In einem gemeinsamen Postfach zählt eine einfache Frage: Um welche E-Mail kümmert sich noch niemand? In Trupeo hat die Antwort eine eigene Ansicht, „Zu vergeben“.
Wo Sie die Ansicht finden
Am Computer geht alles von der linken Spalte aus. Ganz oben steht der Name des Postfachs: Klicken Sie darauf, um zu einem anderen Postfach zu wechseln, eines hinzuzufügen oder „Einstellungen dieses Postfachs“ zu öffnen. Darunter kommen „Suchen“, „Neue E-Mail“ und „Benachrichtigungen“, dann die drei Ansichten für den Alltag:
- Für mich: die E-Mails, um die Sie sich kümmern.
- Zu vergeben: die E-Mails, um die sich noch niemand kümmert.
- Noch offen: alles, was noch nicht erledigt ist, diese beiden zusammen.
Nur „Für mich“ und „Zu vergeben“ zeigen eine Zahl neben ihrem Namen: wie viele E-Mails auf Sie warten. Wenn Sie die frühere Ansicht Zu bearbeiten suchen: Das ist jetzt „Noch offen“.
Weiter unten kommen „Erledigt“, „Alle“, „Spam“ und „Papierkorb“, dann der Abschnitt „Labels“ („Ordner“ in einem IMAP- oder Outlook-Postfach), anfangs eingeklappt. Ganz unten stehen „Neuigkeiten“, „Hilfe“, „Einstellungen“ und Ihr Name, der das Menü Ihres Kontos öffnet: „Kontoeinstellungen“, „Postfach hinzufügen“, „Menü einklappen“, das die Spalte auf ihre Symbole verkleinert, und „Abmelden“.
„Suchen“ (oder die Taste /) durchsucht das ganze Postfach: siehe
Eine E-Mail wiederfinden. „Benachrichtigungen“
öffnet die Seite mit allem, worüber Trupeo Sie informiert, mit der Zahl der
neuen: siehe Ihre Benachrichtigungen einstellen.
Direkt darunter öffnet „Kontakte“ das Adressbuch des Postfachs: siehe
Das gemeinsame Adressbuch.
„Hilfe“ bietet unter „Zu diesem Bildschirm“ die Artikel zu dem Bildschirm an, auf dem Sie gerade sind, dazu „Im Hilfe-Center stöbern“ und „Schreiben Sie uns“, um uns Ihre Frage zu stellen. „Einstellungen“ ordnet die Einstellungen in zwei Gruppen: „Dieses Postfach“ für das, was das ganze Team betrifft, und „Ihr Konto“ für das, was nur Sie betrifft.
Am Handy füllt die Liste den Bildschirm. Oben stehen der Name der Ansicht und der des Postfachs (tippen Sie darauf, um das Postfach zu wechseln), „Suchen“ und die Glocke für die Benachrichtigungen. Unten führt eine Leiste von einer Ansicht zur nächsten: „Für mich“, „Zu vergeben“ und „Noch offen“, mit denselben Zahlen, und „Mehr“, das den Rest öffnet: zuerst „Kontakte“, dann „Erledigt“, „Alle“, „Spam“, „Papierkorb“, die Labels oder Ordner, „Neuigkeiten“, „Hilfe“, „Einstellungen“ und Ihr Konto. „Neue E-Mail“ steht direkt über der Leiste. Siehe auch Trupeo auf Ihrem Telefon installieren.
Im Postfach eines Teams öffnet Trupeo „Für mich“. Wenn Sie noch nichts haben, zeigt „Für mich“ das an, zählt die E-Mails, die auf jemanden warten, und bietet „Zu vergebende E-Mails ansehen“ an. Ein Link zu einer E-Mail, zum Beispiel aus einer Benachrichtigung, öffnet immer diese E-Mail. Die Startansicht wird nicht mehr im Profil eingestellt: Jedes Postfach öffnet sich so.
Was die Ansicht „Zu vergeben“ zeigt
Oben in der Liste stehen der Name der Ansicht, dann „Niemand kümmert sich bisher darum“. Sobald sich jemand um eine E-Mail kümmert oder die E-Mail als erledigt markiert ist, verlässt die E-Mail die Ansicht für das ganze Team. Wenn nichts mehr übrig ist, zeigt Trupeo „Um jede E-Mail kümmert sich schon jemand.“
Jede Zeile zeigt die Person, den Betreff, den Anfang der E-Mail, ihre Labels, die Zahl der Notizen fürs Team neben einem kleinen Blatt und die Uhrzeit. Ein Punkt am Rand, vor der Zeile, und ein fett geschriebener Name bedeuten, dass seit Ihrem letzten Öffnen dieser E-Mail etwas angekommen ist: eine neue E-Mail oder eine Notiz, die ein Mitglied geschrieben hat. Ihre eigenen Antworten und Notizen zählen nie. Die Markierung gehört nur Ihnen: Ein Mitglied, das die E-Mail öffnet, entfernt sie nicht für Sie.
Unter der Liste steht in einer Zeile, wie viele E-Mails heute als erledigt markiert wurden, und von wem die letzte.
Wenn die Ansicht voller alter E-Mails ist, die beim Verbinden des Postfachs kopiert wurden, kann der Inhaber alles vor einem gewählten Tag nach „Erledigt“ verschieben, ohne bei Ihrem E-Mail-Anbieter etwas zu archivieren: siehe Wie E-Mails in Trupeo ankommen.
Wozu es die Ansicht gibt
In einem gewöhnlichen gemeinsamen Postfach sehen alle dieselben E-Mails, und niemand weiß, wer was macht. Zwei Situationen kommen immer wieder vor: Zwei Personen antworten derselben Person im Abstand von zehn Minuten, oder alle glauben, jemand anderes kümmere sich darum, und die E-Mail bleibt drei Tage ohne Antwort. Die erste Situation haben wir in wie Sie doppelte Antworten auf E-Mails vermeiden auseinandergenommen, falls Sie die Überlegungen hinter dieser Seite lesen möchten.
Solange eine E-Mail in „Zu vergeben“ steht, gehört sie niemandem. Das ist ein Zustand, den das ganze Team sieht, nicht etwas im Kopf eines einzelnen Mitglieds.
Die eine Gewohnheit, die zählt
Wählen Sie „Ich übernehme“, bevor Sie Ihre Antwort schreiben.
Antworten allein macht Sie nicht zu der Person, die sich um die E-Mail kümmert. Wenn Sie antworten, ohne „Ich übernehme“ zu wählen, bleibt die E-Mail in „Zu vergeben“, und ein Mitglied kann direkt nach Ihnen antworten, ohne es zu wissen.
Öffnen Sie eine E-Mail aus der Ansicht: Die E-Mail füllt den Platz rechts neben der Liste. Unter dem Betreff zeigt eine Zeile, wo die E-Mail steht, hier „Zu vergeben“. Unter der letzten E-Mail bietet eine Leiste „Ich übernehme“, „Antworten“, „Als erledigt markieren“ und „Übergeben an…“ an, dann „⋯“ („Weitere Aktionen“), das den Rest enthält. Am Handy füllt die E-Mail den Bildschirm, und ihre Leiste bleibt unten, unter Ihrem Daumen: Die Leiste behält „Ich übernehme“ und „Übergeben“ („Ich übernehme“ allein auf einem kleinen Handy, „Übergeben an…“ wandert dann in „⋯“), „Als erledigt markieren“ wandert in das Menü „⋯“, und „Auf diese E-Mail antworten“ steht im eigenen Menü jeder E-Mail. „Ich übernehme“, wenn Sie die E-Mail übernehmen, „Übergeben an…“, um das Mitglied zu wählen, das sich darum kümmern wird, und „Als erledigt markieren“, wenn nichts mehr zu tun ist.
Keine dieser Aktionen verlangt eine Bestätigung: Sofort erscheint eine Meldung mit „Rückgängig“, damit Sie die Aktion zurücknehmen können, wenn Sie sich vertan haben.
Sie können auch direkt in der Liste handeln, ohne die E-Mail zu öffnen:
- Zeigen Sie auf eine Zeile, und zwei Buttons treten an die Stelle der Uhrzeit: „Ich übernehme“ und „Übergeben an…“.
- Ein Rechtsklick auf die Zeile öffnet ihr Menü.
- Die Kästchen: Haken Sie mehrere E-Mails an, und die Auswahlleiste tritt an die Stelle des Titels der Ansicht. Ihre Buttons sind Symbole, und jedes zeigt seinen Namen unter dem Mauszeiger: siehe Sagen, wer sich um eine E-Mail kümmert.
Am Handy wischen Sie eine Zeile nach rechts für „Ich übernehme“, nach links für „Als erledigt markieren“. Langes Drücken auf eine Zeile hakt sie an.
Mit der Tastatur, am Computer, gehen ↑ und ↓ von einer E-Mail der Liste zur
nächsten, die Eingabetaste öffnet die E-Mail, die Leertaste hakt die E-Mail an,
Esc schließt die E-Mail oder hebt die Auswahl auf, / öffnet die Suche, und
Strg + Z (⌘ + Z auf dem Mac) macht die letzte Aktion rückgängig, solange
„Rückgängig“ zu sehen ist. ? zeigt die ganze Liste, „Tastenkürzel“. Kein
einzelner Buchstabe löst etwas aus: Die Tastatur tut nichts, was
Sie nicht verlangt haben.
Dazu kommt ein Sicherheitsnetz: Während jemand eine Antwort schreibt, zeigt die geöffnete E-Mail das unter ihrem Betreff an, zum Beispiel „Marie schreibt eine Antwort“, und in „Für mich“ zeigt die Zeile der E-Mail „Marie schreibt“. Das erscheint erst im letzten Moment. Wer sich worum kümmert, steht dagegen in der Liste.
Wenn niemand die E-Mail übernimmt
Eine E-Mail, die zehn Minuten in „Zu vergeben“ bleibt, ohne dass jemand sie öffnet oder übernimmt, gibt dem ganzen Team Bescheid. Die Benachrichtigung lautet „Jean Dupont wartet noch auf eine Antwort“. Wenn Sie die E-Mail aus „Benachrichtigungen“ öffnen, erscheint sie neben den Benachrichtigungen, mit ihrem Button „Ich übernehme“: Sie übernehmen die E-Mail, ohne die Benachrichtigungen zu verlassen, und die Benachrichtigung sagt danach, wer sich darum kümmert.
Die Erinnerung endet von selbst, sobald jemand handelt: Es genügt, die E-Mail zu öffnen, in Trupeo oder in Gmail oder Outlook, ebenso wie sie zu übernehmen, auf sie zu antworten oder sie als erledigt zu markieren. Niemand muss die Erinnerung von Hand abstellen.
Diese Erinnerung macht die Ansicht „Zu vergeben“ verlässlich, auch an Tagen, an denen niemand hineinschaut. Wenn Ihr Team arbeitet, ohne je zu sagen, wer sich worum kümmert, ist es auch die Erinnerung, die Sie am häufigsten erreicht: Sie stellen sie in Ihren Benachrichtigungen ein.
Was passiert, wenn jemand die E-Mail übernimmt
Die E-Mail verlässt „Zu vergeben“ für das ganze Team. Die E-Mail landet bei der gewählten Person in „Für mich“ und bleibt in „Noch offen“, wo alle den Namen der Person in der Zeile lesen. Unter dem Betreff der geöffneten E-Mail steht „Alex kümmert sich darum“.
Wenn Sie sich vertan haben, schickt „Rückgängig“ die E-Mail zurück in die Ansicht „Zu vergeben“, solange die Meldung zu sehen ist. Später tut „Zurück in „Zu vergeben““ dasselbe: Die Aktion steht im Menü „⋯“, am Ende der Leiste der E-Mail.
Ein Postfach mit einem einzigen Mitglied
Wenn Sie allein in einem Postfach sind und keine Einladung auf Antwort wartet, gibt es niemanden, dem Sie eine E-Mail übergeben könnten. Trupeo zeigt dann nur zwei Ansichten, „Noch offen“ und „Erledigt“, und öffnet „Noch offen“. Es gibt kein „Für mich“, kein „Zu vergeben“, kein „Ich übernehme“ und kein „Übergeben an…“. Sobald Sie jemanden einladen, bekommt das Postfach die Ansichten eines Teams zurück.
Wie es weitergeht
Die Einzelheiten dieser Handgriffe, wie Sie eine E-Mail einem Mitglied übergeben und wie Sie eine bereits erledigte E-Mail wieder aufnehmen, finden Sie unter Sagen, wer sich um eine E-Mail kümmert. Wie Sie eine Konversation lesen, ihre E-Mails, ihre Notizen und was mit ihr geschehen ist, erfahren Sie unter Wie Trupeo E-Mails zu Konversationen zusammenfasst.