Dans une boîte mail partagée, une signature pose une question que les autres outils esquivent : qui signe ? La personne qui écrit, ou la structure ? Trupeo répond les deux, et empile les deux blocs.
Deux signatures, pas une
La vôtre arrive en premier, juste sous votre texte. Celle de la boîte mail vient en dessous : la structure, l’adresse, le numéro principal, la mention légale. Les deux s’ajoutent aux réponses, aux transferts et aux nouveaux mails.
Vous pouvez en avoir plusieurs de chaque, chacune avec un nom, et une de chaque liste sert par défaut. Vous pouvez n’en remplir qu’un niveau : une boîte mail partagée où tout le monde signe L’équipe n’a besoin que de celle de la boîte mail, et une petite structure où une seule personne répond peut tout mettre dans la sienne.
Vos signatures
Ouvrez « Paramètres », puis, dans le groupe « Votre compte », la page « Signature ». Sous « Mes signatures », chaque signature a son nom, et celle qui sert par défaut porte « Par défaut ». Son menu « ⋯ » propose « Modifier », qui l’ouvre juste sous sa ligne avec son nom et l’éditeur, « Définir par défaut », qui change celle qui sert, et « Supprimer » ; « Enregistrer la signature » l’enregistre. « Nouvelle signature », au-dessus de la liste, en ajoute une, par exemple une courte pour les réponses rapides ou une pour les vacances. Supprimer celle par défaut demande laquelle la remplace. Personne d’autre ne voit ni ne modifie vos signatures.
Pour vous dans une boîte mail
Quand vous êtes dans plusieurs boîtes mail, vous voulez parfois signer en votre nom dans l’une et au nom de l’équipe dans l’autre. Ouvrez « Paramètres », puis, dans le groupe « Pour vous dans cette boîte mail », « Vos réglages ici » : la page porte l’adresse de la boîte mail. Chaque membre a cette page, propriétaire ou non.
- « Ma signature par défaut ici » choisit ce qui signe par défaut quand vous écrivez depuis cette boîte mail : votre signature par défaut, n’importe laquelle de vos autres signatures, ou « Aucune signature personnelle ici », et seule la signature de la boîte mail part. Choisissez, puis « Enregistrer ».
- « Mes signatures pour cette boîte mail » réunit des signatures écrites pour cette boîte mail seulement : elles ne sont proposées nulle part ailleurs. Si vous quittez la boîte mail, elles sont supprimées.
Les signatures de la boîte mail
Elles vivent dans les paramètres de la boîte mail : groupe « Cette boîte mail », page « Envoi », section « Signatures de la boîte mail ». Les propriétaires les créent, les nomment et choisissent celle par défaut, comme pour les vôtres ; les autres membres les lisent là. Chacun signe avec celle par défaut, sauf s’il en choisit une autre dans un mail.
Chacune de ces pages se termine par un bloc « Ce que voient vos destinataires », qui montre un mail tel qu’il partira, avec ses deux signatures.
Reprendre la signature de Gmail
Sur une boîte mail Gmail, la page « Envoi » propose « Reprendre celle de Gmail », à côté du titre des signatures de la boîte mail. Le bouton recopie la signature que Gmail a pour l’adresse de la boîte mail, avec ses couleurs, ses polices et ses images, dans la signature que vous modifiez, ou dans une nouvelle si aucune n’est ouverte. Trupeo récupère les images et les héberge lui-même.
Rien n’est encore enregistré à ce stade : Trupeo affiche « La signature de Gmail est dans l’éditeur. Vérifiez-la, puis enregistrez-la. » Si le résultat ne vous plaît pas et que l’éditeur contenait déjà une signature, « Revenir à la signature d’avant » la remet en place.
Quelques cas particuliers :
- Si Gmail n’a pas de signature pour cette adresse, Trupeo le dit et ne touche pas à l’éditeur.
- Une image que Trupeo n’a pas pu récupérer est retirée, et Trupeo vous le signale : ajoutez-la avec « Insérer un logo ».
- C’est une copie faite une fois. Si vous changez votre signature dans Gmail ensuite, celle de Trupeo ne bouge pas : reprenez-la de nouveau.
Le bouton n’existe pas pour une boîte mail Outlook, Microsoft 365 ou IMAP : Microsoft ne donne pas accès aux signatures, et un serveur IMAP n’en stocke pas. Copiez votre signature depuis votre service mail et collez-la dans l’éditeur.
L’éditeur
La barre de l’éditeur garde sous la main le gras, l’italique, le lien et l’image ; « Plus » ajoute le souligné, la couleur et la taille du texte, un bouton pour effacer la mise en forme, et « HTML ». Le bouton de l’image, « Insérer un logo », ajoute une image (PNG, JPEG, GIF ou WebP, 1 Mo au maximum) : choisissez le fichier, il est hébergé par Trupeo, vous n’avez pas à le mettre en ligne ailleurs.
Coller une signature fonctionne : les tableaux, les couleurs, les polices, les tailles et les liens d’une signature copiée depuis Gmail, Outlook ou Word sont gardés. Pas encore de signature ? Le générateur de signature mail, gratuit, en fabrique une à coller ici. Un logo collé reste chargé depuis l’adresse où il était hébergé ; pour que Trupeo l’héberge, insérez-le plutôt avec « Insérer un logo ».
« HTML », dans « Plus », bascule vers le code source, utile si on vous a fourni la signature sous forme de code. « Éditeur » revient à la vue normale. Le bloc « Ce que voient vos destinataires », en bas de la page, suit ce que vous tapez, avant même d’enregistrer.
Rien ne part tant que vous n’avez pas cliqué sur « Enregistrer la signature ». « Annuler » referme la signature et garde celle qui est enregistrée.
Choisir la signature d’un mail
Sous l’éditeur d’une réponse, d’un transfert ou d’un nouveau mail, un bouton « Signature : » nomme ce qui signera, par exemple Claire + Équipe douane. Il ouvre une liste en deux parties : « Mes signatures », les vôtres et celles de cette boîte mail, et « Signature de la boîte mail », celles de la boîte mail. Chaque partie propose aussi « Aucune ». Votre choix s’applique tout de suite et seulement à ce mail ; le suivant repart des signatures par défaut. Sur un téléphone, la liste s’ouvre en plein écran.
Sous le bouton, les signatures s’affichent telles qu’elles partiront, et un lecteur d’écran dit en toutes lettres ce qui signera, par exemple « Signé : Claire + Équipe douane », ou « Ce mail partira sans signature. ». Si une signature choisie dans un brouillon a été supprimée depuis, Trupeo le dit et n’en met pas une autre à la place.
C’est un aperçu, pas une zone de saisie. La signature n’est pas insérée dans votre texte : elle est ajoutée au moment de l’envoi. Vous ne pouvez donc pas l’effacer par accident en sélectionnant tout, ni la retoucher pour un mail en particulier : pour changer une signature, passez par les paramètres. « Aucune » dans le menu l’envoie sans aucune signature : voir Répondre, transférer, écrire.
Quand vous répondez avec l’historique inclus, les signatures se placent juste sous votre réponse, au-dessus du mail cité, comme dans un logiciel de mail classique. Votre destinataire lit ce que vous avez écrit, puis qui signe, puis l’échange précédent.
Le nom d’expéditeur
Sur la même page « Envoi », la section « Nom d’expéditeur » fixe le nom affiché à côté de l’adresse de la boîte mail chez vos destinataires, par exemple le nom de votre structure. Tout le monde envoie sous ce nom. « Modifier » l’ouvre dans sa ligne. Laissez-le vide pour n’envoyer qu’avec l’adresse : la ligne dit alors « Pas de nom d’expéditeur ». Trupeo rappelle ce que lisent vos destinataires. Ce nom est aussi celui de la boîte mail dans Trupeo, en haut de la colonne et dans le menu des boîtes mail.
Pour une boîte mail qui envoie par Microsoft (Outlook, Microsoft 365), ce nom n’est pas garanti : vos destinataires peuvent voir le nom du compte Microsoft à la place, surtout ceux de votre propre organisation Microsoft 365. Ce nom-là se change dans le centre d’administration Microsoft 365, ou sur account.microsoft.com pour une adresse Outlook.com.
La ligne Envoyé avec Trupeo
Pendant l’essai, une ligne apparaît sous vos signatures : Envoyé avec Trupeo, la boîte mail partagée des petites équipes · Essai gratuit de 30 jours, avec un lien vers le site de Trupeo. Son interrupteur est sur la page « Envoi », section « Mention Trupeo ». Il reste allumé et inactif pendant l’essai, avec « Désactivable une fois en formule payante. ».
Une fois l’abonnement actif, la ligne reste affichée tant que vous ne la coupez pas : éteignez l’interrupteur. Il s’enregistre tout seul. Voir Essai, abonnement et tarifs réduits.
Une fois l’abonnement actif, le lien de la ligne porte aussi le lien de parrainage de cette boîte mail : dès qu’une équipe qui s’inscrit par lui paie son premier mois, cette boîte mail et cette équipe ont chacune un mois offert.
La suite
Pour le reste de ce qui compose un mail sortant, voir Répondre, transférer, écrire.