Wenn Ihr Team seine E-Mails in Ordnern ablegt (Lieferanten, Anmeldungen 2026, Buchhaltung), zeigt Trupeo diese Ordner an und lässt Sie E-Mails dorthin verschieben. Es sind die Ordner Ihres Postfachs, keine Kopie: Was Sie in Trupeo ablegen, ist auch bei Ihrem E-Mail-Anbieter abgelegt, und umgekehrt.
Welche Postfächer Ordner haben
- IMAP: die Ordner, die Sie auf dem Server angelegt haben, samt ihren Unterordnern.
- Outlook und Microsoft 365: die Ordner, die Sie in Outlook angelegt haben, samt ihren Unterordnern.
- Gmail hat keine Ordner, nur Labels: siehe Konversationen mit Labels sortieren. Dasselbe gilt für ein über IMAP verbundenes Gmail-Konto und für einen IMAP-Server, der von jeder E-Mail eine Kopie in einem Ordner Alle Nachrichten aufbewahrt.
Die Ordner Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Archiv, Papierkorb und Spam stehen nicht in der Liste: Trupeo hat dafür schon eigene Ansichten („Erledigt“, „Papierkorb“, „Spam“). Bei Outlook fehlen dort auch die Ordner, die unter Gelöschte Elemente, Junk-E-Mail oder Archiv liegen.
Wo Sie die Ordner sehen
In der linken Spalte, unter den Ansichten, zeigt der Abschnitt „Ordner“ in Klammern die Anzahl Ihrer Ordner und Labels. Der Abschnitt ist zunächst eingeklappt: Klicken Sie auf seinen Titel, um ihn aufzuklappen, und Trupeo merkt sich Ihre Wahl. Aufgeklappt zeigt er Ihre Ordner, verschachtelt wie bei Ihrem E-Mail-Anbieter, dann Ihre Labels mit ihrem Farbquadrat, und wenn es viele sind, die ersten sieben, gefolgt von „Alle anzeigen (14)“. „Neuer Ordner“ steht am Ende des Abschnitts. Auf dem Smartphone liegt der Abschnitt unter „Mehr“.
Klicken Sie auf einen Ordner, um die E-Mails darin aufzulisten. Liegt keine darin, zeigt Trupeo „Keine E-Mail in diesem Ordner.“
Einen Ordner erstellen, umbenennen oder löschen
Jedes Mitglied des Postfachs kann das in Trupeo tun, bei einem IMAP- oder Outlook-Postfach. Die Änderung gilt auch bei Ihrem E-Mail-Anbieter: Ihre anderen E-Mail-Programme sehen sie.
Der Inhaber kann das den Inhabern vorbehalten, damit die Ordner, in die das ganze Team ablegt, so bleiben, wie sie beschlossen wurden: in den Einstellungen des Postfachs, auf der Seite „Mitglieder“, im Abschnitt „Berechtigungen der Mitglieder“, schalten Sie „Ordner erstellen, umbenennen und löschen“ aus. Das gilt für alle Mitglieder zugleich. Mitglieder verschieben E-Mails weiterhin in die vorhandenen Ordner, und Trupeo bietet ihnen „Neuer Ordner“, „Neuer Unterordner“, „Umbenennen“ und „Löschen“ nicht mehr an. Ein Inhaber kann immer alles.
- Erstellen: „Neuer Ordner“ am Ende des Abschnitts „Ordner“ erstellt einen Ordner auf oberster Ebene. Um einen Ordner in einem bestehenden Ordner zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „⋯“ neben diesem Ordner und wählen Sie „Neuer Unterordner“. Tippen Sie in „Verschieben…“ einen Namen ein, den kein Ordner trägt: „„Lieferanten“ erstellen und dorthin verschieben“ erstellt den Ordner und verschiebt dann die E-Mail hinein.
- Umbenennen: die Schaltfläche „⋯“ des Ordners, dann „Umbenennen“. Die E-Mails im Ordner und seine Unterordner wandern mit: Die E-Mails bleiben darin abgelegt.
- Löschen: die Schaltfläche „⋯“ des Ordners, dann „Löschen“. Nur ein leerer Ordner lässt sich löschen: keine E-Mail und kein Unterordner darin, auch keine E-Mail, die Trupeo noch nicht abgerufen hat. Trupeo prüft das kurz vorher bei Ihrem E-Mail-Anbieter. Sonst antwortet Trupeo „In diesem Ordner liegen noch E-Mails: Verschieben Sie sie zuerst.“ oder „Dieser Ordner hat Unterordner: Löschen Sie sie zuerst.“ Bei Outlook landet der gelöschte Ordner im Ordner Gelöschte Elemente.
Ein Name wird abgelehnt, wenn ein Ordner an derselben Stelle schon so heißt,
auch bei anderer Groß- und Kleinschreibung, wenn er der Name eines der
Standardordner des Postfachs ist (Posteingang, Gesendet, Papierkorb,
Junk-E-Mail, Entwürfe, Archiv), oder wenn er /, * oder % enthält. Auf
manchen IMAP-Servern trennt der Punkt die Ordnerebenen: Auch der Punkt wird dann
abgelehnt.
Keine dieser drei Aktionen lässt sich mit einem Klick rückgängig machen: Benennen Sie den Ordner wieder um oder erstellen Sie ihn neu.
Eine E-Mail in einen Ordner verschieben
Öffnen Sie die E-Mail: Klicken Sie unter ihrem Betreff, am Ende der Statuszeile, auf „Verschieben…“ (auf dem Smartphone unter der letzten E-Mail, neben den Labels). Wählen Sie einen Ordner, oder „Posteingang“, um die E-Mail aus dem Ordner zu holen, und drücken Sie dann „Verschieben“ (oder Enter). „Ordner suchen“ grenzt die Liste ein.
Die empfangenen E-Mails der Konversation kommen in diesen Ordner, auch bei Ihrem E-Mail-Anbieter. Die E-Mails, die Sie gesendet haben, bleiben im Ordner Gesendet. Trupeo bestätigt zum Beispiel mit „Nach „Buchhaltung“ verschoben“ und bietet „Rückgängig“ an.
Das Verschieben ändert den Status der E-Mail nicht: Die E-Mail bleibt wie vorher in „Zu vergeben“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“. Markieren Sie die E-Mail als erledigt, wenn sie erledigt ist.
„Verschieben…“ wird in den Ansichten „Papierkorb“ und „Spam“ nicht angeboten.
Mehrere E-Mails auf einmal verschieben
Haken Sie E-Mails in der Liste an: Die Auswahlleiste bietet „Verschieben…“ an (auf dem Smartphone in ihrem Menü „⋯“). Wählen Sie den Ordner und drücken Sie „Verschieben“. Trupeo bestätigt, zum Beispiel mit „12 Konversationen nach „Lieferanten“ verschoben“, und bietet „Rückgängig“ an. Konnten einige nicht verschoben werden, sagt die Meldung, wie viele und warum.
Ein Verschieben rückgängig machen
„Rückgängig“ legt jede E-Mail dorthin zurück, wo sie vor dem Verschieben lag. Eine E-Mail, die seitdem verschoben wurde, von Hand in Ihrem E-Mail-Programm oder durch eine andere Aktion in Trupeo, bleibt, wo sie jetzt ist, und Trupeo sagt das. Dasselbe gilt für eine E-Mail, die nach dem Verschieben als erledigt markiert oder wieder geöffnet wurde: Diese neuere Entscheidung hat Vorrang.
Was „Als erledigt markieren“ mit abgelegten E-Mails macht
Bei IMAP und Outlook verschiebt „Als erledigt markieren“ die E-Mails der Konversation aus dem Posteingang ins Archiv. Die E-Mails, die Sie in einem Ordner abgelegt haben, bleiben in diesem Ordner.
Umgekehrt: Wenn eine E-Mail wieder geöffnet wird (eine neue Antwort kommt an oder Sie wählen „Wieder öffnen“), kommen nur die E-Mails aus dem Archiv zurück in den Posteingang. Die E-Mails in einem Ordner bleiben dort.
Kurz gesagt: Eine abgelegte E-Mail verlässt ihren Ordner nur über „Verschieben…“ oder von Hand in Ihrem E-Mail-Programm.
Was Sie in Ihrem E-Mail-Programm tun
Ein Ordner, den Sie in Outlook oder auf dem Server erstellen, umbenennen oder löschen, erscheint bei der nächsten Aktualisierung in Trupeo. Eine E-Mail, die Sie von Hand in einem Ordner ablegen, findet Trupeo dort auch.
- IMAP: Trupeo liest jeden Ordner auf dem Server, also sind die E-Mails, die schon in Ihren Ordnern liegen, von Anfang an in Trupeo.
- Outlook: Trupeo liest alles, was jeder Ordner enthält, auch E-Mails, die abgelegt wurden, bevor Sie das Postfach verbunden haben. Diese älteren E-Mails kommen in „Erledigt“ an, damit sie „Zu vergeben“ nicht füllen. Eine neue E-Mail, die später in einem Ordner ankommt, zum Beispiel über eine Outlook-Regel, kommt an wie jede neue E-Mail. Ein Ordner, der nach Gelöschte Elemente, Junk-E-Mail oder Archiv verschoben wird, verschwindet aus der Liste, und seine E-Mails erscheinen dort, wo Outlook sie jetzt hat.
Wenn ein Verschieben nicht klappt
Trupeo sagt Ihnen in klaren Worten, warum. Diese Meldungen können Ihnen begegnen:
- „Die Verbindung zum Postfach ist getrennt. Verbinden Sie es neu, um E-Mails zu verschieben.“: siehe Ein pausiertes Postfach neu verbinden.
- „Die E-Mails werden gerade verschoben. Versuchen Sie es gleich noch einmal.“
- „Dieser Ordner existiert nicht mehr.“: Er wurde bei Ihrem E-Mail-Anbieter gelöscht oder verschoben.
- „Diese Konversation hat keine empfangene E-Mail, die sich verschieben ließe.“: Die Konversation enthält nur E-Mails, die Sie gesendet haben, und diese bleiben im Ordner Gesendet.
Siehe auch Wie E-Mails in Trupeo ankommen.