En un buzón compartido, la firma plantea una pregunta que otras herramientas esquivan: ¿quién firma? ¿La persona que escribe o la organización? Trupeo responde que las dos, una debajo de la otra.
Dos firmas, no una
La tuya va primero, justo debajo de tu texto. La del buzón va debajo: la organización, la dirección, el teléfono principal, el aviso legal. Las dos se añaden a las respuestas, los reenvíos y los correos nuevos.
Puedes tener varias de cada una, cada una con un nombre, y una de cada lista se usa por defecto. Puedes rellenar un solo nivel: un buzón compartido donde todo el mundo firma El equipo solo necesita la del buzón, y una organización pequeña donde responde una sola persona puede ponerlo todo en la suya.
Tus firmas
Abre «Ajustes» y, en el grupo «Tu cuenta», la página «Firma». En «Mis firmas», cada firma muestra su nombre, y la que se usa por defecto dice «Predeterminada». Su menú «⋯» ofrece «Editar», que la abre justo debajo de su línea con su nombre y el editor, «Hacer predeterminada», que cambia la que se usa, y «Eliminar»; «Guardar la firma» la guarda. «Nueva firma», encima de la lista, añade una, por ejemplo una corta para las respuestas rápidas o una para las vacaciones. Al eliminar la predeterminada, Trupeo te pregunta cuál la sustituye. Nadie más puede ver ni cambiar tus firmas.
Solo para ti en un buzón
Si perteneces a varios buzones, quizá quieras firmar con tu nombre en uno y como el equipo en otro. Abre «Ajustes» y, en el grupo «Solo para ti en este buzón», «Tus ajustes aquí»: la página lleva por título la dirección del buzón. Todos los miembros tienen esta página, sean propietarios o no.
- «Mi firma predeterminada aquí» elige lo que firma por defecto cuando escribes desde este buzón: tu firma predeterminada, cualquier otra de tus firmas, o «Ninguna firma personal aquí», y entonces solo sale la firma del buzón. Elige una y pulsa «Guardar».
- «Mis firmas para este buzón» reúne las firmas escritas solo para este buzón: no se ofrecen en ningún otro sitio. Si dejas el buzón, se eliminan.
Las firmas del buzón
Están en los ajustes del buzón: grupo «Este buzón», página «Envío», sección «Firmas del buzón». Los propietarios las crean, les ponen nombre y eligen la predeterminada, igual que con las tuyas; los demás miembros las leen ahí. Cada persona firma con la predeterminada salvo que elija otra en un correo.
Cada una de estas páginas termina con un bloque «Lo que ven tus destinatarios», que muestra un correo tal como saldrá, con sus dos firmas.
Reutiliza tu firma de Gmail
En un buzón de Gmail, la página «Envío» ofrece «Usar la de Gmail», junto al título de las firmas del buzón. El botón copia la firma que Gmail tiene para la dirección del buzón, con sus colores, fuentes e imágenes, en la firma que estás editando, o en una nueva si no hay ninguna abierta. Trupeo descarga las imágenes y las aloja él mismo.
En ese momento no se guarda nada: Trupeo muestra «Tu firma de Gmail está en el editor. Revísala y guárdala.» Si el resultado no te gusta y el editor ya tenía una firma, «Volver a la firma anterior» la recupera.
Algunos casos particulares:
- Si Gmail no tiene firma para esa dirección, Trupeo te lo dice y deja el editor como estaba.
- Una imagen que Trupeo no ha podido descargar se quita, y Trupeo te avisa: vuelve a añadirla con «Insertar logo».
- Es una copia única. Si después cambias tu firma en Gmail, la de Trupeo no cambia: vuelve a copiarla.
El botón no existe en un buzón de Outlook, Microsoft 365 o IMAP: Microsoft no da acceso a las firmas, y un servidor IMAP no guarda ninguna. Copia tu firma desde tu servicio de correo y pégala en el editor.
El editor
La barra del editor tiene a mano negrita, cursiva, enlace e imagen; «Más» añade subrayado, color y tamaño del texto, un botón para quitar el formato, y «HTML». El botón de imagen, «Insertar logo», añade una imagen (PNG, JPEG, GIF o WebP, 1 MB como máximo): eliges el archivo, Trupeo lo aloja, no tienes que publicarlo en otro sitio.
Pegar una firma funciona: se conservan las tablas, los colores, las fuentes, los tamaños y los enlaces de una firma copiada de Gmail, Outlook o Word. ¿Aún no tienes firma? El generador gratuito de firmas de correo te prepara una para pegar aquí. Un logo pegado se sigue cargando desde donde estaba alojado; para que Trupeo lo aloje, insértalo con «Insertar logo».
«HTML», en «Más», cambia al código fuente, práctico si te han dado la firma en código. «Editor» vuelve a la vista normal. El bloque «Lo que ven tus destinatarios», al final de la página, sigue lo que escribes, incluso antes de guardar.
No se guarda nada hasta que pulsas «Guardar la firma». «Cancelar» cierra la firma y conserva la guardada.
Elegir la firma de un correo
Debajo del editor de una respuesta, un reenvío o un correo nuevo, un botón «Firma:» indica qué firmas llevará, por ejemplo Claire + Equipo de aduanas. Abre una lista en dos partes: «Mis firmas», las tuyas y las que escribiste para este buzón, y «Firma del buzón», las del buzón. Cada parte ofrece también «Ninguna». Tu elección se aplica al momento y solo a este correo; el siguiente vuelve a empezar con las predeterminadas. En un teléfono, la lista se abre a pantalla completa.
Las firmas se muestran debajo del botón tal como se verán, y un lector de pantalla dice con palabras quién firma, como «Firmado: Claire + Equipo de aduanas», o «Este correo se enviará sin firma.» Si una firma elegida en un borrador se ha eliminado desde entonces, Trupeo te lo dice y no pone otra en su lugar.
Es una vista previa, no un campo. La firma no se inserta en tu texto: se añade cuando se envía el correo. Así que no puedes borrarla por accidente al seleccionarlo todo, ni retocarla para un solo correo: para cambiar una firma, pasa por los ajustes. «Ninguna» en el menú lo envía sin ninguna firma: consulta Responder, reenviar, escribir.
Cuando respondes incluyendo el historial, las firmas van justo debajo de tu respuesta, encima del correo citado, como en cualquier programa de correo. Tu destinatario lee lo que has escrito, luego quién firma, y después el intercambio anterior.
El nombre del remitente
En la misma página «Envío», la sección «Nombre del remitente» fija el nombre que tus destinatarios ven junto a la dirección del buzón, por ejemplo el nombre de tu organización. Todo el mundo envía con ese nombre. «Editar» lo abre en su línea. Déjalo vacío para enviar solo con la dirección: la línea dice entonces «Sin nombre de remitente». Trupeo te recuerda lo que leerán tus destinatarios. Ese nombre es también el del buzón en Trupeo, en lo alto de la columna y en el menú de buzones.
En un buzón que envía a través de Microsoft (Outlook, Microsoft 365), ese nombre no está garantizado: tus destinatarios pueden ver en su lugar el nombre de la cuenta de Microsoft, sobre todo las personas de tu propia organización de Microsoft 365. Ese nombre se cambia en el centro de administración de Microsoft 365, o en account.microsoft.com para una dirección de Outlook.com.
La línea Enviado con Trupeo
Durante la prueba, aparece una línea debajo de tus firmas: Enviado con Trupeo, el buzón compartido para equipos pequeños · Prueba gratis de 30 días, con un enlace al sitio de Trupeo. Su interruptor está en la página «Envío», sección «Mención de Trupeo». Durante la prueba sigue activado y bloqueado, con «Puedes desactivarla cuando tengas un plan de pago.».
Una vez activa la suscripción, la línea se queda hasta que la quitas: apaga el interruptor. El cambio se guarda solo. Consulta Prueba, suscripción y precio reducido.
Una vez activa la suscripción, el enlace de la línea lleva también el enlace de recomendación de este buzón: en cuanto un equipo que se registra con él paga su primer mes, este buzón y ese equipo reciben un mes gratis cada uno.
Lo que viene después
Para el resto de lo que lleva un correo que envías, consulta Responder, reenviar, escribir.