Non c’è nessuna rubrica da costruire. Trupeo la ricava dalle tue email: chiunque scriva alla casella condivisa, o a cui la casella scrive, compare lì.
Su un computer, «Contatti» è in cima alla colonna di sinistra, subito sotto «Notifiche». Su un telefono, è la prima voce sotto «Altro», subito sotto la casella.
Due livelli, e la regola che li separa
I contatti si dividono in due liste, e la differenza non dipende da un’importanza dichiarata:
- Contatti: le persone a cui hai scritto.
- Altri contatti: le persone che ti hanno scritto e non hanno mai ricevuto una risposta.
Questa è tutta la regola. Rispondere a qualcuno lo sposta automaticamente in «Contatti». Questa divisione fa il lavoro che nessuno vuole fare a mano: una persona con cui hai a che fare da due anni finisce da sola in una lista diversa da chi ha mandato una newsletter.
La vista «Tutti i contatti» mostra le due liste insieme. Tre ordinamenti: «Recenti», «Frequenti», «A-Z». Il campo «Cerca un contatto» filtra la lista.
La prima importazione
Quando una casella viene collegata, Trupeo ripercorre le email più vecchie e mostra un banner che conta le email analizzate finora, per esempio «Importazione in corso: 1.250 email passate lette.» I contatti compaiono man mano, quindi non c’è niente da aspettare.
La scheda
Una scheda contiene quello che Trupeo ha ricavato e quello che aggiungi tu: nome, organizzazione, ruolo, uno o più numeri di telefono, una nota e la lista delle sue conversazioni (oggetto, anteprima, data). Quando sono tante, «Vedi tutte le conversazioni» le ritrova nella casella.
La scheda si legge come un biglietto da visita. Ogni parte (telefoni, indirizzi email, indirizzi postali…) ha il suo pulsante «Modifica», che apre solo quella parte: «Salva» conserva le modifiche, «Annulla» le scarta. Quello che la scheda non contiene ancora (nome e cognome, compleanno, indirizzo postale, sito web) si aggiunge con il pulsante «Aggiungi», in cima alla scheda, accanto a «Nuova email».
La nota è condivisa. Richiamare dopo le 17, niente più solleciti, passa sempre dal suo commercialista: un membro la vede quando apre la scheda, e anche in cima a ogni conversazione con quella persona. È la stessa idea della nota per il team, ma per una persona invece che per un’email.
Una persona può avere più indirizzi. «Aggiungi un indirizzo email» li raccoglie in un’unica scheda, e «Rendi principale» sceglie quello che viene mostrato. Un contatto conserva sempre almeno un indirizzo.
«Nuova email», in cima alla scheda, apre una nuova email già indirizzata a quella persona, al suo indirizzo principale. «Scrivi», accanto a ogni indirizzo, apre una nuova email verso quell’indirizzo.
In una conversazione
In un’email aperta, il nome della persona che l’ha scritta e ogni indirizzo sotto quel nome aprono un’anteprima della sua scheda: il suo ruolo e la sua organizzazione se li hai compilati, il suo indirizzo, quante conversazioni hai avuto con lei, la nota della scheda e «Vedi il contatto» per la scheda completa. Ogni destinatario è scritto sotto il nome, e ognuno si apre allo stesso modo. L’indirizzo di un contatto è sottolineato a puntini: un clic apre l’anteprima, trascinando il mouse lo selezioni per copiarlo.
Con il mouse, l’anteprima compare quando il puntatore resta un attimo sul nome, e sparisce quando sposti il mouse; un clic la tiene aperta, Esc la chiude. Con la tastiera, compare quando il nome ha il focus, e Invio ti porta al suo interno. Su un telefono, toccare un nome apre la stessa anteprima in fondo allo schermo.
Una persona che avevi rimosso dalla rubrica compare lì con un pulsante «Aggiungi ai Contatti».
Aggiungere qualcuno a mano
«Nuovo contatto» serve quando vuoi la scheda prima dello scambio: una persona incontrata a una fiera, un fornitore che ti ha lasciato il suo biglietto da visita. Email obbligatoria, nome facoltativo. Se l’indirizzo è già nella rubrica, quella scheda passa in «Contatti».
Fare ordine
Tre azioni su una scheda. La prima è un pulsante, le altre due sono nel menu «Altre azioni» (i tre puntini):
- «Aggiungi ai Contatti» fa uscire qualcuno da «Altri contatti» senza aspettare che tu gli scriva.
- «Rimuovi contatto» lo toglie dalla rubrica condivisa, dopo la tua conferma. Resta 30 giorni in «Contatti rimossi», dove «Ripristina» lo rimette al suo posto, e puoi anche aggiungerlo di nuovo da una qualsiasi delle sue conversazioni, con «Aggiungi ai Contatti».
- «Unisci…» riunisce due schede che sono la stessa persona, cosa che succede ogni volta che qualcuno cambia indirizzo. Si parte dalla scheda da conservare, poi si cerca l’altra. Prima di scrivere qualsiasi cosa, Trupeo mostra cosa conserva la scheda unita, e dove le due schede differiscono scegli tu il valore da tenere. Questa azione è definitiva, a differenza della rimozione.
Trupeo suggerisce anche le schede che sembrano la stessa persona, in «Duplicati da unire». I suggerimenti, l’unione, i 30 giorni dei contatti rimossi e l’importazione o l’esportazione della rubrica in un file sono in Riordinare la rubrica.
Scrivere a un gruppo di contatti
Un gruppo di contatti riunisce persone a cui scrivi insieme: il direttivo di un’associazione, i genitori di una squadra, i soci di un circolo. Ogni membro della casella lo condivide, come il resto della rubrica. Se vieni da Google Contatti, quella che Google chiama «etichetta» qui è un gruppo; in Outlook, è una categoria assegnata ai contatti.
Crearne uno. In «Contatti», la sezione «Gruppi» della lista ha un pulsante «Nuovo gruppo». Dagli un nome («Nome del gruppo»), poi «Crea gruppo». Due gruppi non possono avere lo stesso nome.
Metterci dei contatti. Dentro il gruppo, «Aggiungi contatti» apre la ricerca. Dalla lista, spunta più contatti, poi «Aggiungi a un gruppo». Anche la scheda di un contatto mostra i suoi gruppi, con la stessa azione. Le persone aggiunte a un gruppo entrano nei tuoi contatti, anche se non hai mai scritto loro. «Rimuovi dal gruppo» toglie qualcuno dal gruppo senza eliminarlo dalla rubrica, ed «Elimina gruppo» elimina il gruppo: i suoi contatti restano nella tua rubrica.
Scrivergli. In «Nuova email» o in una risposta, scrivi il nome del gruppo in A, Cc o Ccn e sceglilo tra i suggerimenti. Compare come un solo destinatario, con il suo nome e il suo numero di contatti. Il suo menu offre «Mostra gli indirizzi» per vedere ogni indirizzo, e «Sposta in A», «Sposta in Cc» e «Sposta in Ccn» per spostarlo. «Rimuovi il gruppo» lo toglie dall’email.
Perché in Ccn per impostazione predefinita. Un gruppo messo in A o in Cc mostrerebbe l’indirizzo di tutti a tutti gli altri, e nessuno vuole dare il proprio a venti o trenta sconosciuti. Trupeo lo mette in Ccn e lo dice: «Gruppo aggiunto in Ccn: nessuno vede gli indirizzi degli altri». La scelta resta tua, con «Sposta in A» o «Sposta in Cc».
I limiti. Un’email accetta al massimo 500 destinatari con Gmail e Microsoft, 100 con gli altri servizi email, contando insieme A, Cc e Ccn. Quando ti avvicini, compare un contatore («450 destinatari su 500»); oltre il limite, Trupeo rifiuta l’invio. Per un gruppo più grande, scrivi in più email.
Nella conversazione, la cronologia conserva una traccia dell’invio: «inviata al gruppo Direttivo (12)», con il numero di contatti che il gruppo aveva in quel momento.
Tenere i contatti aggiornati con Google Contatti o Outlook
Se la casella è su Gmail o Google Workspace, Trupeo tiene la sua rubrica uguale a quella di Google Contatti, nei due sensi, dal collegamento in poi. Per una casella Outlook o Microsoft 365, è quella di Outlook. Quando la casella si collega, Google o Microsoft chiede il permesso necessario: leggere e modificare i contatti dell’account. Il proprietario trova l’impostazione nelle impostazioni della casella, nella pagina «Contatti»: «Mantieni i contatti aggiornati con Google Contatti» (o con Outlook). I membri vedono solo la riga «Aggiornati con Google Contatti» (o con Outlook) sotto il titolo della rubrica.
Una casella collegata in precedenza. Se la casella è stata collegata prima che Trupeo chiedesse i contatti al momento del collegamento, il suo proprietario vede un invito in cima alla rubrica: «Mantieni questi contatti aggiornati con Google Contatti.» (o con Outlook), con «Consenti» e «Non ora». «Consenti» porta alla pagina di Google o di Microsoft per dare il permesso, poi di nuovo alla rubrica. Finché il proprietario non risponde, anche il prossimo ricollegamento della casella, da parte sua o di un membro, chiede i contatti. «Non ora» chiude l’invito per sempre, e da quel momento nemmeno un ricollegamento chiede i contatti; l’interruttore nelle impostazioni resta lì. I membri non vedono l’invito.
- Cosa passa dall’altra parte: i contatti che hai aggiunto o tenuto apposta, non tutte le persone a cui la casella ha mai scritto. Un contatto aggiunto o modificato da una parte arriva dall’altra.
- I gruppi: un gruppo di contatti di Trupeo diventa un’etichetta in Google Contatti, o una categoria sui contatti in Outlook, e viceversa.
- Rimuovere un contatto: rimuoverlo in Trupeo lo elimina anche in Google Contatti o in Outlook, e viceversa. Google Contatti conserva un contatto eliminato nel cestino per 30 giorni, Outlook in Posta eliminata: puoi recuperarlo da lì. Eliminare un gruppo elimina il gruppo da entrambe le parti, non i contatti che riuniva.
- Interrompere: lo stesso interruttore, con una conferma. Trupeo smette allora di leggere e di scrivere i contatti. I contatti restano da entrambe le parti; semplicemente non vengono più tenuti uguali. L’interruzione viene ricordata: ricollegare la casella non la riattiva.
Se il proprietario lascia senza spunta la voce dei contatti sulla pagina di Google al momento di collegare la casella, Trupeo lo prende come un no: l’impostazione resta disattivata, e ricollegare la casella non lo richiede. Se il proprietario l’ha attivata qui e poi Google o Microsoft non ha dato l’accesso ai contatti, la sezione lo dice e propone di riprovare. Se la casella va ricollegata, gli aggiornamenti riprendono appena è ricollegata. Se la casella non può più farlo, la sezione dice perché e propone solo «Interrompi».
Altre tre cose da sapere, tutte su Outlook:
- Gli indirizzi condivisi o delegati non sono coperti. Un indirizzo che apri tramite un altro account Microsoft 365 non ha una sezione «Contatti»: Trupeo non può tenere aggiornati i suoi contatti, anche se Microsoft ha mostrato il permesso sui contatti al momento del collegamento.
- Outlook ha meno spazio di Trupeo. Conserva tre indirizzi email senza il loro tipo, un numero di cellulare, due numeri di lavoro e due di casa, un indirizzo postale di casa, uno di lavoro e un altro, un sito web, e un compleanno solo se include l’anno. Un numero di un altro tipo prende un posto libero di lavoro o di casa, e Outlook lo registra con quel tipo. Anche i campi e le altre informazioni vanno in Outlook, che li conserva per Trupeo senza mostrarli. Quello che non ci sta resta in Trupeo, senza essere cancellato, e la scheda lo dice: «Outlook conserva solo una parte di questo contatto» in cima, poi una riga sotto ogni valore interessato, per esempio «Conservato in Outlook come numero di lavoro» o «Non conservato in Outlook: spazio esaurito». Trupeo legge solo la cartella principale dei contatti.
- Una categoria può essere anche una categoria della posta. Se delle email portano la categoria di un gruppo, eliminare o rinominare quel gruppo in Trupeo la toglie dai contatti ma la lascia su quelle email e nella lista delle categorie di Outlook.
Campi e altre informazioni
Un’associazione vuole sapere chi ha pagato la quota dell’anno, chi fa parte del direttivo, qual è il numero di tessera di ciascuno. Invece di scriverlo nella nota, che non si può filtrare, la scheda ha due spazi apposta.
I campi, per tutta la casella. Il proprietario li definisce una volta, e ogni contatto li ha. Sono nelle impostazioni della casella, nella pagina «Contatti», nella sezione «Campi dei contatti», e «Nuovo campo» ne crea uno: un nome, poi un tipo, che dopo non si può più cambiare. I tipi sono «Testo», «Numero», «Data», «Scelta singola», «Scelta multipla», «Link» e «Sì / no». Una casella può avere fino a 50 campi, e prima che tu ci arrivi la sezione dice quanti ne restano.
Ogni campo ha i suoi pulsanti: «Sposta su» e «Sposta giù» cambiano il suo posto nella scheda, «Rinomina» cambia il suo nome, «Modifica scelte» aggiunge o toglie delle scelte (la finestra dice quanti contatti hanno una scelta prima di toglierla), ed «Elimina» lo toglie. Eliminare un campo non fa perdere niente: ogni valore diventa un’informazione del suo contatto, sotto il nome del campo, e la conferma dice quante sono.
Nella scheda, i campi sono nella sezione «Campi», e ogni membro li compila, non solo il proprietario. Un campo vuoto è una riga discreta che si apre con un clic; oltre i sei campi vuoti, gli altri aspettano dietro «Altri 4 campi» (per esempio).
Altre informazioni, per un solo contatto. Nella sezione «Altre informazioni» della scheda, qualsiasi membro aggiunge un nome e un valore, senza niente da configurare. Un nome che è già quello di un campo viene rifiutato, e la scheda porta al campo.
Trasformarla in campo. Quando più contatti hanno la stessa informazione, il proprietario può trasformarla in un campo. Sotto la lista dei campi, «Informazioni usate nei contatti» mostra i nomi più usati; «Trasforma in campo» apre una finestra che suggerisce un tipo, dice quanti valori gli corrispondono, poi li sposta nel campo. Un valore che non corrisponde al tipo non va perso: resta un’informazione del contatto, segnata «Non corrisponde al tipo del campo» nella sua scheda, e il resoconto porta a ognuna di quelle schede.
Filtrare la lista. Se la casella ha un campo a scelta o un campo «Sì / no», la lista dei contatti ha «Filtra per campo»: una risposta, come Tesoriere per il ruolo, oppure «Non compilato». Il filtro resta nell’indirizzo della pagina, e «Togli il filtro» lo rimuove. Quando nessuno corrisponde, la lista dice «Nessun contatto corrisponde a questo filtro».
Cosa è condiviso, e cosa no
La rubrica appartiene alla casella, non a te. Ogni membro vede gli stessi contatti, le stesse note, gli stessi numeri. Se hai due caselle collegate, ognuna ha la sua rubrica: i contatti dell’indirizzo di contatto non si mescolano con quelli dell’indirizzo per le candidature.
Passo successivo
Per scrivere a un contatto dalla sua scheda, vedi Rispondere, inoltrare, scrivere.