Eine E-Mail wiederfinden

Ein gemeinsames Postfach wächst schnell. Nach einem Jahr reicht Scrollen nicht mehr, um das Angebot an Familie Martin wiederzufinden.

Die Suche öffnen

Am Computer steht „Suchen“ oben in der linken Spalte. Auch die Taste / öffnet die Suche, überall außer in einem Textfeld. In der Mitte des Bildschirms öffnet sich ein Fenster mit einem Feld: „Ein Name, eine Adresse, ein Wort aus der E-Mail“.

Auf dem Handy tippen Sie oben auf dem Bildschirm auf „Suchen“: Die Suche öffnet sich auf einer eigenen Seite, und „Abbrechen“ schließt sie wieder.

Geben Sie Wörter ein und drücken Sie Enter. Trupeo durchsucht den Betreff, den Text jeder E-Mail, die Notizen, die Adresse des Absenders und die Adressen im Feld An. In einer Antwort bleiben die früheren E-Mails, die sie zitiert, außen vor: Jede wird für sich gefunden. Eine Weiterleitung behält die E-Mail, die sie weiterleitet. Kurz nach dem Verbinden eines Postfachs wird eine ältere E-Mail nur an ihrem Anfang durchsucht, bis Trupeo ihren Text gelesen hat, die neuesten zuerst.

Akzente, Umlaute und Großschreibung spielen keine Rolle: gebuhr findet Gebühr. Ein Wort wird auch in einem längeren Wort gefunden: angebot findet Angebote.

Vorschläge

Bevor Sie etwas eingeben, zeigt das Fenster „Letzte Suchen“ (Ihre letzten fünf in diesem Tab, mit „Verlauf löschen“) und „Zuletzt geöffnete E-Mails“, also die E-Mails, die Sie geöffnet haben.

Während Sie tippen, schlägt es vor:

• eine Zeile, die nach Ihrer Eingabe sucht: Genau das macht Enter;
• Personen: Wenn Sie eine wählen, kommt der Filter „Von“ hinzu;
• Labels, oder Ordner bei einem Postfach, das welche hat, jeweils mit der Zahl ihrer E-Mails: Wenn Sie eines wählen, kommt der Filter hinzu;
• E-Mails: Wenn Sie eine wählen, öffnet sie sich sofort.

Mit den Tasten ↑ und ↓ gehen Sie von einem Vorschlag zum nächsten, Enter wählt aus, Esc schließt das Fenster.

Filter

Unter dem Feld stehen sieben Filter: „Von“, „An“, „Datum“, „Anhang“, „Label“ („Ordner“ bei einem IMAP- oder Outlook-Postfach mit eigenen Ordnern), „Wer kümmert sich“ und „Status“. Jeder öffnet eine kurze Liste; ein Klick wählt aus und schließt sie. „Datum“ bietet „Letzte 7 Tage“, „Letzte 30 Tage“, „Letzte 3 Monate“, „Letzte 12 Monate“ und „Daten auswählen…“. Ein gesetzter Filter zeigt seinen Wert, mit einem Kreuz, um ihn zu entfernen. Auf dem Handy zeigt die Zeile die Filter, die hineinpassen, gesetzte Filter zuerst; „Mehr“ am Ende der Zeile öffnet „Weitere Kriterien“, wo alle übrigen stehen.

„Weitere Kriterien“ öffnet alle Felder auf einmal: „Von“, „An“, „Betreff“, „Enthält die Wörter“, „Enthält nicht“, „Name des Anhangs“, „Nach dem“, „Vor dem“ (als TT.MM.JJJJ), „Status“, „Wer kümmert sich“ („Ich“, ein Mitglied oder „Niemand“), „Label“ und „Mit Anhang“. Zum Schluss klicken Sie auf „Suchen“. „Zurück zu den Vorschlägen“ führt zum ersten Fenster zurück.

Wo die Suche sucht

Das steht in einer Zeile unten im Fenster: „Suche im ganzen Postfach, außer Spam und Papierkorb“. Erledigte E-Mails sind eingeschlossen: Eine E-Mail, die vor acht Monaten als erledigt markiert wurde, erscheint wie alle anderen. Über „Ändern“ können Sie auch nur in der Ansicht suchen, aus der Sie kommen, nur im Papierkorb oder nur im Spam.

Ergebnisse

Die Ergebnisse ersetzen die Liste, unter einem Titel, der sie zählt, zum Beispiel „4 Ergebnisse“. Darunter steht Ihre Suche, Teil für Teil: Das Kreuz eines Teils entfernt ihn, der Rest bleibt. „Bearbeiten“ öffnet das Fenster mit Ihren Filtern wieder, „Löschen“ bringt Sie zurück zur Ansicht, von der Sie ausgegangen sind. In der Spalte steht „Suchen“ für die laufende Suche, und keine Ansicht ist markiert. Öffnen Sie eine E-Mail: Das gesuchte Wort ist darin hervorgehoben.

Wenn nichts passt, zeigt Trupeo „Keine E-Mail passt“, nennt noch einmal, wonach und wo Sie gesucht haben, und bietet, wenn möglich, eine weiter gefasste Suche an: ohne die Daten, ohne die Filter oder im Papierkorb, jeweils mit der Zahl der E-Mails, die dabei gefunden würden.

Kürzel, für alle, die lieber tippen

Das Feld versteht auch Kürzel. Die Kürzel lassen sich miteinander und mit freien Wörtern kombinieren: Jeder Teil muss passen. Die Filter schreiben dieselben Kürzel für Sie.

Kürzel	Wirkung
from:	die Adresse des Absenders
to:	eine Adresse im Feld An
subject:	nur der Betreff
filename:	der Name einer angehängten Datei
has:attachment	Konversationen mit Anhang
after:	letzte E-Mail an diesem Datum oder danach
before:	letzte E-Mail vor diesem Datum
status:	to_assign, to_handle oder done
assignee:	me, unassigned oder die Adresse eines Mitglieds
label:	ein Label (bei Outlook eine Kategorie), nach seinem Namen

So findet from:martin angebot after:2026-01-01 seit Januar die Konversationen mit Familie Martin, in denen angebot vorkommt.

Ein paar Hinweise, die Zeit sparen:

• from: liest die Adresse, nicht den angezeigten Namen. from:martin findet martin@example.org, nicht Claire Martin, die von claire@example.org schreibt.
• Ein Datum schreiben Sie 2026-01-15, und es gilt die Zeitzone Ihres Geräts. Eine Konversation zählt mit dem Datum ihrer letzten E-Mail, also dem Datum, das die Liste zeigt: Eine Konversation aus dem Juli, die im November eine Antwort bekam, ist eine Konversation aus dem November.
• OR in Großbuchstaben findet das eine oder das andere. martin rechnung OR angebot findet die Rechnungen und die Angebote von Familie Martin. Kleingeschrieben ist or nur ein Wort.
• Ein Minuszeichen schließt aus. angebot -martin findet die Angebote, die nicht Familie Martin betreffen.
• Gerade doppelte Anführungszeichen halten Wörter zusammen. "neues angebot" sucht genau diese Wörter in dieser Reihenfolge.
• Klammern gruppieren. (status:to_assign OR status:to_handle) martin findet, was bei Familie Martin noch zu tun ist.
• label: nimmt den Namen des Labels, egal ob groß oder klein geschrieben, oder bei einem verschachtelten Label den vollen Pfad in Anführungszeichen: label:"Rechnungen/2026".

Wenn Sie ein Kürzel ohne etwas dahinter eingeben, weist Trupeo Sie darauf hin, statt nach dem Wort from: selbst zu suchen. Wenn ein Wert nicht angenommen wird (ein anderer Status als die drei, eine Person, die weder me noch unassigned noch eine Adresse ist, ein Datum, das es nicht gibt) oder eine Klammer offen bleibt, zeigt die Liste „Trupeo konnte diese Suche nicht lesen. Prüfen Sie die Klammern und den Wert jedes Kürzels (status:, assignee:, after:, before:).“ statt einer leeren Liste, die nach nichts gefunden aussähe.

Spam und Papierkorb

In der linken Spalte folgen auf „Erledigt“ und „Alle“ die Ansichten „Spam“ und „Papierkorb“. Auf dem Handy stehen beide unter „Mehr“. Ihre eigenen Ordner, bei einem IMAP- oder Outlook-Postfach, stehen weiter unten im Abschnitt „Ordner“: siehe E-Mails in Ordnern ablegen.

Spam zeigt, was Ihr E-Mail-Anbieter als Spam eingestuft hat. Trupeo entscheidet das nicht selbst: Gmail, Outlook oder Ihr Server sortiert, Trupeo zeigt das Ergebnis. Um eine E-Mail dort herauszuholen, markieren Sie die E-Mail in Ihrem gewohnten E-Mail-Programm als Nicht-Spam: Trupeo zieht nach.

Papierkorb enthält, was gelöscht wurde. „Löschen“ steht im Menü „⋯“ am Ende der Leiste einer geöffneten E-Mail, im Menü einer Zeile (Rechtsklick) und im Menü „⋯“ der Leiste einer Auswahl. Direkt danach bietet eine Meldung „Rückgängig“ an. „In den Papierkorb“ im Menü einer einzelnen E-Mail der Konversation löscht nur diese E-Mail. Im Papierkorb holt „Wiederherstellen“ eine Konversation zurück, und „Diese E-Mail wiederherstellen“ tut dasselbe für eine einzelne E-Mail.

Auch das ist nichts Besonderes von Trupeo: Es ist der Papierkorb des Postfachs selbst, und Ihr E-Mail-Anbieter entscheidet, wie lange eine E-Mail dort bleibt, bevor sie endgültig gelöscht wird.

Beide Ansichten sind von den anderen getrennt: Eine E-Mail im Papierkorb erscheint nicht mehr in „Zu vergeben“, und genau das ist der Sinn.

Was das für das Team bedeutet

Eine E-Mail zu löschen oder wiederherzustellen wirkt auf das gemeinsame Postfach, also für alle und auch in Gmail oder Outlook. Das ist kein persönliches Aufräumen. Es hat aber einen echten Vorteil: Ein Mitglied, das den Spam aufräumt, erledigt das für das ganze Team, und zwar nur einmal.

Wie es weitergeht

Wie die Ansichten selbst funktionieren, erklärt Die Ansicht „Zu vergeben“ verstehen.