Una nota per il team è quello che avresti scritto su un post-it appiccicato all’email: è con noi da anni, gli abbiamo già fatto un gesto di cortesia, l’ho sentito al telefono, richiama lunedì. Solo che resta attaccata alla conversazione e tutto il team la vede.
Che cos’è una nota per il team
Una nota viene salvata in Trupeo, mai inviata. Non ha destinatari, non passa dal tuo servizio email, e la persona che ti ha scritto non può vederla: non esce mai dalla tua casella condivisa.
Ogni membro che vede l’email può leggerla. È proprio questo il punto: una nota è fatta per essere trovata da chi apre questa email dopo di te.
Come aggiungerne una
Apri l’email. Sotto l’ultima email, la barra propone «Nota» quando te ne occupi tu o se ne occupa un altro membro. Altrove, e sul telefono, «Nota per il team» è nel menu «⋯» («Altre azioni») alla fine della barra. La finestra di scrittura si apre direttamente sulla scheda «Nota per il team», con il promemoria «Nota per il team: la persona che ti ha scritto non la vede mai».
Puoi anche aprire una risposta e passare alla scheda «Nota per il team»: «Risposta» e «Nota per il team» sono le due schede della stessa finestra di scrittura, e ognuna conserva il suo contenuto quando passi dall’una all’altra. Se chiudi la finestra di scrittura con la croce o con Esc, la nota che hai cominciato viene conservata finché l’email resta aperta. Si perde se apri un’altra email o chiudi la pagina.
Puoi scrivere una nota anche mentre un membro sta rispondendo: in quel caso è bloccata solo la risposta, non la nota.
Poi:
- Scrivi. La barra di formattazione propone grassetto, corsivo, sottolineato, elenco puntato ed elenco numerato.
- Digita
@per menzionare un membro. Compare la lista dei membri della casella, che si restringe in base al nome o all’indirizzo man mano che scrivi; scegli con i tasti freccia e Invio, o con un clic. La persona menzionata riceve una notifica «Alex ti ha menzionato in una nota», sul telefono e per email secondo le sue impostazioni (vedi Impostare le notifiche). - Termina con «Aggiungi la nota». La scorciatoia Cmd + Invio (o Ctrl + Invio) fa la stessa cosa.
Una nota ha al massimo 5.000 caratteri. Una volta aggiunta, non si può né modificare né eliminare: scrivila come un appunto destinato a restare.
Una nota non assomiglia a una risposta
È voluto, e si vede in tre punti:
- Nella finestra di scrittura. La scheda «Nota per il team» ha lo sfondo grigio, riporta il promemoria «Nota per il team: la persona che ti ha scritto non la vede mai», e il suo pulsante non è «Invia» ma «Aggiungi la nota».
- Nella conversazione. La nota ha uno sfondo grigio, con una linea lungo il lato sinistro, e una piccola pagina la segnala sulla linea verticale che collega le email. Nella prima riga compare «Nota per il team», poi la foto o le iniziali di chi l’ha scritta, il suo nome e quando. Le email, invece, non hanno sfondo. Quando una nota ti menziona, il tuo nome risalta su uno sfondo colorato; le menzioni degli altri sono solo in grassetto.
- Nella lista. La riga di un’email che ha delle note mostra quante sono, accanto a una piccola pagina, senza doverla aprire.
Nessuna nota compare in ciò che riceve la persona che ti ha scritto: quello che riceve sono le email che invii, e nient’altro.
Perché è meglio di un messaggio WhatsApp
In un piccolo team, le informazioni passano per la via più veloce: il gruppo WhatsApp, un SMS, una parola al volo. Funziona fino al giorno in cui la persona che sapeva è in ferie.
La nota per il team risolve proprio questo: il contesto resta attaccato all’email. Tre settimane dopo, chi apre la conversazione legge la domanda della persona, la risposta inviata e la nota che spiega il perché. Nessuno deve ripescare uno scambio in un’altra app, né ricordarsi chi aveva l’informazione.
È anche quello che fa funzionare un passaggio di consegne: quando affidi un’email a un membro, una nota gli passa il contesto insieme all’email. Vedi Dire chi si occupa di un’email.
Le note sono una delle tre abitudini che decidono se una casella condivisa resta leggibile, insieme a dire chi si occupa di cosa e alle etichette. Le tre insieme sono spiegate in buone pratiche per la casella condivisa di un piccolo team.