Une note interne, c’est ce que vous auriez écrit sur un post-it collé au mail : « c’est un ancien client, il a déjà eu un geste commercial », « je l’ai eu au téléphone, il rappelle lundi ». Sauf qu’elle reste attachée à la conversation et que toute l’équipe la voit.
Ce qu’est une note interne
Une note est enregistrée dans Trupeo, jamais envoyée. Elle n’a pas de destinataire, elle ne part pas chez votre fournisseur de messagerie, et la personne qui vous a écrit ne peut pas la voir : elle ne quitte pas votre boîte partagée.
Tous les membres de la boîte peuvent la lire. C’est le principe : la note est faite pour être vue par les collègues qui ouvriront ce mail après vous.
Comment en ajouter une
En bas d’une conversation, deux boutons : « Répondre » et « Note interne ». Le second ouvre le rédacteur directement en mode note, avec le rappel « Note interne : visible uniquement par votre équipe » et un cadenas.
Vous pouvez aussi ouvrir « Répondre » puis basculer sur l’onglet « Note interne » : ce sont les deux onglets du même rédacteur, et le contenu de chacun est conservé quand vous passez de l’un à l’autre.
Ensuite :
- Écrivez. La barre de mise en forme propose gras, italique, souligné, liste à puces et liste numérotée.
- Tapez
@pour mentionner un collègue. Une liste de membres apparaît, filtrée au fur et à mesure ; choisissez avec les flèches puis Entrée, ou au clic. La personne mentionnée reçoit une notification « Alex vous a cité dans une note ». - Terminez par « Ajouter la note ». Le raccourci Cmd + Entrée (ou Ctrl + Entrée) fait la même chose.
Une note fait au maximum 5 000 caractères. Une fois ajoutée, elle ne peut être ni modifiée ni supprimée : écrivez-la comme une trace destinée à rester.
Une note ne ressemble pas à une réponse
C’est voulu, et c’est visible à trois endroits :
- Dans le rédacteur. Le mode note change de couleur, passe en orangé, et affiche la mention « Note interne : visible uniquement par votre équipe ». Le bouton n’est pas « Envoyer » mais « Ajouter la note ».
- Dans le fil. La note s’affiche dans une carte orangée, repérée par un petit crayon dans la marge, avec « Par » suivi du nom de l’auteur et de la date. Les mails reçus, eux, sont dans des cartes blanches, et vos réponses dans des cartes bleutées.
- Dans la liste. Une conversation qui contient au moins une note porte une icône de bloc-notes ; survolez-la pour lire « Notes internes ».
Aucune note n’apparaît dans le fil que reçoit votre correspondant : ce qu’il reçoit, ce sont les mails que vous envoyez, et rien d’autre.
Pourquoi c’est mieux qu’un message WhatsApp
Dans une TPE, l’info circule là où elle est le plus rapide : le groupe WhatsApp, un SMS, un mot lancé entre deux portes. Ça marche jusqu’au jour où la personne qui savait est en congé.
La note interne règle exactement ce point : le contexte reste collé au mail. Trois semaines plus tard, celui qui ouvre la conversation lit la question du client, la réponse envoyée et la note qui explique pourquoi. Personne n’a à retrouver un fil de discussion dans une autre application, ni à se souvenir de qui avait l’information.
C’est aussi ce qui rend une reprise en main possible : quand vous confiez un mail à un collègue, une note lui donne le contexte en même temps que le message. Voir Assigner une conversation.
La note est l’une des trois habitudes qui décident si une boîte partagée reste lisible, avec l’assignation et les tags. Les trois ensemble sont détaillées dans 7 bonnes pratiques pour une petite équipe.