Dans Trupeo, une conversation, c’est un mail et toutes les réponses qui s’y rattachent. Pas plus : deux mails qui ne se répondent pas restent deux conversations, même s’ils portent le même objet ou viennent de la même adresse.
Ce que montre une conversation
Ouvrez un mail : il prend toute la place à droite de la liste, ou tout l’écran sur téléphone. En haut, son objet, et dessous une ligne qui dit où il en est : qui s’en occupe (« Vous vous en occupez », « Alex s’en occupe » ou « À attribuer »), qui attend une réponse (« Élodie attend une réponse »), puis ses libellés et son périmètre s’il en a un. Sur téléphone, les libellés et le périmètre sont sous le dernier mail.
Dessous, sa conversation montre les mails, les notes de l’équipe et ce qui est arrivé au mail, chacun à son moment, du plus ancien au plus récent.
- Une ligne verticale, à gauche, relie tout dans l’ordre où c’est arrivé : chaque mail y porte le visage de la personne qui l’a écrit, avec une petite flèche ↙ s’il a été reçu ou ↗ s’il a été envoyé, et chaque note et chaque événement y a sa pastille. La conversation se lit comme une chronologie, de haut en bas.
- En tête, une ligne les compte, par exemple 12 mails et 2 notes.
- Le dernier mail est déplié, les précédents sont repliés sur une ligne : la personne, le début du mail, un trombone avec le nom de sa première pièce jointe (« +2 » s’il en a d’autres), et la date. Cliquez sur une ligne pour la déplier ou la replier. Quand il y en a beaucoup, ceux du milieu se regroupent derrière « Afficher 8 mails plus anciens ».
- Chaque mail dit qui l’a écrit. Un mail reçu porte le nom de la personne et, dessous, son adresse et celle à laquelle il est arrivé. Un mail de l’équipe dit « Envoyé par vous » pour les vôtres, ou « Envoyé par Claire » ; s’il a été écrit dans Gmail ou Outlook plutôt que dans Trupeo, « Envoyé depuis Gmail » ou « Envoyé depuis Outlook ».
- Toutes les pièces jointes au même endroit. Quand la conversation a des fichiers, l’en-tête montre un trombone et leur nombre, par exemple 7 pièces jointes. Cliquez dessus : la liste montre tous les fichiers de tous les mails, le plus récent en premier, avec qui l’a envoyé et quand. Ouvrez un fichier (les images et les PDF s’ouvrent dans Trupeo), téléchargez-le, ou choisissez « Voir le mail » pour déplier le mail d’où il vient. Sur un téléphone, la liste s’ouvre depuis le bas de l’écran.
- Les notes pour l’équipe sont sur fond gris : voir Laisser une note pour l’équipe.
- Ce qui est arrivé au mail tient sur une ligne discrète, à sa place entre les mails : qui s’en occupe, qui l’a confié à qui, qui l’a marqué traité, un transfert, une séparation, avec son heure à droite. Vous remontez ainsi le fil de ce qui s’est passé, par exemple Paul l’a confié à Marie, puis la réponse de Marie, puis Marie l’a marqué traité. Seul un échec se place au-dessus de la conversation, pour ne pas passer inaperçu.
- Le nom ou l’adresse d’une personne ouvre sa fiche. Sur ordinateur, gardez la souris dessus un instant, ou cliquez ; sur téléphone, touchez-le. La fiche donne son organisation, son adresse, le nombre de conversations de l’équipe avec elle et la note de l’équipe à son sujet, puis « Voir la fiche », qui ouvre sa fiche dans le carnet d’adresses.
Sous le dernier mail, une barre réunit ce qu’on peut faire du mail : le bouton principal, qui suit où en est le mail (« Je m’en occupe », « Répondre à Élodie » ou « Marquer traité »), les autres boutons, puis « ⋯ » (« Autres actions ») pour le reste. Sur une longue conversation, elle reste en bas de l’écran pendant que vous lisez. Voir Dire qui s’occupe d’un mail.
Comment Trupeo sait qu’un mail est une réponse
Quand quelqu’un clique sur Répondre, son logiciel de mail glisse dans la réponse une référence invisible au mail d’origine. Tous les logiciels courants le font : Gmail, Outlook, Apple Mail, Thunderbird, et Trupeo lui-même.
Trupeo lit ces références, et seulement elles :
- un mail qui répond à un autre rejoint la conversation de ce mail ;
- un mail qui ne répond à rien ouvre une nouvelle conversation, qui arrive dans « À attribuer ».
Vos réponses suivent la même règle, qu’elles partent de Trupeo, de Gmail ou d’Outlook : elles s’affichent dans la conversation du mail auquel elles répondent.
Pourquoi ce n’est pas toujours le même regroupement que dans Gmail
Gmail et Outlook regroupent aussi des mails qui ne se répondent pas, par exemple quand ils ont le même objet et viennent du même expéditeur. Trupeo ne le fait pas, et c’est voulu.
Prenez le formulaire de contact de votre site. Chaque demande part de la même
adresse, souvent du type noreply@votre-site.fr, avec le même objet, par
exemple Nouveau message depuis le site. Gmail les empile dans un seul fil.
Dans Trupeo, chaque demande est une conversation à part : vous pouvez confier
la première à Camille, la deuxième à Karim, et marquer chacune traitée quand
elle l’est.
Rien ne change dans votre boîte mail Gmail ou Outlook : c’est seulement l’affichage dans Trupeo qui suit cette règle.
De la même façon, deux personnes qui écrivent chacune Demande de devis ont deux conversations. Et une réponse dont l’objet a été modifié reste dans sa conversation, puisque c’est la référence qui compte, pas l’objet.
Séparer un mail qui n’a rien à voir
Il arrive qu’on réponde à un vieux mail pour parler de tout autre chose : un parent qui répond à la lettre d’information de l’école pour signaler une absence, quelqu’un qui reprend une ancienne commande pour en passer une nouvelle. Pour les logiciels, c’est une réponse ; pour vous, c’est un nouveau sujet.
Pour le sortir de la conversation :
- Ouvrez la conversation et dépliez le mail concerné.
- Cliquez sur « ⋯ » à droite de son nom (« Actions sur ce mail »).
- Choisissez « Séparer ce mail ».
Le mail part dans une nouvelle conversation, avec les réponses qui lui ont été faites. Cette nouvelle conversation garde l’état et la personne qui s’occupe de celle d’origine. Vous restez sur la conversation où vous étiez, et le message « Mail séparé : il a maintenant sa propre conversation. » propose « Ouvrir » pour aller voir l’autre. Les deux conversations gardent une trace de la séparation, sur une ligne entre leurs mails, avec le nom de la personne qui l’a faite.
Les réponses qui arriveront ensuite rejoignent la bonne conversation : celles qui répondent au mail séparé vont dans la nouvelle, les autres restent dans l’ancienne. Trupeo ne regroupe plus jamais ces deux conversations de lui-même.
Quand « Séparer ce mail » n’est pas proposé
Le choix n’apparaît que là où il a un sens :
- Sur un mail reçu uniquement. Un mail envoyé par votre équipe, depuis Trupeo ou depuis votre boîte mail, reste dans la conversation à laquelle il répond.
- Jamais sur le premier mail de la conversation. C’est lui qui l’a ouverte : pour le mettre à part, séparez plutôt les réponses qui n’ont rien à voir.
- Pas quand l’une des deux conversations n’aurait plus aucun mail reçu. Une réponse part toujours en réponse à un mail reçu : sans lui, on ne pourrait plus répondre.
- Pas dans la Corbeille.
Une réponse arrivée avant le mail d’origine
Quand vous connectez une boîte mail, Trupeo récupère les mails existants en commençant par les plus récents. Une réponse peut donc arriver avant le mail auquel elle répond, et s’afficher un moment seule. Dès que le mail d’origine arrive, les deux se retrouvent dans la même conversation, sans rien faire.
Le cas rare d’une réponse sans référence
Quelques logiciels, et certains formulaires, envoient une réponse sans cette référence invisible. Pour Trupeo, ce n’est alors pas une réponse : elle ouvre une nouvelle conversation. Vous la retrouvez dans « À attribuer », et la recherche permet de retrouver la conversation d’origine par l’adresse ou par l’objet.