Ein gemeinsames Postfach nützt nichts, wenn niemand es öffnet. Die Benachrichtigungen von Trupeo gibt es nur aus einem Grund: Sie sollen Ihnen sagen, wenn etwas auf Sie wartet, und Sie den Rest der Zeit in Ruhe lassen.
Die Benachrichtigungszentrale
Am Computer steht „Benachrichtigungen“ in der linken Spalte, unter „Neue E-Mail“; ein Punkt und eine Zahl zeigen, wie viele neu sind. Am Telefon ist es die Glocke oben auf dem Bildschirm. Klicken Sie darauf: Die Seite mit den Benachrichtigungen öffnet sich, die neuesten oben, jede Zeile mit ihrem Datum am Ende, wie in der E-Mail-Liste (heute die Uhrzeit, dann gestern, dann der Tag).
Klicken Sie auf eine Zeile: Die Zeile öffnet sich neben der Liste und gilt als gelesen. Eine Zeile zu einer E-Mail zeigt diese E-Mail, mit allem, was Sie dort sonst tun: antworten, „Ich übernehme“, „Als erledigt markieren“. Die Erinnerung an E-Mails, die zu lange warten, eine Zeile wie 4 Personen warten seit 2 Tagen, bietet an, die Ansicht „Noch offen“ zu öffnen, und ein Problem mit dem Konto führt zu der Seite, auf der es behoben wird: das Postfach neu verbinden oder die Abrechnung. Am Telefon nimmt die geöffnete Zeile den ganzen Bildschirm ein; „Benachrichtigungen“ oben bringt Sie zur Liste zurück.
Unter dem Titel zeigen die Filter „Alle“, „Ungelesen“, „Erwähnungen“ oder die E-Mails, die Ihnen „Übergeben“ wurden; „Mehr“ fügt Antworten, wartende E-Mails, das Konto und „Verfolgt“ hinzu, also das, was bei den E-Mails passiert ist, die Sie verfolgen. Auf einem schmalen Bildschirm, etwa einem Telefon, bleiben „Alle“ und „Ungelesen“ in der Zeile, und alle anderen Filter stehen unter „Mehr“. Der Punkt links in einer ungelesenen Zeile, oder der Ring, der in einer gelesenen Zeile an seiner Stelle steht (am Computer, wenn die Maus darüber ist), markiert die Zeile als gelesen oder ungelesen, ohne sie zu öffnen. „Alles als gelesen markieren“ setzt den Zähler auf einen Schlag zurück.
Ist eine Benachrichtigung erledigt, löschen Sie sie: Der Papierkorb am Ende ihrer Zeile (am Computer, wenn die Maus darüber ist; am Telefon immer sichtbar) nimmt sie aus Ihrer Liste, und „Benachrichtigung gelöscht“ erscheint für einige Sekunden mit „Rückgängig“. Das „⋯“ neben „Alles als gelesen markieren“ (am Telefon am Ende der Filterzeile) bietet „Gelesene Benachrichtigungen löschen“ an: Damit löschen Sie alle Zeilen, die Sie schon gelesen haben. Das Löschen einer Benachrichtigung betrifft nur Ihre Liste: Die E-Mail, um die es geht, und die Benachrichtigungen der anderen Mitglieder bleiben, wie sie sind.
Mit der Tastatur geht es mit der Tabulatortaste von einer Zeile zur nächsten, die Eingabetaste öffnet die Zeile, die Leertaste markiert sie als gelesen oder ungelesen, Entf löscht sie, und Esc schließt, was geöffnet ist.
Betreffen mehrere Ereignisse dieselbe Konversation, werden sie in einer Zeile zusammengefasst statt gestapelt: Drei Antworten nacheinander in derselben Konversation ergeben nicht drei Zeilen.
Wenn Sie eine E-Mail in Trupeo öffnen, werden auch ihre Benachrichtigungen als gelesen markiert, genau wie beim Öffnen über „Benachrichtigungen“.
Die Fälle
Hier ist alles, worüber Trupeo Sie informieren kann.
- Jemand übergibt mir eine E-Mail. Ein Mitglied hat Ihnen eine E-Mail übergeben.
- Jemand erwähnt mich in einer Notiz. Ein Mitglied hat Ihren Namen mit
@in einer Notiz fürs Team geschrieben. - Auf eine E-Mail, um die ich mich kümmere, kommt eine Antwort. Eine E-Mail, um die Sie sich kümmern, hat eine Antwort bekommen.
- Niemand kümmert sich um eine E-Mail. Eine neue E-Mail liegt seit zehn Minuten in „Zu vergeben“, ohne dass jemand sie geöffnet, übernommen oder beantwortet hat. Das ganze Team wird informiert, und die Benachrichtigung enthält eine Schaltfläche „Ich übernehme“. War jemand schneller, weicht die Schaltfläche dem Namen dieser Person („Sam kümmert sich darum“), und ihr wird nichts weggenommen.
- Jemand wartet schon zu lange auf eine Antwort. Einmal am Tag die E-Mails, bei denen jemand seit mehr als einem Tag wartet.
- Das Postfach ist getrennt oder eine Zahlung schlägt fehl. Ein Postfach, das nichts mehr empfängt, eine fehlgeschlagene Zahlung, eine Testphase, die zu Ende geht. Das Problem mit dem Postfach wird allen Mitgliedern angezeigt, die Probleme mit der Abrechnung den Inhabern. Das dringendste Problem erscheint außerdem als Banner oben in der App, bis es behoben ist.
- Bei einer E-Mail, die ich verfolge, passiert etwas. Eine neue E-Mail, eine Notiz fürs Team, eine E-Mail, die als erledigt markiert oder wieder geöffnet wird, jemand, der sie übernimmt oder weitergibt, eine E-Mail, die das Team sendet. Siehe den Abschnitt zum Verfolgen einer E-Mail weiter unten.
Eine E-Mail verfolgen
Sie möchten eine E-Mail im Blick behalten, um die sich ein anderes Mitglied kümmert, ohne sie zu übernehmen? Öffnen Sie die E-Mail und wählen Sie im „⋯“ den ersten Eintrag des Menüs, „Verfolgen“. In der Statuszeile unter dem Betreff steht dann „Sie verfolgen diese E-Mail“, und aus „Verfolgen“ wird „Nicht mehr verfolgen“. Eine Meldung bestätigt das, mit „Rückgängig“.
Verfolgen ändert nichts für das Team: Niemand sieht, wer eine E-Mail verfolgt, wer sich darum kümmert, bleibt gleich, und in Gmail, Outlook oder Ihrem E-Mail-Programm bewegt sich nichts. Mehrere Mitglieder können dieselbe E-Mail verfolgen. Nur die Schaltfläche „Verfolgen“ macht Sie zu jemandem, der eine E-Mail verfolgt: Antworten, eine Notiz schreiben oder eine E-Mail übergeben tut das nie.
Die E-Mails, die Sie verfolgen, stehen in der Ansicht „Verfolgt“, in der linken Spalte bei „Erledigt“ und „Alle“ (am Telefon unter „Weitere Ansichten“), egal in welchem Zustand, die erledigten eingeschlossen. Eine E-Mail, die in den Papierkorb verschoben wird, verschwindet aus der Ansicht und kommt zurück, wenn sie wiederhergestellt wird.
Bei einer E-Mail, die Sie verfolgen, werden Sie informiert, wenn eine neue E-Mail ankommt, wenn das Team eine Notiz hinterlässt, wenn die E-Mail als erledigt markiert oder wieder geöffnet wird, wenn jemand sie übernimmt, weitergibt oder zurück in „Zu vergeben“ legt, und wenn das Team eine E-Mail sendet, aus Trupeo oder aus Gmail, Outlook oder Ihrem E-Mail-Programm. Nie über das, was Sie selbst tun, und nie doppelt: Kümmern Sie sich um die E-Mail, erreicht Sie eine Antwort schon über „Auf eine E-Mail, um die ich mich kümmere, kommt eine Antwort“; erwähnt Sie eine Notiz, bekommen Sie die Erwähnung; wird Ihnen die E-Mail übergeben, bekommen Sie „Jemand übergibt mir eine E-Mail“. Neue E-Mails in einer Konversation werden in einer einzigen Zeile zusammengefasst, alles andere bekommt eine eigene Zeile. Die Einstellungen stehen unter „Bei einer E-Mail, die ich verfolge“, ganz unten auf der Seite „Benachrichtigungen“.
Können Sie eine E-Mail nicht mehr sehen (ein Inhaber hat Ihre Bereiche geändert) oder verlassen Sie das Postfach, verfolgen Sie die E-Mail nicht mehr.
Wie Sie informiert werden
Öffnen Sie „Einstellungen“, dann in der Gruppe „Ihr Konto“ die Seite „Benachrichtigungen“.
Diese Einstellungen gelten nur für Sie. Was Sie dort anhaken oder nicht, ändert nichts für die anderen Mitglieder des Postfachs: Jedes Mitglied stellt seine eigenen Benachrichtigungen ein. Die Seite stellt zwei Fragen.
„Wie wir Sie informieren“:
- Benachrichtigungen auf diesem Gerät: eine Benachrichtigung auf Ihrem Telefon oder Computer, in dem Moment, in dem es passiert. Die Zeile zeigt, ob sie aktiviert sind, noch nicht aktiviert (mit „Einschalten“) oder vom Browser blockiert (mit „So erlauben Sie sie“).
- E-Mails: eine E-Mail an Ihre Adresse, wenn Sie die E-Mail nicht innerhalb von fünfzehn Minuten in Trupeo geöffnet haben.
- Morgenübersicht: eine einzige E-Mail am Morgen, wenn noch etwas ungeöffnet ist.
„Wann wir Sie informieren“: eine Zeile pro Fall, und in jeder Zeile ein Kästchen pro Art, informiert zu werden: „In der App“, „Benachrichtigung“, „E-Mail“, „Morgenübersicht“. Am Computer stehen die Kästchen in einer Reihe unter diesen vier Wörtern; am Telefon stehen sie unter dem Namen des Falls, jedes mit seinem Wort. Haken Sie für jeden Fall an, was Sie möchten: zum Beispiel Erwähnungen per E-Mail und den Rest nur als Benachrichtigung.
„In der App“ ist das Kästchen für die Benachrichtigungszentrale von Trupeo. Entfernen Sie dort den Haken, und dieser Fall erzeugt für Sie keine Benachrichtigung mehr: nichts in Ihrer Liste, nichts im Zähler. Die Benachrichtigung auf Ihrem Gerät, die E-Mail und die Zeile in der Morgenübersicht gehen alle von dieser Benachrichtigung aus und entfallen deshalb mit ihr: Ihre Kästchen werden grau und ohne Haken angezeigt, und die Zeile sagt es. Haken Sie „In der App“ wieder an, und die Kästchen kommen so zurück, wie Sie sie verlassen haben. Eine Ausnahme: Die Morgenübersicht zählt die E-Mails, die zu lange warten, weiterhin, auch wenn bei „Jemand wartet schon zu lange auf eine Antwort“ kein Haken bei „In der App“ steht, denn diese Zahl kommt aus den E-Mails selbst. Den Haken zu entfernen löscht nicht die Benachrichtigungen, die Sie schon haben: Löschen Sie diese aus der Liste (siehe oben). Die Zeile zum Konto weiter unten hat kein Kästchen „In der App“.
Zu Beginn ist „In der App“ für jeden Fall angehakt, und:
- „Jemand übergibt mir eine E-Mail“, „Jemand erwähnt mich in einer Notiz“ und „Auf eine E-Mail, um die ich mich kümmere, kommt eine Antwort“ informieren Sie als Benachrichtigung und per E-Mail;
- „Niemand kümmert sich um eine E-Mail“ informiert Sie nur als Benachrichtigung, nach zehn Minuten, in denen sich niemand darum kümmert;
- „Jemand wartet schon zu lange auf eine Antwort“ informiert Sie nur in der Morgenübersicht, sobald vierundzwanzig Stunden seit der letzten E-Mail der Person vergangen sind.
Die letzte Zeile, „Das Postfach ist getrennt oder eine Zahlung schlägt fehl“, hat kein Kästchen und zeigt „Immer“: Dieser Fall kommt immer in der App an und informiert Sie als Benachrichtigung und per E-Mail, denn ohne ihn würde das Team die E-Mails nicht mehr sehen, ohne es zu wissen. Empfängt ein Postfach nichts mehr, bekommt jedes Mitglied eine E-Mail; schlägt eine Zahlung fehl, bekommt jeder Inhaber eine. Eine E-Mail pro Problem, nicht eine pro Tag, und diese E-Mail erreicht Sie auch, wenn Sie sich von den anderen E-Mails von Trupeo abgemeldet haben. Dieser Fall kommt nicht in die Morgenübersicht.
Darunter, unter der Zwischenüberschrift „Bei einer E-Mail, die ich verfolge“, eine Zeile pro Fall: „Eine neue E-Mail kommt an“, „Das Team hinterlässt eine Notiz“, „Als erledigt markiert oder wieder geöffnet“, „Jemand übernimmt sie oder gibt sie weiter“ und „Das Team sendet eine E-Mail“. Jeder dieser Fälle informiert Sie in der App, als Benachrichtigung und per E-Mail, und hat kein Kästchen „Morgenübersicht“. Entfernen Sie den Haken bei allem, was Sie nicht brauchen.
Jedes Kästchen speichert sich von selbst, und in seiner Zeile erscheint „Gespeichert“ mit „Rückgängig“. Ein Kästchen ändert nur diesen einen Fall.
Zwei E-Mails fehlen zu Beginn mit Absicht. „Niemand kümmert sich um eine E-Mail“ kann in einem Team, das nicht sagt, wer sich worum kümmert, mehrmals an einem Morgen ausgelöst werden: Als Benachrichtigung ist das eine Erinnerung, in fünf persönlichen Postfächern ist es ein zweites gemeinsames Postfach. Und „Jemand wartet schon zu lange auf eine Antwort“ steht schon in der Morgenübersicht: Eine zusätzliche E-Mail hieße zwei E-Mails am selben Morgen für dieselbe Sache.
Benachrichtigungen auf diesem Gerät
Diese Benachrichtigungen brauchen eine Erlaubnis, die Sie einmal pro Telefon oder Computer erteilen: „Einschalten“ in der Zeile „Benachrichtigungen auf diesem Gerät“. Die Seite mit den Benachrichtigungen bietet dasselbe an: „Auf diesem Gerät Bescheid bekommen, wenn etwas auf Sie wartet“. Am Telefon fragt auch „Für mich“, sobald Ihnen eine E-Mail übergeben wird: „Benachrichtigung auf diesem Telefon erhalten, wenn Ihnen eine E-Mail übergeben wird?“, mit „Einschalten“ und „Nicht jetzt“.
Auf einem iPhone fügen Sie Trupeo zuerst zum Home-Bildschirm hinzu und schalten dann die Benachrichtigungen ein: Safari erlaubt sie sonst nicht. Die Zeile weist darauf hin, mit „So installieren Sie Trupeo“. Siehe Trupeo auf Ihrem Telefon installieren.
E-Mails haben ihre eigenen Kästchen, damit keine Benachrichtigungen mehr nie kein Weg mehr, mich zu erreichen bedeutet.
Wenn Ihr Browser Benachrichtigungen blockiert
Die Zeile sagt dann „Von diesem Browser blockiert. Trupeo kann sie nicht für Sie wieder aktivieren.“, und „So erlauben Sie sie“ führt zu dieser Seite. Der Browser entscheidet, und nur der Browser kann die Sperre aufheben:
- Am Computer: Klicken Sie in der Leiste des Browsers auf das Symbol links neben der Adresse, öffnen Sie die Berechtigungen der Website und stellen Sie Benachrichtigungen auf Zulassen. Laden Sie Trupeo neu und gehen Sie dann zurück zur Seite „Benachrichtigungen“.
- Am Telefon: Öffnen Sie die Einstellungen des Telefons, suchen Sie Trupeo (oder Ihren Browser, wenn Trupeo nicht installiert ist) in der Liste der Apps und erlauben Sie die Benachrichtigungen.
Wann eine E-Mail wirklich verschickt wird
Eine E-Mail kommt nie sofort. Trupeo wartet fünfzehn Minuten und prüft dann, ob Sie die Benachrichtigung in der Zwischenzeit gesehen haben: E-Mail in Trupeo geöffnet, Zeile in der Benachrichtigungszentrale angeklickt oder Benachrichtigung auf Ihrem Telefon angetippt. Wenn ja, wird die E-Mail nicht verschickt.
Anders gesagt: Wenn Sie in Trupeo arbeiten, bekommen Sie fast keine Benachrichtigungs-E-Mails. Diese E-Mails sind für die Zeiten da, in denen Sie nicht in Trupeo sind.
Die Morgenübersicht
Die Morgenübersicht kommt einmal am Tag, am Morgen, in der Zeitzone, die auf der Seite „Profil“ Ihres Kontos in der Zeile „Zeitzone“ eingestellt ist. Für jeden Fall, der über die Übersicht läuft, listet sie auf, was Sie noch nicht geöffnet haben:
- die E-Mails, die Ihnen übergeben wurden;
- die Notizen, die Sie erwähnen;
- die Antworten, die auf die E-Mails gekommen sind, um die Sie sich kümmern;
- die E-Mails, die noch niemand übernommen hat;
- die Zahl der E-Mails, die seit mehr als einem Tag auf eine Antwort warten, für das Team und für Sie.
Die Morgenübersicht wird nur verschickt, wenn sie etwas zu sagen hat: An einem Morgen, an dem alles geöffnet oder erledigt ist, wird sie nicht verschickt. Und die Morgenübersicht wird gar nicht verschickt, wenn bei keinem Fall das Kästchen „Morgenübersicht“ angehakt ist.
Etwas, für das schon eine E-Mail kam, kann wieder auftauchen, wenn Sie es noch immer nicht geöffnet haben: Die E-Mail sagt das ist gerade angekommen, die Übersicht sagt das ist heute Morgen immer noch da.
Wie es weitergeht
Warum Trupeo so viel Wert auf die E-Mails legt, die niemand übernommen hat, lesen Sie unter Die Ansicht „Zu vergeben“ verstehen.