Bereiche: einem Mitglied nur die E-Mails zeigen, die es betreffen

Standardmäßig sieht jedes Mitglied eines gemeinsamen Postfachs alle E-Mails darin. Meistens ist das genau richtig, aber nicht immer. Die Trainerin eines Vereins braucht die E-Mails zu den Kursen, nicht die zur Gehaltsabrechnung. Ein Ehrenamtlicher, der sich um die Anmeldungen kümmert, hat in den E-Mails mit der Bank nichts zu suchen.

Dafür gibt es Bereiche. Sie legen zum Beispiel einen Bereich Kurse an, legen die Konversationen zu den Kursen darin ab und beschränken die Trainerin auf diesen Bereich: Ab dann sieht sie nur noch diese Konversationen.

Solange Sie keinen Bereich anlegen, ändert sich nichts: Alle sehen das ganze Postfach, und Trupeo zeigt dazu nichts an.

Das Prinzip

• „Ganzes Postfach“ ist der Ausgangspunkt für alle. Ein Mitglied mit „Ganzes Postfach“ sieht alles, wie bisher. Der Inhaber des Postfachs sieht immer alles: Ein Inhaber kann nicht beschränkt werden.
• Ein Bereich ist eine Gruppe von Konversationen, mit einem Namen Ihrer Wahl: Kurse, Anmeldungen, Buchhaltung. Es gibt nur eine Ebene: keinen Bereich in einem Bereich.
• Eine Konversation kann in mehreren Bereichen zugleich liegen oder in keinem. Eine Konversation in keinem Bereich sehen nur die Personen, die das ganze Postfach sehen.
• Ein eingeschränktes Mitglied kann auf einen oder mehrere Bereiche beschränkt sein. Es sieht jede Konversation, die in mindestens einem davon abgelegt ist, und sonst nichts.

Stellen Sie sich Bereiche als Kreise vor: das ganze Postfach, und darin kleinere Kreise, die sich überschneiden können.

Einen Bereich anlegen

Bereiche verwalten Sie in den Einstellungen des Postfachs, auf der Seite „Mitglieder“, im Abschnitt „Bereiche“, unter der Liste der Personen. Nur ein Inhaber kann sie anlegen und ändern: Wie Sie am Computer oder am Handy dorthin kommen, steht in Ihr Team einladen und eine Rolle wählen.

Solange das Postfach keinen Bereich hat, bietet der Abschnitt ein Feld „Neuer Bereich“: Geben Sie einen Namen ein, dann „Anlegen“. Danach steht jeder Bereich in einer Zeile, die die auf ihn beschränkten Mitglieder nennt oder „Kein Mitglied darauf beschränkt“ sagt, mit zwei Buttons; „Neuer Bereich“ fügt einen weiteren hinzu.

• „Umbenennen“ öffnet den Namen in seiner Zeile; „Speichern“ ändert den Namen, ohne die Konversationen oder die Mitglieder anzutasten.
• „Löschen“ fragt nach einer Bestätigung. Die Konversationen bleiben im Postfach, und die Personen, die das ganze Postfach sehen, sehen sie weiterhin. Mitglieder, die auf diesen Bereich beschränkt sind, sehen sie nicht mehr, und eine E-Mail, um die sich eines von ihnen gekümmert hat, geht zurück in „Zu vergeben“.

Zwei Bereiche können nicht denselben Namen haben.

Ein Mitglied beschränken

Sobald das Postfach einen Bereich hat, zeigt die Liste „Wer Zugang hat“ das an: Unter dem Namen eines eingeschränkten Mitglieds stehen ein kleines Schloss und seine Bereiche, zum Beispiel „Nur Kurse“ oder „Kein Bereich, sieht nichts“.

Um zu ändern, was ein Mitglied sieht, öffnen Sie den Button seiner Rolle am Ende seiner Zeile (am Handy tippen Sie auf seine Zeile: Unten auf dem Bildschirm öffnet sich ein Fenster) und wählen „Zugang…“. Das Fenster, zum Beispiel „Was Marie sieht“, bietet zwei Möglichkeiten:

• „Ganzes Postfach“: Das Mitglied sieht jede Konversation.
• „Nur einige Bereiche“: Kreuzen Sie die Bereiche an, die es sehen soll.

Dann „Speichern“. Die Änderung gilt sofort.

Das Menü eines Inhabers bietet „Zugang…“ nicht an: Ein Inhaber sieht immer das ganze Postfach. Wer ein eingeschränktes Mitglied zum Inhaber macht, gibt ihm also das ganze Postfach zurück.

Ein eingeschränktes Mitglied ohne Bereich, etwa weil sein einziger Bereich gelöscht wurde, sieht überhaupt keine Konversation. Den Zugang zum Postfach behält es: Geben Sie ihm einen Bereich oder „Ganzes Postfach“, damit es seine E-Mails wiederfindet.

Jemanden direkt in einen Bereich einladen

Das Formular, das „Einladen“ öffnet, bietet dieselbe Wahl, sobald das Postfach einen Bereich hat: unter den Adressen, im Teil „Zugang“. „Ganzes Postfach“ ist vorausgewählt. Wählen Sie „Nur einige Bereiche“ und kreuzen Sie mindestens einen an: Die Person ist auf diese Bereiche beschränkt, sobald sie die Einladung annimmt, ohne den Rest des Postfachs je gesehen zu haben.

In „Wer Zugang hat“ nennt die Zeile einer offenen Einladung den Zugang, den sie gibt. Wird ein vorgesehener Bereich gelöscht, bevor die Person annimmt, ist sie trotzdem eingeschränkt, nie mit dem ganzen Postfach: Sie müssen ihr dann einen Bereich geben.

Einladungen, die während der ersten Schritte mit dem Postfach verschickt werden, geben Zugang zum ganzen Postfach. Das ergibt sich von selbst: Zu diesem Zeitpunkt hat das Postfach noch keinen Bereich.

Eine Konversation in einem Bereich ablegen

Öffnen Sie eine E-Mail. Ist die E-Mail abgelegt, steht ihr Bereich unter dem Betreff, am Ende der Statuszeile, mit einem kleinen Schloss: Klicken Sie darauf, um Bereiche an- oder abzuhaken. Solange die E-Mail in keinem liegt, wählen Sie „Bereich wählen…“ im Menü „⋯“ am Ende der Leiste der E-Mail. Am Handy steht der Bereich direkt unter der Statuszeile, bei den Labels, und im Menü „⋯“.

Neue E-Mails kommen in keinem Bereich an: Ein automatisches Ablegen gibt es noch nicht. Neue E-Mails legt also jemand ab, der das ganze Postfach sieht, so wie diese Person auch sagt, wer sich um sie kümmert. Ist eine Konversation einmal abgelegt, bleiben die Antworten, die in dieser Konversation ankommen, in ihren Bereichen: Sie müssen sie nicht erneut ablegen.

Eine E-Mail, die Sie selbst schreiben, kann direkt in einem Bereich entstehen. Im Fenster „Neue E-Mail“ bietet das Feld „Bereich“ „Ganzes Postfach“ an (das ist vorausgewählt) und jeden Bereich des Postfachs. Schreiben Sie den Eltern zu den Kursen und wählen Sie Kurse: Die Trainerin sieht deren Antwort, sobald sie ankommt.

Wer was ablegen kann:

• Wer das ganze Postfach sieht, kann in jedem Bereich ablegen.
• Ein eingeschränktes Mitglied sieht in der Liste nur seine eigenen Bereiche und kann nur in diesen ablegen. Entfernt es den letzten seiner Bereiche von der Konversation, warnt Trupeo: „Wenn Sie hier Ihren letzten Bereich entfernen, sehen Sie diese Konversation nicht mehr.“ Die Konversation verschwindet dann aus seiner Ansicht, aber nicht aus dem Postfach, und Trupeo zeigt „Diese E-Mail ist für Sie nicht mehr sichtbar“.

Bereiche gibt es nur in Trupeo. Ein Bereich legt keinen Ordner und kein Label in Gmail, Outlook oder bei Ihrem IMAP-E-Mail-Anbieter an und ändert nichts für jemanden, der das Postfach direkt beim E-Mail-Anbieter öffnet.

Was ein eingeschränktes Mitglied sieht

Hinter dem Namen jeder Ansicht erinnern ein kleines Schloss und die Namen seiner Bereiche daran, dass es nicht das ganze Postfach sieht, oder „Kein Bereich“, wenn ihm keiner mehr bleibt. In den Einstellungen des Postfachs sagt es die Seite „Allgemein“ noch einmal, in der Zeile „Was Sie sehen“. Alles in Trupeo, was mit E-Mails zu tun hat, folgt derselben Regel: Das Mitglied sieht nur die Konversationen in seinen Bereichen, als gäbe es die anderen nicht.

• Die Ansichten und ihre Zahlen: „Für mich“, „Zu vergeben“, „Alle“, Papierkorb und Spam enthalten und zählen nur seine Konversationen.
• Die Suche durchsucht nur seine Konversationen.
• Benachrichtigungen: Es erhält nur Benachrichtigungen zu Konversationen, die es sehen kann, und die Morgenübersicht zählt nur diese.
• Kontakte: Es sieht die Kontakte, die das Team ins Adressbuch aufgenommen hat, und die Personen, mit denen es mindestens eine sichtbare Konversation hat. Der Verlauf eines Kontakts zeigt nur seine eigenen Konversationen, und die Zahl der ausgetauschten E-Mails ebenso.
• Ein Link zu einer anderen Konversation, zum Beispiel von einem Mitglied, öffnet sich so, als gäbe es die Konversation nicht.

Schreibt es eine neue E-Mail, entsteht die Konversation zwingend in einem seiner Bereiche, sonst würde es sie beim Senden aus den Augen verlieren, und das Fenster sagt das („Diese Konversation wird im Bereich „Kurse“ abgelegt.“). Hat es mehrere Bereiche, wählt es vor dem Senden den Bereich der E-Mail. Ohne Bereich kann es keine Konversation beginnen, und das Fenster sagt es ihm. Eine weitergeleitete E-Mail eröffnet eine Konversation, die die Bereiche der ursprünglichen übernimmt.

Eine E-Mail übergeben, wenn es Bereiche gibt

Sie übergeben eine E-Mail nur an jemanden, der sie sehen kann. Die Liste „Übergeben an…“ bietet nur diese Personen an, und bei Erwähnungen in Notizen fürs Team ist es genauso. Siehe Sagen, wer sich um eine E-Mail kümmert.

Gerät eine E-Mail aus dem Blick der Person, die sich darum kümmert (die E-Mail wird aus dem Bereich genommen, der Bereich wird gelöscht oder der Zugang der Person ändert sich), geht sie zurück in „Zu vergeben“. Unter dem Betreff sagt die Statuszeile zum Beispiel „Paul hat keinen Zugang mehr zu dieser E-Mail“, und die Konversation vermerkt „Diese E-Mail ist wieder in „Zu vergeben“: Die Person, die sich darum gekümmert hat, sieht sie nicht mehr“. So bleibt niemand für eine E-Mail eingetragen, die er nicht öffnen kann.

Wenn Sie mehrere E-Mails auf einmal übergeben, nennt „Übergeben an…“ neben jedem Namen, wie viele der angekreuzten E-Mails diese Person sehen kann. Nur die E-Mails, die sie sieht, werden ihr übergeben; die anderen bleiben angekreuzt, und die Meldung sagt, warum.

Und die Rechnung?

Ein eingeschränktes Mitglied zählt wie jede andere Person mit Zugang zum Postfach: Der Preis hängt von der Zahl der Personen ab, nicht davon, was jede sieht. Siehe Testphase, Abonnement und reduzierte Preise.