Tanto una dirección @outlook.com, @hotmail.com, @live.com o @msn.com
como una dirección de tu propio dominio alojada en Microsoft 365 se conectan con
el inicio de sesión de Microsoft. Trupeo reconoce estos buzones a partir del
dominio de la dirección y de cómo ese dominio dirige su correo.
Lo que necesitas
Con qué cuenta de Microsoft iniciar sesión depende de qué tipo de dirección compartida sea:
- La dirección tiene su propia cuenta de Microsoft (una dirección
@outlook.com, o una cuenta de Microsoft 365 propia): inicia sesión con esa dirección. Si no puedes, la persona a la que pertenece completa la autorización de Microsoft contigo. Esa persona escribe la contraseña solo en la página de Microsoft y no se la da ni a ti ni a Trupeo. - La dirección es un alias de tu propia cuenta, o un buzón compartido de Microsoft 365: inicia sesión con tu propia cuenta de trabajo. Qué permisos hacen falta, y qué cambia en cada caso, se explica en Buzón compartido de Microsoft 365 o alias.
Los pasos
- En Trupeo, en la pantalla «¿Qué dirección comparte tu equipo?», escribe la dirección compartida en «Dirección del equipo». Trupeo muestra debajo del campo «Buzón de Microsoft.» y «Si Microsoft te muestra varias cuentas, elige esta.». Si se ha equivocado, «¿No es un buzón de Microsoft?» te deja elegir.
- Selecciona «Continuar con Microsoft».
- Inicia sesión en la página de Microsoft con la cuenta adecuada (ver más arriba) y acepta los permisos que se piden.
Lee el nombre de la cuenta en la página de Microsoft antes de aprobar. Si tu navegador ya tiene la sesión iniciada con otra cuenta de Microsoft, y en un ordenador del trabajo suele ser así, Microsoft sigue directamente con esa. Trupeo llega entonces a la dirección que has escrito a través de esa cuenta, y rechaza la conexión si esa cuenta no puede abrirla. Si no lo tienes claro, cierra antes la sesión de Microsoft o usa una ventana privada.
Qué pide Trupeo, y por qué
Microsoft te pide que aceptes estos accesos:
- Leer y escribir el correo de ese buzón: mostrar las conversaciones en Trupeo, marcar un correo como leído, mantener los dos lados al día.
- Enviar correo desde esa dirección, para que tu equipo responda desde la dirección compartida y no desde su propio buzón.
- Tu nombre y tu dirección, para comprobar qué buzón se acaba de autorizar.
- Mantener la sesión iniciada, para que los correos sigan llegando sin pedirte que vuelvas a autorizar cada día.
- Leer y escribir los contactos de la cuenta (
Contacts.ReadWrite) y los ajustes del buzón (MailboxSettings.ReadWrite), donde Outlook guarda su lista de categorías y sus colores. Desde la conexión, los contactos que tu equipo ha añadido o conservado, y sus grupos, son los mismos en Trupeo y en Outlook, en los dos sentidos, ya que un grupo de contactos es una categoría de Outlook. Los ajustes también permiten a Trupeo mostrar los colores de tus categorías de Outlook.
La lista de Microsoft también menciona el correo compartido con la cuenta y el envío en nombre de otras personas. Es lo que permite a Trupeo llegar a un buzón compartido a través de tu propia cuenta. Trupeo solo lee y envía desde la dirección que conectas.
El propietario del buzón puede dejar de mantener los contactos al día en cualquier momento, en la sección «Contactos» de los ajustes del buzón: consulta La agenda compartida. Para una dirección compartida contigo o delegada en ti desde otra cuenta de Microsoft 365, Microsoft también muestra estos permisos en su primera conexión, pero Trupeo no mantiene sus contactos al día.
Si tu organización exige la aprobación de un administrador
Muchas organizaciones de Microsoft 365 no dejan que sus cuentas aprueben por sí solas una aplicación externa. En ese caso, Microsoft se detiene en el último paso y te dice que un administrador tiene que aprobarla.
Pide a tu administrador que apruebe la aplicación Trupeo para tu organización,
indicándole la dirección compartida de la que se trata. La aprobación tiene que
cubrir todos los permisos que pide Trupeo, incluidos los contactos de la cuenta
y los ajustes del buzón (Contacts.ReadWrite y MailboxSettings.ReadWrite):
Microsoft no deja que el buzón se conecte hasta que también estén aprobados. Si
tu administrador aprobó Trupeo antes de que pidiera estos dos, tiene que volver
a aprobarlo. Lo mismo ocurre al reconectar un buzón conectado antes de eso,
salvo que su propietario haya dejado de mantener sus contactos al día o haya
elegido «Ahora no» en la invitación de la agenda, o que la dirección esté
compartida o delegada desde otra cuenta. Una vez hecha la aprobación, vuelve a
empezar desde el principio: mientras tanto no hay nada que deshacer por tu parte.
Si la conexión no sale adelante
Trupeo te devuelve a la pantalla de conexión con uno de estos mensajes. En todos los casos no se ha conectado nada, y «Continuar con Microsoft» vuelve a empezar desde el principio.
- «Trupeo no ha recibido acceso a este buzón, así que no se ha conectado nada»: se canceló la página de Microsoft en lugar de aceptarla, o Microsoft pidió la aprobación de un administrador. Empieza de nuevo y selecciona Aceptar en la página de Microsoft. Si Microsoft dice que un administrador tiene que aprobar Trupeo, consulta Si tu organización exige la aprobación de un administrador más arriba.
- «La cuenta de Microsoft con la que has iniciado sesión no puede abrir este buzón compartido»: a esa cuenta le falta el acceso total al buzón compartido. «Ver cómo hacerlo» lleva a Buzón compartido de Microsoft 365 o alias.
- «No hemos podido conectar este buzón. Comprueba que has autorizado la cuenta propia del buzón compartido y vuelve a intentarlo.»: la conexión ha fallado por otro motivo. Comprueba con qué cuenta se ha iniciado sesión en la página de Microsoft y empieza de nuevo.
Si lo que está mal escrito es la propia dirección, corrígela en el campo «Dirección del equipo»: puedes hacerlo mientras el buzón no esté conectado.
Outlook.com envía desde otra dirección
En una cuenta de Outlook.com (una cuenta personal de Microsoft) cuyo alias
principal es una dirección de otro servicio de correo, como una dirección de
Gmail, Microsoft puede enviar tus correos desde una dirección distinta de la
dirección @outlook.com que has conectado. Ocurre sobre todo con una cuenta
abierta con esa otra dirección, a la que más tarde se añadió una dirección
@outlook.com. Tus destinatarios ven entonces el alias principal, o una
dirección que Microsoft se ha inventado, del tipo outlook_...@outlook.com.
Trupeo te lo dice cuando puede verlo: en la pantalla de conexión, en la página
General de los ajustes del buzón y encima de sus correos, a todos los miembros,
con «Outlook envía los correos de este buzón desde otra dirección.». El buzón
funciona igual: los correos llegan y salen. Pero puede que tus destinatarios no
reconozcan la otra dirección, y Microsoft advierte de que las respuestas
enviadas a una dirección outlook_...@outlook.com pueden volver sin entregarse.
Para que tus correos salgan desde la dirección que has conectado:
- Inicia sesión en la cuenta de Microsoft en account.live.com/names/Manage.
- Pon como alias principal la dirección que has conectado a Trupeo.
- En Trupeo, reconecta el buzón: selecciona «Reconectar» en el aviso, encima de sus correos o en la página General de sus ajustes. Solo el propietario del buzón ve ese enlace.
Al reconectar, Trupeo vuelve a comprobarlo: el aviso no vuelve a aparecer salvo que el inicio de sesión de Microsoft, o el próximo correo enviado desde Trupeo, siga mostrando otra dirección. Microsoft explica la causa y la solución en su artículo sobre las direcciones outlook_….
Después de conectar
Trupeo pasa a «¿Quién lee este buzón contigo?», donde puedes invitar a los demás miembros u omitir ese paso, y luego abre el buzón compartido. Copia tus correos en segundo plano, los más recientes primero: los primeros aparecen enseguida, un buzón grande tarda más, y puedes usar el buzón durante la copia.
El nombre que ven tus destinatarios puede venir de la cuenta de Microsoft y no de Trupeo, sobre todo para las personas de tu propia organización de Microsoft 365. Para cambiarlo, usa el centro de administración de Microsoft 365, o account.microsoft.com para una dirección de Outlook.com.
Si es tu primer buzón, los pasos que quedan están en Conectar tu primer buzón.
Qué cambiará Trupeo en el buzón, y qué no, se detalla en Cómo llegan los correos a Trupeo.