Sur une boîte mail Outlook ou Microsoft 365, les libellés de Trupeo sont vos catégories Outlook. Une catégorie posée sur un mail dans Trupeo est sur ses mails dans Outlook, et une catégorie posée dans Outlook apparaît dans Trupeo. Poser des libellés, filtrer et chercher est expliqué dans Trier les conversations avec les libellés ; cette page dit ce qui est propre aux catégories.
Cette page concerne une boîte mail connectée à Trupeo avec son propre compte Microsoft, alias compris. Une boîte mail Microsoft 365 à laquelle vous accédez plutôt avec votre propre compte (boîte mail partagée ou déléguée) est un autre cas : ses catégories Outlook n’arrivent pas dans Trupeo, et ses libellés vivent seulement dans Trupeo, sans rien écrire dans la boîte mail côté Outlook. Voir Boîte mail partagée Microsoft 365 ou alias.
Une catégorie ne décide jamais si Trupeo affiche un mail : elle ne le déplace pas et ne le cache pas. Un mail classé par catégorie dans Outlook est dans Trupeo exactement quand il y serait sans catégorie, par exemple dans la boîte de réception ou l’un de vos dossiers, et seule sa catégorie peut manquer. Pour dire qui s’occupe d’un mail, voir Dire qui s’occupe d’un mail.
Ce que fait une catégorie
- Elle va sur chaque mail de la conversation, et quitte chacun d’eux quand vous la retirez. Une conversation peut en porter plusieurs.
- Elle ne déplace rien. Les mails restent dans leur dossier. Pour les ranger, voir Ranger des mails dans vos dossiers.
- Elle a une couleur, dans Trupeo et dans Outlook. La fenêtre des couleurs propose les 25 couleurs des catégories d’Outlook, avec leur nom, et « Sans couleur ». La catégorie prend la même dans Outlook, et Trupeo l’affiche dans la couleur qu’Outlook lui donne. Tous les membres peuvent la changer.
- Son nom tient sur un niveau. Outlook n’imbrique pas les catégories, donc
une
/fait simplement partie du nom. Un nom ne peut contenir ni virgule ni point-virgule, et les majuscules ne comptent pas : Factures et factures sont la même catégorie. - Tous les membres peuvent la renommer. Outlook ne sait pas renommer une catégorie, alors Trupeo crée la catégorie sous le nouveau nom avec la même couleur, la pose sur tous les mails de la boîte mail qu’il a récupérés, puis supprime l’ancienne. Les mails que Trupeo n’a pas récupérés, comme d’anciens mails dans Archive, gardent l’ancien nom.
Une catégorie créée dans Trupeo est ajoutée à la liste des catégories d’Outlook, et donc proposée dans Outlook aussi.
Le propriétaire peut garder pour les propriétaires la création, la couleur, le nouveau nom et la suppression des catégories, avec le réglage qui le fait pour les libellés : voir Trier les conversations avec les libellés. Les membres posent et retirent toujours les catégories qui existent.
Supprimer une catégorie
Tous les membres de la boîte mail le peuvent, sauf si le propriétaire le garde pour les propriétaires. Trupeo la retire de la liste des catégories d’Outlook et de tous les mails où il sait qu’elle est posée. Les mails que Trupeo n’a pas récupérés, comme d’anciens mails dans Archive, la gardent : Outlook l’y affiche alors sans couleur. Cela ne s’annule pas.
Les catégories posées dans Outlook
Une catégorie ajoutée ou retirée dans Outlook arrive dans Trupeo à la mise à jour suivante. Outlook prévient Trupeo de chaque changement sur les mails de la boîte mail, donc elle arrive en général peu après. Si ce signal se perd, la vérification suivante la rattrape, en 3 heures au plus.
Trupeo lit les catégories des mails de la boîte de réception, des éléments envoyés, du Courrier indésirable et de vos dossiers. Il les lit aussi dans Archive et Éléments supprimés, sur les mails des conversations qu’il a déjà : une catégorie posée dans Outlook sur un mail traité, ou supprimé, arrive aussi dans Trupeo.
Quand vous changez les catégories d’un mail dans Trupeo et que quelqu’un les change dans Outlook à peu près au même moment, c’est le dernier changement qui l’emporte.
La question « Afficher les couleurs de vos catégories Outlook ? »
Pour lire votre liste de catégories et leurs couleurs, Trupeo a besoin d’une autorisation de plus chez Microsoft : l’accès aux paramètres de la boîte mail, où Outlook range cette liste. Trupeo la demande quand vous connectez la boîte mail, avec les contacts du compte, puisqu’un groupe de contacts y est une catégorie Outlook : voir Le carnet d’adresses partagé. Une boîte mail connectée avant que Trupeo la demande à ce moment-là, ou reconnectée après que son propriétaire a arrêté la mise à jour de ses contacts ou choisi « Plus tard » sur l’invitation du carnet d’adresses, peut ne pas l’avoir.
Tant qu’il ne l’a pas, le propriétaire de la boîte mail voit une ligne en haut de la liste, sous le titre de la vue : « Afficher les couleurs de vos catégories Outlook ? », avec « Autoriser » et « Plus tard ». « Plus tard » range la question pour un mois, sur cet appareil. Pour donner l’autorisation :
- Cliquez sur « Autoriser ».
- Sur la page Microsoft, connectez-vous avec le compte Microsoft de la boîte mail elle-même, comme lors de sa connexion. Trupeo refuse un autre compte.
- Acceptez l’autorisation. Vous revenez dans la boîte mail, et les catégories affichent leurs couleurs.
Les membres ne voient pas la question : seul le propriétaire peut donner l’autorisation.
Si Microsoft demande l’accord d’un administrateur, rien d’autre ne change : la boîte mail continue de fonctionner comme aujourd’hui. Voir Connecter une boîte mail Outlook ou Microsoft 365.
Avant que l’autorisation soit donnée
Les catégories fonctionnent déjà, par leur nom seul :
- vous pouvez poser une catégorie sur un mail, la retirer, et filtrer ou chercher par catégorie ;
- vous pouvez en créer une : son nom va sur les mails, et Outlook l’y affiche, mais elle n’est pas ajoutée à la liste des catégories d’Outlook ;
- il n’y a pas de couleur, ni dans Trupeo ni depuis Trupeo ;
- vous pouvez supprimer une catégorie : elle est retirée des mails que Trupeo connaît.
La fenêtre d’une catégorie l’indique : « Les catégories ne portent ici que leur nom : pas de couleur, et une nouvelle n’est pas ajoutée à la liste des catégories d’Outlook, tant que le propriétaire de la boîte mail n’a pas autorisé Trupeo à lire cette liste. »