Se il tuo team tiene la posta in cartelle (Fornitori, Iscrizioni 2026, Contabilità), Trupeo mostra quelle cartelle e ti permette di spostarci le email. Sono le cartelle della tua casella, non una copia: quello che metti in una cartella in Trupeo finisce in quella cartella anche presso il tuo servizio email, e viceversa.
Quali caselle le hanno
- IMAP: le cartelle che hai creato sul server, con quelle che contengono.
- Outlook e Microsoft 365: le cartelle che hai creato in Outlook, con quelle che contengono.
- Gmail non ha cartelle, solo etichette: vedi Ordinare le conversazioni con le etichette. Lo stesso vale per un account Gmail collegato in IMAP, e per un server IMAP che tiene una copia di ogni email in una cartella Tutti i messaggi.
Le cartelle Posta in arrivo, Posta inviata e Bozze, l’archivio, il cestino e la posta indesiderata non sono nella lista: Trupeo ha già le sue viste per queste («Fatti», «Cestino», «Spam»). Su Outlook non ci sono nemmeno le cartelle messe dentro Posta eliminata, Posta indesiderata o Archivio.
Dove le vedi
Nella colonna a sinistra, sotto le viste, la sezione «Cartelle» riporta tra parentesi il numero delle tue cartelle e delle tue etichette. All’inizio è chiusa: clicca sul suo titolo per aprirla, e Trupeo ricorda la tua scelta. Una volta aperta, mostra le tue cartelle, annidate come presso il tuo servizio email, poi le tue etichette con il loro quadratino di colore e, quando sono tante, le prime sette seguite da «Mostra tutto (14)». «Nuova cartella» è in fondo alla sezione. Sul telefono, la sezione è in «Altro».
Clicca su una cartella per vedere le email che contiene. Se non ce n’è nessuna, Trupeo mostra «Nessuna email in questa cartella.»
Creare, rinominare o eliminare una cartella
Ogni membro della casella può farlo da Trupeo, su una casella IMAP o Outlook. La modifica avviene anche presso il tuo servizio email: le tue altre app di posta la vedono.
Il proprietario può riservarlo ai proprietari, perché le cartelle in cui tutto il team archivia restino quelle decise: nelle impostazioni della casella, nella pagina «Membri», nella sezione «Autorizzazioni dei membri», disattiva «Creare, rinominare ed eliminare cartelle». Vale per tutti i membri insieme. I membri continuano a spostare le email nelle cartelle che esistono, e Trupeo non propone più loro «Nuova cartella», «Nuova sottocartella», «Rinomina» né «Elimina». Un proprietario può sempre fare tutto.
- Creare: «Nuova cartella», in fondo alla sezione «Cartelle», crea una cartella al primo livello. Per crearne una dentro una cartella esistente, apri il pulsante «⋯» accanto a quella cartella e scegli «Nuova sottocartella». In «Sposta in…», scrivi un nome che nessuna cartella ha: «Crea «Fornitori» e sposta lì» crea la cartella, poi ci sposta l’email.
- Rinominare: il pulsante «⋯» della cartella, poi «Rinomina». Le email della cartella e le sue sottocartelle la seguono: le email restano dentro.
- Eliminare: il pulsante «⋯» della cartella, poi «Elimina». Si può eliminare solo una cartella vuota: nessuna email e nessuna sottocartella, comprese le email che Trupeo non ha ancora recuperato. Trupeo lo verifica con il tuo servizio email subito prima. Altrimenti risponde «Questa cartella contiene ancora email: prima spostale altrove.» o «Questa cartella contiene sottocartelle: prima eliminale.» Su Outlook, la cartella eliminata va in Posta eliminata.
Un nome viene rifiutato se una cartella nello stesso punto lo ha già, anche con
maiuscole diverse, se è il nome di una delle cartelle proprie della casella
(Posta in arrivo, Posta inviata, Cestino, Posta indesiderata, Bozze, Archivio),
o se contiene /, * o %. Su alcuni server IMAP il punto separa i livelli
delle cartelle: anche il punto viene rifiutato.
Nessuna di queste tre azioni si annulla con un clic: rinomina di nuovo la cartella, o creala di nuovo.
Spostare un’email in una cartella
Apri l’email: sotto il suo oggetto, alla fine della riga di stato, clicca su «Sposta in…» (sul telefono, sotto l’ultima email, accanto alle etichette). Scegli una cartella, o «Posta in arrivo» per toglierla dalla cartella, poi premi «Sposta» (o Invio). «Cerca una cartella» restringe la lista.
Le email ricevute della conversazione vanno in quella cartella, anche presso il tuo servizio email. Le email che hai inviato restano nella posta inviata. Trupeo conferma, per esempio, con «Spostata in «Contabilità»», e propone «Annulla».
Spostare non cambia lo stato dell’email: resta «Da assegnare», «In corso» o «Fatto» come prima. Quando hai finito, segna l’email come fatta.
«Sposta in…» non è proposto nelle viste «Cestino» e «Spam».
Spostare più email insieme
Spunta delle email nella lista: la barra della selezione propone «Sposta in…» (sul telefono, nel suo menu «⋯»). Scegli la cartella e premi «Sposta». Trupeo conferma, per esempio con «12 conversazioni spostate in «Fornitori»», e propone «Annulla». Se alcune non si sono potute spostare, il messaggio dice quante e perché.
Annullare uno spostamento
«Annulla» rimette ogni email dov’era prima dello spostamento. Un’email che nel frattempo è stata spostata, a mano nella tua app di posta o con un’altra azione in Trupeo, resta dov’è adesso, e Trupeo te lo dice. Lo stesso vale per un’email segnata come fatta, o rimessa da fare, dopo lo spostamento: quella scelta più recente prevale.
Cosa fa «Segna come fatto» alle email nelle cartelle
Su IMAP e Outlook, «Segna come fatto» sposta le email della conversazione dalla posta in arrivo all’archivio. Le email che hai messo in una cartella restano in quella cartella.
Al contrario, quando un’email torna da fare (arriva una nuova risposta, o scegli «Rimetti da fare»), tornano nella posta in arrivo solo le email che sono nell’archivio. Le email in una cartella restano lì.
In breve: un’email messa in una cartella esce dalla cartella solo con «Sposta in…», o a mano nella tua app di posta.
Quello che fai dalla tua app di posta
Una cartella che crei, rinomini o elimini in Outlook o sul server compare in Trupeo al prossimo aggiornamento. Trupeo ritrova lì anche un’email che metti a mano in una cartella.
- IMAP: Trupeo legge tutte le cartelle del server, quindi le email già nelle tue cartelle sono in Trupeo fin dall’inizio.
- Outlook: Trupeo legge tutto quello che contiene ogni cartella, comprese le email messe lì prima che collegassi la casella. Quelle email più vecchie arrivano in «Fatti», così non riempiono «Da assegnare». Una nuova email che arriva più tardi in una cartella, per esempio tramite una regola di Outlook, arriva come qualsiasi nuova email. Una cartella spostata in Posta eliminata, Posta indesiderata o Archivio esce dalla lista, e le sue email compaiono dove Outlook le ha adesso.
Quando uno spostamento non va a buon fine
Trupeo ti dice perché, con parole semplici. Ecco i messaggi che potresti incontrare:
- «La casella è scollegata. Ricollegala per spostare le email.»: vedi Ricollegare una casella in pausa.
- «Le sue email si stanno spostando proprio ora. Riprova tra un attimo.»
- «Questa cartella non esiste più.»: è stata eliminata o spostata presso il tuo servizio email.
- «Questa conversazione non ha email ricevute da spostare.»: contiene solo email che hai inviato, che restano nella posta inviata.
Vedi anche Come arrivano le email in Trupeo.