In una casella condivisa, una firma pone una domanda che gli altri strumenti evitano: chi firma? La persona che scrive, o l’organizzazione? La risposta di Trupeo è: tutte e due, una sopra l’altra.
Due firme, non una
La tua viene per prima, subito sotto il tuo testo. Quella della casella viene sotto: l’organizzazione, l’indirizzo, il numero principale, le indicazioni legali. Tutte e due vengono aggiunte alle risposte, agli inoltri e alle nuove email.
Puoi averne diverse di ciascun tipo, ognuna con un nome, e in ogni lista una è quella predefinita. Puoi anche compilare un solo livello: una casella condivisa in cui tutti firmano Il team ha bisogno solo di quella della casella, e una piccola organizzazione in cui risponde una sola persona può mettere tutto nella sua.
Le tue firme
Apri «Impostazioni», poi, nel gruppo «Il tuo account», la pagina «Firma». Sotto «Le mie firme», ogni firma ha il suo nome, e quella usata come predefinita porta la scritta «Predefinita». Il suo menu «⋯» propone «Modifica», che la apre subito sotto la sua riga con il nome e l’editor, «Rendi predefinita», che cambia quella usata, ed «Elimina»; «Salva la firma» la salva. «Nuova firma», sopra la lista, ne aggiunge una, per esempio una breve per le risposte veloci o una per le vacanze. Se elimini quella predefinita, Trupeo ti chiede quale la sostituisce. Nessun altro può vedere o modificare le tue firme.
Solo per te in una casella
Quando fai parte di più caselle, a volte vuoi firmare a tuo nome in una e a nome del team in un’altra. Apri «Impostazioni», poi, nel gruppo «Solo per te in questa casella», «Le tue impostazioni qui»: il titolo della pagina riporta l’indirizzo della casella. Ogni membro ha questa pagina, proprietario o no.
- «La mia firma predefinita qui» sceglie quale firma usare per impostazione predefinita quando scrivi da questa casella: la tua firma predefinita, una qualsiasi delle tue altre firme, oppure «Nessuna firma personale qui», e allora parte solo la firma della casella. Scegline una, poi «Salva».
- «Le mie firme per questa casella» raccoglie firme scritte solo per questa casella: non vengono proposte da nessun’altra parte. Se lasci la casella, vengono eliminate.
Le firme della casella
Si trovano nelle impostazioni della casella: gruppo «Questa casella», pagina «Invio», sezione «Firme della casella». I proprietari le creano, danno loro un nome e scelgono quella predefinita, come per le tue; gli altri membri le leggono lì. Ognuno firma con quella predefinita, a meno che non ne scelga un’altra in un’email.
Ognuna di queste pagine termina con un blocco «Cosa vedono i tuoi destinatari», che mostra un’email così come partirà, con le sue due firme.
Riusare la firma di Gmail
Su una casella Gmail, la pagina «Invio» propone «Usa quella di Gmail», accanto al titolo delle firme della casella. Il pulsante copia la firma che Gmail ha per l’indirizzo della casella, con i suoi colori, i suoi caratteri e le sue immagini, nella firma che stai modificando, o in una nuova se non ne è aperta nessuna. Trupeo recupera le immagini e le ospita direttamente.
A questo punto non è ancora salvato niente: Trupeo mostra «La tua firma di Gmail è nell’editor. Controllala, poi salvala.» Se il risultato non ti piace e l’editor conteneva già una firma, «Torna alla firma di prima» la rimette al suo posto.
Alcuni casi particolari:
- Se Gmail non ha una firma per quell’indirizzo, Trupeo te lo dice e non tocca l’editor.
- Un’immagine che Trupeo non è riuscito a recuperare viene tolta, e Trupeo te lo segnala: aggiungila di nuovo con «Inserisci logo».
- È una copia fatta una volta sola. Se più tardi cambi la tua firma in Gmail, quella di Trupeo non cambia: ricopiala.
Il pulsante non c’è per una casella Outlook, Microsoft 365 o IMAP: Microsoft non dà accesso alle firme, e un server IMAP non ne conserva. Copia la tua firma dal tuo servizio di posta e incollala nell’editor.
L’editor
La barra dell’editor tiene a portata di mano grassetto, corsivo, link e immagine; «Altro» aggiunge sottolineato, colore e dimensione del testo, un pulsante per togliere la formattazione, e «HTML». Il pulsante dell’immagine, «Inserisci logo», aggiunge un’immagine (PNG, JPEG, GIF o WebP, al massimo 1 MB): scegli il file, Trupeo lo ospita, non devi metterlo online altrove.
Incollare una firma funziona: tabelle, colori, caratteri, dimensioni e link di una firma copiata da Gmail, Outlook o Word vengono mantenuti. Non hai ancora una firma? Il generatore gratuito di firme email te ne prepara una da incollare qui. Un logo incollato continua a caricarsi da dove era ospitato; se vuoi che lo ospiti Trupeo, inseriscilo piuttosto con «Inserisci logo».
«HTML», sotto «Altro», passa al codice sorgente, comodo se ti hanno dato la firma sotto forma di codice. «Editor» torna alla vista normale. Il blocco «Cosa vedono i tuoi destinatari», in fondo alla pagina, segue quello che scrivi, anche prima di salvare.
Non parte niente finché non fai clic su «Salva la firma». «Annulla» chiude la firma e mantiene quella salvata.
Scegliere la firma di un’email
Sotto l’editor di una risposta, di un inoltro o di una nuova email, un pulsante «Firma:» indica chi firmerà, per esempio Claire + Team dogana. Apre una lista in due parti: «Le mie firme», le tue e quelle di questa casella, e «Firma della casella», quelle della casella. Ogni parte propone anche «Nessuna». La tua scelta vale subito e solo per questa email; la successiva riparte dalle firme predefinite. Su un telefono, la lista si apre a schermo intero.
Le firme appaiono sotto il pulsante così come partiranno, e un lettore di schermo dice a parole chi firmerà, per esempio «Firmata: Claire + Team dogana», oppure «Questa email partirà senza firma.». Se una firma scelta in una bozza è stata eliminata nel frattempo, Trupeo lo dice e non ne mette un’altra al suo posto.
È un’anteprima, non un campo. La firma non viene inserita nel tuo testo: viene aggiunta al momento dell’invio. Quindi non puoi cancellarla per sbaglio selezionando tutto, né ritoccarla per una sola email: per cambiare una firma, passa dalle impostazioni. «Nessuna» nel menu fa partire l’email senza nessuna firma: vedi Rispondere, inoltrare, scrivere.
Quando rispondi includendo la cronologia, le firme vanno subito sotto la tua risposta, sopra l’email citata, come in un normale programma di posta. Il tuo destinatario legge quello che hai scritto, poi chi firma, poi lo scambio precedente.
Il nome del mittente
Sulla stessa pagina «Invio», la sezione «Nome del mittente» stabilisce il nome che i tuoi destinatari vedono accanto all’indirizzo della casella, per esempio il nome della tua organizzazione. Tutti inviano con quel nome. «Modifica» lo apre nella sua riga. Lascialo vuoto per inviare solo con l’indirizzo: la riga mostra allora «Nessun nome del mittente». Trupeo ti ricorda cosa leggeranno i tuoi destinatari. Quel nome è anche il nome della casella in Trupeo, in cima alla colonna e nel menu delle caselle.
Per una casella che invia tramite Microsoft (Outlook, Microsoft 365), quel nome non è garantito: i tuoi destinatari potrebbero vedere al suo posto il nome dell’account Microsoft, soprattutto le persone della tua stessa organizzazione Microsoft 365. Quel nome si cambia nell’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, oppure su account.microsoft.com per un indirizzo Outlook.com.
La riga Inviato con Trupeo
Durante la prova, sotto le tue firme compare una riga: Inviato con Trupeo, la casella condivisa per i piccoli team · Prova gratuita di 30 giorni, con un link al sito di Trupeo. Il suo interruttore è sulla pagina «Invio», sezione «Dicitura Trupeo». Durante la prova resta acceso e bloccato, con «Puoi disattivarla con un piano a pagamento.».
Una volta attivo l’abbonamento, la riga resta finché non la togli: spegni l’interruttore. Si salva da solo. Vedi Prova, abbonamento e prezzi ridotti.
Una volta attivo l’abbonamento, il link della riga porta anche il link per consigliare Trupeo di questa casella: appena un team che si iscrive da lì paga il primo mese, questa casella e quel team ricevono un mese gratis ciascuno.
E poi
Per il resto di ciò che compone un’email in uscita, vedi Rispondere, inoltrare, scrivere.