Eines Tages zeigt Trupeo oben im Postfach eine Zeile wie „Trupeo hat keinen Zugriff mehr auf contact@example.org.“, gefolgt von „Neue E-Mails kommen nicht mehr an.“ Nichts ist kaputt und nichts geht verloren: Der Zugriff muss einfach neu erteilt werden.
Was ein pausiertes Postfach bedeutet
Trupeo liest Ihr Postfach mit einer Berechtigung, die Sie beim Verbinden erteilt haben. Funktioniert diese Berechtigung nicht mehr, kommen keine neuen E-Mails mehr an, statt dass Trupeo es endlos weiter mit einem Zugriff versucht, der nicht mehr gültig ist.
Nichts wird gelöscht. Ihre Konversationen, Ihre Notizen fürs Team, wer sich worum kümmert und alles, was bereits kopiert wurde, bleiben erhalten. Die E-Mails, die während der Pause eintreffen, warten bei Ihrem E-Mail-Anbieter.
Woran Sie es merken
- Oben im Postfach, rechts von der Spalte (auf dem Handy unter der oberen Leiste), diese Zeile, mit der Schaltfläche „Neu verbinden“. Wenn die Verbindung selbst nicht mehr zustande kommt, steht dort stattdessen zum Beispiel „Trupeo kann sich nicht mehr mit contact@example.org verbinden.“ Die Liste darunter bleibt vollständig.
- In den Einstellungen des Postfachs, Seite „Allgemein“: Die Verbindung wird als „Getrennt“ angezeigt, mit „Neu verbinden“.
- Im Postfach-Menü, wenn Sie mehrere haben: Das Postfach ist mit „Neu verbinden“ markiert.
- Per Benachrichtigung und per E-Mail, für jedes Mitglied des Postfachs, auch wenn es seine Benachrichtigungen anders eingestellt hat: Über diesen Fall informiert Trupeo immer. Die E-Mail enthält eine Schaltfläche Postfach neu verbinden und wird nur einmal pro Unterbrechung verschickt. Siehe Ihre Benachrichtigungen einstellen.
Die üblichen Ursachen
- Das Passwort des Postfachs hat sich geändert. Die häufigste Ursache bei Postfächern, die über IMAP verbunden sind, auch dann, wenn ein App-Passwort neu erzeugt oder widerrufen wurde.
- Der Zugriff wurde entfernt. Jemand hat die Berechtigung von Trupeo in den Sicherheitseinstellungen des Google- oder Microsoft-Kontos entfernt, oder ein Administrator hat das für die ganze Organisation getan.
- Die Berechtigung ist abgelaufen. E-Mail-Anbieter lassen Berechtigungen ablaufen, wenn sie nicht genutzt werden oder wenn sich das Passwort des Kontos geändert hat.
Was weiter funktioniert und was stoppt
Was weiter funktioniert: alles, was bereits in Trupeo ist. Sie lesen E-Mails, suchen, übergeben E-Mails, schreiben Notizen fürs Team, markieren E-Mails als erledigt.
Was stoppt: das Eintreffen neuer E-Mails. Diese E-Mails bleiben bei Ihrem E-Mail-Anbieter und erreichen Trupeo nicht mehr.
Auch das Senden stoppt. Bei einem Google- oder Microsoft-Postfach verweigert Trupeo das Senden und sagt Ihnen das: „Dieses Postfach ist nicht mehr verbunden, daher wurde die E-Mail nicht gesendet. Verbinden Sie es neu und senden Sie die E-Mail erneut.“, mit einer Schaltfläche „Postfach neu verbinden“. Ihr Text geht nicht verloren, aber es wurde nichts verschickt. Bei einem IMAP-Postfach schlägt das Senden fehl, sobald der Postausgangsserver das alte Passwort ablehnt.
Deshalb lohnt es sich, sofort neu zu verbinden: Je länger Sie warten, desto mehr muss nachgeholt werden.
So verbinden Sie neu
Jedes Mitglied des Postfachs kann das tun. Jede Schaltfläche „Neu verbinden“ führt zur selben Seite „Verbinden Sie Ihr Postfach neu“. Die Seite sagt, was passiert ist, erinnert daran, was nicht verloren geht („Was nicht verloren geht“) und erklärt dann, was zu tun ist. „Später“ bringt Sie zurück zu Ihren E-Mails.
Google-Postfach. Die Seite erklärt, was bei Google passieren wird: Wählen Sie das Konto des gemeinsamen Postfachs, nicht Ihr persönliches, und aktivieren Sie dann das Kästchen, das Trupeo das Lesen und Senden von E-Mails erlaubt. Klicken Sie auf „Weiter mit Google“. Trupeo prüft das Konto: Wählen Sie ein anderes, lehnt Trupeo die Verbindung ab und zeigt „Dieses Postfach konnte nicht neu verbunden werden. Prüfen Sie, ob Sie dasselbe Konto gewählt haben, und versuchen Sie es dann erneut.“ Wurde das Kästchen nicht aktiviert, sagt die Seite das („Eine Berechtigung fehlt“) und zeigt, wie das Kästchen bei Google aussieht.
Microsoft-Postfach. Die Seite erklärt, was bei Microsoft passieren wird: Wählen Sie das Konto, mit dem dieses Postfach verbunden wurde, und akzeptieren Sie dann den Zugriff, den Trupeo anfordert. Klicken Sie auf „Weiter mit Microsoft“. Prüfen Sie vor dem Bestätigen, mit welchem Konto die Microsoft-Seite angemeldet ist: Ist in diesem Browser bereits ein anderes Konto angemeldet, macht Microsoft direkt mit diesem weiter. Melden Sie sich im Zweifel zuerst bei Microsoft ab, oder nutzen Sie ein privates Fenster. Wenn Microsoft meldet, dass ein Administrator Trupeo genehmigen muss, wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Microsoft-365-Organisation.
IMAP-Postfach. Die Seite sagt zum Beispiel „Der Mailserver lehnt das Passwort ab.“ Unter „Das neue Passwort“ bleibt Ihr gespeichertes Passwort erhalten und wird nicht angezeigt: Aktivieren Sie „Das IMAP-Passwort hat sich geändert“ und geben Sie das neue ein (oder das neue App-Passwort). Wenn das Postfach zum Senden eigene Zugangsdaten verwendet, funktioniert das Kästchen „Das SMTP-Passwort hat sich geändert“ genauso. Die Servereinstellungen werden unverändert übernommen: In der Regel ist nichts zu ändern; „Ändern“ öffnet sie, falls Ihr E-Mail-Anbieter sie geändert hat (wo Sie sie finden, steht in Ein IMAP-Postfach verbinden). Klicken Sie zum Schluss auf „Verbindung testen“, dann auf „Verbinden und weiter“.
Nach dem Neuverbinden
Trupeo ruft die E-Mails wieder ab und holt nach, was während der Pause angekommen ist. Sie müssen nichts von Hand neu importieren. Sie machen in Ihren E-Mails dort weiter, wo Sie aufgehört haben.
Wenn das Neuverbinden mit dem richtigen Konto immer wieder fehlschlägt, prüfen Sie zuerst, ob das Postfach im Webmail Ihres E-Mail-Anbieters noch erreichbar ist.