Dans une boîte mail partagée, la question qui compte est simple : de quel mail personne ne s’occupe-t-il encore ? Dans Trupeo, la réponse a sa propre vue, « À attribuer ».
Où la trouver
Sur ordinateur, tout part de la colonne de gauche. En haut, le nom de la boîte mail : cliquez dessus pour passer à une autre boîte mail, en ajouter une ou ouvrir « Paramètres de cette boîte mail ». Dessous, « Rechercher », « Nouveau mail » et « Notifications », puis les trois vues de tous les jours :
- Pour moi : les mails dont vous vous occupez.
- À attribuer : les mails dont personne ne s’occupe encore.
- Reste à faire : tout ce qui n’est pas encore traité, ces deux-là réunis.
Seules « Pour moi » et « À attribuer » portent un nombre à côté de leur nom : celui des mails qui vous attendent. Si vous cherchez l’ancienne vue À traiter, c’est « Reste à faire ».
Plus bas viennent « Traités », « Tous », « Spam » et « Corbeille », puis la section « Libellés » (ou « Dossiers » sur une boîte mail IMAP ou Outlook), repliée au départ. Tout en bas, « Nouveautés », « Aide », « Paramètres », et votre nom, qui ouvre le menu de votre compte : « Paramètres du compte », « Ajouter une boîte mail », « Réduire le menu », qui réduit la colonne à ses icônes, et « Se déconnecter ».
« Rechercher », ou la touche /, cherche dans toute la boîte mail : voir
Retrouver un mail. « Notifications » ouvre la page
de ce que Trupeo vous signale, avec le nombre de nouvelles : voir
Régler vos notifications. Juste en
dessous, « Contacts » ouvre le carnet d’adresses de la boîte mail : voir
Le carnet d’adresses partagé.
« Aide » propose les articles qui concernent l’écran où vous êtes, sous « Pour cet écran », avec « Parcourir le centre d’aide » et « Nous écrire » pour nous poser votre question. « Paramètres » range les réglages en deux groupes : « Cette boîte mail », pour ce qui concerne toute l’équipe, et « Votre compte », pour ce qui ne concerne que vous.
Sur téléphone, la liste prend tout l’écran. En haut, le nom de la vue et celui de la boîte mail (touchez-le pour changer de boîte mail), « Rechercher » et la cloche des notifications. En bas, une barre passe d’une vue à l’autre : « Pour moi », « À attribuer » et « Reste à faire », avec les mêmes nombres, et « Plus », qui ouvre le reste : d’abord « Contacts », puis « Traités », « Tous », « Spam », « Corbeille », les libellés ou les dossiers, « Nouveautés », « Aide », « Paramètres » et votre compte. « Nouveau mail » est juste au-dessus de la barre. Voir aussi Installer Trupeo sur votre téléphone.
Trupeo s’ouvre sur « Pour moi » dans une boîte mail d’équipe. Quand vous n’avez encore rien, « Pour moi » le dit, compte les mails qui attendent quelqu’un et propose « Voir les mails à attribuer ». Un lien vers un mail précis, depuis une notification par exemple, ouvre toujours ce mail. La vue d’ouverture ne se règle plus dans le profil : chaque boîte mail s’ouvre ainsi.
Ce que montre la vue À attribuer
En tête de liste, le nom de la vue, puis « Personne ne s’en occupe encore ». Dès que quelqu’un s’occupe d’un mail, ou que le mail est marqué traité, il sort de la vue pour toute l’équipe. Quand il ne reste rien, Trupeo affiche « Quelqu’un s’occupe déjà de chaque mail. »
Chaque ligne donne la personne, l’objet, le début du mail, ses libellés, le nombre de notes de l’équipe à côté d’une petite page, et l’heure. Un point dans la marge, devant la ligne, et un nom en gras signalent que quelque chose est arrivé depuis la dernière fois que vous avez ouvert ce mail : un nouveau mail, ou une note écrite par un membre. Vos propres réponses et vos propres notes ne comptent jamais. Ce repère n’appartient qu’à vous : un membre qui ouvre le mail ne l’efface pas pour vous.
Sous la liste, une ligne dit combien de mails ont été traités aujourd’hui, et par qui pour le dernier.
Si la vue est pleine de vieux mails copiés à la connexion de la boîte mail, le propriétaire peut mettre dans « Traités » tout ce qui date d’avant un jour choisi, sans rien archiver chez votre service mail : voir Comment les mails arrivent dans Trupeo.
Pourquoi elle existe
Dans une boîte mail partagée classique, tout le monde voit les mêmes mails et personne ne sait qui fait quoi. Deux situations reviennent tout le temps : deux personnes répondent à la même personne à dix minutes d’intervalle, ou chacun pense que l’autre s’en occupe et le mail reste sans réponse pendant trois jours. Nous avons décortiqué la première dans comment éviter les réponses en double, si vous voulez le raisonnement derrière cette page.
Tant qu’un mail est dans « À attribuer », il n’est à personne. C’est un état visible par toute l’équipe, pas une information dans la tête d’un membre.
La seule habitude à prendre
Choisissez « Je m’en occupe » avant d’écrire votre réponse.
Répondre ne vous met pas sur le mail tout seul. Si vous répondez sans choisir « Je m’en occupe », le mail reste dans « À attribuer » et un membre peut répondre juste après vous, sans le savoir.
Ouvrez un mail de la vue : il prend toute la place à droite de la liste. Sous son objet, une ligne dit où il en est, ici « À attribuer ». Sous le dernier mail, une barre propose « Je m’en occupe », « Répondre », « Marquer traité » et « Confier à… », puis « ⋯ » (« Autres actions »), qui contient le reste. Sur téléphone, le mail prend tout l’écran et sa barre reste en bas, sous le pouce : elle garde « Je m’en occupe » et « Confier » (« Je m’en occupe » seul sur un petit téléphone, « Confier à… » passant alors dans « ⋯ »), « Marquer traité » passe dans le menu « ⋯ », et « Répondre à ce mail » est dans le menu de chaque mail. « Je m’en occupe » quand vous prenez le mail, « Confier à… » pour choisir le membre qui va s’en occuper, et « Marquer traité » quand il n’y a plus rien à faire.
Aucun de ces gestes ne demande de confirmation : un message s’affiche aussitôt avec « Annuler », pour revenir en arrière si vous vous êtes trompé.
Vous pouvez aussi agir depuis la liste, sans ouvrir le mail :
- Au survol d’une ligne, deux boutons remplacent l’heure : « Je m’en occupe » et « Confier à… ».
- Un clic droit sur la ligne ouvre son menu.
- Les cases : cochez plusieurs mails et la barre de la sélection prend la place du titre de la vue. Ses boutons sont des icônes, et chacune dit son nom sous la souris : voir Dire qui s’occupe d’un mail.
Sur téléphone, faites glisser une ligne vers la droite pour « Je m’en occupe », vers la gauche pour « Marquer traité ». Un appui long sur une ligne la coche.
Au clavier, sur ordinateur, ↑ et ↓ passent d’un mail à l’autre de la liste,
Entrée ouvre le mail, Espace le coche, Échap ferme le mail ou défait la
sélection, / ouvre la recherche, et Ctrl + Z (⌘ + Z sur Mac) annule le dernier
geste tant que « Annuler » est à l’écran. ? affiche la liste complète,
« Raccourcis clavier ». Aucune lettre seule ne fait quoi que ce soit : le clavier
ne fait rien que vous n’ayez pas demandé.
Trupeo ajoute un filet de sécurité : pendant que quelqu’un écrit une réponse, le mail ouvert le dit sous son objet, par exemple « Marie écrit une réponse », et dans « Pour moi » la ligne du mail dit « Marie écrit ». Cela n’apparaît qu’au dernier moment. Qui s’occupe de quoi, en revanche, se voit dès la liste.
Si personne ne prend le mail
Un mail qui reste dans « À attribuer » sans que personne l’ouvre ni le prenne pendant dix minutes prévient toute l’équipe. La notification s’intitule « Jean Dupont attend encore une réponse ». Ouverte depuis « Notifications », elle affiche le mail à côté, avec son bouton « Je m’en occupe » : vous le prenez sans quitter les notifications, et la notification dit ensuite qui s’en occupe.
Elle s’arrête d’elle-même dès que quelqu’un agit : ouvrir le mail suffit, dans Trupeo comme dans Gmail ou Outlook, tout comme le prendre, y répondre ou le marquer traité. Personne n’a besoin de la faire taire à la main.
C’est le rappel qui rend la vue À attribuer fiable même les jours où personne ne la regarde. Si votre équipe travaille sans jamais dire qui s’occupe de quoi, c’est aussi celui qui vous préviendra le plus souvent : il se règle dans vos notifications.
Ce qui se passe quand quelqu’un s’en occupe
Le mail quitte « À attribuer » pour toute l’équipe. Il entre dans le « Pour moi » de la personne choisie, et reste dans « Reste à faire », où tout le monde lit son nom sur la ligne. Sous l’objet du mail ouvert, on lit « Alex s’en occupe ».
Si vous vous êtes trompé, « Annuler » le renvoie dans la vue À attribuer tant que le message est à l’écran. Plus tard, « Remettre dans À attribuer » fait de même : c’est dans le menu « ⋯ », au bout de la barre du mail.
Une boîte mail à un seul membre
Quand vous êtes seul sur une boîte mail, sans invitation en attente, il n’y a personne à qui confier un mail. Trupeo n’y montre que deux vues, « Reste à faire » et « Traités », et s’ouvre sur « Reste à faire ». Il n’y a ni « Pour moi », ni « À attribuer », ni « Je m’en occupe », ni « Confier à… ». Dès que vous invitez quelqu’un, la boîte mail retrouve les vues d’une équipe.
La suite
Pour le détail de ces gestes, de la façon de confier un mail à un membre et de la reprise d’un mail déjà traité, voir Dire qui s’occupe d’un mail. Pour lire une conversation, ses mails, ses notes et ce qui lui est arrivé, voir Comment Trupeo regroupe les mails en conversations.