Une note pour l’équipe, c’est ce que vous auriez écrit sur un post-it collé au mail : c’est un fidèle, il a déjà eu un geste commercial, je l’ai eu au téléphone, il rappelle lundi. Sauf qu’elle reste attachée à la conversation et que toute l’équipe la voit.
Ce qu’est une note pour l’équipe
Une note est enregistrée dans Trupeo, jamais envoyée. Elle n’a pas de destinataire, elle ne part pas chez votre service mail, et la personne qui vous a écrit ne peut pas la voir : elle ne quitte pas votre boîte mail partagée.
Tous les membres qui voient le mail peuvent la lire. C’est le principe : la note est faite pour être vue par les membres qui ouvriront ce mail après vous.
Comment en ajouter une
Ouvrez le mail. Sous le dernier mail, la barre propose « Note » quand vous vous occupez du mail ou qu’un autre membre s’en occupe. Ailleurs, et sur téléphone, « Note pour l’équipe » est dans le menu « ⋯ » (« Autres actions »), au bout de la barre. Le rédacteur s’ouvre directement sur l’onglet « Note pour l’équipe », avec le rappel « Note pour l’équipe : la personne qui vous écrit ne la verra jamais ».
Vous pouvez aussi ouvrir une réponse puis passer sur l’onglet « Note pour l’équipe » : « Réponse » et « Note pour l’équipe » sont les deux onglets du même rédacteur, et le contenu de chacun est conservé quand vous passez de l’un à l’autre. Si vous fermez le rédacteur avec la croix ou Échap, la note commencée est gardée tant que le mail reste ouvert. Elle est perdue si vous ouvrez un autre mail ou fermez la page.
Une note s’écrit même quand un membre est en train de répondre : seule la réponse est bloquée dans ce cas, pas la note.
Ensuite :
- Écrivez. La barre de mise en forme propose gras, italique, souligné, liste à puces et liste numérotée.
- Tapez
@pour mentionner un membre. La liste des membres de la boîte mail apparaît, filtrée au fur et à mesure sur le nom ou l’adresse ; choisissez avec les flèches puis Entrée, ou au clic. La personne mentionnée reçoit une notification « Alex vous a mentionné dans une note », sur son téléphone et par mail selon ses réglages (voir Régler vos notifications). - Terminez par « Ajouter la note ». Le raccourci Cmd + Entrée (ou Ctrl + Entrée) fait la même chose.
Une note fait au maximum 5 000 caractères. Une fois ajoutée, elle ne peut être ni modifiée ni supprimée : écrivez-la comme une trace destinée à rester.
Une note ne ressemble pas à une réponse
C’est voulu, et c’est visible à trois endroits :
- Dans le rédacteur. L’onglet « Note pour l’équipe » a un fond gris, porte la mention « Note pour l’équipe : la personne qui vous écrit ne la verra jamais », et son bouton n’est pas « Envoyer » mais « Ajouter la note ».
- Dans la conversation. La note est sur fond gris, avec un trait sur sa gauche, et une petite page la signale sur la ligne verticale qui relie les mails. Sa première ligne dit « Note pour l’équipe », puis la photo ou les initiales de son auteur, son nom et le moment. Les mails, eux, n’ont pas de fond. Quand une note vous mentionne, votre nom y ressort sur un fond coloré ; les mentions des autres sont seulement en gras.
- Dans la liste. La ligne d’un mail qui porte des notes affiche leur nombre à côté d’une petite page, sans avoir à l’ouvrir.
Aucune note n’apparaît dans ce que reçoit la personne qui vous écrit : ce qu’elle reçoit, ce sont les mails que vous envoyez, et rien d’autre.
Pourquoi c’est mieux qu’un message WhatsApp
Dans une TPE, l’info circule là où elle est le plus rapide : le groupe WhatsApp, un SMS, un mot lancé entre deux portes. Ça marche jusqu’au jour où la personne qui savait est en congé.
La note pour l’équipe règle exactement ce point : le contexte reste collé au mail. Trois semaines plus tard, celui qui ouvre la conversation lit la question de la personne, la réponse envoyée et la note qui explique pourquoi. Personne n’a à retrouver un échange dans une autre application, ni à se souvenir de qui avait l’information.
C’est aussi ce qui rend une reprise en main possible : quand vous confiez un mail à un membre, une note lui donne le contexte en même temps que le mail. Voir Dire qui s’occupe d’un mail.
La note est l’une des trois habitudes qui décident si une boîte mail partagée reste lisible, avec qui s’en occupe et les libellés. Les trois ensemble sont détaillées dans 7 bonnes pratiques pour une petite équipe.