre, ou dit « Aucun membre limité à ce périmètre », avec deux boutons ; « Nouveau périmètre » en ajoute un autre.
- « Renommer » ouvre le nom dans sa ligne ; « Enregistrer » change le nom sans toucher aux conversations ni aux membres.
- « Supprimer » demande une confirmation. Les conversations restent dans la boîte mail, et les personnes qui voient toute la boîte mail les voient toujours. Les membres limités à ce périmètre, eux, ne les voient plus, et un mail dont l’un d’eux s’occupait repasse dans « À attribuer ».
Deux périmètres ne peuvent pas porter le même nom.
Limiter un membre
Dès que la boîte mail a un périmètre, la liste « Qui a accès » le montre : sous le nom d’un membre limité, un petit cadenas et ses périmètres, par exemple « Seulement Cours », ou « Aucun périmètre, ne voit rien ».
Pour changer ce que voit un membre, ouvrez le bouton de son rôle, au bout de sa ligne (sur un téléphone, touchez sa ligne : une feuille s’ouvre en bas de l’écran), et choisissez « Accès… ». La fenêtre, par exemple « Ce que voit Marie », propose deux choix :
- « Toute la boîte mail » : il voit toutes les conversations.
- « Seulement certains périmètres » : cochez les périmètres qu’il doit voir.
Puis « Enregistrer ». Le changement s’applique tout de suite.
Le menu d’un propriétaire ne propose pas « Accès… » : un propriétaire voit toujours toute la boîte mail. Passer un membre limité au rôle de propriétaire lui rend donc l’accès à toute la boîte mail.
Un membre limité qui n’a plus aucun périmètre, par exemple parce que le seul qu’il avait a été supprimé, ne voit plus aucune conversation. Il garde son accès à la boîte mail : donnez-lui un périmètre ou « Toute la boîte mail » pour qu’il retrouve ses mails.
Inviter quelqu’un directement dans un périmètre
Le formulaire qu’ouvre « Inviter » propose le même choix dès que la boîte mail a un périmètre, sous les adresses, dans la partie « Accès ». « Toute la boîte mail » est choisi par défaut. Choisissez « Seulement certains périmètres » et cochez-en au moins un : la personne arrive limitée à ces périmètres dès qu’elle accepte l’invitation, sans jamais avoir vu le reste de la boîte mail.
Dans « Qui a accès », la ligne d’une invitation en attente rappelle l’accès prévu. Si un périmètre prévu est supprimé avant que la personne accepte, elle arrive quand même limitée, jamais avec toute la boîte mail : il vous restera à lui donner un périmètre.
Les invitations envoyées pendant la mise en route de la boîte mail donnent accès à toute la boîte mail. C’est logique : à ce moment-là, la boîte mail n’a encore aucun périmètre.
Ranger une conversation dans un périmètre
Ouvrez un mail. Une fois qu’il est rangé, son périmètre s’affiche sous l’objet, au bout de la ligne d’état, avec un petit cadenas : cliquez dessus pour cocher ou décocher les périmètres. Tant qu’il n’est dans aucun, choisissez « Choisir un périmètre… » dans le menu « ⋯ », au bout de la barre du mail. Sur téléphone, le périmètre est juste sous la ligne d’état, avec les libellés, et dans le menu « ⋯ ».
Les nouveaux mails arrivent sans périmètre : il n’y a pas encore de rangement automatique. C’est donc une personne qui voit toute la boîte mail qui range les nouveaux mails, comme elle dit qui s’en occupe. Une fois une conversation rangée, les réponses qui arrivent dans cette conversation restent dans ses périmètres : il n’y a pas à la ranger de nouveau.
Un mail que vous écrivez vous-même peut naître directement dans un périmètre. Dans la fenêtre « Nouveau mail », le champ « Périmètre » propose « Toute la boîte mail », choisi par défaut, et chacun des périmètres de la boîte mail. Écrivez aux parents au sujet des cours en choisissant Cours : la monitrice voit leur réponse dès qu’elle arrive.
Qui peut ranger quoi :
- Une personne qui voit toute la boîte mail range dans n’importe quel périmètre.
- Un membre limité ne voit que ses propres périmètres dans la liste, et ne peut ranger que dans ceux-là. S’il retire de la conversation le dernier de ses périmètres, Trupeo le prévient : « Retirer ici votre dernier périmètre vous cache cette conversation. » Elle disparaît alors de sa vue, mais pas de la boîte mail, et Trupeo affiche « Ce mail n’est plus visible pour vous ».
Les périmètres n’existent que dans Trupeo. Ils ne créent ni dossier ni libellé dans Gmail, Outlook ou votre service mail IMAP, et ne changent rien à ce que voit quelqu’un qui ouvre la boîte mail directement chez son service mail.
Ce que voit un membre limité
Après le nom de chaque vue, un petit cadenas et le nom de ses périmètres lui rappellent qu’il ne voit pas toute la boîte mail, ou « Aucun périmètre » s’il n’en a plus. Dans les paramètres de la boîte mail, la page « Général » le redit, sur la ligne « Ce que vous voyez ». Tout ce qui, dans Trupeo, parle des mails suit la même règle : il ne voit que les conversations de ses périmètres, comme si les autres n’existaient pas.
- Les vues et leurs nombres : « Pour moi », « À attribuer », « Tous », la Corbeille et le Spam ne contiennent, et ne comptent, que ses conversations.
- La recherche ne trouve que dans ses conversations.
- Les notifications : il n’est prévenu que pour des conversations qu’il voit, et le résumé du matin ne compte qu’elles.
- Les contacts : il voit les contacts ajoutés au carnet par l’équipe, et les personnes avec qui il a au moins une conversation visible. L’historique d’un contact ne montre que ses conversations à lui, comme le nombre d’échanges.
- Un lien vers une autre conversation, reçu par exemple d’un membre, s’ouvre comme si la conversation n’existait pas.
Quand il écrit un nouveau mail, la conversation naît forcément dans un de ses périmètres, sinon il la perdrait de vue en l’envoyant : la fenêtre l’indique (« Cette conversation sera rangée dans le périmètre « Cours ». »). S’il a plusieurs périmètres, il choisit celui du mail avant d’envoyer. Sans aucun périmètre, il ne peut pas démarrer de conversation, et la fenêtre le lui dit. Un mail transféré ouvre une conversation qui reprend les périmètres de celle d’origine.
Confier un mail quand il y a des périmètres
On ne confie un mail qu’à quelqu’un qui le voit. La liste « Confier à… » ne propose que ces personnes, et les mentions dans les notes pour l’équipe aussi. Voir Dire qui s’occupe d’un mail.
Si un mail sort de la vue de la personne qui s’en occupe (on le retire du périmètre, on supprime le périmètre, ou on change l’accès de la personne), il repasse dans « À attribuer ». Sous l’objet, la ligne d’état dit par exemple « Paul n’a plus accès à ce mail », et la conversation note « Ce mail est de nouveau à attribuer : la personne qui s’en occupait n’y a plus accès ». Personne ne reste ainsi sur un mail qu’il ne peut pas ouvrir.
En confiant plusieurs mails d’un coup, « Confier à… » dit à côté de chaque nom combien des mails cochés cette personne voit. Seuls ceux qu’elle voit lui sont confiés ; les autres restent cochés, et le message dit pourquoi.
Et la facture ?
Un membre limité compte comme toute autre personne qui a accès à la boîte mail : le tarif dépend du nombre de personnes, pas de ce que chacune voit. Voir Essai, abonnement et tarifs réduits.