En Trupeo, una conversación es un correo y todas las respuestas que le pertenecen. Nada más: dos correos que no se responden entre sí siguen siendo dos conversaciones, aunque lleven el mismo asunto o vengan de la misma dirección.
Qué muestra una conversación
Abre un correo: ocupa el espacio a la derecha de la lista, o toda la pantalla en un teléfono. Arriba, su asunto, y debajo una línea que dice en qué punto está: quién se encarga («Te encargas tú», «Alex se encarga» o «Por asignar»), quién espera una respuesta («Élodie espera una respuesta»), y después sus etiquetas y su ámbito si tiene uno. En un teléfono, las etiquetas y el ámbito están bajo el último correo.
Debajo, su conversación muestra los correos, las notas para el equipo y lo que ha pasado con el correo, cada cosa en su momento, del más antiguo al más reciente.
- Una línea vertical a la izquierda lo une todo en el orden en que ocurrió: cada correo lleva la cara de la persona que lo escribió, con una pequeña flecha, ↙ si se recibió o ↗ si se envió, y cada nota y cada evento tiene su propio punto en ella. La conversación se lee como una línea del tiempo, de arriba abajo.
- Arriba, una línea los cuenta, por ejemplo 12 correos y 2 notas.
- El último correo está desplegado, los anteriores están plegados en una línea: la persona, el principio del correo, un clip con el nombre de su primer archivo adjunto («+2» cuando tiene más) y la fecha. Haz clic en una línea para desplegarla o plegarla. Cuando hay muchos, los del medio se agrupan tras «Mostrar 8 correos anteriores».
- Cada correo dice quién lo escribió. Un correo recibido lleva el nombre de la persona y, debajo, su dirección y aquella a la que llegó. Un correo del equipo dice «Enviado por ti» para los tuyos, o «Enviado por Claire»; si se escribió en Gmail o en Outlook en lugar de en Trupeo, «Enviado desde Gmail» o «Enviado desde Outlook».
- Todos los archivos adjuntos en un mismo sitio. Cuando la conversación tiene archivos, la cabecera muestra un clip y cuántos hay, por ejemplo 7 archivos adjuntos. Haz clic en él: la lista muestra todos los archivos de todos los correos, el correo más reciente primero, con quién lo envió y cuándo. Abre un archivo (las imágenes y los PDF se abren en Trupeo), descárgalo, o elige «Ver el correo» para desplegar el correo en el que llegó. En un teléfono, la lista se abre desde la parte de abajo de la pantalla.
- Las notas para el equipo están sobre un fondo gris: consulta Dejar una nota para el equipo.
- Lo que ha pasado con el correo ocupa una línea discreta, en su lugar entre los correos: quién se encarga, quién se lo asignó a quién, quién lo marcó como hecho, un reenvío, una separación, con su hora a la derecha. Así puedes repasar lo que ha pasado, por ejemplo Paul se lo asignó a Marie, después la respuesta de Marie, y después Marie lo marcó como hecho. Solo un fallo se muestra encima de la conversación, para que no pase desapercibido.
- El nombre o la dirección de una persona abre su ficha. En un ordenador, deja el puntero encima un momento, o haz clic; en un teléfono, tócalo. La ficha da su organización, su dirección, cuántas conversaciones ha tenido el equipo con ella y la nota del equipo sobre ella, y después «Ver contacto», que abre su ficha en la agenda compartida.
Bajo el último correo, una barra reúne lo que puedes hacer con el correo: el botón principal, que sigue el punto en el que está el correo («Me encargo yo», «Responder a Élodie» o «Marcar como hecho»), los demás botones, y después «⋯» («Otras acciones») para el resto. En una conversación larga, se queda en la parte de abajo de la pantalla mientras lees. Consulta Decir quién se encarga de un correo.
Cómo sabe Trupeo que un correo es una respuesta
Cuando alguien hace clic en Responder, su aplicación de correo añade a la respuesta una referencia invisible al correo original. Todas las aplicaciones habituales lo hacen: Gmail, Outlook, Apple Mail, Thunderbird, y el propio Trupeo.
Trupeo lee esas referencias, y solo esas:
- un correo que responde a otro se une a la conversación de ese correo;
- un correo que no responde a nada abre una conversación nueva, que llega a «Por asignar».
Tus propias respuestas siguen la misma regla, salgan de Trupeo, de Gmail o de Outlook: aparecen en la conversación del correo al que responden.
Por qué no siempre es la agrupación que muestra Gmail
Gmail y Outlook también agrupan correos que no se responden entre sí, por ejemplo cuando comparten asunto y remitente. Trupeo no lo hace, a propósito.
Piensa en el formulario de contacto de tu web. Cada mensaje sale de la misma
dirección, a menudo algo como noreply@your-site.com, con el mismo asunto, como
Nuevo mensaje desde la web. Gmail los apila juntos. En Trupeo cada mensaje es
una conversación propia: puedes pasarle el primero a Sam y el segundo a Priya,
y marcar cada uno como hecho cuando lo esté.
No cambia nada en tu buzón de Gmail o de Outlook: solo lo que muestra Trupeo sigue esta regla.
Del mismo modo, dos personas que escriben cada una Petición de presupuesto dan lugar a dos conversaciones. Y una respuesta cuyo asunto se ha modificado se queda en su conversación, porque lo que cuenta es la referencia, no el asunto.
Separa un correo que no tiene nada que ver con la conversación
A veces alguien responde a un correo antiguo para hablar de algo completamente distinto: una madre o un padre que responde al boletín del colegio para avisar de una ausencia, alguien que responde a un pedido antiguo para hacer uno nuevo. Para su aplicación de correo es una respuesta; para ti es un tema nuevo.
Para sacarlo de la conversación:
- Abre la conversación y despliega el correo.
- Haz clic en «⋯» a la derecha de su nombre («Acciones del correo»).
- Elige «Separar este correo».
El correo pasa a una conversación nueva, junto con las respuestas que recibió. La conversación nueva conserva el estado de la original, y a quien se encargaba. Te quedas en la conversación en la que estabas, y el mensaje «Correo separado: ahora tiene su propia conversación.» ofrece «Abrir» para ir a ver la otra. Las dos conversaciones registran la separación en una línea entre sus correos, con el nombre de la persona que la hizo.
Las respuestas que llegan después se unen a la conversación correcta: las que responden al correo separado van a la nueva, las demás se quedan en la original. Trupeo nunca vuelve a juntar esas dos conversaciones por su cuenta.
Cuándo no se ofrece «Separar este correo»
La opción solo aparece donde tiene sentido:
- Solo en un correo recibido. Un correo que envió tu equipo, desde Trupeo o desde tu buzón, se queda en la conversación a la que responde.
- Nunca en el primer correo de la conversación. Ese correo la abrió: para apartarlo, separa en su lugar las respuestas que no tienen nada que ver con él.
- No cuando alguna de las dos conversaciones se quedaría sin un correo recibido. Una respuesta siempre contesta a un correo recibido: sin él, ya no podrías responder.
- No en la Papelera.
Una respuesta que llegó antes que el correo original
Cuando conectas un buzón, Trupeo recupera los correos que ya tienes, empezando por los más recientes. Por eso una respuesta puede llegar antes que el correo al que responde y aparecer sola un momento. En cuanto llega el correo original, los dos acaban en la misma conversación, sin que tengas que hacer nada.
Una respuesta sin referencia, un caso raro
Algunas aplicaciones de correo, y algunos formularios, envían una respuesta sin esa referencia invisible. Para Trupeo entonces no es una respuesta: abre una conversación nueva. La encuentras en «Por asignar», y la búsqueda te lleva a la conversación original por la dirección o por el asunto.