Eine Notiz fürs Team ist das, was Sie sonst auf einen Haftzettel an der E-Mail geschrieben hätten: ist seit Jahren bei uns, hat schon ein Entgegenkommen bekommen, habe mit ihm telefoniert, er ruft Montag zurück. Nur bleibt die Notiz an der Konversation hängen, und das ganze Team sieht sie.
Was eine Notiz fürs Team ist
Eine Notiz wird in Trupeo gespeichert, nie gesendet. Es gibt keinen Empfänger, nichts geht an Ihren E-Mail-Anbieter, und die Person, die Ihnen geschrieben hat, kann die Notiz nicht sehen: Die Notiz verlässt Ihr gemeinsames Postfach nie.
Jedes Mitglied, das die E-Mail sieht, kann die Notiz lesen. Genau darum geht es: Eine Notiz soll von der nächsten Person gefunden werden, die diese E-Mail öffnet.
So hinterlassen Sie eine Notiz
Öffnen Sie die E-Mail. Unter der letzten E-Mail bietet die Leiste „Notiz“ an, wenn Sie oder ein anderes Mitglied sich um die E-Mail kümmern. In allen anderen Fällen und auf dem Smartphone steht „Notiz fürs Team“ im Menü „⋯“ („Weitere Aktionen“) am Ende der Leiste. Der Schreibbereich öffnet sich direkt mit dem Tab „Notiz fürs Team“ und dem Hinweis „Notiz fürs Team: Die Person, die Ihnen geschrieben hat, sieht sie nie“.
Sie können auch eine Antwort öffnen und zum Tab „Notiz fürs Team“ wechseln: „Antwort“ und „Notiz fürs Team“ sind die zwei Tabs desselben Schreibbereichs, und jeder Tab behält beim Wechseln seinen Inhalt. Wenn Sie den Schreibbereich mit dem Kreuz oder mit Esc schließen, bleibt die angefangene Notiz erhalten, solange die E-Mail geöffnet bleibt. Verloren geht die Notiz, wenn Sie eine andere E-Mail öffnen oder die Seite schließen.
Sie können eine Notiz auch schreiben, während ein Mitglied antwortet: Gesperrt ist dann nur die Antwort, nicht die Notiz.
Dann:
- Schreiben Sie. Die Formatierungsleiste bietet Fett, Kursiv, Unterstrichen, Aufzählung und nummerierte Liste.
- Tippen Sie
@, um ein Mitglied zu erwähnen. Die Liste der Mitglieder des Postfachs erscheint und wird beim Tippen nach Name oder Adresse gefiltert; wählen Sie mit den Pfeiltasten und Enter oder mit einem Klick. Die erwähnte Person erhält die Benachrichtigung „Alex hat Sie in einer Notiz erwähnt“, auf dem Smartphone und per E-Mail, je nach den eigenen Einstellungen (siehe Ihre Benachrichtigungen einstellen). - Schließen Sie mit „Notiz hinzufügen“ ab. Das Tastenkürzel Cmd + Enter (oder Strg + Enter) bewirkt dasselbe.
Eine Notiz hat höchstens 5.000 Zeichen. Eine hinzugefügte Notiz lässt sich weder bearbeiten noch löschen: Schreiben Sie sie als Vermerk, der bleibt.
Eine Notiz sieht nicht wie eine Antwort aus
Das ist Absicht und zeigt sich an drei Stellen:
- Im Schreibbereich. Der Tab „Notiz fürs Team“ hat einen grauen Hintergrund, trägt den Hinweis „Notiz fürs Team: Die Person, die Ihnen geschrieben hat, sieht sie nie“, und sein Button heißt nicht „Senden“, sondern „Notiz hinzufügen“.
- In der Konversation. Die Notiz steht auf grauem Hintergrund, mit einem Strich am linken Rand, und ein kleines Seitensymbol markiert sie auf der senkrechten Linie, die die E-Mails verbindet. In ihrer ersten Zeile steht „Notiz fürs Team“, dann Foto oder Initialen der Person, die sie geschrieben hat, ihr Name und der Zeitpunkt. Die E-Mails dagegen haben keinen Hintergrund. Wenn eine Notiz Sie erwähnt, hebt sich Ihr Name auf farbigem Hintergrund ab; Erwähnungen anderer Personen sind nur fett.
- In der Liste. Die Zeile einer E-Mail mit Notizen zeigt deren Anzahl neben einem kleinen Seitensymbol, ohne dass Sie die E-Mail öffnen müssen.
Die Person, die Ihnen geschrieben hat, bekommt nie eine Notiz zu sehen: Bei ihr kommen nur die E-Mails an, die Sie senden, und sonst nichts.
Warum das besser ist als eine WhatsApp-Nachricht
In einem kleinen Team laufen Informationen über den schnellsten Weg: die WhatsApp-Gruppe, eine SMS, ein kurzes Wort zwischen Tür und Angel. Das klappt bis zu dem Tag, an dem die Person, die Bescheid wusste, im Urlaub ist.
Genau das löst eine Notiz fürs Team: Der Zusammenhang bleibt an der E-Mail haften. Wer die Konversation drei Wochen später öffnet, liest die Frage der Person, die Antwort, die rausgegangen ist, und die Notiz, die erklärt, warum. Niemand muss eine Unterhaltung aus einer anderen App heraussuchen oder sich erinnern, wer die Information hatte.
Damit klappt auch die Übergabe: Wenn Sie eine E-Mail einem Mitglied übergeben, gibt eine Notiz ihm den Zusammenhang gleich mit. Siehe Zeigen, wer sich um eine E-Mail kümmert.
Notizen sind eine von drei Gewohnheiten, die entscheiden, ob ein gemeinsames Postfach übersichtlich bleibt, neben dem Festhalten, wer sich um was kümmert, und den Labels. Alle drei zusammen beschreibt der Artikel Best Practices für das gemeinsame Postfach in kleinen Teams.