IMAP ist der Standardweg, um ein Postfach aus einer anderen Anwendung heraus zu lesen. Trupeo nutzt IMAP für jeden E-Mail-Anbieter, der weder Google noch Microsoft ist.
Wann IMAP zum Einsatz kommt
Sie müssen nichts auswählen. Wenn Sie die gemeinsame Adresse auf dem Bildschirm „Welche Adresse teilt Ihr Team?“ eingeben, prüft Trupeo, zu welcher Domain die Adresse gehört und wie diese Domain E-Mails empfängt. Ist das weder Google noch Microsoft, fragt derselbe Bildschirm nach dem Passwort des Postfachs.
Das gilt für Adressen, die bei einem Domain-Registrar oder einem Webhoster liegen, und für die meisten unabhängigen E-Mail-Anbieter für Unternehmen. Hat Trupeo sich geirrt, bietet „Kein Google-Postfach?“ (oder Microsoft) die Option „Ein anderer E-Mail-Anbieter (IMAP)“ an.
Was Sie brauchen
- Das Passwort des gemeinsamen Postfachs. Der Benutzername ist die Adresse des Postfachs selbst: Trupeo lehnt einen Benutzernamen ab, der nicht die Adresse ist, die Sie verbinden.
- Wenn Trupeo Ihren E-Mail-Anbieter nicht kennt: den Posteingangsserver (IMAP) und den Postausgangsserver (SMTP), mit ihren Ports.
Das Formular
Unter der Adresse zeigt Trupeo an, was es erkannt hat:
- „Gehostet bei OVH.“ (oder IONOS, Gandi, Infomaniak, o2switch, Hostinger, Orange, Free, SFR, La Poste, Yahoo, iCloud, Zoho), mit „Das Passwort genügt.“: Trupeo hat die Servereinstellungen bereits gefunden, und die Zeile „Servereinstellungen“ fasst sie zusammen, zum Beispiel „Gefunden für OVH: ssl0.ovh.net“. „Ändern“ öffnet die Einstellungen, falls nötig.
- „E-Mail-Anbieter nicht erkannt.“, mit „Prüfen Sie die Einstellungen unten.“: Die Einstellungen sind geöffnet und anhand Ihrer Domain vorausgefüllt. Prüfen Sie die Einstellungen, bevor Sie das Postfach verbinden.
Geben Sie dann das „Passwort des Postfachs“ ein, dasselbe wie in Ihrem üblichen E-Mail-Programm, und wählen Sie „Postfach verbinden“. Trupeo prüft Empfangen und Senden in einem Durchgang; antworten beide, ist das Postfach verbunden, und Trupeo geht weiter zu „Wer liest dieses Postfach mit Ihnen?“, wo Sie die anderen Mitglieder einladen oder diesen Schritt überspringen können.
Die geöffneten Einstellungen haben zwei Blöcke, „E-Mails empfangen (IMAP)“ und „E-Mails senden (SMTP)“, jeweils mit „Server“, „Port“ und „Verschlüsselung“ („SSL/TLS“ oder „STARTTLS“). Der Benutzername wird noch einmal angezeigt; verlangt Ihr E-Mail-Anbieter zum Senden einen anderen Benutzernamen oder ein anderes Passwort, setzen Sie das Häkchen bei „Anderer Benutzername oder anderes Passwort zum Senden“ und füllen Sie „Benutzername zum Senden“ und „Passwort zum Senden“ aus. „Einklappen“ schließt die Einstellungen wieder.
Ein Tippfehler in der Adresse selbst? Korrigieren Sie ihn im Feld „Team-Adresse“: Das geht, solange das Postfach nicht verbunden ist. „Andere Methode wählen“ führt zurück zur Wahl des E-Mail-Anbieters.
Wo Sie diese Einstellungen finden
Bei Ihrem E-Mail-Anbieter, nicht bei uns. Suchen Sie in seiner Dokumentation oder seinem Verwaltungsbereich nach IMAP-Konfiguration oder E-Mail-Einstellungen: Die vier Werte stehen dort immer zusammen.
Wir veröffentlichen keine Tabelle der Server pro E-Mail-Anbieter: Diese Werte ändern sich, und eine veraltete Tabelle kostet mehr Zeit, als sie spart.
App-Passwörter
Manche E-Mail-Anbieter lehnen das Passwort des Kontos ab, wenn die Anfrage von einer externen Anwendung kommt, besonders wenn die Bestätigung in zwei Schritten aktiviert ist. Dann verlangen sie ein App-Passwort: ein eigenes Passwort, das Sie in den Sicherheitseinstellungen des Kontos erzeugen und das nur für diese Anwendung gilt. Erkennt Trupeo diesen Fall, steht ein Hinweis unter dem Passwort, zum Beispiel „Yahoo verlangt ein App-Passwort für Trupeo.“.
Erzeugen Sie dieses Passwort und geben Sie es in Trupeo statt des üblichen Passworts ein. Das Postfach behält sein normales Passwort für alles andere, und Sie können das App-Passwort jederzeit widerrufen, ohne das Passwort des Kontos zu ändern.
Wenn die Verbindung abgelehnt wird
Trupeo zeigt unter dem betroffenen Feld an, was nicht stimmt. Die häufigsten Fälle:
- Das Passwort wird abgelehnt, zum Beispiel „OVH hat dieses Passwort abgelehnt.“: Prüfen Sie das Passwort, indem Sie sich im Webmail Ihres E-Mail-Anbieters anmelden. Wurde es kürzlich geändert, geben Sie das neue ein. Ein abgelaufenes Passwort führt zu genau demselben Fehler.
- Der Server antwortet nicht, zum Beispiel „imap.example.org antwortet nicht auf Port 993.“: Den genauen Namen des Servers finden Sie in der Hilfe Ihres E-Mail-Anbieters.
- Die Verschlüsselung passt nicht, zum Beispiel „imap.example.org akzeptiert diese Verschlüsselung auf Port 143 nicht.“: Versuchen Sie die andere Verschlüsselung oder den Port, den Ihr E-Mail-Anbieter angibt. In der Regel gilt: „SSL/TLS“ für die Ports 993 und 465, „STARTTLS“ für die Ports 143 und 587.
- „Der Postausgangsserver hat den Benutzernamen oder das Passwort abgelehnt.“: Hat das Senden einen eigenen Benutzernamen, setzen Sie das Häkchen bei „Anderer Benutzername oder anderes Passwort zum Senden“.
- Der Benutzername ist nicht die Adresse des Postfachs: Tragen Sie die Adresse wieder unter „Benutzername“ ein.
Trupeo akzeptiert die IMAP-Ports 993 und 143 und die SMTP-Ports 465 und 587.
IMAP-Zugriff im Postfach ausgeschaltet. Bei mehreren E-Mail-Anbietern ist IMAP in neuen Postfächern ausgeschaltet, oder der Anbieter schaltet IMAP bei Konten ab, die nur das Webmail nutzen. Einschalten können Sie IMAP in den Einstellungen des Kontos, beim E-Mail-Anbieter.
Wenn Ihr Server die Verbindung nicht verschlüsselt
Trupeo kann Sie darauf hinweisen, dass Ihr Posteingangsserver (IMAP), Ihr Postausgangsserver (SMTP) oder beide die Verbindung nicht verschlüsseln, sodass Ihr Passwort und Ihre E-Mails im Klartext an diese Server übertragen werden.
Das blockiert nichts: Trupeo verbindet das Postfach in jedem Fall. Möchten Sie lieber eine verschlüsselte Verbindung, fragen Sie Ihren E-Mail-Anbieter, ob er Port 993 zum Empfangen und Port 465 zum Senden anbietet oder ob er STARTTLS einschalten kann.
Nach dem Verbinden
Trupeo kopiert Ihre E-Mails im Hintergrund, die neuesten zuerst. Die ersten erscheinen schnell, ein großes Postfach braucht länger, und Sie können das Postfach schon während des Kopierens nutzen.
Ändert sich das Passwort des Postfachs später, pausiert Trupeo das Postfach, bis Sie das neue eingeben: siehe Ein pausiertes Postfach neu verbinden.
Ist das Ihr erstes Postfach, stehen die übrigen Schritte in Ihr erstes Postfach verbinden.
Was Trupeo im Postfach ändert und was nicht, erklärt Wie E-Mails in Trupeo ankommen.