Outlook-Kategorien als Labels

In einem Postfach von Outlook oder Microsoft 365 sind die Labels in Trupeo Ihre Outlook-Kategorien. Eine Kategorie, die Sie in Trupeo einer E-Mail zuweisen, tragen in Outlook die E-Mails der Konversation, und eine Kategorie, die Sie in Outlook zuweisen, erscheint in Trupeo. Wie Sie Labels vergeben, danach filtern und suchen, steht unter Konversationen mit Labels sortieren; diese Seite beschreibt, was nur für Kategorien gilt.

Diese Seite betrifft ein Postfach, das mit der Anmeldung über sein eigenes Microsoft-Konto verbunden ist, Aliasse eingeschlossen. Ein Postfach von Microsoft 365, das Sie stattdessen über Ihr eigenes Konto erreichen (ein gemeinsames Postfach oder ein an Sie delegiertes), ist ein anderer Fall: Seine Outlook-Kategorien kommen nicht in Trupeo an, und seine Labels gibt es nur in Trupeo, ohne dass etwas in das Postfach in Outlook geschrieben wird. Siehe Gemeinsames Postfach von Microsoft 365 oder Alias.

Eine Kategorie entscheidet nie, ob Trupeo eine E-Mail anzeigt: Die Kategorie verschiebt die E-Mail nicht und versteckt sie nicht. Eine E-Mail, die in Outlook eine Kategorie trägt, erscheint in Trupeo genau dann, wenn sie auch ohne die Kategorie erschiene, zum Beispiel im Posteingang oder in einem Ihrer Ordner; nur ihre Kategorie kann fehlen. Wie Sie zeigen, wer sich um eine E-Mail kümmert, steht unter Zeigen, wer sich um eine E-Mail kümmert.

Was eine Kategorie bewirkt

• Die Kategorie kommt auf jede E-Mail der Konversation und verschwindet von allen, wenn Sie sie entfernen. Eine Konversation kann mehrere tragen.
• Die Kategorie verschiebt nichts. Die E-Mails bleiben in ihrem Ordner. Wie Sie sie ablegen, steht unter E-Mails in Ordnern ablegen.
• Die Kategorie hat eine Farbe, in Trupeo und in Outlook. Das Farbfenster bietet die 25 Farben der Outlook-Kategorien mit ihren Namen an, dazu „Keine Farbe“. Die Kategorie erhält in Outlook dieselbe, und Trupeo zeigt sie in der Farbe, die Outlook ihr gibt. Jedes Mitglied kann sie ändern.
• Der Name einer Kategorie hat nur eine Ebene. Outlook verschachtelt keine Kategorien, ein / ist also einfach Teil des Namens. Ein Name darf kein Komma und kein Semikolon enthalten, und Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle: Rechnungen und rechnungen sind dieselbe Kategorie.
• Jedes Mitglied kann eine Kategorie umbenennen. Outlook kann eine Kategorie nicht umbenennen, deshalb legt Trupeo die Kategorie unter dem neuen Namen in derselben Farbe an, setzt sie auf jede E-Mail des Postfachs, die Trupeo abgerufen hat, und löscht dann die alte. E-Mails, die Trupeo nicht abgerufen hat, etwa ältere im Archiv, behalten den alten Namen.

Eine in Trupeo angelegte Kategorie wird in die Kategorienliste von Outlook aufgenommen und ist dann auch in Outlook verfügbar.

Der Inhaber kann das Anlegen, Einfärben, Umbenennen und Löschen von Kategorien den Inhabern vorbehalten, mit dem Schalter, der das für Labels tut: siehe Konversationen mit Labels sortieren. Mitglieder setzen und entfernen weiterhin die vorhandenen Kategorien.

Eine Kategorie löschen

Das kann jedes Mitglied des Postfachs, es sei denn, der Inhaber behält es den Inhabern vor. Trupeo entfernt die Kategorie aus der Kategorienliste von Outlook und von jeder E-Mail, von der Trupeo weiß, dass sie die Kategorie trägt. E-Mails, die Trupeo nicht abgerufen hat, etwa ältere im Archiv, behalten sie: Outlook zeigt sie dort dann ohne Farbe an. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

In Outlook gesetzte Kategorien

Eine Kategorie, die in Outlook hinzugefügt oder entfernt wird, kommt bei der nächsten Aktualisierung in Trupeo an. Outlook meldet Trupeo jede Änderung an den E-Mails des Postfachs, daher kommt die Änderung meist kurz danach an. Geht diese Meldung verloren, holt die nächste Prüfung sie nach, spätestens nach 3 Stunden.

Trupeo liest die Kategorien der E-Mails in den Ordnern Posteingang, Gesendete Elemente und Junk-E-Mail sowie in Ihren eigenen Ordnern. In den Ordnern Archiv und Gelöschte Elemente liest Trupeo sie auch, und zwar auf den E-Mails von Konversationen, die Trupeo schon hat: Eine in Outlook gesetzte Kategorie auf einer erledigten oder gelöschten E-Mail kommt also ebenfalls in Trupeo an.

Ändern Sie die Kategorien einer E-Mail in Trupeo und ändert jemand sie etwa zur selben Zeit in Outlook, gilt die zuletzt vorgenommene Änderung.

Die Frage „Die Farben Ihrer Outlook-Kategorien anzeigen?“

Um Ihre Kategorienliste und deren Farben zu lesen, braucht Trupeo eine weitere Berechtigung von Microsoft: Zugriff auf die Einstellungen des Postfachs, wo Outlook diese Liste aufbewahrt. Trupeo fragt danach, wenn Sie das Postfach verbinden, zusammen mit den Kontakten des Kontos, denn eine Kontaktgruppe ist eine Outlook-Kategorie: siehe Das gemeinsame Adressbuch. Ein Postfach, das verbunden wurde, bevor Trupeo dabei danach fragte, oder das neu verbunden wurde, nachdem sein Inhaber aufgehört hat, die Kontakte aktuell zu halten, oder bei der Einladung im Adressbuch „Nicht jetzt“ gewählt hat, hat diese Berechtigung womöglich nicht.

Solange die Berechtigung fehlt, sieht der Inhaber des Postfachs oben in der Liste, unter dem Titel der Ansicht, eine Zeile: „Die Farben Ihrer Outlook-Kategorien anzeigen?“, mit „Erlauben“ und „Später“. „Später“ stellt die Frage auf diesem Gerät für einen Monat zurück. So erteilen Sie die Berechtigung:

1. Klicken Sie auf „Erlauben“.
2. Melden Sie sich auf der Microsoft-Seite mit dem eigenen Microsoft-Konto des Postfachs an, wie beim Verbinden. Trupeo lehnt ein anderes Konto ab.
3. Akzeptieren Sie die Berechtigung. Sie kommen zu Trupeo zurück, und die Kategorien zeigen ihre Farben.

Mitglieder sehen die Frage nicht: Nur der Inhaber kann die Berechtigung erteilen.

Wenn Microsoft meldet, dass ein Administrator zustimmen muss, ändert sich sonst nichts: Das Postfach funktioniert weiter wie bisher. Siehe Ein Outlook- oder Microsoft-365-Postfach verbinden.

Bevor die Berechtigung erteilt ist

Kategorien funktionieren schon, allein über ihren Namen:

• Sie können eine Kategorie auf eine E-Mail setzen, sie wieder entfernen und danach filtern und suchen;
• Sie können eine anlegen: Der Name kommt auf die E-Mails, und Outlook zeigt ihn dort an, aber die Kategorie wird nicht in die Kategorienliste von Outlook aufgenommen;
• es gibt keine Farbe, weder in Trupeo noch von Trupeo aus;
• Sie können eine Kategorie löschen: Die Kategorie wird von den E-Mails entfernt, die Trupeo kennt.

Das Fenster einer Kategorie weist darauf hin: „Kategorien tragen hier nur ihren Namen: keine Farbe, und eine neue wird nicht in die Kategorienliste von Outlook aufgenommen, solange der Inhaber des Postfachs Trupeo nicht erlaubt hat, diese Liste zu lesen.“