Trupeo legt keine Kopie Ihres Postfachs nebenher an, sondern arbeitet direkt darin. Was Sie in Trupeo tun, wird an Ihren E-Mail-Anbieter weitergegeben, und was Sie in Gmail, in Outlook oder in der Mail-App Ihres Handys tun, kommt in Trupeo an.
Hier die genaue Liste, in beide Richtungen, und dann, was sich je nach E-Mail-Anbieter ändert.
Was Ihre Aktionen in Trupeo in Ihrem Postfach bewirken
| In Trupeo | In Ihrem Postfach |
|---|---|
| Sie öffnen eine E-Mail | Nichts |
| Jemand kümmert sich darum | Die E-Mails werden als gelesen markiert |
| Niemand kümmert sich mehr darum | Die E-Mails sind wieder ungelesen |
| Sie wählen „Als erledigt markieren“ | Die E-Mails werden als gelesen markiert und verlassen den Posteingang: Trupeo archiviert sie |
| Sie wählen gleich danach „Rückgängig“ | Die E-Mails kommen zurück in den Posteingang, und die zuvor ungelesenen sind wieder ungelesen |
| Sie senden eine Antwort mit „Senden und erledigen“ | Die E-Mail wird gesendet; nichts wird archiviert |
| Sie antworten auf eine erledigte Konversation | Die E-Mails kommen zurück in den Posteingang |
| Sie wählen „Löschen“ | Die E-Mails kommen in den Papierkorb |
| Sie wählen „Wiederherstellen“ | Die E-Mails kommen dorthin zurück, wo sie vorher waren |
| Sie verschieben sie in einen Ordner (IMAP, Outlook) | Die empfangenen E-Mails der Konversation kommen in diesen Ordner |
| Sie geben ihr ein Label | Gmail: Das Label wird auf die E-Mails gesetzt. Outlook: die Kategorie (nicht bei einem Microsoft 365-Postfach, auf das Sie über Ihr eigenes Konto zugreifen). IMAP: ein Schlagwort |
| Sie senden, antworten oder leiten weiter | Die E-Mail wird wirklich von der gemeinsamen Adresse gesendet |
Vier Einzelheiten, die böse Überraschungen ersparen.
Das Öffnen einer E-Mail markiert sie in Ihrem Postfach nicht als gelesen. Das ist Absicht: Ein gemeinsames Postfach wird von mehreren Personen gelesen, und dass eine von ihnen eine E-Mail öffnet, heißt nicht, dass das Team sich darum gekümmert hat. Die E-Mail beim E-Mail-Anbieter als gelesen zu markieren, würde außerdem den Zustand ungelesen für die Mitglieder aufheben, die das Postfach in ihrer eigenen Mail-App lesen. Trupeo tut das deshalb nur in den zwei Momenten, in denen sich das Team festlegt: wenn sich jemand um die E-Mail kümmert und wenn sie als erledigt markiert wird. In Trupeo dagegen ist die E-Mail nicht mehr fett, sobald Sie sie öffnen.
„Als erledigt markieren“ archiviert die E-Mail und löscht nichts. Bei Gmail und bei Outlook verlässt die E-Mail den Posteingang, genau als hätten Sie sie selbst archiviert: Das sagt die Meldung danach, „Nach „Erledigt“ verschoben, in Gmail archiviert“ (oder Outlook), und daran erinnert „Hilfe zu diesen Aktionen“, unter „Weitere Aktionen“, im Menü „⋯“ am Ende der Leiste der E-Mail. Bei IMAP kommt die E-Mail in den Archivordner des Servers. Die E-Mail bleibt in Trupeo erreichbar, in der Ansicht „Erledigt“, und bei Ihrem E-Mail-Anbieter, im Archiv. „Rückgängig“ legt sie, solange die Meldung zu sehen ist, zurück in den Posteingang und macht die E-Mails, die ungelesen waren, wieder ungelesen. Eine E-Mail, die Sie in einem Ihrer Ordner abgelegt haben, liegt nicht im Posteingang: Deshalb bleibt die E-Mail in ihrem Ordner; und wenn die E-Mail wieder offen ist, kommen nur die E-Mails aus dem Archiv zurück in den Posteingang. Siehe E-Mails in Ordnern ablegen.
„Wiederherstellen“ heißt nicht unbedingt zurück in den Posteingang. Bevor Trupeo eine E-Mail verschiebt, merkt es sich, wo sie lag, und legt sie dorthin zurück. Eine E-Mail, die archiviert und dann gelöscht wurde, kommt also zurück ins Archiv, nicht in den Posteingang.
Eine in Trupeo gelöschte E-Mail behält ihren Inhalt 30 Tage lang. Danach werden Text und Anhänge von unseren Servern gelöscht. Die E-Mail selbst bleibt im Papierkorb Ihres E-Mail-Anbieters, nach dessen Regeln.
Was Ihre Aktionen im Postfach in Trupeo bewirken
| In Ihrem Postfach | In Trupeo |
|---|---|
| Eine E-Mail kommt an | Die E-Mail erscheint in „Zu vergeben“ oder landet in ihrer Konversation |
| Eine E-Mail kommt zu einer erledigten Konversation an | Die Konversation ist wieder offen |
| Sie lesen eine E-Mail oder markieren sie wieder als ungelesen | Trupeo zeigt denselben Zustand |
| Sie markieren eine E-Mail als Spam | Die E-Mail kommt in „Spam“ |
| Sie holen eine E-Mail aus dem Spam | Die E-Mail kommt zurück |
| Sie löschen eine E-Mail endgültig | Die E-Mail verschwindet aus Trupeo, und ihr Inhalt wird innerhalb von 7 Tagen von unseren Servern gelöscht |
Der Rest hängt von Ihrem E-Mail-Anbieter ab.
Was sich je nach E-Mail-Anbieter ändert
Der Unterschied läuft auf eine Sache hinaus: welche Ordner Trupeo beobachtet.
- Gmail: der Posteingang, Spam und gesendete E-Mails, die zu einer schon verfolgten Konversation gehören oder an jemanden gehen, den das Postfach kennt.
- Microsoft: der Posteingang, Junk-E-Mail, Ihre eigenen Ordner und gesendete Elemente, die zu einer schon verfolgten Konversation gehören oder an jemanden gehen, den das Postfach kennt. In den Ordnern Archiv und Gelöschte Elemente liest Trupeo nur die Kategorien der E-Mails, die Trupeo schon hat.
- IMAP: jeder Ordner auf dem Server.
Was in diesen Ordnern geschieht, kommt in Trupeo an. Was anderswo geschieht, nicht. Konkret, bei Ihrem E-Mail-Anbieter:
Sie antworten jemandem. Bei allen dreien erscheint die Antwort in der Konversation, an ihrem Platz, sofern die Konversation schon verfolgt wird. Die Antwort trägt „Aus Gmail gesendet“, „Aus Outlook gesendet“ oder „Außerhalb von Trupeo gesendet“, und in „Für mich“ sagt das auch die Zeile der E-Mail. Die Mitglieder sehen also, dass eine Antwort gesendet wurde, auch wenn sie nicht in Trupeo geschrieben wurde.
Sie archivieren eine E-Mail. Gmail: In Trupeo ändert sich nichts, die E-Mail wird nicht als erledigt markiert. Microsoft und IMAP: Die E-Mail kommt nach „Erledigt“.
Sie verschieben eine E-Mail in den Papierkorb. Bei allen dreien kommt die E-Mail in den Papierkorb von Trupeo.
Sie legen eine E-Mail in einem Ihrer Ordner ab. Microsoft und IMAP: Trupeo findet die E-Mail dort, im Bereich „Ordner“, und die E-Mail behält ihren Zustand. Gmail hat keine Ordner.
Sie geben einer E-Mail ein Label oder eine Kategorie. Gmail: Die Konversation bekommt das Label in Trupeo. Microsoft: Die Konversation bekommt die Kategorie, außer bei einem Microsoft 365-Postfach, auf das Sie über Ihr eigenes Konto zugreifen (siehe unten). IMAP: Die Konversation bekommt das Label, dessen Thunderbird-Schlagwort Sie gesetzt haben, siehe Ihre Trupeo-Labels in Thunderbird sehen.
Je nach E-Mail-Anbieter unterscheidet sich also das Ablegen, nicht die Antworten.
Gmail und Google Workspace
Gmail sortiert mit Labels, nicht mit Ordnern. Eine E-Mail zu archivieren, heißt für Gmail, ihr das Label Posteingang abzunehmen: Die E-Mail bleibt in Alle Nachrichten, nichts geht verloren.
Trupeo liest den Posteingang, Spam und gesendete E-Mails zu einer schon verfolgten Konversation oder an jemanden, den das Postfach kennt. Eine E-Mail, die Sie vor dem Verbinden mit Trupeo archiviert hatten, wird nicht kopiert, und eine E-Mail, die Sie in Gmail archivieren, wird in Trupeo nicht als erledigt markiert.
Eine direkt in Gmail geschriebene Antwort erscheint sehr wohl in der Konversation, sofern die Konversation schon verfolgt wird. Eine neue E-Mail, die in Gmail geschrieben wurde, kommt ebenfalls in Trupeo an, in „Erledigt“, wenn sie an jemanden geht, mit dem das Postfach schon E-Mails ausgetauscht hat oder der in seinen Kontakten steht. Der Rest bleibt draußen: Das gemeinsame Postfach holt nicht Ihre ganze ausgehende Post herein. Antwortet die Person, kommen ihre E-Mail und Ihre zusammen an.
Umgekehrt erscheinen aus Trupeo gesendete E-Mails ganz normal unter Gesendet in Gmail.
Ihre Gmail-Labels kommen auch in Trupeo an. Die Labels stehen in der Spalte
links, unter „Labels“, bei den Konversationen, die Trupeo verfolgt, und Sie
können nach Label filtern oder mit label: suchen. Ein Label, das Sie in Trupeo
setzen oder entfernen, wird in Gmail gesetzt oder entfernt, und umgekehrt. Jedes
Mitglied kann ein Label setzen, erstellen oder löschen; wer eines löscht,
entfernt es in Gmail von jeder E-Mail. Eine E-Mail, die ein Gmail-Filter sofort
mit einem Label versieht und archiviert, kommt nie im Posteingang an, also auch
nie in Trupeo. Outlook- und IMAP-Postfächer haben ebenfalls Labels: siehe
Konversationen mit Labels sortieren.
Microsoft 365 und Outlook
Microsoft sortiert mit Ordnern. „Als erledigt markieren“ verschiebt die E-Mail deshalb wirklich aus dem Posteingang in den Ordner Archiv, und „Löschen“ in den Ordner Gelöschte Elemente.
Trupeo verfolgt den Posteingang, Junk-E-Mail, Ihre eigenen Ordner und gesendete Elemente zu einer schon verfolgten Konversation oder an jemanden, den das Postfach kennt. Ihre eigenen Ordner erscheinen in Trupeo, im Bereich „Ordner“, mit allem, was darin liegt: Eine E-Mail, die Sie in Outlook dort ablegen, findet sich dort, und Sie können in Trupeo mit „Verschieben…“ ablegen. Die E-Mails, die schon in Ihren Ordnern lagen, als Sie das Postfach verbunden haben, kommen in „Erledigt“ an. Siehe E-Mails in Ordnern ablegen.
Eine E-Mail, die Sie in Outlook archivieren oder löschen, kommt nach „Erledigt“ oder in den Papierkorb von Trupeo, sofern Trupeo sie schon hat.
Ihre Outlook-Kategorien sind die Labels von Trupeo. Eine Kategorie, die in Trupeo gesetzt oder entfernt wird, wird auch in Outlook gesetzt oder entfernt, und umgekehrt. Siehe Outlook-Kategorien als Labels.
Ein Microsoft 365-Postfach, auf das Sie über Ihr eigenes Konto zugreifen (ein freigegebenes Postfach oder eines, das Ihnen delegiert wurde), ist die Ausnahme: Seine Labels gibt es nur in Trupeo, ohne dass etwas in das Postfach in Outlook geschrieben wird, und seine Outlook-Kategorien kommen nicht in Trupeo an. Siehe Freigegebenes Postfach oder Alias in Microsoft 365.
Eine direkt in Outlook geschriebene Antwort erscheint sehr wohl in der Konversation, sofern die Konversation schon verfolgt wird. Eine neue E-Mail, die in Outlook geschrieben wurde, kommt ebenfalls in Trupeo an, in „Erledigt“, wenn sie an jemanden geht, mit dem das Postfach schon E-Mails ausgetauscht hat oder der in seinen Kontakten steht. Der Rest bleibt draußen: Das gemeinsame Postfach holt nicht Ihre ganze ausgehende Post herein. Antwortet die Person, kommen ihre E-Mail und Ihre zusammen an.
Aus Trupeo gesendete E-Mails erscheinen sehr wohl in Ihrem Ordner Gesendete Elemente.
IMAP
Ein IMAP-Postfach funktioniert umgekehrt: Trupeo liest jeden Ordner auf dem Server, nicht nur den Posteingang.
In einem Punkt ist das eine gute Nachricht. Eine in Ihrer Mail-App geschriebene Antwort erscheint sehr wohl in der Konversation, denn die Antwort landet im Ordner Gesendet des Servers, den Trupeo ebenfalls liest. Genauso kommt eine E-Mail, die Sie in den Ordner Archiv verschieben, in Trupeo nach „Erledigt“.
Aus Trupeo gesendete E-Mails landen ebenfalls im Ordner Gesendet des Servers, und Ihre Mail-App behält so eine Spur davon, als hätten Sie die E-Mails dort geschrieben.
Zwei Dinge sollten Sie trotzdem wissen.
- Trupeo legt den Archiv-, Papierkorb- oder Spam-Ordner an, wenn Ihr Server keinen hat. „Als erledigt markieren“, „Löschen“ und das Markieren als Spam brauchen jeweils ihren Ordner. Fehlt der Ordner, legt Trupeo ihn an, wenn er zum ersten Mal gebraucht wird, so wie es Ihre Mail-App tun würde. Lehnt der Server das ab, bleibt die E-Mail, wo sie ist, und eine Zeile über der Liste, „Einige Konversationen wurden in Ihrem Postfach nicht verschoben“, sagt Ihnen, welchen Ordner Sie anlegen sollen.
- Auch Ihre Ablageordner erscheinen in Trupeo, da Trupeo alles liest. Ein sehr ordentliches IMAP-Postfach kann in Trupeo also E-Mails zeigen, die Sie für abgelegt hielten. Der Ordner Entwürfe ist die Ausnahme: Eine unfertige E-Mail ist kein Austausch und kommt nie im gemeinsamen Postfach an. Ihre Ordner stehen im Bereich „Ordner“, und „Als erledigt markieren“ lässt die dort abgelegten E-Mails, wo sie sind: siehe E-Mails in Ordnern ablegen.
IMAP-Server haben keine eigenen Labels, deshalb verwaltet Trupeo sie selbst und schreibt sie als Schlagwörter auf Ihre E-Mails: siehe Konversationen mit Labels sortieren.
Was Trupeo nie verlässt
Alles, was die Arbeit im Team betrifft, bleibt in Trupeo und erscheint nie bei Ihrem E-Mail-Anbieter:
- die Notizen fürs Team;
- wer sich um welche E-Mail kümmert, wovon im Postfach nur die Wirkung auf gelesen zu sehen ist;
- der Verlauf einer E-Mail.
Niemand, der das Postfach in Gmail oder Outlook öffnet, sieht Ihre Notizen oder wer sich um was kümmert.
Bei einem Gmail- oder Outlook-Postfach wird das gemeinsame Adressbuch ab dem Verbinden mit dem Konto aktuell gehalten: Die Kontakte, die Sie hinzugefügt oder behalten haben, und ihre Gruppen sind in Google Kontakte oder in Outlook dieselben, in beide Richtungen. Schaltet der Inhaber des Postfachs „Kontakte mit Google Kontakte aktuell halten“ (oder „Kontakte mit Outlook aktuell halten“) aus oder wurde die Erlaubnis nicht erteilt, bleibt das Adressbuch nur in Trupeo.
Einen alten Verlauf nach „Erledigt“ verschieben, ohne etwas zu archivieren
Beim Verbinden des Postfachs wählt der Inhaber, welche Konversationen, die schon darin liegen, in „Zu vergeben“ beginnen: siehe Schritt 3 von Ihr erstes Postfach verbinden. Füllt sich „Zu vergeben“ trotzdem mit alten E-Mails, kann der Inhaber später weitere davon nach „Erledigt“ verschieben, ohne dass sich bei Ihrem E-Mail-Anbieter etwas bewegt. „Als erledigt markieren“ für eine Auswahl würde dagegen jede dieser E-Mails dort archivieren.
Öffnen Sie die Seite „Allgemein“ in den Einstellungen des Postfachs, Abschnitt „Verlauf“. Wählen Sie einen Tag unter „Konversationen vor dem“: Trupeo zählt sofort die Konversationen, die das betrifft, zum Beispiel „120 Konversationen in „Zu vergeben“ vor diesem Datum.“ „Nach „Erledigt“ verschieben…“ öffnet eine Bestätigung, „120 Konversationen nach „Erledigt“ verschieben?“, die daran erinnert, dass sich bei Ihrem E-Mail-Anbieter nichts bewegt. „Verschieben“ startet das Ablegen.
Nach „Erledigt“ kommen die Konversationen, die noch in „Zu vergeben“ liegen, um die sich niemand kümmert und deren letzte E-Mail vor diesem Tag liegt. Eine Konversation, um die sich jemand kümmert, oder eine neuere bleibt, wo sie ist. Bei Ihrem E-Mail-Anbieter wird keine E-Mail archiviert, verschoben oder gelöscht.
Das Ablegen läuft im Hintergrund, und der Abschnitt sagt es: „Trupeo verschiebt diese Konversationen nach „Erledigt“.“ Bei einem großen Postfach dauert das ein paar Minuten. Jede abgelegte Konversation trägt die Zeile „Mit dem Verlauf des Postfachs unter „Erledigt“ abgelegt“. E-Mails von vor diesem Tag, die die erste Kopie noch hereinholt, kommen ebenfalls nach „Erledigt“, und der Abschnitt erinnert daran, bis zu welchem Datum der Verlauf schon dorthin kommt.
Das lässt sich nicht auf einmal rückgängig machen: Eine neue Antwort bringt eine Konversation zurück in „Zu vergeben“, und jedes Mitglied kann eine Konversation wieder öffnen.
Nur der Inhaber sieht diesen Abschnitt, und auch er nicht, solange das Postfach pausiert ist oder noch nie verbunden wurde.
Wie lange es dauert
Die erste Kopie läuft im Hintergrund, die neuesten E-Mails zuerst. Die ersten E-Mails erscheinen sehr schnell, und eine Zeile „Kopie läuft“ oben in der Liste sagt, wie weit die Kopie ist: wie viele E-Mails von wie vielen und wie viel Zeit ungefähr noch bleibt. Ein großes Gmail-Postfach kann mehrere Stunden brauchen, weil Gmail begrenzt, wie schnell ein Postfach gelesen werden kann; bittet Gmail um eine Pause, nennt die Zeile die Uhrzeit, zu der die Kopie von selbst weiterläuft. Neue E-Mails kommen in der Zwischenzeit weiter an.
Gmail und Microsoft benachrichtigen Trupeo. Eine neue E-Mail kommt deshalb fast sofort an, ohne dass Trupeo beim Server nachfragen muss. Zusätzlich fängt eine vollständige Prüfung alle 3 Stunden auf, was einer Benachrichtigung entgangen sein könnte.
Ein IMAP-Postfach wird geprüft. Trupeo hält eine Verbindung zum Server offen, wenn der Server das erlaubt, und prüft sonst alle 5 Minuten, wenn im Postfach viel los ist, alle 15 Minuten, wenn die letzte E-Mail älter als eine Stunde ist, und alle 45 Minuten, wenn es seit mehr als einem Tag ruhig ist. Jede Prüfung liest jeden Ordner: Das fängt auch auf, was entgangen ist.
Umgekehrt werden Ihre Aktionen in Trupeo im Hintergrund an Ihren E-Mail-Anbieter weitergegeben, meist innerhalb weniger Sekunden.
Wenn nichts mehr ankommt
Dass gar keine E-Mails mehr ankommen, liegt fast immer an einem verlorenen Zugriff: ein geändertes Passwort, eine entfernte Berechtigung, ein widerrufenes App-Passwort. Trupeo zeigt dann oben im Postfach eine Zeile, die sagt, dass Trupeo keinen Zugriff mehr auf das Postfach hat und keine neuen E-Mails mehr ankommen, mit „Neu verbinden“. Die Schritte stehen in Ein pausiertes Postfach neu verbinden.
Trupeo achtet auch auf ein Postfach, das still wird, ohne den Zugriff verloren zu haben. Ist seit etwa drei normalen Durchgängen nichts angekommen (ungefähr 9 Stunden bei Gmail und Microsoft, etwas mehr als 2 Stunden bei IMAP), zeigt Trupeo „Neue E-Mails kommen nicht mehr an“ über der Liste, mit dem Datum der letzten angekommenen E-Mail. Trupeo versucht es von selbst weiter; kommt in den folgenden Stunden nichts an, schreiben Sie uns.
Wird keine dieser Meldungen angezeigt und fehlt trotzdem eine E-Mail, warten Sie ein paar Stunden (die Prüfung alle 3 Stunden bei Gmail und Microsoft oder die nächste IMAP-Prüfung) und sehen Sie dann bei Ihrem E-Mail-Anbieter nach, in welchem Ordner die E-Mail liegt: Dort ist fast immer die Antwort.
„Zu viele Aktionen in kurzer Zeit.“ oben auf dem Bildschirm, mit „Versuchen Sie es in 42 s erneut.“ als Countdown, hat nichts mit Ihrem Postfach zu tun. Trupeo begrenzt, wie viele Aktionen eine Person in wenigen Minuten sendet, und eine lange Folge von Klicks (Benachrichtigungen einzeln löschen, viele E-Mails hintereinander öffnen) kann diese Grenze erreichen. Warten Sie den Countdown ab: Die E-Mails kommen von selbst zurück.