Retrouver un mail

Une boîte mail partagée grossit vite. Au bout d’un an, retrouver le devis qu’on a envoyé aux Martin demande autre chose que du défilement.

Ouvrir la recherche

Sur ordinateur, « Rechercher » est en haut de la colonne de gauche. La touche / l’ouvre aussi, depuis n’importe où sauf un champ de texte. Une fenêtre s’ouvre au milieu de l’écran, avec un champ : « Un nom, une adresse, un mot du mail ».

Sur téléphone, touchez « Rechercher » en haut de l’écran : la recherche s’ouvre sur une page à elle, avec « Annuler » pour en sortir.

Tapez des mots et appuyez sur Entrée. Trupeo cherche dans l’objet, le texte de chaque mail, les notes, l’adresse de l’expéditeur et les adresses du champ À. Dans une réponse, les mails précédents qu’elle cite sont laissés de côté : chacun se trouve pour lui-même. Un transfert garde le mail qu’il transfère. Juste après la connexion d’une boîte mail, un mail ancien est cherché sur son début seulement, le temps que Trupeo ait lu son texte, des plus récents aux plus anciens.

Les accents et les majuscules ne comptent pas : chaudiere trouve Chaudière. Un mot se trouve aussi à l’intérieur d’un mot plus long : devis trouve devisé.

Les suggestions

Avant que vous tapiez, la fenêtre propose vos « Recherches récentes », les cinq dernières de cet onglet, avec « Effacer l’historique », et les « Mails ouverts récemment » par vous.

Pendant que vous tapez, elle propose :

• une ligne qui cherche ce que vous avez tapé, par exemple « Chercher « devis » » : c’est ce que fait Entrée ;
• des Personnes : en choisir une ajoute le filtre « De » ;
• des Libellés, ou des Dossiers sur une boîte mail qui en a, avec leur nombre de mails : en choisir un ajoute le filtre ;
• des Mails : en choisir un l’ouvre directement.

Les flèches ↑ et ↓ passent d’une suggestion à l’autre, Entrée choisit, Échap ferme la fenêtre.

Les filtres

Sous le champ, sept filtres : « De », « À », « Date », « Pièce jointe », « Libellé » (« Dossier » sur une boîte mail IMAP ou Outlook qui a ses dossiers), « Qui s’en occupe » et « État ». Chacun ouvre une petite liste ; un clic choisit et ferme. « Date » propose « 7 derniers jours », « 30 derniers jours », « 3 derniers mois », « 12 derniers mois » et « Choisir des dates… ». Un filtre posé affiche sa valeur, avec une croix pour le retirer. Sur téléphone, la ligne garde les filtres qui y tiennent, un filtre posé en premier ; « Plus », au bout de la ligne, ouvre « Plus de critères », où sont tous les autres.

« Plus de critères » ouvre tous les champs d’un coup : « De », « À », « Objet », « Contient les mots », « Ne contient pas », « Nom de la pièce jointe », « Après le », « Avant le » (au format jj/mm/aaaa), « État », « Qui s’en occupe » (« Moi », un membre, ou « Personne »), « Libellé » et « Avec une pièce jointe ». Terminez par « Rechercher ». « Revenir aux suggestions » ramène à la fenêtre de départ.

Où cherche la recherche

En bas de la fenêtre, une ligne le dit : « Cherche dans toute la boîte mail, sauf Spam et Corbeille ». Les mails traités sont compris : un mail traité il y a huit mois ressort comme le reste. « Changer » propose aussi de chercher seulement dans la vue d’où vous venez, dans la Corbeille ou dans le Spam.

Les résultats

Les résultats remplacent la liste, sous un titre qui les compte, par exemple « 4 résultats ». Votre recherche est rappelée en dessous, morceau par morceau : la croix d’un morceau le retire et garde le reste. « Modifier » rouvre la fenêtre avec vos filtres, « Effacer » vous ramène à la vue d’où vous étiez parti. Dans la colonne, « Rechercher » affiche la recherche en cours, et aucune vue n’est marquée. Ouvrez un mail : le mot cherché y est surligné.

Quand rien ne correspond, Trupeo affiche « Aucun mail ne correspond », rappelle ce que vous avez cherché et où, et propose, s’il le peut, une recherche plus large : sans les dates, sans les filtres, ou dans la Corbeille, avec le nombre de mails qu’elle trouverait.

Les raccourcis, pour qui préfère taper

Le champ comprend aussi des raccourcis. Ils se combinent entre eux et avec des mots libres : chaque partie doit correspondre. Les filtres écrivent les mêmes raccourcis à votre place.

Raccourci	Ce qu’il fait
from:	l’adresse de l’expéditeur
to:	une adresse du champ À
subject:	l’objet seulement
filename:	le nom d’un fichier joint
has:attachment	les conversations avec une pièce jointe
after:	dernier mail à cette date ou après
before:	dernier mail avant cette date
status:	to_assign, to_handle ou done
assignee:	me, unassigned, ou l’adresse d’un membre
label:	un libellé (sur Outlook, une catégorie), par son nom

Ainsi from:martin devis after:2026-01-01 trouve les conversations avec les Martin contenant devis depuis janvier.

Quelques détails qui font gagner du temps :

• from: lit l’adresse, pas le nom affiché. from:martin trouve martin@example.org, pas Claire Martin qui écrit depuis claire@example.org.
• Les dates s’écrivent 2026-01-15 et se lisent à l’heure de votre appareil. Une conversation compte à la date de son dernier mail, celle affichée dans la liste : une conversation de juillet à laquelle on a répondu en novembre est une conversation de novembre.
• OR, en majuscules, cherche l’un ou l’autre. martin facture OR devis trouve les factures et les devis des Martin. En minuscules, or est un mot comme un autre.
• Un tiret exclut. devis -martin trouve les devis qui ne parlent pas des Martin.
• Les guillemets droits gardent les mots ensemble. "demande de devis" cherche ces mots dans cet ordre.
• Les parenthèses regroupent. (status:to_assign OR status:to_handle) martin trouve ce qui reste à faire avec les Martin.
• label: prend le nom du libellé, en majuscules ou non, ou son chemin complet entre guillemets pour un sous-libellé : label:"Factures/2026".

Si vous tapez un raccourci sans rien derrière, Trupeo vous le signale plutôt que de chercher le mot from: lui-même. Si une valeur n’est pas acceptée (un état autre que les trois, une personne qui n’est ni me, ni unassigned, ni une adresse, une date qui n’existe pas) ou qu’une parenthèse reste ouverte, la liste affiche « Trupeo n’a pas pu lire cette recherche. Vérifiez les parenthèses et la valeur de chaque raccourci (status:, assignee:, after:, before:). » au lieu d’une liste vide qui ressemblerait à rien trouvé.

Spam et Corbeille

Dans la colonne de gauche, sous « Traités » et « Tous », viennent « Spam » et « Corbeille ». Sur téléphone, elles sont dans « Plus ». Vos propres dossiers, sur une boîte mail IMAP ou Outlook, sont plus bas, dans la section « Dossiers » : voir Ranger des mails dans vos dossiers.

Spam reprend ce que votre service mail a classé en spam. Trupeo ne décide pas à sa place : c’est Gmail, Outlook ou votre serveur qui trie, Trupeo montre le résultat. Pour en sortir un mail, signalez-le comme légitime dans votre service mail habituel : Trupeo suit.

Corbeille contient ce qui a été supprimé. « Supprimer » se trouve dans le menu « ⋯ » au bout de la barre d’un mail ouvert, dans le menu d’une ligne (clic droit) et dans le menu « ⋯ » de la barre d’une sélection. Juste après, un message propose « Annuler ». « Mettre à la corbeille », dans le menu d’un seul mail de la conversation, ne supprime que ce mail. Dans la Corbeille, « Restaurer » remet une conversation en place, et « Restaurer ce mail » fait de même pour un seul mail.

Là non plus rien n’est propre à Trupeo : c’est la corbeille de la boîte mail elle-même, et c’est votre service mail qui décide combien de temps un mail y reste avant d’être effacé pour de bon.

Les deux vues sont tenues à l’écart des autres : un mail dans la Corbeille n’apparaît plus dans « À attribuer », ce qui est le but.

Ce que ça change pour l’équipe

Supprimer ou restaurer un mail agit sur la boîte mail partagée, donc pour tout le monde et aussi dans Gmail ou Outlook. Ce n’est pas un rangement personnel. La contrepartie est utile : un membre qui nettoie le Spam le fait pour l’équipe entière, une fois.

La suite

Pour comprendre les vues elles-mêmes, voir Comprendre la vue À attribuer.