Eine Adresse auf @outlook.com, @hotmail.com, @live.com oder @msn.com wird
ebenso über die Microsoft-Anmeldung verbunden wie eine Adresse Ihrer eigenen
Domain, die bei Microsoft 365 liegt. Trupeo erkennt diese Postfächer an der
Domain der Adresse und daran, wohin diese Domain ihre E-Mails leitet.
Was Sie brauchen
Mit welchem Microsoft-Konto Sie sich anmelden, hängt davon ab, was die gemeinsame Adresse ist:
- Die Adresse hat ein eigenes Microsoft-Konto (eine
@outlook.com-Adresse oder ein eigenes Microsoft-365-Konto): Melden Sie sich mit dieser Adresse an. Wenn Sie das nicht können, erteilt die Person, der das Konto gehört, die Microsoft-Freigabe gemeinsam mit Ihnen. Das Passwort gibt diese Person nur auf der Microsoft-Seite ein und verrät es weder Ihnen noch Trupeo. - Die Adresse ist ein Alias Ihres eigenen Kontos oder ein gemeinsames Postfach von Microsoft 365: Melden Sie sich mit Ihrem eigenen Arbeitskonto an. Welche Rechte dafür nötig sind und was sich je nach Fall ändert, steht unter Gemeinsames Postfach von Microsoft 365 oder Alias.
Die Schritte
- Geben Sie in Trupeo auf dem Bildschirm „Welche Adresse teilt Ihr Team?“ die gemeinsame Adresse in „Team-Adresse“ ein. Trupeo zeigt unter dem Feld „Microsoft-Postfach.“ und „Wenn Microsoft Ihnen mehrere Konten zeigt, wählen Sie dieses.“ an. Liegt Trupeo falsch, können Sie mit „Kein Microsoft-Postfach?“ selbst wählen.
- Wählen Sie „Weiter mit Microsoft“.
- Melden Sie sich auf der Microsoft-Seite mit dem richtigen Konto an (siehe oben) und akzeptieren Sie dann die angeforderten Berechtigungen.
Lesen Sie den Kontonamen auf der Microsoft-Seite, bevor Sie zustimmen. Ist Ihr Browser schon bei einem anderen Microsoft-Konto angemeldet (auf einem Arbeitsrechner ist das meistens so), macht Microsoft direkt mit diesem Konto weiter. Trupeo erreicht die eingegebene Adresse dann über dieses Konto und lehnt die Verbindung ab, wenn dieses Konto die Adresse nicht öffnen kann. Melden Sie sich im Zweifel zuerst bei Microsoft ab oder nutzen Sie ein privates Fenster.
Was Trupeo anfordert und warum
Microsoft bittet Sie, diese Berechtigungen zu akzeptieren:
- E-Mails lesen und schreiben in diesem Postfach: die Konversationen in Trupeo anzeigen, eine E-Mail als gelesen markieren, beide Seiten auf demselben Stand halten.
- E-Mails senden von dieser Adresse, damit Ihr Team von der gemeinsamen Adresse antwortet und nicht aus dem eigenen Postfach.
- Ihr Name und Ihre Adresse, um zu prüfen, welches Postfach gerade freigegeben wurde.
- Angemeldet bleiben, damit E-Mails weiter ankommen, ohne dass Sie jeden Tag neu freigeben müssen.
- Die Kontakte des Kontos (
Contacts.ReadWrite) und die Einstellungen des Postfachs (MailboxSettings.ReadWrite) lesen und schreiben: In den Einstellungen führt Outlook seine Liste der Kategorien und ihrer Farben. Ab der Verbindung sind die Kontakte, die Ihr Team hinzugefügt oder behalten hat, und deren Gruppen in Trupeo und in Outlook dieselben, in beide Richtungen: Eine Kontaktgruppe ist eine Outlook-Kategorie. Mit den Einstellungen kann Trupeo außerdem die Farben Ihrer Outlook-Kategorien anzeigen.
Die Liste von Microsoft nennt außerdem E-Mails, die mit dem Konto geteilt sind, und das Senden im Namen anderer. Damit erreicht Trupeo ein gemeinsames Postfach über Ihr eigenes Konto. Trupeo liest und sendet ausschließlich über die Adresse, die Sie verbinden.
Der Inhaber des Postfachs kann jederzeit aufhören, die Kontakte aktuell zu halten, und zwar im Abschnitt „Kontakte“ der Einstellungen des Postfachs: siehe Das gemeinsame Adressbuch. Bei einer Adresse, die aus einem anderen Microsoft-365-Konto mit Ihnen geteilt oder an Sie delegiert ist, zeigt Microsoft diese Berechtigungen bei der ersten Verbindung ebenfalls an, aber Trupeo hält die Kontakte dieser Adresse nicht aktuell.
Wenn Ihre Organisation die Zustimmung eines Administrators verlangt
In vielen Microsoft-365-Organisationen dürfen die Konten eine externe Anwendung nicht selbst genehmigen. In diesem Fall bleibt Microsoft beim letzten Schritt stehen und meldet, dass ein Administrator zustimmen muss.
Bitten Sie Ihren Administrator, die Anwendung Trupeo für Ihre Organisation zu
genehmigen, und nennen Sie dabei die betroffene gemeinsame Adresse. Die
Genehmigung muss jede Berechtigung abdecken, die Trupeo anfordert, auch die
Kontakte des Kontos und die Einstellungen des Postfachs (Contacts.ReadWrite
und MailboxSettings.ReadWrite): Microsoft lässt das Postfach erst verbinden,
wenn auch diese genehmigt sind. Hat Ihr Administrator Trupeo genehmigt, bevor
Trupeo diese beiden Berechtigungen anforderte, muss er Trupeo erneut genehmigen.
Dasselbe gilt, wenn Sie ein Postfach neu verbinden, das schon vorher verbunden
war. Ausgenommen sind ein Postfach, dessen Inhaber aufgehört hat, die Kontakte
aktuell zu halten, oder bei der Einladung des Adressbuchs „Nicht jetzt“ gewählt
hat, und eine Adresse, die aus einem anderen Konto geteilt oder delegiert ist.
Sobald die Genehmigung erteilt ist, beginnen Sie die Verbindung von vorn: In der
Zwischenzeit müssen Sie auf Ihrer Seite nichts rückgängig machen.
Wenn die Verbindung nicht klappt
Trupeo bringt Sie mit einer dieser Meldungen zum Verbindungsbildschirm zurück. In jedem Fall wurde nichts verbunden, und „Weiter mit Microsoft“ beginnt von vorn.
- „Trupeo hat keinen Zugriff auf dieses Postfach erhalten, daher wurde nichts verbunden“: Die Microsoft-Seite wurde abgebrochen statt akzeptiert, oder Microsoft hat die Zustimmung eines Administrators verlangt. Beginnen Sie von vorn und wählen Sie auf der Microsoft-Seite Akzeptieren. Meldet Microsoft, dass ein Administrator Trupeo genehmigen muss, lesen Sie oben unter Wenn Ihre Organisation die Zustimmung eines Administrators verlangt weiter.
- „Das Microsoft-Konto, mit dem Sie sich angemeldet haben, kann dieses gemeinsame Postfach nicht öffnen“: Diesem Konto fehlt der Vollzugriff auf das gemeinsame Postfach. „So beheben Sie das“ führt zu Gemeinsames Postfach von Microsoft 365 oder Alias.
- „Dieses Postfach konnte nicht verbunden werden. Prüfen Sie, ob Sie das eigene Konto des gemeinsamen Postfachs freigegeben haben, und versuchen Sie es erneut.“: Die Verbindung ist aus einem anderen Grund gescheitert. Prüfen Sie, mit welchem Konto die Microsoft-Seite angemeldet ist, und beginnen Sie dann von vorn.
Ist die Adresse selbst falsch geschrieben, korrigieren Sie sie im Feld „Team-Adresse“: Das geht, solange das Postfach nicht verbunden ist.
Outlook.com sendet von einer anderen Adresse
Bei einem Outlook.com-Konto (einem persönlichen Microsoft-Konto), dessen
primärer Alias eine Adresse eines anderen E-Mail-Anbieters ist, zum Beispiel
eine Gmail-Adresse, sendet Microsoft Ihre E-Mails unter Umständen von einer
anderen Adresse als der @outlook.com-Adresse, die Sie verbunden haben. Das
betrifft vor allem ein Konto, das mit dieser anderen Adresse eröffnet wurde und
dem später eine @outlook.com-Adresse hinzugefügt wurde. Ihre Empfänger sehen
dann den primären Alias oder eine von Microsoft erzeugte Adresse der Form
outlook_...@outlook.com.
Wenn Trupeo das erkennt, weist es Sie darauf hin: auf dem Verbindungsbildschirm,
auf der Einstellungsseite „Allgemein“ des Postfachs und über dessen E-Mails, für
jedes Mitglied sichtbar, mit dem Hinweis „Outlook sendet die E-Mails dieses
Postfachs von einer anderen Adresse.“ Das Postfach funktioniert trotzdem:
E-Mails kommen an und werden gesendet. Aber Ihre Empfänger erkennen die andere
Adresse vielleicht nicht, und Microsoft warnt, dass Antworten an eine Adresse
outlook_...@outlook.com als unzustellbar zurückkommen können.
Damit Ihre E-Mails von der verbundenen Adresse abgehen:
- Melden Sie sich unter account.live.com/names/Manage beim Microsoft-Konto an.
- Machen Sie die mit Trupeo verbundene Adresse zum primären Alias.
- Verbinden Sie das Postfach in Trupeo neu: Wählen Sie „Neu verbinden“ in der Warnung über den E-Mails des Postfachs oder auf seiner Einstellungsseite „Allgemein“. Nur der Inhaber des Postfachs sieht diesen Link.
Sobald Sie neu verbunden haben, prüft Trupeo erneut: Die Warnung erscheint nicht wieder, es sei denn, die Microsoft-Anmeldung oder die nächste aus Trupeo gesendete E-Mail zeigt weiterhin eine andere Adresse. Microsoft beschreibt Ursache und Lösung im Microsoft-Artikel zu den Adressen outlook_….
Nach dem Verbinden
Trupeo geht weiter zu „Wer liest dieses Postfach mit Ihnen?“, wo Sie die anderen Mitglieder einladen oder diesen Schritt überspringen können, und öffnet dann das gemeinsame Postfach. Trupeo kopiert Ihre E-Mails im Hintergrund, die neuesten zuerst: Die ersten erscheinen schnell, ein großes Postfach braucht länger, und Sie können das Postfach schon nutzen, während Trupeo kopiert.
Der Name, den Ihre Empfänger sehen, kann aus dem Microsoft-Konto stammen statt aus Trupeo, besonders bei Personen in Ihrer eigenen Microsoft-365-Organisation. Ändern lässt er sich im Microsoft 365 Admin Center, bei einer Outlook.com-Adresse unter account.microsoft.com.
Ist das Ihr erstes Postfach, stehen die weiteren Schritte unter Ihr erstes Postfach verbinden.
Was Trupeo im Postfach ändert und was nicht, steht ausführlich unter Wie E-Mails in Trupeo ankommen.