Todo ocurre en los ajustes del buzón, en la página «Facturación», dentro del grupo «Este buzón». Solo los propietarios la cambian. Un miembro puede abrirla para leerla: le dice si el buzón está abierto o en pausa, y quiénes son los propietarios, las personas a las que preguntar. Cuando el buzón está en pausa, un botón como «Avisar a Marie» avisa a los propietarios.
En lo alto de la página, una frase recuerda la regla: cada buzón se paga por separado, al mes, sin IVA.
La prueba: treinta días, sin tarjeta
La prueba dura treinta días y empieza cuando se conecta el buzón. No se pide ninguna tarjeta para empezarla.
El buzón compartido en sí no tiene límites: la llegada de correos nuevos, «Me encargo yo», las notas para el equipo, los envíos, las invitaciones, todo funciona como con una suscripción de pago. En lo alto de la página «Facturación», la sección «Tu situación» muestra «Prueba gratuita», cuántos días quedan y la fecha de fin, por ejemplo «Quedan 3 días, hasta el viernes, 13 de marzo», y después el plan que se aplicará a continuación y su precio.
Solo una cosa queda fija durante la prueba, y tus destinatarios la ven: la pequeña línea Enviado con Trupeo al final de tus correos sigue apareciendo. Su interruptor está en la página «Envío», sección «Mención de Trupeo», activado y bloqueado hasta que te suscribas, con la nota «Puedes desactivarla cuando tengas un plan de pago.»
En los últimos siete días, y solo si no hay ningún método de pago guardado, aparece una línea en lo alto del buzón: «Tu prueba termina dentro de 3 días.», y luego «Sin método de pago, el equipo dejará de ver los correos en Trupeo.», con el enlace «Añadir método de pago». En los últimos tres días, y también solo si no hay método de pago, el propietario recibe además un recordatorio por correo y una notificación.
Qué pasa al final
Con un método de pago guardado, la suscripción empieza sola al acabar los treinta días y la primera factura se emite en esa fecha. No tienes que hacer nada.
Sin método de pago, la suscripción se pone en pausa, y el buzón también. En lugar de los correos, cada vista muestra «Suscripción inactiva». El propietario ve lo que ha pasado y un botón «Reactivar la suscripción». Un miembro ve quién puede reactivarla, por ejemplo «La persona propietaria del buzón, Marie, puede reactivar la suscripción desde sus ajustes.», y un botón «Avisar a Marie» que le envía una notificación. «Nuevo correo» sigue en la columna, pero inactivo. La página «Facturación» dice desde cuándo, por ejemplo «Buzón en pausa desde el lunes, 5 de octubre: la prueba ha terminado.», y su sección «Reactivar el buzón» ofrece «Añadir método de pago», en la línea «Seguir con Trupeo». Si tiene que pagar otra persona, un propietario puede cederle el buzón desde la página «Miembros», nombrándola propietaria: consulta Invitar a tu equipo y elegir un rol.
Durante dos semanas, las conversaciones, las notas y quién se encarga de qué siguen en su sitio, y el acceso vuelve en cuanto se guarda un método de pago. Eso sí, los correos nuevos dejan de llegar a Trupeo: mientras tanto esperan en tu servicio de correo, y no se puede enviar nada desde Trupeo.
Sin un método de pago, el buzón se borra después de Trupeo, 14 días después del final de la prueba. Tres días después del final de la prueba, cada propietario recibe un correo que dice cuántos días quedan; el buzón nunca se borra antes de que ese correo haya salido, ni menos de 11 días después. Lo que se borra es el buzón en Trupeo: sus conversaciones, notas, contactos y ajustes, y el acceso de Trupeo al buzón. Tu cuenta de Trupeo se conserva, y tus correos siguen en tu servicio de correo.
Si más adelante falla un pago, el buzón sigue abierto mientras Stripe vuelve a intentar el cobro: la página dice «Pago atrasado», y el propietario ve «El pago de tu suscripción ha fallado» en lo alto de la aplicación, con «Cambiar de método de pago». Además, cada propietario recibe el aviso por una notificación y por un correo. Si el pago no llega a cobrarse nunca, el buzón se pone en pausa («Buzón en pausa: el pago no se ha podido cobrar.») y, como después de una prueba que termina sin tarjeta, se elimina 14 días después como pronto.
Suscribirte
En «Tu situación», el botón «Añadir método de pago» abre el formulario de pago seguro. Una tarjeta bancaria siempre funciona ahí. El formulario también puede ofrecer la domiciliación bancaria SEPA, según lo que hayamos activado en nuestra cuenta de Stripe; si solo ves los campos de la tarjeta, usa una tarjeta.
Encima de los campos de la tarjeta, el formulario pide tu «País de facturación», porque de él dependen los impuestos de tus facturas. Viene rellenado con el país de la dirección que indicaste; si no la hay, con el país que dedujimos de tu dirección IP al conectar el buzón, y si no, con Francia, y avisa cuando ese país es solo una deducción o un valor por defecto; cámbialo si tu organización está establecida en otro lugar. En Estados Unidos, Puerto Rico, Canadá e India pide también un código postal, del que dependen los impuestos en esos países.
El precio depende de cuántas personas tienen acceso al buzón: 10 € sin IVA al mes por buzón hasta dos personas (plan Duo), 20 € sin IVA al mes por buzón a partir de tres personas (plan Equipo). Cada plan incluye todas las funciones. «Tu situación» dice qué plan se aplica, su precio y por qué, por ejemplo «el plan Equipo, a partir de 3 personas». Lo que cambia el plan es que entren personas, no las invitaciones enviadas: subes cuando una tercera persona acepta, y bajas cuando se quita a alguien, sin que tengas que hacer nada. Los detalles están en la página de precios.
Completa la sección «Datos en las facturas» antes de la primera factura, con «Editar»: el nombre que figura en la factura y la dirección. Una empresa o una asociación también puede indicar su número fiscal: el campo se adapta al país, muestra el formato esperado y, en muchos países, nombra el número que se pide (Número de IVA intracomunitario en la UE, Número de empresa australiano (ABN) en Australia). No se rechaza a nadie por no tenerlo. Para una organización establecida en la UE fuera de Francia, un número de IVA intracomunitario válido permite la inversión del sujeto pasivo; una organización establecida en Francia paga el IVA francés.
Detener la suscripción
Está en la sección «Zona de peligro», al final de la página: «Detener la suscripción…» se abre en el mismo sitio. Trupeo hace primero una pregunta opcional, qué te ha llevado a decidirlo («Saltar esta pregunta» la omite), y luego muestra, en orden y con las fechas, lo que va a pasar. El último botón dice cuándo se hace efectiva la detención, «Detener ya» o por ejemplo «Detener el 13 de marzo». «Conservar mi suscripción» lo cierra todo.
- Durante la prueba, la detención se hace efectiva el mismo día: el buzón se pone en pausa y el equipo deja de ver sus correos en Trupeo.
- Una suscripción en curso sigue abierta hasta el final del periodo pagado. Hasta entonces, «Reanudar la suscripción» anula la detención con un clic, sin que nada cambie para el equipo, y una sección como «Antes del 13 de marzo» ofrece exportar los datos del buzón, con «Preparar la exportación».
Después, Trupeo borra el buzón: las notas, el historial y las copias de los correos, al final del periodo pagado, o 14 días después de la detención si esa fecha es posterior. Tus correos en sí siguen en tu servicio de correo. Hasta entonces, «Reactivar la suscripción» lo devuelve todo a su sitio.
Eliminar el buzón (en su página «General») también pone fin a su suscripción, y esta vez el buzón y sus conversaciones se eliminan con ella.
Precios para centros educativos y asociaciones
Los centros educativos y las asociaciones tienen un descuento del 50 % sobre el precio de su plan. En la práctica: un centro educativo de dos personas paga 5 € sin IVA en lugar de 10 €, una asociación de cinco personas paga 10 € sin IVA en lugar de 20 €.
El descuento no es automático, hay que pedirlo. En «Facturación», sección «Descuento para asociaciones o centros educativos»:
- Haz clic en «Pedir el descuento»: el formulario se abre en el mismo sitio.
- Elige tu organización, «Una asociación» o «Un centro educativo».
- Adjunta un justificante, en PDF, JPEG o PNG, de 10 MB como máximo. Para una asociación: sus estatutos, o una prueba oficial de inscripción (en Francia, el resguardo de la declaración). Para un centro educativo o un establecimiento: una carta con membrete.
- Haz clic en «Enviar la solicitud». No se envía nada antes.
La solicitud la revisa nuestro equipo, no se aprueba automáticamente. Mientras está pendiente, la sección muestra por ejemplo «Solicitud enviada el 2 de octubre», y recibes un correo en cuanto se toma una decisión. Mientras tanto, la prueba continúa. Una vez concedido, el precio del plan se reduce a la mitad y la sección desaparece: bajo el precio, «Tu situación» dice entonces por ejemplo «Precio para asociaciones, concedido el 3 de octubre.»
Si se rechaza la solicitud, la sección lo indica, con la fecha, y ofrece «Enviar otro justificante».
Lo mejor es pedirlo durante la prueba, para que el descuento esté aplicado antes de la primera factura. Si se concede cuando ya has pagado, la mitad del mes en curso se abona en tu cuenta y se descuenta de tu próxima factura.
Encontrar tus facturas
En la sección «Facturas» de la misma página. La lista da la fecha, el importe y el estado de cada factura, con «Descargar el PDF» en cada línea. Ahí están las doce últimas.
Durante la prueba, todavía no hay nada que descargar. Con un método de pago guardado, la sección dice cuándo llegará la primera factura.
Para saber lo que se va a cobrar en lugar de lo que ya se ha cobrado, mira «Tu situación»: la página anuncia la primera factura o el próximo cobro, con el importe, impuestos incluidos, y la fecha, por ejemplo Próximo cobro: 12 € el 30 de octubre, impuestos incluidos (2 €). Hasta que nuestro servicio de pago responde, solo da la fecha: «Próximo cobro el 30 de octubre.» Durante una prueba sin método de pago, Stripe no emite ninguna factura al final de la prueba: la página dice entonces cuál será la primera factura si añades un método de pago antes de esa fecha.