Una nota para el equipo es lo que habrías escrito en un pósit pegado al correo: lleva años con nosotros, ya tuvimos un detalle con él, hablé con él por teléfono, vuelve a llamar el lunes. Solo que va unida a la conversación y todo el equipo la ve.
Qué es una nota para el equipo
Una nota se guarda en Trupeo, nunca se envía. No tiene destinatario, no llega a tu servicio de correo y la persona que te escribió no puede verla: nunca sale de tu buzón compartido.
Todos los miembros que ven el correo pueden leerla. De eso se trata: una nota está hecha para que la encuentre quien abra este correo después de ti.
Cómo añadir una
Abre el correo. Debajo del último correo, la barra ofrece «Nota» cuando te encargas tú del correo o se encarga otro miembro. En los demás casos, y en el teléfono, «Nota para el equipo» está en el menú «⋯» («Otras acciones») al final de la barra. La ventana de redacción se abre directamente en la pestaña «Nota para el equipo», con el recordatorio «Nota para el equipo: la persona que te escribió nunca la verá».
También puedes abrir una respuesta y pasar a la pestaña «Nota para el equipo»: «Respuesta» y «Nota para el equipo» son las dos pestañas de la misma ventana de redacción, y cada una conserva su contenido cuando cambias de una a otra. Si cierras la ventana de redacción con la cruz o con Esc, la nota que empezaste se conserva mientras el correo siga abierto. Se pierde si abres otro correo o cierras la página.
Puedes escribir una nota incluso mientras un miembro está respondiendo: en ese caso solo se bloquea la respuesta, no la nota.
Luego:
- Escribe. La barra de formato ofrece negrita, cursiva, subrayado, lista con viñetas y lista numerada.
- Escribe
@para mencionar a un miembro. Aparece la lista de los miembros del buzón, que se va filtrando por el nombre o la dirección a medida que escribes; elige con las flechas y Intro, o con un clic. La persona mencionada recibe una notificación «Alex te ha mencionado en una nota», en su teléfono y por correo según sus ajustes (consulta Configurar tus notificaciones). - Termina con «Añadir la nota». El atajo Cmd + Intro (o Ctrl + Intro) hace lo mismo.
Una nota tiene como máximo 5000 caracteres. Una vez añadida, no se puede ni modificar ni eliminar: escríbela sabiendo que va a quedar ahí.
Una nota no se parece a una respuesta
Es a propósito, y se nota en tres sitios:
- En la ventana de redacción. La pestaña «Nota para el equipo» tiene fondo gris, lleva el recordatorio «Nota para el equipo: la persona que te escribió nunca la verá», y su botón no es «Enviar» sino «Añadir la nota».
- En la conversación. La nota está sobre fondo gris, con una raya en su lado izquierdo, y un pequeño icono de página la marca en la línea vertical que une los correos. Su primera línea dice «Nota para el equipo», y luego la foto o las iniciales de su autor, su nombre y cuándo la escribió. Los correos, por su parte, no tienen fondo. Cuando una nota te menciona, tu nombre destaca sobre un fondo de color; las menciones de los demás solo van en negrita.
- En la lista. La fila de un correo que lleva notas muestra cuántas tiene, junto a un pequeño icono de página, sin necesidad de abrirlo.
Ninguna nota aparece nunca en lo que recibe la persona que te escribió: lo que recibe son los correos que envías, y nada más.
Por qué es mejor que un mensaje de WhatsApp
En un equipo pequeño, la información circula por donde va más rápido: el grupo de WhatsApp, un SMS, dos palabras en el pasillo. Funciona hasta el día en que la persona que lo sabía está de vacaciones.
Una nota para el equipo resuelve justo eso: el contexto se queda pegado al correo. Tres semanas después, quien abre la conversación lee la pregunta de la persona, la respuesta que salió y la nota que explica por qué. Nadie tiene que recuperar un intercambio de otra aplicación, ni acordarse de quién tenía la información.
También es lo que hace que un relevo funcione: cuando pasas un correo a un miembro, una nota le da el contexto junto con el correo. Consulta Decir quién se encarga de un correo.
Las notas son uno de los tres hábitos que deciden si un buzón compartido sigue siendo legible, junto con decir quién se encarga de qué y las etiquetas. Los tres juntos se explican en buenas prácticas del buzón compartido para equipos pequeños.