Por defecto, cada miembro de un buzón compartido ve todos sus correos. Es lo que quieres casi siempre, pero no siempre. La monitora de un club necesita los correos sobre las clases, no los de las nóminas. Un voluntario que lleva las inscripciones no tiene por qué ver los intercambios con el banco.
Para eso sirven los ámbitos. Creas, por ejemplo, un ámbito Clases, clasificas en él las conversaciones sobre las clases y limitas a la monitora a ese ámbito: a partir de ahí solo ve esas conversaciones.
Mientras no crees ningún ámbito, nada cambia: todo el mundo ve todo el buzón, y Trupeo no muestra nada al respecto.
El principio
- «Todo el buzón» es el punto de partida de todos. Un miembro con «Todo el buzón» lo ve todo, como antes. El propietario del buzón siempre lo ve todo: un propietario no puede estar limitado.
- Un ámbito es un grupo de conversaciones, con el nombre que tú elijas: Clases, Inscripciones, Contabilidad. Solo hay un nivel: ningún ámbito dentro de otro.
- Una conversación puede estar en varios ámbitos a la vez, o en ninguno. Una conversación que no está en ningún ámbito solo la ven las personas que ven todo el buzón.
- Un miembro limitado puede estarlo a uno o varios ámbitos. Ve todas las conversaciones clasificadas en al menos uno de ellos, y nada más.
Piensa en los ámbitos como en círculos: el buzón entero y, dentro, círculos más pequeños que pueden solaparse.
Crear un ámbito
Los ámbitos se gestionan en los ajustes del buzón, en la página «Miembros», en la sección «Ámbitos», debajo de la lista de personas. Solo un propietario puede crearlos y cambiarlos: consulta Invitar a tu equipo y elegir un rol para saber cómo llegar ahí desde un ordenador o un teléfono.
Mientras el buzón no tenga ninguno, la sección ofrece un campo «Nuevo ámbito»: escribe un nombre y luego «Crear». Después, cada ámbito aparece en una línea que nombra a los miembros limitados a él, o dice «Ningún miembro limitado a este ámbito», con dos botones; «Nuevo ámbito» añade otro.
- «Renombrar» abre el nombre en su línea; «Guardar» cambia el nombre sin tocar las conversaciones ni los miembros.
- «Eliminar» pide una confirmación. Las conversaciones se quedan en el buzón, y las personas que ven todo el buzón las siguen viendo. Los miembros limitados a ese ámbito dejan de verlas, y un correo del que se encargaba uno de ellos vuelve a «Por asignar».
Dos ámbitos no pueden tener el mismo nombre.
Limitar a un miembro
En cuanto el buzón tiene un ámbito, la lista «Quién tiene acceso» lo muestra: bajo el nombre de un miembro limitado, un pequeño candado y sus ámbitos, por ejemplo «Solo Clases», o «Sin ámbito, no ve nada».
Para cambiar lo que ve un miembro, abre el botón de su rol, al final de su línea (en un teléfono, toca su línea: se abre un panel en la parte inferior de la pantalla), y elige «Acceso…». La ventana, por ejemplo «Lo que ve Marie», ofrece dos opciones:
- «Todo el buzón»: ve todas las conversaciones.
- «Solo algunos ámbitos»: marca los ámbitos que debe ver.
Luego «Guardar». El cambio se aplica al momento.
El menú de un propietario no ofrece «Acceso…»: un propietario siempre ve todo el buzón. Por eso, hacer propietario a un miembro limitado le devuelve todo el buzón.
Un miembro limitado que se queda sin ningún ámbito, por ejemplo porque se eliminó el único que tenía, no ve ninguna conversación. Conserva su acceso al buzón: dale un ámbito o «Todo el buzón» para que vuelva a encontrar sus correos.
Invitar a alguien directamente a un ámbito
El formulario que abre «Invitar» ofrece la misma opción en cuanto el buzón tiene un ámbito, debajo de las direcciones, en la parte «Acceso». «Todo el buzón» viene elegido por defecto. Elige «Solo algunos ámbitos» y marca al menos uno: la persona llega limitada a esos ámbitos en cuanto acepta la invitación, sin haber visto nunca el resto del buzón.
En «Quién tiene acceso», la línea de una invitación pendiente recuerda el acceso que da. Si se elimina un ámbito previsto antes de que la persona acepte, llega igualmente limitada, nunca con todo el buzón: entonces tendrás que darle un ámbito.
Las invitaciones enviadas durante los primeros pasos del buzón dan acceso a todo el buzón. Es lógico: en ese momento el buzón todavía no tiene ningún ámbito.
Clasificar una conversación en un ámbito
Abre un correo. Cuando ya está clasificado, su ámbito aparece bajo el asunto, al final de la línea de estado, con un pequeño candado: haz clic en él para marcar o desmarcar ámbitos. Mientras no esté en ninguno, elige «Elegir un ámbito…» en el menú «⋯», al final de la barra del correo. En un teléfono, el ámbito está justo debajo de la línea de estado, con las etiquetas, y en el menú «⋯».
Los correos nuevos llegan sin ámbito: todavía no hay clasificación automática. Por eso los correos nuevos los clasifica alguien que ve todo el buzón, igual que dice quién se encarga de ellos. Una vez clasificada una conversación, las respuestas que llegan a esa conversación se quedan en sus ámbitos: no hace falta volver a clasificarla.
Un correo que escribes tú puede nacer directamente en un ámbito. En la ventana «Nuevo correo», el campo «Ámbito» ofrece «Todo el buzón», elegido por defecto, y cada uno de los ámbitos del buzón. Escribe a las familias sobre las clases y elige Clases: la monitora ve la respuesta de las familias en cuanto llega.
Quién puede clasificar qué:
- Alguien que ve todo el buzón clasifica en cualquier ámbito.
- Un miembro limitado solo ve sus propios ámbitos en la lista, y solo puede clasificar en ellos. Si quita de la conversación el último de sus ámbitos, Trupeo le avisa: «Si quitas aquí tu último ámbito, dejarás de ver esta conversación.» Entonces desaparece de su vista, pero no del buzón, y Trupeo muestra «Ya no puedes ver este correo».
Los ámbitos solo existen en Trupeo. No crean ninguna carpeta ni etiqueta en Gmail, Outlook o tu servicio de correo IMAP, y no cambian nada para quien abre el buzón directamente en el servicio de correo.
Lo que ve un miembro limitado
Tras el nombre de cada vista, un pequeño candado y los nombres de sus ámbitos le recuerdan que no ve todo el buzón, o «Ningún ámbito» si ya no le queda ninguno. En los ajustes del buzón, la página «General» lo repite, en la línea «Lo que ves». Todo lo que en Trupeo habla de correos sigue la misma regla: solo ve las conversaciones de sus ámbitos, como si las demás no existieran.
- Las vistas y sus números: «Para mí», «Por asignar», «Todos», la Papelera y el Spam solo contienen, y solo cuentan, sus conversaciones.
- La búsqueda solo busca en sus conversaciones.
- Las notificaciones: solo recibe notificaciones de conversaciones que puede ver, y el resumen de la mañana solo cuenta esas.
- Los contactos: ve los contactos que el equipo añadió a la agenda, y las personas con las que tiene al menos una conversación visible. El historial de un contacto solo muestra sus propias conversaciones, y lo mismo el número de intercambios.
- Un enlace a otra conversación, por ejemplo uno que le pasa un miembro, se abre como si la conversación no existiera.
Cuando escribe un correo nuevo, la conversación nace por fuerza en uno de sus ámbitos, o la perdería de vista al enviar, y la ventana lo dice («Esta conversación se clasificará en el ámbito «Clases».»). Con varios ámbitos, elige el del correo antes de enviarlo. Sin ningún ámbito, no puede empezar una conversación, y la ventana se lo dice. Un correo reenviado abre una conversación que toma los ámbitos de la original.
Asignar un correo cuando hay ámbitos
Solo asignas un correo a alguien que puede verlo. La lista «Asignar a…» solo ofrece a esas personas, y lo mismo las menciones en las notas para el equipo. Consulta Decir quién se encarga de un correo.
Si un correo sale de la vista de la persona que se encarga de él (se saca del ámbito, se elimina el ámbito o cambia el acceso de la persona), vuelve a «Por asignar». Bajo el asunto, la línea de estado dice por ejemplo «Paul ya no tiene acceso a este correo», y en la conversación queda anotado «Este correo vuelve a estar en Por asignar: la persona que se encargaba ya no puede verlo». Así nadie se queda encargado de un correo que no puede abrir.
Cuando asignas varios correos a la vez, «Asignar a…» indica junto a cada nombre cuántos de los correos marcados puede ver esa persona. Solo se le asignan los que ve; los demás siguen marcados, y el mensaje explica por qué.
¿Y la factura?
Un miembro limitado cuenta como cualquier otra persona con acceso al buzón: el precio depende del número de personas, no de lo que ve cada una. Consulta Prueba, suscripción y precios reducidos.