In Trupeo ist eine Konversation eine E-Mail und jede Antwort, die dazugehört. Mehr nicht: Zwei E-Mails, die nicht aufeinander antworten, bleiben zwei Konversationen, auch wenn sie denselben Betreff tragen oder von derselben Adresse kommen.
Was eine Konversation zeigt
Öffnen Sie eine E-Mail: Die E-Mail füllt den Platz rechts neben der Liste, auf dem Handy den ganzen Bildschirm. Oben steht ihr Betreff, darunter eine Zeile, die sagt, wo die E-Mail steht: wer sich darum kümmert („Sie kümmern sich darum“, „Alex kümmert sich darum“ oder „Zu vergeben“), wer auf eine Antwort wartet („Élodie wartet auf eine Antwort“), dann ihre Labels und ihr Bereich, falls sie einen hat. Auf dem Handy stehen die Labels und der Bereich unter der letzten E-Mail.
Darunter zeigt die Konversation die E-Mails, die Notizen des Teams und was mit der E-Mail geschehen ist, jedes zu seinem Zeitpunkt, vom Ältesten bis zum Neuesten.
- Eine senkrechte Linie links verbindet alles in der Reihenfolge, in der es geschah: Jede E-Mail zeigt dort das Bild der Person, die sie geschrieben hat, mit einem kleinen Pfeil, ↙ bei einer empfangenen und ↗ bei einer gesendeten E-Mail, und jede Notiz und jedes Ereignis hat dort einen eigenen Punkt. Die Konversation liest sich wie eine Zeitleiste, von oben nach unten.
- Ganz oben zählt eine Zeile alles zusammen, zum Beispiel 12 E-Mails und 2 Notizen.
- Die neueste E-Mail ist aufgeklappt, die früheren sind auf eine Zeile zugeklappt: die Person, der Anfang der E-Mail, eine Büroklammer mit dem Namen ihres ersten Anhangs („+2“, wenn es mehr gibt) und das Datum. Klicken Sie auf eine Zeile, um sie auf- oder zuzuklappen. Wenn es viele sind, sammeln sich die mittleren hinter „8 ältere E-Mails anzeigen“.
- Jede E-Mail sagt, wer sie geschrieben hat. Eine empfangene E-Mail trägt den Namen der Person und darunter deren Adresse und die Adresse, an der sie angekommen ist. Eine E-Mail des Teams sagt „Von Ihnen gesendet“ bei Ihren eigenen oder „Gesendet von Claire“; wurde sie in Gmail oder Outlook statt in Trupeo geschrieben, „Aus Gmail gesendet“ oder „Aus Outlook gesendet“.
- Alle Anhänge an einem Ort. Hat die Konversation Dateien, zeigt der Kopfbereich eine Büroklammer und ihre Anzahl, zum Beispiel 7 Anhänge. Klicken Sie darauf: Die Liste zeigt jede Datei jeder E-Mail, die neueste E-Mail zuerst, mit Absender und Datum. Öffnen Sie eine Datei (Bilder und PDFs öffnen sich in Trupeo), laden Sie sie herunter oder wählen Sie „E-Mail anzeigen“, um die E-Mail aufzuklappen, mit der die Datei kam. Auf dem Handy öffnet sich die Liste vom unteren Bildschirmrand.
- Notizen fürs Team stehen auf grauem Hintergrund: siehe Eine Notiz fürs Team hinterlassen.
- Was mit der E-Mail geschehen ist, steht in einer unauffälligen Zeile an seiner Stelle zwischen den E-Mails: wer sich darum kümmert, wer sie wem übergeben hat, wer sie als erledigt markiert hat, eine Weiterleitung, eine Abtrennung, mit der Uhrzeit rechts. So können Sie nachlesen, was geschehen ist, zum Beispiel Paul hat sie an Marie übergeben, dann Maries Antwort, dann Marie hat sie als erledigt markiert. Nur ein Fehler steht über der Konversation, damit er nicht übersehen wird.
- Der Name oder die Adresse einer Person öffnet ihre Kontaktkarte. Am Computer lassen Sie den Mauszeiger einen Moment darauf ruhen oder klicken; auf dem Handy tippen Sie darauf. Die Karte zeigt die Organisation der Person, ihre Adresse, wie viele Konversationen das Team mit ihr hatte und die Notiz des Teams zu ihr, dann „Kontakt ansehen“: Damit öffnen Sie ihre Kontaktkarte im Adressbuch.
Unter der letzten E-Mail sammelt eine Leiste, was Sie mit der E-Mail tun können: die Hauptschaltfläche, die sich nach dem Stand der E-Mail richtet („Ich übernehme“, „Élodie antworten“ oder „Als erledigt markieren“), die anderen Schaltflächen, dann „⋯“ („Weitere Aktionen“) für den Rest. Bei einer langen Konversation bleibt die Leiste beim Lesen am unteren Bildschirmrand. Siehe Zeigen, wer sich um eine E-Mail kümmert.
Woran Trupeo erkennt, dass eine E-Mail eine Antwort ist
Wenn jemand auf Antworten klickt, fügt sein E-Mail-Programm einen unsichtbaren Verweis auf die ursprüngliche E-Mail in die Antwort ein. Jedes gängige Programm tut das: Gmail, Outlook, Apple Mail, Thunderbird und Trupeo selbst.
Trupeo liest diese Verweise, und nur diese:
- eine E-Mail, die auf eine andere antwortet, kommt in die Konversation dieser E-Mail;
- eine E-Mail, die auf nichts antwortet, eröffnet eine neue Konversation, die in „Zu vergeben“ landet.
Ihre eigenen Antworten folgen derselben Regel, ob sie aus Trupeo, Gmail oder Outlook verschickt werden: Die Antworten erscheinen in der Konversation der E-Mail, auf die sie antworten.
Warum das nicht immer der Gruppierung in Gmail entspricht
Gmail und Outlook fassen auch E-Mails zusammen, die nicht aufeinander antworten, etwa wenn sie denselben Betreff und denselben Absender haben. Trupeo tut das nicht, und zwar mit Absicht.
Nehmen Sie das Kontaktformular Ihrer Website. Jede Nachricht kommt von derselben
Adresse, oft etwas wie noreply@your-site.com, mit demselben Betreff, etwa
Neue Nachricht über die Website. Gmail stapelt sie zusammen. In Trupeo ist
jede Nachricht eine eigene Konversation: Sie können die erste an Sam und die
zweite an Priya übergeben und jede als erledigt markieren, sobald sie erledigt ist.
In Ihrem Gmail- oder Outlook-Postfach ändert sich nichts: Nur die Anzeige in Trupeo folgt dieser Regel.
Ebenso ergeben zwei Personen, die jeweils mit dem Betreff Angebotsanfrage schreiben, zwei Konversationen. Und eine Antwort, deren Betreff geändert wurde, bleibt in ihrer Konversation, denn es zählt der Verweis, nicht der Betreff.
Eine E-Mail abtrennen, die nichts mit der Konversation zu tun hat
Manchmal antworten Leute auf eine alte E-Mail, um über etwas ganz anderes zu sprechen: ein Elternteil, das auf den Newsletter der Schule antwortet, um eine Abwesenheit zu melden, jemand, der auf eine alte Bestellung antwortet, um eine neue aufzugeben. Für ihr E-Mail-Programm ist das eine Antwort; für Sie ist es ein neues Thema.
So nehmen Sie die E-Mail aus der Konversation:
- Öffnen Sie die Konversation und klappen Sie die E-Mail auf.
- Klicken Sie rechts neben ihrem Namen auf „⋯“ („Aktionen für diese E-Mail“).
- Wählen Sie „Diese E-Mail abtrennen“.
Die E-Mail wandert in eine neue Konversation, zusammen mit den Antworten, die sie bekommen hat. Die neue Konversation übernimmt den Stand der ursprünglichen und die Person, die sich darum kümmert. Sie bleiben in der Konversation, in der Sie waren, und die Meldung „E-Mail abgetrennt: Die E-Mail hat jetzt eine eigene Konversation.“ bietet „Öffnen“ an, um die andere anzusehen. Beide Konversationen halten die Abtrennung in einer Zeile zwischen ihren E-Mails fest, mit dem Namen der Person, die sie vorgenommen hat.
Antworten, die später ankommen, landen in der richtigen Konversation: Antworten auf die abgetrennte E-Mail gehen in die neue, die anderen bleiben in der ursprünglichen. Trupeo fügt diese beiden Konversationen nie von sich aus wieder zusammen.
Wenn „Diese E-Mail abtrennen“ nicht angeboten wird
Der Menüpunkt erscheint nur dort, wo er sinnvoll ist:
- Nur bei einer empfangenen E-Mail. Eine E-Mail, die Ihr Team gesendet hat, aus Trupeo oder aus Ihrem Postfach, bleibt in der Konversation, auf die sie antwortet.
- Nie bei der ersten E-Mail der Konversation. Diese E-Mail hat die Konversation eröffnet: Soll diese E-Mail für sich stehen, trennen Sie stattdessen die Antworten ab, die nichts mit ihr zu tun haben.
- Nicht, wenn eine der beiden Konversationen ohne empfangene E-Mail bliebe. Eine Antwort wird immer auf eine empfangene E-Mail geschickt: Ohne eine solche könnten Sie nicht mehr antworten.
- Nicht im Papierkorb.
Eine Antwort, die vor der ursprünglichen E-Mail ankam
Wenn Sie ein Postfach verbinden, holt Trupeo die vorhandenen E-Mails, die neuesten zuerst. Eine Antwort kann daher vor der E-Mail ankommen, auf die sie antwortet, und einen Moment allein stehen. Sobald die ursprüngliche E-Mail ankommt, landen beide in derselben Konversation, ohne dass Sie etwas tun müssen.
Die seltene Antwort ohne Verweis
Einige E-Mail-Programme und manche Formulare schicken eine Antwort ohne diesen unsichtbaren Verweis. Für Trupeo ist das dann keine Antwort: Die E-Mail eröffnet eine neue Konversation. Sie finden sie in „Zu vergeben“, und die Suche findet die ursprüngliche Konversation über die Adresse oder den Betreff wieder.