Une boîte partagée à une seule personne n’a pas beaucoup d’intérêt. Inviter les collègues qui répondent avec vous prend une minute, et chacun garde son propre accès : personne ne se passe un mot de passe.
C’est tout l’intérêt d’inviter plutôt que de distribuer des identifiants. Ce que coûte vraiment un mot de passe qui circule est détaillé dans partager une boîte mail d’équipe sans partager le mot de passe.
Où inviter
Dans les paramètres de la boîte, onglet « Membres ». Depuis un ordinateur, le chemin passe par le sélecteur de boîte en haut du menu de gauche, puis « Paramètres de cette boîte » : cette entrée n’est affichée qu’aux propriétaires. Sur mobile, c’est dans « Plus », section « Paramètres », que tout le monde voit.
L’onglet contient trois choses : le formulaire « Inviter par email », le tableau des membres, et le tableau des invitations en attente.
Seul un propriétaire peut inviter. Un membre qui ouvre l’onglet voit bien la liste des personnes présentes, mais le formulaire lui est fermé et Trupeo affiche « Seul le propriétaire de la mailbox peut modifier ce réglage. »
Saisissez l’adresse, cliquez sur « Inviter ». Trupeo confirme par « Invitation envoyée. »
Ce que reçoit la personne invitée
Un email l’invitant à rejoindre votre boîte partagée, avec un bouton « Rejoindre la boîte ».
En cliquant, elle crée son propre accès Trupeo si elle n’en a pas encore, puis elle est ajoutée à la boîte et arrive directement sur la vue « À répartir ».
Deux points valent la peine d’être connus avant d’envoyer :
- L’adresse doit correspondre. L’invitation n’est acceptée que par un compte dont l’adresse email est exactement celle que vous avez invitée. Si votre collègue crée son accès avec une autre adresse, l’invitation est refusée. Invitez l’adresse qu’il utilisera vraiment.
- L’invitation est valable quatorze jours. Passé ce délai, le tableau des invitations en attente la marque « Expirée ». « Renvoyer » repart pour quatorze jours avec un nouveau lien, « Annuler » la supprime.
Tant que l’invitation n’est pas acceptée, la ligne reste dans « Invitations en attente » avec le statut « En attente ». Une fois acceptée, elle passe dans le tableau des membres.
Les deux rôles
Trupeo n’a que deux rôles : Propriétaire et Membre. Le tableau des membres affiche celui de chacun, à côté de sa date d’arrivée.
Tout le monde arrive avec le rôle Membre, y compris les personnes invitées par un propriétaire. Le rôle se change ensuite.
Un membre travaille dans la boîte, sans restriction sur les mails : il lit toutes les conversations, répond, assigne, laisse des notes internes, marque comme traité, supprime. Il voit aussi la liste des membres.
Un propriétaire peut tout cela, plus l’administration de la boîte :
- inviter, renvoyer et annuler des invitations, et voir les invitations en attente ;
- retirer un membre ;
- changer les rôles, avec « Promouvoir propriétaire » et « Retirer propriétaire » ;
- la facturation, réservée aux propriétaires : voir Essai, abonnement et tarifs réduits ;
- les réglages de la boîte dans l’onglet « Général » : la signature de la boîte partagée, le footer « Envoyé avec Trupeo », et la suppression de la boîte.
Une boîte doit garder au moins un propriétaire. Si vous essayez de retirer le dernier, Trupeo refuse avec « Une boîte doit garder au moins un propriétaire. »
En pratique, mettez deux propriétaires dès que vous êtes plus de deux : le jour où l’un est en congé, l’autre peut inviter un remplaçant ou régler la facturation.
Retirer quelqu’un
Le bouton « Retirer » se trouve sur la ligne de la personne, dans le tableau des membres. Il n’apparaît que sur les lignes de rôle Membre : pour retirer un propriétaire, commencez par « Retirer propriétaire », puis retirez-le.
La personne perd immédiatement l’accès à la boîte partagée. Son compte Trupeo, lui, continue d’exister : c’est l’accès à cette boîte qui est retiré, pas le compte.
Ses conversations, elles, ne bougent pas. Elles restent assignées à son nom : elles ne reviennent pas dans « À répartir » et personne ne les retrouve dans son « Pour moi ». Elles sont toujours visibles dans « En cours », sous le nom de la personne partie. Reprenez-les avec « Pour moi », « Confier à » ou « Remettre à répartir », comme décrit dans Assigner une conversation.
Dernier effet, sur la facture : le forfait suit le nombre de personnes ayant accès à la boîte. Passer de trois personnes à deux, ou l’inverse, change le forfait automatiquement, sans rien à faire de votre côté.