Une boîte mail partagée à une seule personne n’a pas beaucoup d’intérêt. Inviter les membres qui répondent avec vous prend une minute, et chacun garde son propre accès : personne ne se passe un mot de passe.
C’est tout l’intérêt d’inviter plutôt que de distribuer des identifiants. Ce que coûte vraiment un mot de passe qui circule est détaillé dans partager une boîte mail d’équipe sans partager le mot de passe.
Où inviter
Pendant la mise en route de la boîte mail, la quatrième étape, « Équipe », demande « Qui lit cette boîte mail avec vous ? ». Chaque ligne prend une adresse et un rôle, « Membre » ou « Propriétaire » ; vous pouvez aussi coller plusieurs adresses d’un coup. Le bouton dit combien d’invitations partent, par exemple « Envoyer 2 invitations ». « Personne d’autre ne lit cette boîte mail » passe l’étape. Les mails continuent d’arriver pendant ce temps.
Ensuite, dans les paramètres de la boîte mail, page « Membres » :
- Sur un ordinateur : cliquez sur « Paramètres », au pied de la colonne de gauche. Les paramètres s’ouvrent sur « Général » ; dans la colonne, le groupe « Cette boîte mail » contient « Membres ».
- Sur un téléphone : « Plus », puis « Paramètres ». La liste qui s’ouvre contient un groupe « Cette boîte mail », avec « Membres » dedans.
Seul un propriétaire peut inviter et changer les réglages de la boîte mail. Un membre peut lire les quatre pages du groupe, « Général », « Envoi », « Membres » et « Facturation », sans rien y changer : chacune lui dit qui sont les propriétaires, à qui demander un changement.
Depuis un mail, une fois une invitation partie, tant que personne n’a encore rejoint la boîte mail : le menu « Confier à… » dit « Aucun autre membre pour le moment. » et propose à un propriétaire « Inviter un membre », qui ouvre directement le formulaire ci-dessous. Tant que vous êtes seul dans la boîte mail, sans invitation en attente, les mails n’ont pas de « Confier à… » : personne d’autre ne pourrait les prendre.
En haut de la page « Membres », « Inviter » ouvre le formulaire « Inviter un membre » sur place. Saisissez une ou plusieurs adresses dans « Adresses mail », séparées par une virgule, puis « Envoyer l’invitation » (ou « Envoyer les 3 invitations »). Le formulaire rappelle aussi la formule qui s’appliquera une fois les invitations acceptées. Si une adresse a déjà une invitation en attente, Trupeo vous le dit au lieu d’en envoyer une deuxième : renvoyez-la depuis la liste.
Dès que la boîte mail a un périmètre, le formulaire demande aussi ce que la personne verra, dans la partie « Accès » : « Toute la boîte mail », choisi par défaut, ou « Seulement certains périmètres », pour l’inviter directement dans les périmètres que vous cochez. Voir Périmètres : ne montrer à un membre que les mails qui le concernent.
Ce que reçoit la personne invitée
Un mail l’invitant à rejoindre votre boîte mail partagée, avec un bouton qui l’amène sur Trupeo. Le mail est écrit dans la langue de la personne qui l’envoie, celle réglée dans les paramètres de son compte, page « Profil » : depuis un compte en français, le bouton s’appelle Rejoindre la boîte mail, depuis un compte en anglais Join the mailbox. Renvoyer l’invitation la réécrit dans la langue de la personne qui clique.
Le bouton ouvre la page « Rejoignez la boîte mail de l’équipe », qui dit qui l’invite, quelle boîte mail elle va lire et avec quel rôle. Elle crée son propre compte Trupeo si elle n’en a pas encore, ou se connecte avec « Me connecter ». Elle est ensuite ajoutée à la boîte mail et arrive dans sa boîte de réception.
Trois points valent la peine d’être connus avant d’envoyer :
- L’adresse doit correspondre. L’invitation n’est acceptée que par un compte dont l’adresse mail est exactement celle que vous avez invitée. Si la personne est connectée avec une autre adresse, Trupeo affiche « Cette invitation est pour une autre adresse », avec les deux adresses, « Me déconnecter et continuer », et un bouton pour vous demander d’inviter son adresse à elle. Invitez l’adresse qu’elle utilisera vraiment.
- L’adresse doit être confirmée. Rejoindre une boîte mail partagée demande une adresse confirmée. Quelqu’un qui crée son compte avec une adresse mail et un mot de passe reçoit d’abord un code à six chiffres par mail, à taper dans « Tapez le code reçu par mail ». Une fois l’adresse confirmée, il rejoint l’équipe.
- L’invitation est valable quatorze jours. Passé ce délai, la ligne de l’invitation dans « Qui a accès » dit qu’elle a expiré, et la personne qui ouvre le lien lit « Cette invitation a expiré », avec « Demander une nouvelle invitation » : vous recevez un mail, et pouvez la réinviter en un clic. « Renvoyer » repart pour quatorze jours avec un nouveau lien, « Retirer » la supprime.
Tant que l’invitation n’est pas acceptée, sa ligne reste dans « Qui a accès », avec sa date d’envoi et la date jusqu’à laquelle elle est valable. Une fois acceptée, la personne y apparaît avec son rôle.
Les deux rôles
Trupeo n’a que deux rôles : Propriétaire et Membre. Dans « Qui a accès », sur un ordinateur, le rôle de chacun est un bouton au bout de sa ligne. Sur un téléphone, le rôle est écrit sous le nom : touchez la ligne de la personne, et une feuille s’ouvre en bas de l’écran avec les mêmes choix que le bouton.
Une personne invitée depuis la page « Membres » arrive avec le rôle Membre. Pendant la mise en route, chaque ligne choisit son rôle. Le rôle se change ensuite.
Un membre travaille dans la boîte mail : il lit les mails, répond, confie des mails, laisse des notes pour l’équipe, marque traité, supprime, range dans les libellés et les dossiers, et peut créer, renommer ou supprimer un libellé. Par défaut, il voit toutes les conversations ; un propriétaire peut le limiter à certains périmètres, pour qu’il ne voie que les mails qui le concernent (voir Périmètres).
Un propriétaire peut tout cela, plus l’administration de la boîte mail :
- inviter, renvoyer et retirer des invitations ;
- retirer un membre ;
- changer les rôles, et limiter un membre à certains périmètres ;
- la facturation : voir Essai, abonnement et tarifs réduits ;
- la page « Général » : la connexion de la boîte mail, l’export de ses données, et la suppression de la boîte mail ;
- la page « Envoi » : le nom d’expéditeur, la signature de la boîte mail partagée et la ligne Envoyé avec Trupeo.
Pour changer un rôle, ouvrez le bouton du rôle (sur un téléphone, touchez la ligne) : le menu propose « Membre » (« Lit, répond et range. ») et « Propriétaire » (« Règle aussi la boîte mail, invite et paie. »). Une boîte mail doit garder au moins un propriétaire : tant qu’il n’y en a qu’un, « Membre » est inactif sur sa ligne, avec « Il faut au moins un propriétaire. »
En pratique, mettez deux propriétaires dès que vous êtes plus de deux : le jour où l’un est en congé, l’autre peut inviter un remplaçant ou régler la facturation.
Retirer quelqu’un
Ouvrez le bouton du rôle de la personne (sur un téléphone, touchez sa ligne), puis « Retirer de la boîte mail ». Sa ligne dit « Retrait en cours… », avec « Annuler », et un message rappelle qu’elle va perdre l’accès et que les mails dont elle s’occupe repasseront dans « À attribuer ». Pendant une dizaine de secondes, « Annuler » la garde ; ensuite le retrait part. Pour retirer un propriétaire, passez-le d’abord au rôle Membre.
La personne perd alors l’accès à la boîte mail partagée. Son compte Trupeo, lui, continue d’exister : c’est l’accès à cette boîte mail qui est retiré, pas le compte.
Les mails dont elle s’occupait reviennent à l’équipe. Chaque mail dont elle s’occupait et qui n’était pas traité repasse dans « À attribuer », et sa conversation note « Ce mail est de nouveau à attribuer : la personne qui s’en occupait a quitté la boîte mail ». Personne n’a à les chercher : reprenez-les depuis « À attribuer », comme décrit dans Dire qui s’occupe d’un mail. Les mails qu’elle avait déjà traités gardent son nom : ils disent qui s’en est occupé.
Ses notifications sur cette boîte mail disparaissent, et les notifications ou mails qui n’étaient pas encore partis ne lui sont pas envoyés. Si vous l’invitez de nouveau, elle les retrouve.
Dernier effet, sur la facture : la formule suit le nombre de personnes ayant accès à la boîte mail. Passer de trois personnes à deux, ou l’inverse, change la formule automatiquement, sans rien à faire de votre côté.
Quitter une boîte mail
Un membre qui n’a plus rien à faire dans une boîte mail la quitte lui-même, sans attendre qu’on le retire. Dans les paramètres de la boîte mail, page « Général », la section « Vous et cette boîte mail » propose « Quitter la boîte mail… ». La fenêtre rappelle ce qui va se passer : « Quitter la boîte mail » confirme, « Rester » referme.
C’est le même départ qu’un retrait : les mails dont il s’occupait repassent dans « À attribuer », son compte Trupeo continue d’exister, et revenir demandera une nouvelle invitation d’un propriétaire. Trupeo l’amène ensuite sur une autre de ses boîtes mail, ou sur la mise en route s’il n’en a plus.
Un propriétaire ne voit pas cette section. S’il veut partir, il passe d’abord au rôle Membre, ce qui n’est possible que s’il reste un autre propriétaire, puis quitte la boîte mail.
Confier une boîte mail en pause
Quand une boîte mail est en pause (un essai terminé sans moyen de paiement, ou un paiement qui n’est pas passé), la page « Membres » le dit : inviter, retirer quelqu’un ou changer un accès reprendront avec l’abonnement.
Une seule chose reste possible : confier la boîte mail à un membre en le nommant propriétaire, par exemple à la personne qui va s’occuper du paiement. Choisissez « Propriétaire » dans le menu de son rôle. La fenêtre « Confier la boîte mail à Marie ? » dit ce que cette personne pourra faire, rappelle que vous restez propriétaire, et que ce choix ne peut pas être défait tant que la boîte mail est en pause. « Confier la boîte mail » confirme, « Ne rien changer » referme.
Un membre d’une boîte mail en pause ne voit pas la liste des personnes : la page lui dit « La liste des membres revient quand l’abonnement reprend. » Pour réactiver la boîte mail, voir Essai, abonnement et tarifs réduits.