Ordinare le conversazioni con le etichette

Un’etichetta dice di cosa parla una conversazione: Fatture, Preventivi, Genitori. Una conversazione può averne più di una, e ogni membro della casella le vede.

Cos’è un’etichetta, a seconda della casella

In Trupeo, le etichette funzionano allo stesso modo su ogni casella. Quello che c’è dietro dipende da dove si trova la casella:

• Gmail: sono le tue etichette di Gmail. Un’etichetta aggiunta in Trupeo viene aggiunta anche in Gmail, su ogni email della conversazione, e viceversa.
• Outlook e Microsoft 365: sono le tue categorie di Outlook. Vedi Le categorie di Outlook come etichette. Un’eccezione: una casella Microsoft 365 a cui accedi con il tuo account (una casella condivisa, o una casella delegata a te). Le sue categorie di Outlook non arrivano in Trupeo, quindi le sue etichette esistono solo in Trupeo, dove tutto il team le vede, e nulla viene scritto nella casella in Outlook. Vedi Casella condivisa o alias Microsoft 365.
• IMAP: su questi server non esistono né etichette né categorie, quindi è Trupeo a tenere le etichette. Le scrive anche sulle tue email come tag che Thunderbird può mostrare: vedi Vedere le etichette di Trupeo in Thunderbird.

Un’etichetta non sposta mai un’email. Per mettere le email in una cartella, su IMAP e Outlook, vedi Mettere le email nelle cartelle.

Dove le vedi

• Nella colonna a sinistra. Sotto le viste, la sezione «Etichette» riporta tra parentesi il numero delle etichette della casella. Su una casella IMAP o Outlook la sezione si chiama «Cartelle»: prima vengono le tue cartelle, poi le tue etichette, e il numero le conta insieme. All’inizio è chiusa: clicca sul suo titolo per aprirla, e Trupeo ricorda la tua scelta. Una volta aperta, mostra ogni etichetta con il suo quadratino di colore e, quando sono tante, le prime sette seguite da «Mostra tutto (14)». Un’etichetta con una / nel nome sta, rientrata, sotto un’altra (Fatture/2026 sotto Fatture), tranne su Outlook, dove le categorie non si annidano. Clicca su un’etichetta per vedere le email che hanno esattamente quell’etichetta (non quelle delle etichette annidate sotto). Se non ce ne sono, Trupeo mostra «Nessuna email con questa etichetta.» Sul telefono, la sezione è in «Altro».
• Nella lista. Una riga mostra un’etichetta, con il suo nome, e +1 (o più) quando l’email ne ha altre. Su Gmail, l’etichetta appare come in Gmail, sul suo colore; altrove, con il suo quadratino di colore.
• Nell’email aperta. Sotto l’oggetto, alla fine della riga che dice chi se ne occupa, tutte le etichette che ha. Sul telefono, hanno una riga tutta loro, subito sotto.

Aggiungere o togliere un’etichetta a un’email

Apri l’email. Alla fine della riga sotto l’oggetto, clicca su «Etichetta» (o sulle sue etichette, quando ne ha già). Sul telefono, la stessa scelta è sulla riga subito sotto, e nel menu «⋯» sotto «Etichette…». Si apre una lista:

• spunta un’etichetta per aggiungerla, togli la spunta per toglierla;
• scrivi in «Cerca o crea un’etichetta» per restringere la lista;
• se nessuna etichetta ha il nome che hai scritto, «Crea «Preventivi»» (con il nome che hai scritto) crea l’etichetta e la mette subito sulla conversazione. Una barra crea un’etichetta annidata: Fatture/2026 sta sotto Fatture, e se l’etichetta Fatture non c’è ancora, viene creata anche lei, come ogni livello che manca in Fatture/2026/Marzo (su Outlook, la barra fa semplicemente parte del nome).
• per scegliere dove metterla senza scrivere una barra, scegli un’etichetta in «Metti sotto» prima di crearla. Anche il menu «⋯» di un’etichetta, nella colonna, propone «Crea una sotto-etichetta» (non su Outlook).

Ogni membro può aggiungere un’etichetta e toglierla. Anche crearne una è aperto a ogni membro, a meno che il proprietario non lo riservi ai proprietari (vedi più sotto). Nel Cestino questa scelta non c’è.

Un’etichetta aggiunta o tolta in Gmail o in Outlook compare in Trupeo una volta arrivate le email della casella.

Aggiungere un’etichetta a più email insieme

Spunta alcune email nella lista: la barra della selezione ha un pulsante «Etichetta» (sul telefono, nel suo menu «⋯»). Apre la lista delle etichette, con «Cerca etichette» per restringerla. Un’etichetta è spuntata quando tutte le email selezionate ce l’hanno, e spuntata a metà quando ce l’hanno solo alcune: spuntala per aggiungerla a tutte, togli la spunta per toglierla. Quando hai selezionato tutte le email di una vista, anche quelle non mostrate, ogni etichetta propone invece «Aggiungi» e «Togli». Trupeo poi conferma, per esempio «Etichetta «Fatture» aggiunta a 12 conversazioni», con «Annulla».

Se non è stato possibile modificare una conversazione, il messaggio dice quante e perché, per esempio perché non è ancora arrivata in Gmail o in Outlook: riprova tra un momento.

Cambiare il colore o il nome di un’etichetta

Nella lista delle etichette di un’email, un pulsante accanto a ogni etichetta ne apre le impostazioni. Ogni membro può usarlo, a meno che il proprietario non lo riservi ai proprietari.

• Colore. Scegli un colore e premi «Applica». Su Gmail, Trupeo propone i 24 colori che Gmail propone per un’etichetta, e l’etichetta prende esattamente lo stesso in Gmail. Un colore personalizzato scelto in Gmail appare così com’è, e resta finché non ne scegli un altro. Su Outlook, Trupeo propone i 25 colori delle categorie di Outlook, con il loro nome, e «Nessun colore»; la categoria prende lo stesso in Outlook. Su IMAP, Trupeo propone otto colori: «Verde», «Ambra», «Arancione», «Rosa», «Verde acqua», «Blu», «Grigio» e «Marrone». Il colore resta allora in Trupeo: la tua app di posta non lo mostra.
• Nome. Su IMAP, dove le etichette sono di Trupeo, scrivi il nuovo nome e premi «Rinomina». Una / la mette sotto un’altra etichetta, e le etichette sotto di essa la seguono. Anche su Outlook ogni membro può rinominare una categoria, e le email che Trupeo non ha ancora recuperato mantengono il vecchio nome. Un’etichetta di Gmail si rinomina in Gmail, e Trupeo mostra il nuovo nome dopo il successivo aggiornamento.

Eliminare un’etichetta

Ogni membro della casella può farlo, a meno che il proprietario non lo riservi ai proprietari. Nella finestra che si apre dal pulsante accanto all’etichetta c’è «Elimina questa etichetta». Trupeo chiede prima una conferma, e dice cosa succederà:

• Gmail toglie l’etichetta da tutte le email su cui è messa.
• Outlook toglie la categoria dalla sua lista, e Trupeo la toglie da tutte le email su cui sa che è messa.
• IMAP: l’etichetta viene tolta da tutte le conversazioni in Trupeo. Le email restano dove sono.

Non si può annullare. Un’etichetta che ha ancora etichette annidate non si può eliminare: elimina prima quelle.

Quando solo il proprietario modifica le etichette

Di base, ogni membro crea, rinomina, cambia colore ed elimina le etichette. Il proprietario può riservarlo ai proprietari, perché le etichette con cui tutto il team ordina restino quelle decise: nelle impostazioni della casella, nella pagina «Membri», nella sezione «Autorizzazioni dei membri», disattiva «Creare, rinominare ed eliminare etichette». Vale per tutti i membri della casella insieme.

I membri continuano ad aggiungere e togliere le etichette che esistono già, su un’email o su una selezione. Trupeo non propone più loro «Crea», «Cambia colore», «Rinomina» né «Elimina». Un proprietario può sempre fare tutto.

Su IMAP, le etichette stanno in Trupeo

Su una casella IMAP, le etichette e i loro colori sono tenuti da Trupeo, quindi non dipendono dal server.

• se il nostro team dovesse un giorno recuperare di nuovo tutte le email della casella, Trupeo rimette le etichette sulle conversazioni man mano che le loro email tornano;
• l’esportazione dei dati della casella, fatta dal proprietario, le contiene, insieme alle conversazioni su cui sono messe (vedi Come Trupeo accede alla tua casella e la protegge).

Trovare un’etichetta con la ricerca

Nella ricerca, il filtro «Etichetta» propone le etichette della casella, e «Altri criteri» ha un campo «Etichetta». Per chi preferisce scrivere, label: seguito dal nome dell’etichetta trova le conversazioni su cui è messa, maiuscole o minuscole che siano. Per un’etichetta annidata, scrivi il percorso completo tra virgolette dritte: label:"Fatture/2026". Vedi Ritrovare un’email.

Quando una modifica non va a buon fine

Trupeo spiega il motivo accanto al pulsante, con parole semplici. Ecco i messaggi che potresti incontrare:

• «La casella è scollegata. Ricollegala per modificarne le etichette.»: vedi Ricollegare una casella in pausa. Su IMAP, le etichette continuano a funzionare mentre la casella è scollegata, perché stanno in Trupeo.
• «Gmail è occupato. Riprova tra un minuto.» (o «Outlook è occupato. Riprova tra un minuto.»).
• «C’è già un’etichetta con questo nome.»
• «Il nome di una categoria non può contenere né virgole né punti e virgola.», su Outlook.