Un buzón compartido con una sola persona no sirve de mucho. Invitar a los miembros que responden contigo lleva un minuto, y cada uno conserva su propio acceso: nadie va pasando una contraseña de mano en mano.
Para eso se invita en lugar de repartir credenciales. Lo que cuesta de verdad una contraseña que circula se explica en cómo compartir un buzón de equipo sin compartir la contraseña.
Dónde invitar
Durante los primeros pasos, la cuarta etapa, «Equipo», pregunta «¿Quién lee este buzón contigo?». Cada línea admite una dirección y un rol, «Miembro» o «Propietario»; también puedes pegar varias direcciones a la vez. El botón dice cuántas invitaciones salen, por ejemplo «Enviar 2 invitaciones». «Nadie más lee este buzón» omite esta etapa. Mientras tanto, los correos siguen llegando.
Después, en los ajustes del buzón, en la página «Miembros»:
- En un ordenador: haz clic en «Ajustes», al pie de la columna de la izquierda. Los ajustes se abren en «General»; en la columna, el grupo «Este buzón» contiene «Miembros».
- En un teléfono: «Más», luego «Ajustes». La lista que se abre tiene un grupo «Este buzón», con «Miembros» dentro.
Solo un propietario puede invitar y cambiar los ajustes del buzón. Un miembro puede leer las cuatro páginas del grupo, «General», «Envío», «Miembros» y «Facturación», sin cambiar nada: cada una le dice quiénes son los propietarios, las personas a quienes pedir un cambio.
Desde un correo, cuando ya ha salido una invitación pero nadie se ha unido todavía al buzón: el menú «Asignar a…» dice «Ningún otro miembro por ahora.» y ofrece a un propietario «Invitar a un miembro», que abre directamente el formulario de abajo. Mientras estás solo en el buzón y no hay ninguna invitación pendiente, los correos no tienen «Asignar a…»: no hay nadie a quien pasárselos.
En la parte de arriba de la página «Miembros», «Invitar» abre ahí mismo el formulario «Invitar a un miembro». Escribe una o varias direcciones en «Direcciones de correo», separadas por una coma, y luego pulsa «Enviar la invitación» (o «Enviar las 3 invitaciones»). El formulario también dice qué plan se aplicará cuando se acepten las invitaciones. Si una dirección ya tiene una invitación pendiente, Trupeo te lo dice en lugar de enviar una segunda: reenvíala desde la lista.
En cuanto el buzón tiene un ámbito, el formulario también pregunta qué verá la persona, en la parte «Acceso»: «Todo el buzón», elegido por defecto, o «Solo algunos ámbitos», para invitarla directamente a los ámbitos que marques. Consulta Ámbitos: mostrar a un miembro solo los correos que le conciernen.
Lo que recibe la persona invitada
Un correo que la invita a unirse a tu buzón compartido, con un botón que la lleva a Trupeo. El correo está escrito en el idioma de la persona que lo envía, el que tiene configurado en los ajustes de su cuenta, en la página «Perfil»: desde una cuenta en español el botón dice Unirme al buzón, desde una cuenta en inglés Join the mailbox. Reenviar la invitación la vuelve a escribir en el idioma de la persona que hace clic.
El botón abre la página «Únete al buzón del equipo», que dice quién la invita, qué buzón va a leer y con qué rol. Crea su propia cuenta de Trupeo si todavía no tiene una, o entra con «Iniciar sesión». Después queda añadida al buzón y entra directamente en él.
Antes de enviar, conviene saber tres cosas:
- La dirección tiene que coincidir. La invitación solo la acepta una cuenta cuya dirección de correo sea exactamente la que invitaste. Si la persona ha iniciado sesión con otra dirección, Trupeo muestra «Esta invitación es para otra dirección», con las dos direcciones, «Cerrar sesión y continuar», y un botón para pedirte que invites su propia dirección. Envía la invitación a la dirección que de verdad vaya a usar.
- La dirección tiene que estar confirmada. Unirse a un buzón compartido requiere una dirección confirmada. Quien crea su cuenta con una dirección de correo y una contraseña recibe primero un código de seis cifras por correo, para escribirlo en «Escribe el código que te hemos enviado». Una vez confirmada la dirección, se une al equipo.
- La invitación es válida catorce días. Pasado ese plazo, la línea de la invitación en «Quién tiene acceso» dice que ha caducado, y la persona que abre el enlace lee «Esta invitación ha caducado», con «Pedir una nueva invitación»: recibes un correo y puedes invitarla de nuevo con un clic. «Reenviar» da otros catorce días con un enlace nuevo, «Retirar» la elimina.
Hasta que se acepta la invitación, su línea sigue en «Quién tiene acceso», con la fecha en que se envió y la fecha hasta la que es válida. Una vez aceptada, la persona aparece ahí con su rol.
Los dos roles
Trupeo solo tiene dos roles: Propietario y Miembro. En «Quién tiene acceso», en un ordenador, el rol de cada persona es un botón al final de su línea. En un teléfono, el rol está escrito bajo el nombre: toca la línea de la persona y se abre un panel en la parte de abajo de la pantalla con las mismas opciones que el botón.
Quien recibe la invitación desde la página «Miembros» llega como Miembro. Durante los primeros pasos, el rol se elige en cada línea. El rol se puede cambiar después.
Un miembro trabaja en el buzón: lee los correos, responde, pasa correos a otros miembros, deja notas para el equipo, marca correos como hechos, elimina, ordena los correos con etiquetas y en carpetas, y puede crear, renombrar o eliminar una etiqueta. Por defecto ve todas las conversaciones; un propietario puede limitarlo a algunos ámbitos, para que solo vea los correos que le conciernen (consulta Ámbitos).
Un propietario puede hacer todo eso y, además, gestionar el buzón:
- invitar, reenviar y retirar invitaciones;
- quitar a un miembro;
- cambiar roles, y limitar a un miembro a algunos ámbitos;
- la facturación: consulta Prueba, suscripción y precio reducido;
- la página «General»: la conexión del buzón, la exportación de sus datos y la eliminación del buzón;
- la página «Envío»: el nombre del remitente, la firma del buzón compartido y la línea Enviado con Trupeo.
Para cambiar un rol, abre el botón del rol (en un teléfono, toca la línea): el menú ofrece «Miembro» («Lee, responde y clasifica.») y «Propietario» («También configura el buzón, invita y paga.»). Un buzón tiene que conservar al menos un propietario: mientras solo haya uno, «Miembro» está inactivo en su línea, con «Un buzón necesita al menos un propietario.»
En la práctica, ten dos propietarios en cuanto tu equipo tenga más de dos personas: el día que uno esté de vacaciones, el otro puede invitar a alguien que lo sustituya o resolver la facturación.
Quitar a alguien
Abre el botón del rol de la persona (en un teléfono, toca su línea) y luego «Quitar del buzón». Su línea dice «Quitando…», con «Deshacer», y un mensaje recuerda que perderá el acceso y que los correos de los que se encargaba volverán a Por asignar. Durante unos diez segundos, «Deshacer» la mantiene; después, la baja se hace efectiva. Para quitar a un propietario, conviértelo antes en Miembro.
La persona pierde entonces el acceso al buzón compartido. Su cuenta de Trupeo sigue existiendo: lo que se quita es el acceso a este buzón, no la cuenta.
Los correos de los que se encargaba vuelven al equipo. Cada correo del que se encargaba y que no estaba hecho vuelve a «Por asignar», y su conversación indica «Este correo vuelve a estar en Por asignar: la persona que se encargaba ha dejado el buzón». Nadie tiene que ir a buscarlos: recógelos en «Por asignar», como se explica en Decir quién se encarga de un correo. Los correos de los que ya se había ocupado conservan su nombre: dicen quién se ocupó de ellos.
Sus notificaciones de este buzón desaparecen, y las notificaciones o los correos que aún no se habían enviado ya no se le envían. Si la vuelves a invitar, los recupera.
Un último efecto, en la factura: el plan depende del número de personas con acceso al buzón. Pasar de tres personas a dos, o al revés, cambia el plan automáticamente, sin que tengas que hacer nada.
Dejar un buzón
Un miembro que ya no tiene nada que hacer en un buzón se va por su cuenta, sin esperar a que lo quiten. En los ajustes del buzón, en la página «General», la sección «Tú y este buzón» ofrece «Dejar el buzón…». La ventana dice lo que va a pasar: «Dejar el buzón» confirma, «Quedarme» la cierra.
Es lo mismo que si lo quitaran: los correos de los que se encargaba vuelven a «Por asignar», su cuenta de Trupeo sigue existiendo, y volver requiere una nueva invitación de un propietario. Trupeo lo lleva entonces a otro de sus buzones, o a los primeros pasos si ya no le queda ninguno.
Un propietario no ve esta sección. Para irse, primero pasa al rol de Miembro, algo que solo es posible mientras quede otro propietario, y luego deja el buzón.
Ceder un buzón en pausa
Cuando un buzón está en pausa (una prueba que terminó sin método de pago, o un pago que no se completó), la página «Miembros» lo dice: invitar, quitar a alguien o cambiar un acceso vuelven a ser posibles cuando se reanuda la suscripción.
Una cosa sigue siendo posible: ceder el buzón a un miembro convirtiéndolo en propietario, por ejemplo a la persona que se va a ocupar del pago. Elige «Propietario» en su menú de rol. La ventana «¿Ceder el buzón a Marie?» dice lo que esa persona podrá hacer, recuerda que tú sigues siendo propietario y que no se puede deshacer mientras el buzón esté en pausa. «Ceder el buzón» confirma, «No cambiar nada» la cierra.
Un miembro de un buzón en pausa no ve la lista de personas: la página le dice «La lista de miembros vuelve cuando se reanude la suscripción.» Para volver a poner en marcha el buzón, consulta Prueba, suscripción y precio reducido.