Bei Microsoft 365 ist eine Team-Adresse wie info@yourcompany.com meistens eines
von zwei Dingen, und Trupeo behandelt beide unterschiedlich. Wenn Sie sich beim
Verbinden der Adresse mit Ihrem eigenen Arbeitskonto bei Microsoft angemeldet
haben, ist diese Seite für Sie.
Welcher Fall trifft auf Sie zu?
- Ein Alias Ihres Kontos. Die Adresse ist eine zusätzliche Adresse Ihres eigenen Microsoft-365-Kontos. E-Mails an diese Adresse landen in Ihrem eigenen Postfach, gemischt mit Ihren anderen E-Mails, und Outlook zeigt dafür kein eigenes Postfach an.
- Ein gemeinsames Postfach. Die Adresse hat ein eigenes Postfach, das in der Ordnerliste von Outlook als separates Postfach unter Ihrem eigenen erscheint. Mehrere Personen können es öffnen. Meistens hat es kein eigenes Passwort.
Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie die Person, die Ihr Microsoft-365-Abonnement verwaltet. Im Microsoft 365 Admin Center steht ein gemeinsames Postfach unter Teams und Gruppen > Freigegebene Postfächer, und ein Alias erscheint auf der Seite des Kontos unter Benutzernamen und E-Mail-Adresse verwalten.
Wenn die Adresse ein Alias Ihres Kontos ist
Verbinden Sie die Adresse, während Sie mit Ihrem eigenen Konto bei Microsoft angemeldet sind: Trupeo erkennt den Alias und sendet von dieser Adresse.
Eine Einstellung von Microsoft entscheidet, was Ihre Empfänger sehen.
Standardmäßig ersetzt Microsoft 365 einen Alias durch die Hauptadresse des
Kontos, bei den gesendeten wie bei den empfangenen E-Mails. Eine Antwort aus
Trupeo kann also von Ihrer Hauptadresse statt von der Kontaktadresse ankommen.
Ihr Administrator kann das für die ganze Organisation abschalten: Zuständig ist
die Einstellung SendFromAliasEnabled von Exchange Online, die in PowerShell mit
Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $true geändert wird.
Weil ein Alias Ihr Postfach mitbenutzt, zeigt Trupeo alles, was in diesem Postfach ankommt, nicht nur die E-Mails an den Alias. Wenn das Team nur die E-Mails an die Kontaktadresse sehen soll, passt ein gemeinsames Postfach besser.
Wenn die Adresse ein gemeinsames Postfach ist
Verbinden Sie die Adresse, während Sie mit Ihrem eigenen Arbeitskonto bei Microsoft angemeldet sind. Trupeo liest dann das gemeinsame Postfach selbst und sendet von dort, nicht aus Ihrem eigenen Postfach.
Das Microsoft-Konto, mit dem Sie sich angemeldet haben, braucht zwei Rechte für das gemeinsame Postfach. Ohne Vollzugriff kann Trupeo das Postfach nicht öffnen und lehnt die Verbindung ab, mit der Meldung „Das Microsoft-Konto, mit dem Sie sich angemeldet haben, kann dieses gemeinsame Postfach nicht öffnen“. Ohne Senden als wird das Postfach verbunden, aber Trupeo zeigt beim Antworten „Microsoft hat das Senden von dieser Adresse abgelehnt“.
- Melden Sie sich mit einem Administratorkonto im Microsoft 365 Admin Center (admin.microsoft.com) an.
- Öffnen Sie Teams und Gruppen > Freigegebene Postfächer und wählen Sie dann die gemeinsame Adresse aus.
- Fügen Sie unter Postfachberechtigungen das Konto, das Trupeo verbunden hat, zu Lesen und verwalten (Vollzugriff) hinzu.
- Fügen Sie es an derselben Stelle zu Senden als hinzu.
- Warten Sie, bis Microsoft die Änderung übernommen hat: meistens ein paar Minuten, manchmal bis zu einer Stunde. Senden Sie Ihre Antwort dann erneut aus Trupeo.
Hat Trupeo die Verbindung des Postfachs abgelehnt, starten Sie die Verbindung noch einmal, sobald die Rechte erteilt sind. Ist nur das Senden gescheitert, müssen Sie nichts neu verbinden.
Ein verbundenes gemeinsames Postfach kann auch keine E-Mails mehr empfangen, wenn sein Konto den Vollzugriff verliert (oder nie hatte). Trupeo zeigt das dann oben im Postfach an, zum Beispiel „Trupeo kann info@example.org nicht öffnen.“, mit dem Grund und der Schaltfläche „Neu verbinden“: Sobald der Zugriff eingerichtet ist, verbinden Sie das Postfach mit demselben Microsoft-Konto wie zuvor neu. Die bereits empfangenen E-Mails bleiben in Trupeo.
Was bei einem gemeinsamen Postfach anders ist
- Neue E-Mails kommen innerhalb von etwa zwei Minuten an. Microsoft benachrichtigt eine Anwendung nicht über Änderungen in einem Postfach, das nicht dem angemeldeten Konto selbst gehört. Trupeo prüft das gemeinsame Postfach deshalb alle zwei Minuten, statt sofort Bescheid zu bekommen.
- Outlook-Kategorien kommen nicht in Trupeo an. Microsoft speichert die Kategorienliste eines Postfachs in Einstellungen, auf die nur das eigene Konto des Postfachs zugreifen kann. Ihre Labels bleiben in Trupeo, wo das ganze Team sie sieht, wie bei einem IMAP-Postfach.
- Pro E-Mail sind höchstens 3 MB Anhänge möglich. Ein bekannter Fehler in Microsoft Graph, den Microsoft öffentlich einräumt, verweigert einer Anwendung das Hochladen großer Anhänge in ein Postfach, das mit Ihnen geteilt oder an Sie delegiert ist. Trupeo kann daher pro E-Mail höchstens 3 MB Anhänge aus dem gemeinsamen Postfach senden.
- Die Kontakte werden nicht mit Outlook aktuell gehalten. Trupeo bräuchte dafür Zugriff auf die Kontakte eines anderen Kontos, und diesen Zugriff fordert Trupeo nicht an. Ein gemeinsames Postfach hat deshalb keinen Abschnitt „Kontakte“ in seinen Einstellungen und keine Option „Kontakte mit Outlook aktuell halten“. Sein gemeinsames Adressbuch funktioniert in Trupeo trotzdem und wird aus seinen E-Mails gefüllt: siehe Das gemeinsame Adressbuch.
Gemeinsames Postfach oder normales Postfach?
Ein normales Microsoft-365-Postfach hat ein eigenes Konto mit einer eigenen Microsoft-365-Lizenz, und Sie verbinden es, während Sie mit diesem Konto bei Microsoft angemeldet sind. Trupeo erreicht es dann als eigenes Postfach des Kontos, und die Grenzen eines gemeinsamen Postfachs gelten nicht. Dieselben Grenzen gelten auch für ein Postfach, das an Sie delegiert ist.
| In Trupeo | Gemeinsames Postfach | Normales Postfach |
|---|---|---|
| Anhänge pro E-Mail | 3 MB, wegen eines bekannten Fehlers von Microsoft | 25 MB |
| Neue E-Mails | Alle zwei Minuten geprüft | Kommen an, sobald Microsoft Trupeo Bescheid gibt |
| Outlook-Kategorien | Nicht verfügbar: Die Labels bleiben in Trupeo | Als Labels genutzt (Outlook-Kategorien) |
| Kontakte mit Outlook aktuell gehalten | Nicht verfügbar | Verfügbar, über die Verbindung |
| Zu erteilende Rechte | Vollzugriff und Senden als, durch einen Administrator | Keine: Das Konto öffnet sein eigenes Postfach |
Wenn Ihr Team große Dateien sendet (Angebote, Pläne, Scans), passt ein normales Postfach besser. Die Person, die Ihr Microsoft-365-Abonnement verwaltet, kann der Adresse ein eigenes Postfach geben. Verbinden Sie es dann in Trupeo, während Sie mit diesem Konto bei Microsoft angemeldet sind.
Wenn die Adresse bereits ein eigenes Konto hat und über den Zugriff eines anderen Kontos verbunden wurde, gelten für sie dieselben Grenzen, bis sie mit ihrem eigenen Konto verbunden ist. Der Inhaber des Postfachs kann in Trupeo wechseln: Öffnen Sie die Einstellungen des Postfachs, wählen Sie in der Zeile „Verbindung zu Outlook“ die Option „Konto wechseln“, und melden Sie sich bei Microsoft mit der Adresse selbst an, nicht mit dem anderen Konto. Die E-Mails, die schon in Trupeo sind, bleiben, wie sie sind.
Wenn das Senden weiterhin scheitert
Prüfen Sie in dieser Reihenfolge:
- ob die Rechte dem Konto erteilt wurden, das das Postfach verbunden hat. Das ist nicht immer das Konto, das Sie in Trupeo nutzen: Jedes Mitglied Ihres Teams kann Trupeo nutzen, aber nur ein Microsoft-Konto ist verbunden;
- ob seit der Änderung eine Stunde vergangen ist;
- ob die in Trupeo eingegebene Adresse genau die gemeinsame Adresse ist.
Wenn es immer noch scheitert, schreiben Sie uns über die Kontaktseite und nennen Sie die betroffene Adresse.
Siehe auch Ein Outlook- oder Microsoft-365-Postfach verbinden.