En un buzón de Outlook o Microsoft 365, las etiquetas de Trupeo son tus categorías de Outlook. Una categoría que pones en un correo en Trupeo aparece en los correos de la conversación en Outlook, y una categoría que pones en Outlook aparece en Trupeo. Cómo poner etiquetas, filtrar y buscar se explica en Ordenar conversaciones con etiquetas; esta página trata lo que es propio de las categorías.
Esta página trata de un buzón conectado iniciando sesión con su propia cuenta de Microsoft, alias incluidos. En cambio, un buzón de Microsoft 365 al que accedes con tu propia cuenta (un buzón compartido, o uno delegado en ti) es otro caso: sus categorías de Outlook no llegan a Trupeo, y sus etiquetas viven solo en Trupeo, sin que se escriba nada en el buzón en Outlook. Consulta Buzón compartido de Microsoft 365 o alias.
Una categoría nunca decide si Trupeo muestra un correo: no lo mueve ni lo oculta. Un correo con una categoría en Outlook aparece en Trupeo en los mismos casos que sin ella, por ejemplo en la Bandeja de entrada o en una de tus carpetas; lo único que puede faltar es su categoría. Para decir quién se encarga de un correo, consulta Decir quién se encarga de un correo.
Qué hace una categoría
- Se pone en cada correo de la conversación, y se quita de cada uno cuando la quitas. Una conversación puede llevar varias.
- No mueve nada. Los correos se quedan en su carpeta. Para clasificarlos, consulta Clasificar correos en carpetas.
- Tiene un color, en Trupeo y en Outlook. La ventana de color ofrece los 25 colores de las categorías de Outlook, con su nombre, y «Sin color». La categoría toma el mismo en Outlook, y Trupeo la muestra en el color que Outlook le da. Cualquier miembro puede cambiarlo.
- Su nombre tiene un solo nivel. Outlook no anida las categorías, así que una
/es simplemente parte del nombre. Un nombre no puede contener comas ni puntos y coma, y las mayúsculas no cuentan: Facturas y facturas son la misma categoría. - Cualquier miembro puede renombrarla. Outlook no permite renombrar una categoría, así que Trupeo crea la categoría con el nombre nuevo y el mismo color, la pone en todos los correos del buzón que ha descargado y luego elimina la antigua. Los correos que Trupeo no ha descargado, como los antiguos de Archivo, conservan el nombre antiguo.
Una categoría creada en Trupeo se añade a la lista de categorías de Outlook, así que también se ofrece en Outlook.
El propietario puede reservar a los propietarios crear, cambiar de color, renombrar y eliminar categorías, con el ajuste que lo hace para las etiquetas: consulta Ordenar las conversaciones con etiquetas. Los miembros siguen poniendo y quitando las categorías que ya existen.
Eliminar una categoría
Cualquier miembro del buzón puede hacerlo, salvo si el propietario lo reserva a los propietarios. Trupeo la quita de la lista de categorías de Outlook y de todos los correos que sabe que la llevan. Los correos que Trupeo no ha descargado, como los antiguos de Archivo, la conservan: Outlook la muestra entonces en ellos sin color. Esto no se puede deshacer.
Categorías puestas en Outlook
Una categoría añadida o quitada en Outlook llega a Trupeo en la siguiente actualización. Outlook avisa a Trupeo de cada cambio en los correos del buzón, así que suele llegar poco después. Si ese aviso se pierde, la siguiente comprobación lo detecta, en 3 horas como mucho.
Trupeo lee las categorías de los correos de la Bandeja de entrada, Elementos enviados, Correo no deseado y tus carpetas. También las lee en Archivo y Elementos eliminados, en los correos de conversaciones que ya tiene: una categoría puesta en Outlook en un correo marcado como hecho, o eliminado, también llega a Trupeo.
Cuando cambias las categorías de un correo en Trupeo y alguien las cambia en Outlook más o menos al mismo tiempo, gana el último cambio.
La pregunta «¿Mostrar los colores de tus categorías de Outlook?»
Para leer tu lista de categorías y sus colores, Trupeo necesita un permiso más de Microsoft: el acceso a los ajustes del buzón, donde Outlook guarda esa lista. Trupeo lo pide cuando conectas el buzón, junto con los contactos de la cuenta, ya que un grupo de contactos es una categoría de Outlook: consulta La agenda compartida. Un buzón conectado antes de que Trupeo empezara a pedirlo al conectar, o reconectado después de que su propietario dejara de mantener sus contactos al día o eligiera «Ahora no» en la invitación de la agenda, puede no tenerlo.
Mientras no lo tenga, el propietario del buzón ve una línea en la parte superior de la lista, bajo el título de la vista: «¿Mostrar los colores de tus categorías de Outlook?», con «Permitir» y «Ahora no». «Ahora no» oculta la pregunta durante un mes, en este dispositivo. Para dar el permiso:
- Haz clic en «Permitir».
- En la página de Microsoft, inicia sesión con la propia cuenta de Microsoft del buzón, como cuando lo conectaste. Trupeo rechaza cualquier otra cuenta.
- Acepta el permiso. Vuelves a Trupeo y las categorías muestran sus colores.
Los miembros no ven la pregunta: solo el propietario puede dar el permiso.
Si Microsoft dice que un administrador tiene que aprobarlo, no cambia nada más: el buzón sigue funcionando como ahora. Consulta Conectar un buzón de Outlook o Microsoft 365.
Antes de dar el permiso
Las categorías ya funcionan, solo con su nombre:
- puedes poner una categoría en un correo, quitarla, y filtrar y buscar por ella;
- puedes crear una: su nombre se pone en los correos, y Outlook la muestra en ellos, pero no se añade a la lista de categorías de Outlook;
- no hay color, ni en Trupeo ni desde Trupeo;
- puedes eliminar una categoría: se quita de los correos que Trupeo conoce.
La ventana de una categoría lo dice: «Aquí las categorías solo llevan su nombre: sin color, y una nueva no se añade a la lista de categorías de Outlook, hasta que el propietario del buzón permita a Trupeo leer esa lista.»