Konversationen mit Labels sortieren

Ein Label sagt, worum es in einer Konversation geht: Rechnungen, Angebote, Eltern. Eine Konversation kann mehrere tragen, und jedes Mitglied des Postfachs sieht sie.

Was ein Label ist, je nach Postfach

In Trupeo funktionieren Labels in jedem Postfach gleich. Was dahinter steht, hängt davon ab, wo das Postfach liegt:

• Gmail: Die Labels sind Ihre Gmail-Labels. Ein Label, das Sie in Trupeo setzen, wird auch in Gmail gesetzt, auf jede E-Mail der Konversation, und umgekehrt.
• Outlook und Microsoft 365: Die Labels sind Ihre Outlook-Kategorien. Siehe Outlook-Kategorien als Labels. Eine Ausnahme: ein Microsoft-365-Postfach, auf das Sie über Ihr eigenes Konto zugreifen (ein freigegebenes oder an Sie delegiertes Postfach). Seine Outlook-Kategorien kommen nicht in Trupeo an, daher gibt es seine Labels nur in Trupeo, wo das ganze Team sie sieht, und in Outlook wird nichts in das Postfach geschrieben. Siehe Gemeinsames Postfach von Microsoft 365 oder Alias.
• IMAP: Auf diesen Servern gibt es weder Labels noch Kategorien, daher verwaltet Trupeo die Labels selbst. Trupeo schreibt sie außerdem als Schlagwörter auf Ihre E-Mails, die Thunderbird anzeigen kann: siehe Ihre Trupeo-Labels in Thunderbird sehen.

Ein Label verschiebt nie eine E-Mail. Um E-Mails bei IMAP und Outlook in einem Ordner abzulegen, siehe E-Mails in Ordnern ablegen.

Wo Sie die Labels sehen

• In der linken Spalte. Unter den Ansichten zeigt der Abschnitt „Labels“ in Klammern, wie viele Labels das Postfach hat. Bei einem IMAP- oder Outlook-Postfach heißt der Abschnitt „Ordner“: zuerst Ihre Ordner, dann Ihre Labels, und die Zahl zählt beide zusammen. Der Abschnitt ist zunächst eingeklappt: Klicken Sie auf seinen Titel, um ihn aufzuklappen, und Trupeo merkt sich Ihre Wahl. Aufgeklappt zeigt er jedes Label mit seinem kleinen Farbquadrat und, wenn es viele sind, die ersten sieben, gefolgt von „Alle anzeigen (14)“. Ein Label mit einem / im Namen steht eingerückt unter einem anderen (Rechnungen/2026 unter Rechnungen), außer bei Outlook, wo sich Kategorien nicht verschachteln lassen. Klicken Sie auf ein Label, um die E-Mails aufzulisten, die genau unter diesem Label abgelegt sind (nicht unter seinen Unterlabels). Gibt es keine, zeigt Trupeo „Keine E-Mail mit diesem Label.“ Auf dem Handy liegt der Abschnitt unter „Mehr“.
• In der Liste. Eine Zeile zeigt ein Label, mit seinem Namen, und +1 (oder mehr), wenn die E-Mail weitere trägt. Bei Gmail sieht das Label aus wie in Gmail, auf seiner Farbe; sonst mit seinem Farbquadrat.
• In der geöffneten E-Mail. Unter dem Betreff, am Ende der Zeile, die sagt, wer sich darum kümmert, jedes Label, das die E-Mail trägt. Auf dem Handy stehen die Labels in einer eigenen Zeile direkt darunter.

Ein Label auf eine E-Mail setzen oder entfernen

Öffnen Sie die E-Mail. Klicken Sie am Ende der Zeile unter dem Betreff auf „Label“ (oder auf ihre Labels, wenn sie schon welche trägt). Auf dem Handy steht dieselbe Auswahl in der Zeile direkt darunter und im Menü „⋯“ unter „Labels…“. Es öffnet sich eine Liste:

• Haken Sie ein Label an, um es zu setzen, und entfernen Sie den Haken, um es abzunehmen.
• Tippen Sie in „Label suchen oder erstellen“, um die Liste einzugrenzen.
• Wenn kein Label den eingegebenen Namen trägt, legt „„Angebote“ erstellen“ (mit dem eingegebenen Namen) das Label an und setzt es sofort auf die Konversation. Ein Schrägstrich legt ein Unterlabel an: Rechnungen/2026 steht unter Rechnungen, und gibt es noch kein Label Rechnungen, wird es ebenfalls angelegt, wie jede fehlende Ebene von Rechnungen/2026/März (bei Outlook gehört der Schrägstrich einfach zum Namen).
• Um ohne Schrägstrich festzulegen, wo es steht, wählen Sie vor dem Erstellen ein Label unter „Einordnen unter“. Das Menü „⋯“ eines Labels in der Spalte bietet außerdem „Unterlabel erstellen“ (nicht bei Outlook).

Jedes Mitglied kann ein Label setzen und abnehmen. Auch das Anlegen steht jedem Mitglied offen, es sei denn, der Inhaber behält es den Inhabern vor (siehe weiter unten). Im Papierkorb wird diese Auswahl nicht angeboten.

Wird in Gmail oder Outlook ein Label hinzugefügt oder entfernt, sehen Sie das in Trupeo, sobald die E-Mails des Postfachs angekommen sind.

Mehrere E-Mails auf einmal mit einem Label versehen

Haken Sie E-Mails in der Liste an: Die Auswahlleiste hat eine Schaltfläche „Label“ (auf dem Handy in ihrem Menü „⋯“). Die Schaltfläche öffnet die Liste der Labels, mit „Labels suchen“, um sie einzugrenzen. Das Kästchen eines Labels ist angehakt, wenn jede ausgewählte E-Mail es trägt, und halb angehakt, wenn nur einige es tragen: Haken Sie es an, um das Label auf alle zu setzen, und entfernen Sie den Haken, um es von allen abzunehmen. Wenn Sie alle E-Mails einer Ansicht ausgewählt haben, über die angezeigten hinaus, bietet jedes Label stattdessen „Hinzufügen“ und „Entfernen“ an. Trupeo bestätigt dann, zum Beispiel mit „„Rechnungen“ zu 12 Konversationen hinzugefügt“, und bietet „Rückgängig“ an.

Konnte eine Konversation nicht geändert werden, sagt die Meldung, wie viele und warum, zum Beispiel weil die Konversation noch nicht in Gmail oder Outlook angekommen ist: Versuchen Sie es gleich noch einmal.

Die Farbe eines Labels oder seinen Namen ändern

In der Liste der Labels einer E-Mail öffnet eine Schaltfläche neben jedem Label seine Einstellungen. Jedes Mitglied kann sie verwenden, es sei denn, der Inhaber behält sie den Inhabern vor.

• Farbe. Wählen Sie eine Farbe aus und klicken Sie auf „Übernehmen“. Bei Gmail bietet Trupeo die 24 Farben an, die Gmail für ein Label vorschlägt, und das Label erhält in Gmail genau dieselbe. Eine eigene Farbe, die in Gmail gewählt wurde, wird so angezeigt, wie sie ist, und bleibt, bis Sie eine andere wählen. Bei Outlook bietet Trupeo die 25 Farben der Outlook-Kategorien mit ihren Namen an, dazu „Keine Farbe“; die Kategorie erhält in Outlook dieselbe. Bei IMAP bietet Trupeo acht Farben an: „Grün“, „Bernstein“, „Orange“, „Rosa“, „Petrol“, „Blau“, „Grau“ und „Braun“. Die Farbe bleibt dann in Trupeo: Ihr E-Mail-Programm zeigt sie nicht an.
• Name. Bei IMAP, wo Trupeo die Labels selbst verwaltet, geben Sie den neuen Namen ein und klicken auf „Umbenennen“. Ein / ordnet das Label unter ein anderes ein, und die Labels darunter wandern mit. Bei Outlook kann ebenfalls jedes Mitglied eine Kategorie umbenennen, und die E-Mails, die Trupeo nicht abgerufen hat, behalten den alten Namen. Ein Gmail-Label wird in Gmail umbenannt, und Trupeo zeigt den neuen Namen nach der nächsten Aktualisierung.

Ein Label löschen

Jedes Mitglied des Postfachs kann das, es sei denn, der Inhaber behält es den Inhabern vor. Das Fenster, das die Schaltfläche neben dem Label öffnet, bietet „Dieses Label löschen“ an. Trupeo bittet zuerst um Bestätigung und sagt, was passieren wird:

• Gmail entfernt das Label von allen E-Mails, die es tragen.
• Outlook entfernt die Kategorie aus seiner Liste, und Trupeo entfernt sie von allen E-Mails, von denen Trupeo weiß, dass sie die Kategorie tragen.
• IMAP: Das Label wird in Trupeo von allen Konversationen entfernt. Die E-Mails bleiben, wo sie sind.

Das lässt sich nicht rückgängig machen. Ein Label, das noch Unterlabels hat, kann nicht gelöscht werden: Löschen Sie zuerst die Unterlabels.

Wenn nur der Inhaber die Labels ändert

Standardmäßig legt jedes Mitglied Labels an, benennt sie um, ändert ihre Farbe und löscht sie. Der Inhaber kann das den Inhabern vorbehalten, damit die Labels, mit denen das ganze Team sortiert, so bleiben, wie sie beschlossen wurden: in den Einstellungen des Postfachs, auf der Seite „Mitglieder“, im Abschnitt „Berechtigungen der Mitglieder“, schalten Sie „Labels erstellen, umbenennen und löschen“ aus. Das gilt für alle Mitglieder des Postfachs zugleich.

Mitglieder setzen und entfernen weiterhin die vorhandenen Labels, auf einer E-Mail oder einer Auswahl. Trupeo bietet ihnen „Erstellen“, „Farbe ändern“, „Umbenennen“ und „Löschen“ nicht mehr an. Ein Inhaber kann immer alles.

Bei IMAP liegen die Labels in Trupeo

Bei einem IMAP-Postfach verwaltet Trupeo die Labels und ihre Farben, daher hängen die Labels nicht vom Server ab.

• Muss unser Team eines Tages alle E-Mails des Postfachs erneut abrufen, setzt Trupeo die Labels wieder auf die Konversationen, sobald deren E-Mails zurückkommen.
• Der Datenexport des Postfachs, den der Inhaber erstellt, enthält die Labels, mit den Konversationen, die sie tragen (siehe Wie Trupeo auf Ihr Postfach zugreift und es schützt).

Ein Label über die Suche finden

In der Suche bietet der Filter „Label“ die Labels des Postfachs an, und „Weitere Kriterien“ hat ein Feld „Label“. Wer lieber tippt: label: gefolgt vom Namen des Labels findet die Konversationen, die es tragen, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung. Für ein Unterlabel schreiben Sie den vollständigen Pfad in geraden Anführungszeichen: label:"Rechnungen/2026". Siehe Eine E-Mail wiederfinden.

Wenn eine Änderung nicht klappt

Trupeo sagt Ihnen neben der Schaltfläche in klaren Worten, warum. Diese Meldungen können Ihnen begegnen:

• „Die Verbindung zum Postfach ist getrennt. Verbinden Sie es neu, um seine Labels zu ändern.“: siehe Ein pausiertes Postfach neu verbinden. Bei IMAP funktionieren die Labels weiter, solange die Verbindung zum Postfach getrennt ist, da Trupeo sie verwaltet.
• „Gmail ist ausgelastet. Versuchen Sie es in einer Minute noch einmal.“ (oder „Outlook ist ausgelastet. Versuchen Sie es in einer Minute noch einmal.“).
• „Ein Label mit diesem Namen gibt es schon.“
• „Ein Kategoriename darf kein Komma und kein Semikolon enthalten.“, bei Outlook.